海悦酒店外文翻译管理制度.doc

学习改变人生做成功物业管理人！/恒丰海悦国际酒店规范化管理文件文件名称：外文翻译管理规定文件编号：HG-12-G-005版本-修订记录：0-0修改摘要：正文见下页深圳恒丰海悦国际酒店有限公司酒店外文翻译管理规定为规范酒店外文翻译工作，维护酒店对外形象，特制定本规定：一、可进行外文翻译的范围包括：推广用（宣传推广资料等）、指示用（导示牌、标识牌等）、服务用（客用品、餐牌、水牌等）物品和资料。二、营销部负责统一受理酒店各部门外文翻译申请。三、外文翻译按翻译人不同可分为内部翻译和外协翻译。1、内部翻译：由营销部负责联系酒店相关部门或外语水平较高的员工翻译。内部翻译的主要范围及翻译人员组成为：1）导示牌、标识牌的英文翻译工作由营销部联系房务部或酒店英语水平较高的员工完成；2）餐牌的日文翻译工作由营销部联系日本餐厅或酒店日语水平较高的员工完成；3）其他资料的外文翻译工作由营销部视情况联系酒店外语水平较高的员工完成。2、外协翻译：对酒店内部不能完成的翻译工作，由营销部联系专业翻译服务公司或机构（简称外协单位）翻译。外协单位的比选、签约及日常业务联系等工作均由营销部负责。比选程序为：1）营销部对外协单位进行初步比选后，选择3个或3个以上合适的外协单位，填写外协单位调查表（见附件一），一并拟文报总经室选定一个或一个以上外协单位。2）经总经室审批选定外协单位后，由营销部负责做好与外协单位的签约及相关跟进工作。四、外文翻译工作程序：外文翻译工作程序可分为：美工设计制作品的外文翻译工作程序和其它物品、资料的外文翻译工作程序。1、美工设计制作品1）部门申请制作美工设计制作品时，如需一并进行外文翻译的，申请部门应于美工设计制作单“备注栏”中注明所需翻译外文的语种后送营销部；2）经营销总监审批确定需要进行外文翻译的，由其在美工设计制作单中签认后交营销部文员。营销部文员根据美工设计制作单填写外文翻译申请单（见附件二）中申请部门的相关栏目后交营销总监确定翻译人：（1）内部翻译：A、营销部将外文翻译申请单连同需翻译资料，交由确定的翻译部门（员工）进行翻译。翻译时限：一般情况，300汉字以下的于一日内完成；301500汉字的二日内完成；5011000汉字的四日内完成；10012000汉字的于六日内完成，2000汉字以上的由营销部和翻译部门（员工）协商确定。B、翻译部门（员工）翻译完毕并经部门负责人（员工本人）签认后返回营销部。营销总监签认后自存一联，并送申请翻译部门一联。（2）外协翻译：A、营销部文员根据经营销总监在外文翻译申请单上批准外协翻译的批复意见，填写外协翻译确认单（见附件三），通过书面或传真形式发送至外协单位，要求对方填写“乙方确认栏”并在乙方代表（签字）栏签名后发回；B、营销部审查对方报价及完成时间符合酒店与其所签定合约约定的，由营销总监在对方发回的外协翻译确认单上签认后，以书面或传真形式发给对方，并以电话形式通知对方开始翻译。外协翻译的完成时限按酒店与外协单位签订的合约执行；C、外协单位完成翻译工作，经营销总监确认无误后，由营销部文员填写外协翻译付款审批表（见附件四）送营销总监签认。签认完毕，并经财务总监审核，总经理审批同意后，财务部出纳员按财务管理制度所规定的程序付款。3）经营销总监审批确定不需要进行外文翻译的，由营销总监在美工设计制作单中注明原因并签认。申请部门按营销部意见执行。2、其它物品、资料1）申请部门填写外文翻译申请单，经申请部门负责人签认后连同需翻译资料一并送营销部；2）营销总监提出是否同意进行外文翻译的意见和有关翻译人选的建议后，报申请翻译部门分管副总审批。3）经审批，同意翻译的，按上述内部翻译或外协翻译程序予以执行；不同意翻译的，申请部门按分管副总审批意见执行。五、外文翻译完成后，如在使用过程中发现错漏，由营销部负责跟进修改工作。六、本规定经总经室审批后生效，自下发之日起执行。七、本规定的解释权、修改权属总经室。校对：张军 审核：张军 审批：卢培深圳恒丰海悦国际酒店有限公司二OO五年十一月十四日附件一：深圳恒丰海悦国际酒店有限公司外 协 单 位 调 查 表外协单位名称调查日期地点调查人员姓名调 查 项 目 记 录营业执照1、营业执照（查看原件）：1）注册名称：2）注册地址：3）注册资本金额：4）法定代表人姓名：5）经营范围：6）营业执照有效期：外协单位办公场所1、办公场所状况：1）面积（估计）：2）物业性质： 自有；租赁；写字楼；住宅2、主要办公设备：3、办公环境和办公秩序：续表（反面）外协单位类型1、在深圳地区的主要协作客户分布与范围：2、该单位/组织获得的荣誉称号：3、其他收费标准收费方式售后服务调查中发现的其他问题调查人员签名：附件二： 深圳恒丰海悦国际酒店有限公司外文翻译申请单申请部门申请日期目的文字数量翻译语种要求完成日期：其它要求翻译文字内容（附电子文档）：申请部门负责人签名营销部接单人营销部接收时间年月日时分不同意翻译： 理由： 同意翻译： 外协翻译；内部翻译：房务部 日本餐厅 其他 营销总监签名：（如为其他物品、资料的外文翻译则须填写本栏） 申请翻译部门分管副总签名：以下由翻译部门（员工）填写：翻译部门（员工）翻译语种翻译文字内容（附电子文档）： 翻译部门总监（员工）签名营销部确认：营销总监签名备注：本单一式二联，第一联存营销部，第二联存申请部门。附件三：深圳恒丰海悦国际酒店有限公司外协翻译确认单甲方深圳恒丰海悦国际酒店有限公司乙方经办人经办人电话电话翻译内容及要求翻译语种要求完成时间乙方确认栏：文字数量翻译费用（小写金额： ）承诺完成时间其它备注：1、本确认单（包括传真件）经双方授权人员签字即可生效，并作为翻译合同或协议的附件；2、经签订生效的确认单及其传真件具有同等法律效力，乙方凭此确认单出据有效发票进行结算；甲方代表（签名）乙方代表(签字)日期 年月日日期 年月日附件四：深圳恒丰海悦国际酒店有限公司外文翻译付款审批表收款单位付款日期年 月 日申付金额营销部意见： 营销总监： 财务部意见：财务总监： 总经室审批：