汽车4S店配件出库管理规定.doc

汽车4S店配件出库管理规定1. 目的规范配件出库管理行为，明确配件出库管理制度，使配件出库过程：凭据有效、计量准确、名实相符、记录清晰、便于追溯。2. 范围本规定适用*集团所有售后服务经营单位备件库的配件出库管理。3. 职责3.1 备件仓管员负责本单位仓库的物资存放规划、日常存储、入库、出库管理，对库存配件出库负具体管理责任；3.2 备件主管负责本单位备件管理，对备件仓库管理进行把关、督促，对库存配件出库管理负直接领导责任；3.3 售后服务经理负责督促相关责任人认真执行本规定，协调本单位各部门之间有关备件方面的工作关系，对本单位的备件管理负总责。4. 零件报价4.1 备件部应主动了解厂家备件供应情况，动态掌握配件销售价格变化情况，及时更新配件价格表。4.2 常用配件价格应在接待区域醒目位置予以公布。4.3 备件部报价人员必须对所报出的价格负责；受理前台接待人员、车间维修人员及客户询价时，必须严格按统一规定的价格表报价，不得随意报价。4.4 配件报价单只作为报价工具，不得作为出库依据。5. 备件出库5.1 备件领料分为客户付费维修领料、厂家索赔维修领料、保险理赔维修领料等三种情况。配件出仓前必须确认领料单证的有效性：5.1.1 客户付费维修领料时，备件出库应按S/A签字确认的内容打印配件出仓单；5.1.2 厂家索赔维修领料时，备件出库应按索赔员签字确认的内容打印配件出仓单；使用厂家无偿提供的用于招回维修的配件时，应在该配件专项进销存帐目中办理出库，不得与仓库帐混淆。5.1.3 保险理赔维修领料时，单台维修车辆配件总需求小于等于1000元的，由前台主管确认，超出1000元的由售后服务经理确认。备件出库应按上述责任人签字确认的内容打印出仓单。5.2 在备件对外销售时，配件销售员打印配件销售单，顾客凭配件销售单到前台结算付款。备件出库应按经结算员确认收到款项的配件销售单打印出仓单进行发料。5.2.1 打印出仓单前，必须认真核对，确认相关仓位码、配件编码、名称、适用车型等信息与需求配件完全一致，杜绝出库配件名实不符； 5.2.2 对于应该交旧领新的配件，仓库管理员在确认旧件已回收后，根据出仓单上的内容进行发货；5.2.3 发货时必须先通过系统打印出仓单，再由发货人和领料人共同验货、清点，确认名实相符、数量正确、质量合格后在出仓单上签字确认。不允许先发出配件，事后补办领料手续。5.3 出库物资必须准确计量。包装量大于单次使用需求量的材料，应按实际需求量拆零出库，并做到拆零计量准确、成本核算到单台维修车辆；不得按包装量整批出库。5.4 仓库管理员发货时，应根据入库日期按照先进先出原则进行操作；5.5 配件出仓后因误领、误发等原因需要退回仓库的，经验收确认没有损坏的，可办理领用退库，并应及时录入系统，打印退库单，由领料退库人、收货签字确认后，单证交结算员做结算相关处理。5.6 仓管员每收发一项配件都必须及时准确录入*售后服务系统，及时在进销存卡上准确记录收发时间和数量；进销存卡必须对应仓位、配件名称、配件编码，不可乱放乱记。6. 备件借用及调拨业务6.1 本单位维修车间因外出救援或判断疑难故障而借用零件时，借件人应填写零件借用申请表，经服务经理签字确认后方可借用，并确保当日、整洁、完好地归还。6.2 仓管员应主动跟进，及时收回借出的配件，备件主管必须在每天下班前，检查所借出的配件是否收回。6.3 借件当天配件丢失的，由借件人全额赔偿；借件次日以后发现丢失的由备件主管和仓管员共同全额赔偿。6.4 集团公司内部各不同品牌经营单位之间调拨备件时，需要填写零件内部调拨申请单，经售后服务部审批后，以该备件的销售价（最终用户价）的九折进行调拨；集团内同品牌经营单位间调拨配件，由双方直接联系，不必通过售后服务部审批。6.5 仓库处理集团内部调拨备件，必须录入*售后服务系统，调出单位按出库录入，调入单位按入库录入。必须在办理调拨出库的一周内将出库单上交给财务会计，由会计与对方单位核对无误后办理开发票手续。6.6 集团外同品牌特约网点之间借用备件时，必须经过服务经理审批。6.7 借出配件，仓库根据售后服务部批示处理集团外备件借用时，必须填写网点间零件借用表，经借用单位加盖法人公章后生效。