行政岗位职责.doc

2016年天音美讯员工工作手册行政助理（武汉）职位名称行政助理（武汉）所属部门行政部协作部门直属上级总经理下属岗位填写日期2016年1月29日工作职责：1、 负责员工社保方面事务办理，包括新参保、续保、停保、社保关系转入转出、生育保险申请报销、重症员工特定社保申请；2、 负责分公司社保数据核算以及缴纳；3、 负责武汉子公司在银行的所有事务，包括业务收款及入账、汇款；4、 负责配合各部门做好招聘方面工作，包括前期根据各部门招聘需求制定适宜的招聘方式，与招聘公司接洽关于招聘方案的确定、合同签署、申请费用及报销流程；5、 负责分公司方面国税、地税的申报，并配合税务专管员完成其指定事务;6、 负责配合所在辖区的劳动保障局完成年度检查的材料准备及提交；7、 负责配合与公司有关的银行完成公司银行的年检、银行服务申请、续费。如：回单柜年费续交、公司网银年费续交、公司账户短信提醒费用续交；8、 负责公司证照的年审，包括营业执照、机构代码证、增值业务经营许可证；9、 配合公司发展需要办理公司证照的申请、变更、注销等事务；10、 负责配合公司所在辖区的社区，街道，公安局完成社会需要的普查及调查工作；11、 负责公司后勤物料的采购与其他设施的保障；12、 负责公司座机、宽带、光纤的申请安装、移机、拆机、拓宽、修理等；13、 负责定期为公司办公室做全面清洁规划与实施；14、 负责公司会客室及前台清洁打扫；15、 负责公司员工宿舍房租水电缴费，内部配置的维修；16、 负责与公司办公场地的物业主管部门建立良好关系，及时处理沟通完成合同续签、合同更改、结算房租电费；17、 负责公司大型会议的场地、交通、票务、住宿、餐饮安排与协调；18、 负责公司增值业务许可证业务增项申请工作；19、 负责协调与准备公司增值业务许可证在各地区的备案工作；20、 负责协调与准备增值业务许可证及备案的年检工作；21、 负责增值业务许可证各类业务季度、年度经营情况材料的准备与上报；22、 负责公司增值业务短信代码号的年检材料的准备与上报；23、 负责公司各类合同协议的日常管理与登记； 24、 负责各类文档的日常管理与备份；25、 负责公司各类固定资产的统一管理，协调公司各部门做好固定资产入出库、领用、维修、报废、盘点等各流程登记，半年组织进行一次固定资产盘点；26、 负责公司办公场地的定期现场巡视；27、 负责公司各类专业资质的申报、申请相关工作的准备、组织与实施；28、 负责参与公司规章、流程、制度的制定与组织学习；29、 负责参与公司企业文化的宣贯、组织学习；30、 负责公司对外会务的组织安排与接待，对外建立良好的企业窗口形象；31、 负责公司行政事务的跨部门协调与合作，具备良好的服务意识与大局观；32、 行政职能范围内的工作，应主动参与承担，积极配合，及时合理完成；33、 领导交办的其他事务。工作内容：每日日常工作内容：1、 上午9：00前做好办公区的清洁工作，保持电脑无尘；2、 查收工作邮箱按照优先级处理相关工作邮件；3、 每日考勤表更新发到管理组邮箱；（考勤表 见附件）4、 每日招聘网站刷新；（前程企业入口：/MainLogin.aspx）5、 每日快递邮寄；6、 负责办理员工的入职、离职、转正、病休、事假等手续；（新员工入职清单、员工入职审批单、员工保密协议、员工试用期协议、实习协议书、购买社会保险申请表、转正申请表【行政部，产品运营中心，市场部，技术部】、【营销中心】签订劳动合同申请表、自愿放弃缴纳社保承诺书、员工离职移交手续表、请假单 见附件）7、 根据办公场地合同到期时限关注合同续签事宜；（续签劳动合同申请表 见附件）8、 整理行政事务办理中产生的费用及时处理借款冲抵及报销；（费用报销明细单、借款审批单、开票申请单 见附件）9、 员工宿舍内部配置的维修及组织安排清理工作（马祖路高雄小区6栋3单元601）员工如有入住签订入住协议（员工宿舍物品清单及注意事项确认单 见附件）10、 嘉音美公司结算后的电汇、转帐、入账等事务（惠济路汉口银行）11、 每周定期巡检各办公室的安全与卫生情况；12、 负责公司大型会议的场地、交通、票务、住宿、餐饮安排；13、 进行公司行政资料（公司证照、各类备案表、公司规章制度、流程、发文、员工手册、部门考核等）的登记管理工作，进行公司各类合同协议的日常登记与管理；（合作商务合同原件寄赵洁，复印件留底备份；服务器合同与其他万元以上的采购合同将复印件寄赵洁，原件留底）；做好项目资料、市场部工作月报、营销中心班长工作日报、产品运营中心运维日志以及公司年会的存档备案工作；14、 负责公司各类固定资产的统一管理，协调公司各部门做好固定资产入出库、领用、维修、报废等各流程登记与管理工作，实时更新电子管理表格；15、 按照各部门招聘需求配合招聘渠道前期的联系，合同的签署，职位的发布、更新，通知面试；16、 根据公司要求参与相应部门的招聘面试工作；（面试登记表、面试记录审批表 见附件）17、 