中国－印度友好协会五十五周年庆典酒会.ppt

携手 成长 友谊 一 组织要素二 简要流程三 现场布置四 流程掌控五 项目执行倒计时工作表六 活动后工作内容七 执行团队整体分工总表 目录 八 组织管理1 礼仪管理2 保安管理3 保洁管理4 安全管理5 餐饮管理6 请柬 礼品管理九 费用预算 一 组织要素 活动名称 活动时间 2007年6月1日活动地点 台基厂 亚非部活动规模 300人左右活动人群 政府官员 使馆官员 特邀嘉宾 友协领导 友协会员 携手 成长 友谊 关注中印 和谐之夜 中国 印度友好协会五十五周年庆典酒会 二 简要流程 17 30 18 00迎宾 来宾签到18 00 18 10中国 印度传统 宫廷 舞蹈表演开场 茶点开始供应 18 10 18 15主持人登场 介绍活动主题及介绍到场领导 18 15 18 20政府领导致辞18 20 18 25使馆领导讲话18 25 18 30友协领导致辞18 30 18 50友协会员招募18 50 18 55抽奖18 55 19 15中印文化秀19 15 19 20信息发布19 20 19 30外国歌手演唱19 30 19 35抽奖19 35 19 45特邀嘉宾表演19 45 19 50神秘环节19 50 19 55主持人与来宾对话19 55 20 00周年庆典仪式20 00 20 05抽奖20 05 20 10主持人宣布活动结束 停车场地点 地下停车场时间 17 30 21 00内容 停车服务 迎宾区地点 场地入口时间 17 30 18 00内容 迎宾接待 签到区地点 场地入口时间 17 30 18 00内容 来宾签到 贵宾区地点 贵宾休息区时间 17 30 18 00内容 贵宾休息 普通来宾区地点 主会场现场时间 17 30 18 00内容 来宾交谈 活动流程图 会所大堂地点 活动场地18 00 18 10宫廷舞表演开场 茶点供应 18 10 18 15主持人登场18 15 18 20政府领导致辞18 20 18 25使馆领导讲话18 25 18 35友协领导致辞18 35 18 50四手连弹表演18 50 18 55抽奖18 55 19 15中印文化表演秀19 15 19 20信息发布19 20 19 30外国歌手演唱19 30 19 35抽奖19 35 19 45特邀嘉宾表演19 45 19 50神秘环节19 50 19 55主持人与来宾对话19 55 20 00周年庆典仪式20 00 20 05抽奖20 05 20 10主持人宣布活动结束 活动结束地点 活动场地时间 20 10 20 30内容 送宾 展区地点 时间 17 30 18 00内容 来宾交谈 三 现场布置 场地概况 入口平面示意图 三 现场布置 场地概况 主会场平面示意图 现场图片 三 现场布置 三 现场布置 四 活动掌控 迎宾签到 时间 17 30 18 00执行地点 会场入口工作内容 1 安排2名礼仪小姐帮来宾开门 2名礼仪小姐帮助来宾签到2 安排2名礼仪小姐引领来宾进入会场 2名礼仪小姐在通道引领导来宾入场3 贵宾安排4 摄像 摄影5 保安停车安排相关道具 1 礼仪小姐服饰 2 签到台盆花 3 签到用品 4 桌卡 5 抽奖箱6 名片托盘 7 签到桌 8 签到背景板 9 摄影摄像 10 指示牌人员安排 1 乙方工作人员1人负责分配8名礼仪小姐工作2 甲方安排4人配合辨别来宾身份并发放礼品同时协助引领 同时安排礼仪人员引导贵宾进入VIP休息室3 第三方提案保安人员指挥停车安排辅助效果 1 音响播放背景乐迎宾注意事项 1 注意为从车库上来的来宾开门2 停车安排的协调 四 活动掌控 开场前 时间 17 55 18 00执行地点 活动场地工作内容 1 主持人重复提醒来宾活动即将开始2 礼仪小姐贵宾从休息室前往活动场地参加活动相关道具 