网点间零件借用表必须妥善保管，备件主管必须定期检查，跟进，直至完好归还。6.8 借入配件，仓库必须及时以借用入库方式录入*系统，归还该零件时以借用退库方式在*系统中作出库处理，打印的退库必须单应于当日上缴本单位财务，并确保与借用入库时上缴的借件凭证对应。6.9 借入、借出配件，必须严格履行报批手续，规范装订、妥善保管凭证，设置备查帐及时有效跟进督促归还，否则，由此造成的损失，由备件主管、仓管员共同全额赔偿。7. 奖惩规定7.1 对于备件出库过程中，违反本规定的行为，将给予严肃处理；7.2 仓库工作人员，不认真确认领料凭证的有效性，盲目发出配件，导致损失的，由有关责任人进货价全额赔偿损失；7.3 所有配件销售单、配件出库单必须由经办人员签名，凡抽查发现未签名单证，对相关经办人应给予每份50元罚款，由此导致损失的，由责任人按进货价全额赔偿；7.4 违反借用配件规定，导致配件出库漏结、盘亏的，由责任人全额赔偿；借用零件归还时发现损坏、严重污损的由借用人按销售价赔偿80%，事后发现的由备件部按销售价赔偿80%。7.5 发货经办人未经认真核对实物和单证，导致错发配件的，每次罚款50元；领料双方未确认名实相符且导致损失的，按配件进货价由双方各赔偿50%。7.6 配件出库不及时录入系统、不及时登记进销存卡，一经发现处以100元罚款。7.7 坚持原则，拒绝、制止、举报违规行为的，视情形给予奖励100-500元。8. 附件：零件借用申请表零件内部调拨申请单网点间零件借用表附件1 ：零件借用申请表零件借用申请表 年 月 日施工单号车 型车牌号车 主联系电话用件地点零件借用原因：序号零件编码零件名称单位数量成本价备注1234车间主管意见：日 期：售后服务经理审批：日 期：借出时间借出状态归还时间归还状态仓管员：仓管员：仓管员：仓管员：借件人：借件人：借件人：借件人：填写说明：1. 本表用于车间向备件仓库借用零件的审批和记录；2. 当车辆维修过程中出现确因技术手段不足，经车间主管确认必须通过借用零件作故障判断时，或外出救援必须携带相关配件现场排除故障时，使用本表申请借用配件；3. 本表由借件人填写，必须如实填写施工单号、维修车辆车牌号、零件名称、零件借用原因、用件地点（在车间内使用或外出救援使用）等信息，仓管员确认配件名称和编码的正确性，经车间主管签署意见后，报售后服务经理审批；4. 借出零件、归还零件时，借件人和仓库工作人员必须当面确认零件完好状态和时间，并在本表最下端对应栏目中填写、签名；5. 本表由仓管员保管，本表如有丢失，由仓管员承担全部责任。附件2：零件内部调拨申请单零件内部调拨申请单编号: 年 月 第 次调入单位：调出单位：施工单号：车 型：车架号：车 主：车 牌：联系电话：零件资料序号零件编码零件名称数 量单位调拨单价金额12345678合计金额：申请人零件主管服务经理日 期日 期日 期调出单位意见：备件主管：日 期：售后服务部审批：签 名：日 期：填写说明：1. 零件内部调拨申请单是各经营单位在集团公司内部调拨零件时填写的备件内部调拨审批单据。 2. 零件内部调拨申请单必须写清楚调入单位和调出单位名称。同时写清楚需要该备件的维修车辆的工单号、车牌号码、车型、车架号码。3. 零件内部调拨申请单必须有本单位财务主管签名。4. 调出单位意见由调出方备件主管查询库存情况后填写是否同意调拨并签字确认； 5. 所有签名必须由相应负责人亲笔手写签名，否则一律拒绝受理。附件3：网点间零件借用表网点间零件借用表 年 月 日借用单位全称地 址电话联系人手机序号零件编码零件名称单位数量销售价预计归还时间1234本单位确认向 借到以上零件，在预计归还时间内保证完好归还所借零件。逾期未归还，我单位愿按所列销售价支付费用，承担违约责任。 本网点间零件借用表可作为有效借据，具有法律效力。 代表人： （单位盖章）日 期：售后服务经理意见：签名： 日期：售后服务部审批：签名： 日期：借出时间借出状态归还时间归还状态仓管员：仓管员：仓管员：仓管员：借件人：借件人：借件人：借件人：填写说明：1. 集团外同品牌特约网点向本单位借用备件时填写此表，并由借件单位领导签名，加盖该单位法人公章（网点业务类图章无效）。2. 本表经借件单位凭填列清晰，加盖公章后交售后服务经理签署意见，报售后服务部。