跨部门合作的行政工作，均需制作完成进度表，记录各个部门完成与反馈情况，掌握进度并及时反馈向领导反馈；18、 经领导确认的公司规章制度、发文，以光盘刻录与书面打印两种形式进行备份存档；19、 进行公司各类专业资质的申报、申请相关工作的准备、组织与实施；20、 根据领导的要求编写公司规章、流程、制度，并组织公司内部的学习讨论；21、 参与公司企业文化的宣贯，组织学习；22、 编写公司对外宣传资料，负责资料的成稿、印刷等相关事务；23、 安排公司的会务接待，全程参与对外接待工作，及时响应客人需求，进行照片拍摄与视频录制，以专业的服务与得体的言谈举止树立良好的企业窗口形象；24、 涉及到跨部门协调合作的行政工作，应具备良好的服务意识与大局观，热情、主动、积极，以良好的专业能力与得体的言谈举止建立良好的部门形象；25、 行政职能范围内的工作，应主动参与承担，积极配合，及时合理完成；（办公用品领用登记表、办公室钥匙领用登记表、劳动合同领取登记表、盖章登记表、携章外出申请表、结帐登记表、证件领取登记表、）26、 注重学习与思考，不断提升业务水平、职业素养与管理能力；27、 领导交办的其他事务。每周工作：28、 协同运维人员定期到各办公室进行现场安全巡视；29、 发送工作周报，汇报一周工作情况与下周工作计划；每月工作内容：30、 每月3号前邮件申请公司社保费用（武汉市人力资源和社会保障服务网-单位办事模块查询下载整理数据）（借款审批单、社保明细表）31、 每月3号前申请公司领导及销售通讯费用（借款审批单）32、 每月5号之前整理考勤表、社保表、员工帐号新增及变更登记表发给盛总33、 每月6号之后电信出帐，查询申请公司座机宽带光纤费用；（借款审批单）34、 每月7号前完成营销中心员工工资卡的申请及领回；（嘉音美建行账户，永清街建设银行）35、 每月10号为营销中心员工办理工资上卡流程，发放工资；36、 每月10号前前往地税办事大厅完成分公司报税申报工作（黄浦路地税局办事大厅1楼报税窗口）37、 每月15号前确认公司社保款到帐并完成办事处电话报税工作（依照密码封操作）；38、 每月15号前确认收到公司话费款项，前往电信营业厅缴纳公司话费宽带费保证公司网络电话畅通；39、 每月15号以前确认申请的通讯费到帐，完成领导及销售的电话卡购买及发放工作；（电话卡签收单）40、 每月20好之前整理好新进员工及离职员工的资料，前往社保办理当月新参、续保、停保事务（需要首先在武汉市人力资源和社会保障服务网-单位办事模块提交需要办理增减人员的资料录入、提交；导出已提交表格打印盖章再提交到江岸区社保局单位异动窗口；江岸区社保局地址在二七小路与建设大道交汇处长办宿舍站）（需要准备的材料包括网站上面导出来的异动申请表原件一式两份加盖公章、员工劳动合同复印件、解除劳动合同协议书复印件）41、 每月2730日社保出帐，在此期间前往社保拷取公司社保明细账以便制作社保表及社保款的申请工作；（社保明细表）42、 每月115号进行武汉分公司的增值税（国税）申报；43、 每月末从运营中心取得下月运维岗位轮值表，并通知各办公室、个分公司进行张贴与公示；44、 每月初跟进市场、技术、运营中心、营销中心等四个部门的工作月报、项目资料、运维工作日志以及班长台账等提交情况，并存档备份。每季度工作内容：45、 每季度的第一个月的15号之前，待收到总部会计提供的分配表之后办理当季的国税所得税申报，申报完成后将申报表交到专管员处（国税局地址：竹叶山站加油站旁国税局楼3楼办事窗口）46、 每季度的第一个月的15号之前，填写工会经费的申请表，完成工会经费的审缴后到指定银行完成缴款（国税局地址：竹叶山站加油站旁国税局楼3楼办事窗口）47、 根据公司领导决定安排季度经营分析会准备事宜；半年工作内容：48、 每半年组织公司各部门、各分公司进行固定资产盘点，并将盘点结果邮件向领导汇报，存档备份；（盘点表、维修表、报废表、入库表、申领表）每年工作内容：49、 每年7月，按照社保局的调整管理制度，给社保提供公司在册员工工资表，配合完成社评工资的工作（江岸区社保局查看当年具体公告）50、 每年7月，配合所在辖区的劳动保障局完成年度检查的材料准备及提交（劳动街劳保局或劳动街社区服务中心）51、 每年6月之前，在接到总公司营业执照年检完成后的扫描件之后完成分公司的营业执照年检工作（网站提交年检资料，初步审核通过后打印纸质材料到窗口提交并盖章。提交材料地址：武汉市工商行政管理局江岸分局劳动工商所，鹏程花苑一楼）52、 每年按照组织机构代码证上面的年检时间要求完成年检工作（地址：二七小路政务中心二楼）53、 每年3月4月底完成前完成增值业务经营许可证年检资料整理提交工作，根据电信咨询网（/chinacc/index.asp）发布的通知时间，在工信部电信综合业务管理平台（，用户名：增值电信业务许可证编号，密码为有效期截至时间）进行资料的填写与提交；54、 每年6月前完成公司短信代码证的年检材料准备与提交工作；(http:/www.mii