1 主持人无线唛人员安排 1 乙方1人负责安排4名礼仪小姐引领贵宾2 甲方落实到场嘉宾 并在主持人上台前提供给主持人3 第三方安排酒店餐饮 服务生准备辅助效果 1 音响 灯光 特效配合注意事项 1 主持人提醒来宾活动即将开始 2 贵宾的引领工作 到场嘉宾名单 3 餐饮准备就绪 四 活动掌控 宫廷舞开场 时间 18 00 18 10执行地点 活动场地工作内容 1 中国 印度传统 宫廷 舞开场表演2 茶点开始供应 服务生就位 3 礼仪小姐到舞台边待命相关道具 1 音响灯光 2 传统 宫廷 服装 3 背投 4 摄像 5 摄影6 餐饮配套 服务生及服装 点心 酒水 餐具 人员安排 1 乙方1人负责安排6对宫廷舞演员表演2 第三方安排酒店餐饮开始供应 服务生就位辅助效果 1 音响 灯光 特效配合 2 同步摄播注意事项 1 演员备场 调音 3 同步摄播 4 保洁的就位 5 服务生就位演员隶属 中国国际标准舞协会成员蝉舟瑜伽舞蹈表演节目 这两支舞蹈将传统与艺术完美的结合 让你重返十八世纪的古文明时代 四 活动掌控 主持人登场 时间 18 10 18 15执行地点 活动场地工作内容 1 主持人登台自我介绍 介绍活动主题及到场嘉宾2 同步摄播相关道具 1 灯光音响配合 2 摄影 摄像 3 讲话台人员安排 1 乙方1人与主持人对接2 甲方落实到场嘉宾 并在主持人上台前提供给主持人辅助效果 1 音响灯光配合 2 同步摄播注意事项 1 主持人串词 2 到场嘉宾名单 3 同步摄播 四 活动掌控 主持人介绍 姓名 性别 身高 学历 主持节目经历 四 活动掌控 主持人介绍 姓名 性别 身高 学历 主持节目经历 四 活动掌控 领导致辞 时间 18 15 18 20执行地点 活动场地舞台区工作内容 1 主持人邀请中国政府领导致辞 2 领导由礼仪小姐引上台致辞3 礼仪小姐引领领导回席4 同步摄播相关道具 1 领导讲话稿 2 上台音乐及追光 3 摄影 摄像 4 讲话台人员安排 1 主持人1人 2 致辞领导 3 礼仪小姐4人 4 甲方配合1人 5 乙方工作人员3人辅助效果 1 音响灯光配合 2 同步摄播注意事项 1 领导讲话稿的准备 2 领导上下台的引领工作3 领导上台的背景音乐及追光 4 同步摄播 四 活动掌控 领导致辞 时间 18 20 18 25执行地点 活动场地舞台区工作内容 1 主持人邀请使馆领导讲话 2 领导由礼仪小姐引上台致辞3 礼仪小姐引领领导回席4 同步摄播相关道具 1 领导讲话稿 2 上台音乐及追光 3 摄影 摄像 4 讲话台人员安排 1 主持人1人 2 致辞领导 3 礼仪小姐4人 4 甲方配合1人 5 乙方工作人员3人辅助效果 1 音响灯光配合 2 同步摄播注意事项 1 领导讲话稿的准备 2 领导上下台的引领工作3 领导上台的背景音乐及追光 4 同步摄播 四 活动掌控 领导致辞 时间 18 25 18 30执行地点 活动场地舞台区工作内容 1 主持人邀请友协领导讲话 2 领导由礼仪小姐引上台致辞3 礼仪小姐引领领导回席4 同步摄播相关道具 1 领导讲话稿 2 上台音乐及追光 3 摄影 摄像 4 讲话台人员安排 1 主持人1人 2 致辞领导 3 礼仪小姐4人 4 甲方配合1人 5 乙方工作人员3人辅助效果 1 音响灯光配合 2 同步摄播注意事项 1 领导讲话稿的准备 2 领导上下台的引领工作3 领导上台的背景音乐及追光 4 同步摄播 四手连弹 时间 18 30 18 40执行地点 活动场地工作内容 1 二个小朋友 演员 上场钢琴演奏相关道具 1 灯光音响 2 摄影 摄像 3 钢琴人员安排 1 乙方安排人员让小朋友备场及上台演出辅助效果 1 音响灯光配合 2 同步摄播注意事项 1 小朋友演员备场 2 同步摄播演员隶属 钢琴学校 一男一女 5岁 