思雷特写字楼物业管理软件培训计划书.doc

思雷特写字楼物业管理软件培训计划书写字楼物业管理软件培训计划书一、培训前的准备工作客户的准备工作：1、确认培训对象。接受培训的操作人员必须熟悉Windows95/98的基本文件操作，并且熟悉所从事的工作及业务流程。2、搭建培训环境，可组织在会议室进行。提供电脑、白板等。3、建议培训期间，操作人员准备一套实验数据，通过实验数据录入、修改、计算、统计、查询等来熟练操作软件。软件提供商的准备工作： 1、制定培训计划。 2、准备培训资料。 3、协助客户进行系统初始化。二、培训目的 对写字楼物业管理系统有整体的了解； 学会各业务模块的操作，以辅助日常工作； 熟练使用写字楼物业管理系统的业务流程和收费流程。三、培训内容 系统初始化系统维护显示设置财务设置库存设置权限设置 业务流程经营管理、电话管理、车位管理资源管理 物业档案的新增，修改和删除 客户档案的新增，修改和删除 合同档案的新增，修改和删除 费用审核的使用 电话管理 电话档案的新增、修改、删除 电话申请的新增、修改、删除 话费录入的使用 临时费用的收取 费用审核 车位管理 车位档案的新增、修改、删除 车位申请的新增、修改、删除 临时费用的收取 费用审核 收费流程收费管理、经理查询 设置收费项目 设置临时消费站点及临时收费项目 设置审核级别及审核人员 设置合同费用 计算合同费用 录入电话费 设置水电表费 临时费用收取 应收费用调整 费用审核 设置汇率 费用汇总 发放缴费通知书 租户/业主/其它客户缴费 发放催款通知书 押金预交款返还 相关报表四、各部门之间的相关业务及关系l 市场部1. 培训要求：熟练掌握：物业档案的录入和维护客户信息的录入和维护合同档案的录入和维护各种需要信息的查询和统计报表 2. 信息需求：物业档案：房间的编号、建筑面积、使用面积、计费面积。客户档案：客户的编号、名称、简称、类别、负责人、联系人等。合同档案：业主委托合同中的合同编号、合同名称、签署日期、开始日期、结束日期、单元信息、业住自用房、业主委托出租房、收费项目；看房记录中的预租面积、初步报价、二次报价等； 临时合同中的合同编号、签署日期、开始日期、结束日期、单元信息、收费项目； 正式租赁合同中的合同编号、合同名称、签署日期、开始日期、结束日期、单元信息、收费项目：缴费期限、收款方式、收费时间、收费周期、是否取齐、滞纳金费率、滞纳金起算日期等。看房签临时合同正常入住签正式租赁合同迁出3. 租赁流程：4. 在经营管理中有可能出现的费用：以正式租赁合同为例：收费项目收费方式收费类别费用归属属性租金单价建筑面积周期性业主/发展商计划性租金押金单价一次性非计划性管理费单价建筑面积周期性物业公司计划性管理费押金单价一次性非计划性5. 与收费相关的处理在租务部，与收费业务相关的处理主要体现在业主委托管理合同、临时合同、正式租赁合同中的收费项目的建立上。这些有关费用的信息需要财务部的人员来协助建立。现在，我简单介绍一下有关费用建立的一些参数。包括缺省设置和具体设置。在系统维护缺省设置时，有关的参数如下：费用名称：具体物业要收的费用，比如租金，电费，租赁押金，保安费等等；英文名称：如果要打印中英文对照的缴费通知单，就要把费用名称对应的英文填上，否则，这里可以为空；押金： 属于最后要返还给客户的费用，如果此费用需要返还就要把押金前面的方框选中，设立返还标志；计算方式：指费用的组成方式，是单价、单价*读数还是单价*面积，由具体情况来定；费用归属：指所收的费用是属于哪一家公司，比如是发展商还是物业；交费期限：费用最迟在哪一天交齐，包括这一天；超过缴费期限将计算滞纳金：如果是，请把方框选中，否，跳过；滞纳金项目：如果方框被选中，那就在此下拉框中选择滞纳金，否则，可跳过；滞纳金费率：如果要交滞纳金，那就把费率填上，比如收百分之三，就填0.03；滞纳金起算日期：从哪一天开始算滞纳金，是否包含这一天；手续费项目：是指外币与人民币的差价，比如客户付了100美元的支票，这一天的汇率为8.288，几天之后这笔款到帐，这时银行的兑出汇率为8.277，这样就产生了一笔差额，如果这个差额要由客户来补齐的话，就在下拉框中选手续费；返还方式：这里有三个选项，不返还、返还单元业主、返还代收公司。