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文档简介
如何设置目录做目录前,先插入空白页、插入页码。(此部分内容不是必须的,如果想直接开始建立目录,请跳到第二部分阅读)先来做点准备工作。首先,在正文前面插入一张空白页,留作将来编辑目录用。把光标定位在文章开头处,单击“插入”菜单“分隔符”。注意,在弹出的对话框中,一定是点选“分节符”中的“下一页”单选框。如果选的是其它分隔符,后面说到的目录、正文的页码分离就可能无法实现。接下来,光标定位到正文中随意位置,但一定不是前面的空白页里。否则,接下来的正文、目录的页码分离工作就完成不了。可能保持上一步定位的光标位置不变。然后点击“插入”“页码”。如下图: 弹出对话框后,作如下设置: 对齐方式:按喜欢的格式选择,例如“页面底端,居中”; 首页显示页码:正文从第1页起显示页码,勾选此单项框; 点击“格式”按钮,进行更多的设置; 数字格式:按喜欢的格式选择; 页码编排:一定要选“起始页码”,而不是“续前节”,而且起始页码一定是“1”; 确定; 再确定。如下图: 页码已经插入了,而且空白页的页码、正文第一页的页码都是“1”,如下图: 现在,来把空白页、正文的页码断开。拖运垂直滚动条,到正文的任何一页,看到页码,执行如下操作: 双击页脚处的页码,就会进入“页眉和页脚”视图,并且弹出“页眉和页脚”工具栏; 在工具栏上,找到“链接到前一个”按钮,单击它,使之弹起; 这样,页脚右下方原来有的“与上一节相同”的文字就会消失。这也就是为什么起初要插入“分节符”之“下一页”的意图,是将文档分成两节,目录一节,正文一节,各节有各节的页码。 单击工具栏上的“关闭”按钮,回到页面视图。如下图: 接下来,回到空白(目录)页,删除它的页码。向上拖动垂直滚动条,回到最前面的空白页,看到它的页码,执行如下操作: 双击页脚的页码,就会进入“页眉和页脚”视图,并且弹出“页眉和页脚”工具栏; 鼠标指针在页码上游移,页码其实有个文本框,当出现 状十字指针时,单击,就会选中这个文本框(选中的文本框周围有8个黑点)。然后按键盘上的删除键(Delete),就会删除掉这一节的所有页码。 单击工具栏上的“关闭”按钮,回到页面视图。如下图: 再来比较一下,看,经过前面的解除链接、删除上一节页码的操作后,现在正文仍然正常有页码,而留作目录的空白页也已经按要求不出现页码了。如下图: 二、现在开始正式进入建立目录阶段(与页码有关内容请看前面第一部分)先执行“视图”菜单“工具栏”“大纲”,在界面上显示大纲工具栏。如下图: 选中其中一行大标题(黑底白字),在大纲工具栏上单击“提升到标题1”按钮。如下图: 不要取消选择,继续在大纲工具栏上单击“降低”或“提升”按钮,将标题文字的样式调整到合适的级别。原则上降低或提升到任何一级都可以做目录,我这里考虑到大标题前还有封面,后还有N级小标题,所以我调到“2级”。仔细看,会发现已经调了级别的文字,前面有一个黑点,放心,这个黑点是不会打印出来的,只是标记这段文字已经具有大纲级别。如下图: 现有的大纲级别文字格式往往不能满足我们的需要,所以我这里重新调整了文字的格式,比如:字体:宋体字号:小二字形:加粗段落:居中注意,大标题文字始终处于选定状态。如下图: 没必要一个一个的大标题设置大纲级别、字体、字号、字形、段落等。只需选定设置好的大标题,双击格式刷,将格式刷到第二、第三个大标题上即或。用完后单击格式刷按钮,弹起,停用。如下图: 各级小标题,如法炮制。选定小标题,单击“提升到标题1”按钮。如下图: 再降低级别,由于前面大标题我用的“2级”,所以相应的,这里将小标题降低到“3级”。如下图: 再根据需要设置一下小标题的格式,例如:字体-宋体,字号-小四,字形-加粗,段落-居中。如下图: 选定调整好的小标题,双击格式刷按钮,去刷别个。如下图: 一条条的大、小标题就算刷下来,也不能个简单的工作。仔细将每条标题都设置成大纲样式。 标题都有大纲级别了吗?有,继续。向上拖动垂直滚动条,直到首页,在想要插入目录处定位光标,再执行如下操作:键入“目录”两字,多敲两行回车,然后适当调整“目录”的间距、字体、字号等;执行“插入”菜单“引用”“索引和目录”。如下图: 在弹出的对话框中,进行如下设置: 切换到“目录”选项卡; 按需要勾选“显示页码”、“页码右对齐”复选框; 选一种前导符,有细点、粗点、细线、粗线等; 选一种格式,其中标题在左边、一长串点或线在中间、页码右对齐的格式名为“正式”。还有“古典”、“流行”、“优雅”等; 显示级别,根据标题用到的最低大纲级别选择,例如前面我最低用到了“3级”,所以这里选“3”,级别再多无妨; 确定。如下图: 稍候 可以自动跟踪、自动更新、自动缩进多项自动功能的目录出现了!单击目录列表任一处,整个目录都变成灰底色(并不是选中状态),因为它是域。指向任一处,出现Ctrl+单击可以跟踪的提示,试一下真的能跟踪吔,因为它是域。 Word的自动化功能全靠“域”来完成。如下图: 如果嫌默认样式不好看,还可以选定目录列表(注意选定后,底色黑得多),然后统一设置字体、字号、段落行距等 如下图: 也可以配合Ctrl键补选法,分别只选定大标题,加大字号,加粗字形;或只选定小标题,取消加粗,取消倾斜等。如下面两幅图: 最后,要说的是目录自动更新的问题。一般来说,文档中增、删了内容,目录会自动变更过来。不过也说不定,Word的域可没有Excel的公式那样更新得及时。也许需要手动更新,点击“大纲工具栏”上的“更新目录”即可,也可以定位到目录里,按键盘上的F9键来手动更新。更新时,弹出对话框,询问是否彻
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