不超过7岁 分别来至中国和印度 或中国与印度钢琴演奏演员共同表演四手连弹表演曲目 波希米亚波卡 快节奏 天长地久 慢节奏 四 活动掌控 四 活动掌控 中印友协推广 时间 18 40 18 55执行地点 活动场地舞台工作内容 1 主持人邀请友协领导上台对友协的过去及未来发展方向进行详细介绍2 会员招募的推广3 礼仪小姐在领导上下场时的引导4 同步报播相关道具 1 灯光音响 2 讲话台 3 摄影 摄像人员安排 1 乙方安排2名礼仪小姐引领 辅助效果 1 音响灯光配合 2 同步摄播注意事项 1 视频的同步 或有PPT文件播放 2 同步摄播 四 活动掌控 幸运抽奖 时间 18 55 19 00执行地点 活动场地工作内容 1 主持人邀请领导上台抽奖 2 对奖 3 颁奖相关道具 1 笔记本电脑 2 大投影幕 3 抽奖券人员安排 1 乙方安排1人对接主持人 2 礼仪小姐4名协助抽奖及颁发奖品 3 甲方安排好工作人员设置每个奖项数量及准备奖品辅助效果 1 音响灯光配合 2 投影幕及电脑抽奖机配合注意事项 1 奖项的设置 2 奖品的准备 3 抽奖嘉宾 游戏图片 中国 印度文化风 时间 19 00 19 15执行地点 活动场地会所大堂楼梯工作内容 1 中国传统戏剧表演 印度传统舞蹈表演 中国书法家现场表演印度瑜伽表演2 同步摄播相关道具 1 2 3 摄影 摄像人员安排 1 11名模特 2 乙方工作人员2名辅助效果 1 音响灯光配合 2 同步摄播注意事项 1 演员备场 2 服装准备 3 道具准备4 同步摄播演员隶属 服装品牌 四 活动掌控 四 活动掌控 辉煌五十五周年 中印友谊 时间 19 15 19 20执行地点 活动场地工作内容 1 主持人邀请领导上台对进行友协详细介绍2 协会的推广3 礼仪小姐在领导上下场时的引导4 同步报播相关道具 1 灯光音响 2 讲话台 3 摄影 摄像人员安排 1 乙方安排2名礼仪小姐引领 辅助效果 1 音响灯光配合 2 同步摄播注意事项 1 视频的同步 或有PPT文件播放 2 同步摄播 四 活动掌控 外国歌手演唱 时间 19 20 19 30执行地点 活动场地工作内容 1 中国女民歌手演唱2 外国 印度 人钢琴伴奏相关道具 1 音响灯光 2 钢琴 3 背投 4 摄像 摄影人员安排 1 乙方1人负责安排外国演员表演2 甲方工作人员引导带领导来宾返回大堂辅助效果 1 音响 灯光 特效配合 2 同步摄播注意事项 1 演员备场 调音 3 同步摄播演员隶属 表演曲目 四 活动掌控 幸运抽奖 时间 19 30 19 35执行地点 活动场地工作内容 1 主持人邀请领导上台抽奖 2 对奖 3 颁奖相关道具 1 笔记本电脑 2 大投影幕 3 抽奖券人员安排 1 乙方安排1人对接主持人 2 礼仪小姐4名协助抽奖及颁发奖品 3 甲方安排好工作人员设置每个奖项数量及准备奖品辅助效果 1 音响灯光配合 2 投影幕及电脑抽奖机配合注意事项 1 奖项的设置 2 奖品的准备 3 抽奖嘉宾 四 活动掌控 特邀嘉宾表演 时间 19 35 19 45执行地点 活动场地舞台工作内容 1 嘉宾表演相关道具 1 音响灯光 2 钢琴 3 背投 4 摄像 摄影人员安排 1 乙方1人负责安排表演嘉宾上场表演辅助效果 1 音响 灯光 特效配合 2 同步摄播注意事项 1 演员备场 调音 3 同步摄播 新LOGO揭幕仪式 时间 执行地点 活动场地工作内容 视频播放中印友协成立以来的影视及图片资料 成长历程 结合视频画面 中印音乐播放 同时期特色音乐 营造氛围 灯光聚到舞台中央 地球状的模型呈现出来 主持人请嘉宾上台揭幕 政府领导 使馆领导 协会领导一起触摸舞台上的立柱水晶球 启动按钮 地球模型展看 中印两小孩托起友协的LOGO从地球模型中走出来 星光四射 同时从地球模型及舞台两侧放飞和平鸽 