返还单元业主是指押金一类的费用，返还代收公司是指物业外包的项目，比如将清洁外包给清洁公司，那这笔费用的一部分是要归清洁公司的。代收公司：是指项目外包的单位；提成比例：给外包单位的费用我们物业按百分比的多少来提成；在相关合同中具体设置时，有关的参数如下：费用类别，根据费用的一次性和周期性来分别设置。收费项目基本信息包括：1. 费用名称是点击后面的带三个小圆点的图标，会弹出第一级设置的费用窗口来让你选择；2. 计算方法会根据你选择的费用来自动弹出默认值；3. 单价设置，有六种情况：l /天：是指直接指定一天的价钱作为周期性收费单价；l /月：直接以一个月是多少钱为周期性收费单价；l /平米/天： 以每天每平米作为周期性收费的单价；l /平米/月：以每月每平米作为周期性收费的单价；l /平米：是指以你选定的n个月为周期每平米的收费单价；l -：是指以你选定的n个月为单位作为周期性收费的单价；说明：a) n个月是指你可以随意指定收费周期为多少个月；b) 如果以/天和/平米/天作为周期性收费单位的话，在单价下就会有两个按钮供你选择，一是每月按实际天数计算，二是每月按相同天数计算，这就根据我们物业的具体收费情况来设置就可以了；c) 如果以/月和/平米/月作为周期性收费单位的话，在每日单价计算方式下会有三个按钮来选择：一是按每月30天，二是按每月30.5天，三是按每月实际天数，这也根据物业的实际情况来设置； d) b)，c)中提到的两组按钮是不同时可用的。 4. 选择币种，此合同的费用是以美元、人民币还是港币为收费单位； 5. 收款方式，费用是按客户、按单元还是按电话来收； 6. 交款期限，默认第一级设置的缴费期限，可根据实际情况调整； 7. 收费时间，这里也有三个按钮，一是后收 ：后收是指费用发生之后，根据费用的实际情况来下的缴费通知单，比如电费；二是当月收：是指这月的缴费通知单上的费用就是这月发生的费用，比如您要求客户在每月的5号之前将包括租金之内的费用交齐，租金就是该月客户应该交的费用；三是预收：是指本月缴费通知单上的费用是下一个月才发生的费用，比如我们要求客户在本月月底之前交来下一个月的租金。l 单元信息：如果您选定收款方式为按单元，那就要在这里指定单元；l 交费客户：费用的缴费人是合同的所有者还是其他客户，如果选择其他客户，那就要在右边的下拉框中把缴费的客户选中。l 费用的启始和终止时间：默认为合同时间，如果与合同时间不一致，可以在合同区间内修改；l 收费周期：您可以随意选择以几个月为周期来设置费用，当收费周期为一个月时，还有两个按钮供您选择，一是在计算应收费用时按时间递推，二是在计算应收费用时取齐。l 滞纳金：这里的默认值是第一级收费时的设置，如果某一家客户有所不同可以在这里修改；6 与其他业务部门的协调关系在软件的使用过程中，租务部起着至关重要的作用。无论客户是正常迁入、半涂退租、续租还是正常迁出，都要及时将信息反馈给通讯部、工程部、停车厂管理部门等，并做相应的合同和费用处理，以保证正确的应收数据传达给财务部。l 通讯部1. 培训要求：熟练掌握：电话档案的录入和维护电话申请协议的录入和维护话费的录入与通讯有关的临时费用的录入费用审核2. 信息需求电话档案：该大厦所有的电话资料、类别、所属业主等；电话申请：申请协议的编号、签署日期、开始日期、结束日期、所租电话、每一条电话的开通日期、终止日期、付款客户等。电话费：每月电话局提供的话费单等。3. 