相关道具 1 摄影 摄像 灯光 音响 2 小演员道具 3 地球模型4 立柱水晶球辅助效果 1 音响灯光配合 2 同步摄播人员安排 1 工作人员两名 负责准备地球模型 2 放鸽人一名 召唤和平鸽 3 小演员两名 LOGO模型 四 活动掌控 四 活动掌控 神秘环节 时间 19 45 19 50执行地点 工作内容 1 视频播放牛的资料短片2 视频切换到会所大堂的真马同步报播3 主持人营造气氛 幕布拉开 追光同步投射到牛的身上4 牛的亮相相关道具 1 灯光音响 2 投影 3 摄影 摄像人员安排 1 乙方安排1人与主持人对接 安排会所大堂牛的亮相辅助效果 1 音响灯光配合 2 同步摄播注意事项 1 会所大堂马及工作人员备场 2 会所大堂幕布的开放时间 3 同步摄播流程细节 视频播放牛的资料短片 主持人配以旁白 同时营造气氛 最后追光投向幕布 幕布拉开 真牛亮相 四 活动掌控 中印友协五十五周年庆典仪式 时间 19 50 20 00执行地点 活动场地工作内容 1 礼仪小姐将点燃蜡烛的蛋糕推到大堂中央 2 主持人邀请政府领导 使馆领导及友协领导上台吹蜡烛及切蛋糕3 服务生分切蛋糕并与香槟 或红酒 送到来宾手中4 礼仪小姐及服务生递上香槟 全场共贺相关道具 1 灯光音响 2 蛋糕及推车 3 蜡烛 4 切蛋糕的刀5 分蛋糕的餐具 6 香槟及红酒 7 钢琴 8 摄影 摄像人员安排 1 乙方安排2名礼仪小姐推蛋糕及领导切好后放手切蛋糕的刀具 1名礼仪小姐为领导递香槟 2 第三方安排酒店服务生倒好香槟及分蛋糕给来宾辅助效果 1 音响灯光配合 2 背景音乐 3 同步摄播 注意事项 1 蛋糕道具的准备 2 服务生香槟及分蛋糕餐具的准备 3 领导切完蛋糕后刀具的放置 4 同步摄播流程细节 礼仪小姐缓缓将蛋糕从舞台一侧推入 追光追向它 到达大堂中央后 在主持人营造的气氛下 由三方领导吹灭蜡烛 共同切蛋糕 邀请重要来宾上台与全场来宾共饮香槟庆祝 四 活动掌控 中印友协五十五周年庆典仪式 四 活动掌控 幸运抽奖 时间 20 00 20 05执行地点 活动场地工作内容 1 主持人邀请领导上台抽奖 2 对奖 3 颁奖相关道具 1 笔记本电脑 2 大投影幕 3 抽奖券人员安排 1 乙方安排1人对接主持人 2 礼仪小姐4名协助抽奖及颁发奖品 3 甲方安排好工作人员设置每个奖项数量及准备奖品辅助效果 1 音响灯光配合 2 投影幕及电脑抽奖机配合注意事项 1 奖项的设置 2 奖品的准备 3 抽奖嘉宾 四 活动掌控 活动结束 时间 20 05 20 10执行地点 活动场地工作内容 1 主持人登台宣布活动结束2 礼仪小姐引领贵宾离场相关道具 1 灯光音响配合 2 摄影 摄像 人员安排 1 乙方1人与主持人对接2 甲方安排人员协助送宾工作辅助效果 1 音响灯光配合 2 摄像注意事项 1 甲方安排人员协助送宾 公关软文标题举例新闻稿1 中印友谊再谱华章 中国印度友好协会成立五十五周年 报纸媒体 党报为主 8家 500字 2 中国 印度艺术家 企业家再聚一堂 共祝中印友协成立五十五周年 北京大众媒体10家 500字 综述稿1 中国 印度友好协会成立五十五周年 文化之纽带商企之桥梁 中央媒体3家 1500字 2 从中国 印度友好协会成立五十五周年看中印文化之所见 大众媒体5 1500字 五 传播策略 综述稿 中印文化综述 国人对印度的重新定义 新闻稿 中印友谊再谱华章 8家党报开始宣传 新闻稿 中印友好协会成立55周年 15家大众媒体 整体活动将分为三个阶段进行 前期造势 5月底两周 五十五周年 6月 后期追踪报道 6月末 综述稿 文化之纽带商企之桥梁齿 友协成立55周年 五 传播策略 北京各主要报纸阅读率 综合了价格 广告干扰度 读者群之后 我们决定选择京华时报 北青 晨报投放 媒体接触习惯 最近接触过的受众百分比 数据来源 CMMS2006年秋季调研目标受众 25 45岁全部人口 日报将是我们传播的突破口 受众喜好百分比 经常阅读报纸内容 门户网站 对四大门户网站评比之后 发现新浪网是最具优势的 也是效果最好的 六 项目倒计时表 六 项目倒计时表 续上 1 客户确认单 客户根据活动现场相关项目对照 确认后签字 对不满意的项目可在备注栏中说明原因 七 活动后工作内容 2 工作总结 活动结束后 全体参与人员召开总结会 客户经理撰写项目总结报告 相关工作部门对本次活动总结 在本次活动中出现不足的地方总结经验 七 活动后工作内容 3 款项的支付 双方签订合同后首付总款70 乙方在活动结束 经甲方书面确认后 向甲方发出支付余款30 含增加项目 的付款通知书和正式发票 甲方应在收到乙方上述付款通知书后7日内付清款项 七 活动后工作内容 4 存档资料 活动结束 乙方向跟据甲方需要提供本次活动相应的光盘 电子图片 文字 资料备档 七 活动后工作内容 乙方工作人员分工 八 执行团队整体分工 乙方工作人员分工 续上 八 执行团队整体分工 乙方工作人员分工 续上 八 执行团队整体分工 合作方各项业务分担 八 执行团队整体分工 甲方业务内容 甲方业务内容 策划 预算 组织人员 场地的确定 合同的确认及签署 项目相关资料的提供 到场人员的邀请及确认 请柬的发放 配合现场布置及活动中乙方工作的协调 活动区域接待 资料管理及发放 与活动现场协调 确保活动顺利进行 现场配合人员管理 乙方业务内容 乙方业务内容 整体活动详细策划 执行 考察场地 联系并确认合作阵容并确定内容 确认并提供活动所需一切实物内容 礼仪小姐 工作人员的选拔 确认 培训 联系并确定H W监督 执行音响操作 场景的设计及搭建 设备的安装与调试 活动所有平面的设计与制作 VI识别视觉系统设计 撤场 其他 合作方各项业务分担 八 执行团队整体分工 合作方各项业务分担 第三方业务内容 第三方业务内容 提供活动场地 室外场地在活动执行前1 2天要完工 提供活动当天的餐饮安排及服务生 提供相应的水源 提供室内室处各100KW的电源 提供活动当天的所需车位 提供储藏室 提供一定数量的卫生服务 提供一定数量的保安服务 提供一定数量的援救服务 八 执行团队整体分工 九 组织管理 一 礼仪管理 标准 1 专业礼仪模特 2 平均身高1 72m人数 6 8人职责 1 迎宾签到引领 2 VIP送宾 3 舞台辅助工作着装规范 1 骑士服装2 盘发3 不可佩带饰物 手表 手机 4 精致化妆行为规范 1 面带微笑 2 礼貌迎宾 3 亲切问候 4 贴切服务培训计划 活动开始2小时前讲解活动流程 明确岗位分工及工作要求 九 组织管理 礼仪小姐工作流程 九 组织管理 礼仪小姐工作分区站位图 入口处 礼仪小姐站位 九 组织管理 礼仪小姐工作分区站位图 会场 礼仪小姐站位 九 组织管理 二 保安管理 标准 1 专业保安人员 人数 30人 第三方提供 工作职责 1 保证现场安全 2 协调现场秩序 3 停车安排 4 引导来宾安全离场 培训计划 活动前1天活动内容交底 岗位工作分配及明确相关工作职责 九 组织管理 保安工作流程 九 组织管理 保安工作分区站位图 外场区域 保安站位 九 组织管理 保安工作分区站位图 内场区域 保安站位 九 组织管理 保安工作分区站位图 展篷区域 保安站位 九 组织管理 三 保洁管理 标准 1 专业保洁人员人数 4人 会场提供 工作职责 1 在活动前一天清洁活动现场卫生 2 维护活动当天现场卫生培训计划 活动前1天活动内容底 岗位工作分配明确相关工作职责 九 组织管理 保洁工作流程 九 组织管理 保洁工作分区及垃圾桶分布图 垃圾桶位置 保洁分区图示 九 组织管理 四 安全管理 活动实施前