通讯部门的业务流程所有电话档案的录入电话申请协议的建立电话费的录入或导入话费计算临时费用的录入费用审核4. 通讯部有可能出现的费用：电话申请协议：收费项目收费方式收费类别费用归属属性电话费单价周期性电话局非计划性租线费单价周期性业主/发展商计划性电话押金单价一次性非计划性5. 与收费业务相关的处理在电话管理中，与收费相关的处理主要体现在电话申请协议中的合同费用、与电话相关的临时费用和实际的电话费。有关合同费用需要财务人员协助建立。6. 与其他业务部门之间的协调关系通讯部在租务部由于客户的正常迁入、迁出、半涂退租、续租等情况引起电话阻赁的变化时，应该将这些情况及时反应在电话申请协议中，以保证正确的数据传达给财务部。l 停车场 1 培训要求：熟练掌握：车位档案的录入和维护车位申请的录入和维护与停车场有关的临时费用的录入费用审核的熟练使用2 信息需求：车位档案：该大厦所有的车位资料。包括车位编号、车位面积等；车位申请：申请协议的编号、签署日期、开始日期、结束日期、所租车位等。3 停车场管理流程：所有车位档案的录入车位申请协议的建立合同费用的建立费用计算临时费用的录入费用审核4 有可能出现的费用：车位申请合同：收费项目收费方式收费类别费用归属属性车位费（全日租）单价周期性发展商计划性车位费（日租）单价周期性发展商计划性车位费（夜租）单价周期性发展商计划性车位押金单价一次性非计划性5 与收费相关的业务处理：在车位管理中，与收费相关的处理主要体现在车位申请协议中的合同费用和与车位相关的临时费用。有关合同费用需要财务人员协助建立。6 与其他业务部门之间的协调关系停车场管理部门应该在租务部由于客户的正常迁入、迁出、半涂退租、续租等情况引起车位阻赁的变化时，应该将这些情况及时反应在车位申请协议中，以保证正确的数据传达给财务部。l 工程部1 培训要求：熟练使用：能源表信息的录入和维护能源表读数的录入有关工程部临时费用的录入其他档案的录入2 信息需求：能源表类别设置：能源表的类别、费用类别、币种、单价、每月默认抄表日期、最大和最小偏移用量；能源表：编号、表位号、倍率、最大读数、相关联的单元等。 3 工程部门业务的业务流程能源表的建立能源表读数的录入临时费用的录入费用审核其他档案如：维修计划等信息的录入4 有可能出现的费用能源费用收费项目收费方式收费类别费用归属属性水费行度*单价周期性电费行度*单价周期性6 与收费业务相关的处理在工程部，与收费相关的处理主要体现在能源表所发生的费用和维修费用。在设置能源表的费用时需要财务人员的协助。7 与其他业务部门的协调关系工程管理部门应该在租务部由于客户的正常迁入、迁出、半涂退租、续租等情况引起能源表的变化时，应该将这些情况及时反应在能源表的信息中，以保证正确的数据传达给财务部。l 客户服务部1. 要做的工作：设置临时消费站点设置各临时消费站点的具体临时费用2 培训要求：熟练掌握：设置临时消费站点设置各临时消费站点的具体临时费用3 信息需求：公司内的所以临时费用的项目名称、收费标准。并归纳总结成各个不同的消费站点来体现。4 有可能出现的费用其他一次性费用：收费项目收费方式收费类别费用归属属性商务费单价一次性物业公司非计划性长话清单费单价一次性物业公司非计划性装修押金不定价5 与收费相关的处理主要是各消费站点发声的临时费用。6 与其他业务部门之间的协调关系在各消费站点发生的各项临时费用，应在每月的临时费用统计截止日期前将各项费用传达给财务部。同时，有关各部门发生的临时费用应与各部门及时对帐。l 财务部1 培训要求：熟练掌握：临时费用的录入费用审核应收费用调整汇率设置汇率换算交费通知书生成打印交费通知书客户交费日收款复核打印催款通知书2 信息需求了解各项费用的收费标准、收费周期、滞纳金费率、各项临时费用的单价、费用审核；通知书和催款信设置时需要的信息（如：公司名称、开户行、帐号等）、相关报表的表头等。3 费用分类应收费用合同费用临时费用