办公文秘_秘书工作的主要职能

第七章秘书工作的主要职能 下 2 2 1 3 督促检查作用 参谋助手作用 协调综合作用 信息调研督促检查保证日常工作正常运转 3 第一节参谋职能 参谋助手作用是我国对秘书工作功能作用的总的提法 参谋职能又是对我国秘书工作作用的较高要求与评价 4 一 秘书参谋职能原理 一 参谋作用的概念 1 广义参谋作用 参谋的实质 1 参谋概念A是指一种行为过程B是为决策者在抉择过程中提供谋划 建议的一种智力辅助性的社会活动 C指称从事智力辅助性参谋咨询活动的主体 即一般所称的参谋者或参谋 参谋 一般指为领导者即决策者实施决策管理而提供信息 建议 方案的一种职能行为 5 1 参谋主体的职能劳动2 密集信息的综合利用3 相对独立的辅助思维4 供作参考的智能辅助 6 参谋活动一般分为两大阶段 一是 形成参谋内涵阶段1 接收 把握参谋对象的参谋需求信息 包括参谋对象的有关信息2 要针对参谋辅助需要 调用储备信息 定向收集新的信息3 对综合起来的密集信息加以分析 比较 筛选 归纳 二是 实施参谋阶段在实施参谋阶段即向参谋对象或书面或口头进行具体参谋咨询 就是向参谋对象提供上述密集 系统的综合信息的过程 也是参谋对象接受 利用这些信息进行决策的重要过程 7 大致来说 现代参谋组织以它们同参谋对象的社会关系为标准 可以划分为两大基本类型 1 独立于参谋对象的参谋组织这类参谋组织 也可成为社会参谋咨询组织 即通称的思想库 智囊团 2 隶属于参谋对象的参谋机构这种类型的参谋机构 较多集中在国家公共管理系统 也广泛存在于企业 事业单位 依据她们隶属参谋对象的特点 职能内涵及运作特征 有大体分为两种 A专设参谋机构B秘书参谋部门 8 参谋是一种为决策者出谋划策的软科学 重大的带全局性参谋活动 常需要运用许多自然科学与社会科学成果 是运用信息论 系统论 控制论 运筹学 是经过各种系统工作组成的 技术科学 参谋一词 被赋予了科学化 集体化与专业化三方面的含义 9 秘书参谋以领导者政务管理为基本对象 主要通过密集而深入的智能活动给领导者以相应辅助 秘书的参谋辅助 主要针对领导者以决策管理为核心的政务管理 秘书对领导者进行政务辅助 主要是通过参谋辅助形态进行 秘书参谋辅助是秘书工作固有职能内涵 10 秘书参谋的深层职能 1 秘书参谋是秘书更深层的任务 2 秘书参谋是领导者更需要的辅助 3 秘书参谋需要秘书有更高素养 4 秘书参谋与事务辅助密切关联一般层次的事务秘书 主要履行对领导者的事务辅助职能 中 高层次的政务类秘书 重在参谋辅助 11 2 秘书参谋作用 秘书参谋作用的性质 从属性 综合性 中介行 集体性 12 从属性 从属于一定的领导人或领导集团 不是为全社会提供咨询服务 从属于领导者的思路 提出补充 修正 完善的建议 而不是离开领导思路与意图去专唱反调 从属于领导的职能范围 从属于领导工作的整体目标与功利 13 14 中介性 依靠综合各种有关信息联系有关方面的专家依靠有关部门 亲 同领导的关系亲密 得到领导人的高度信任 重 指担负着重要的秘书工作 如秘书长 办公厅 室 主任或见有其他参与一定决策的职务 博学多才 本人当然必须博学多才 力能胜任 15 二 秘书参谋作用的功能 综合信息发现问题 1 信息是参谋的基础 2 参谋作用对领导决策的辅助作用 首先在于发现问题 3 没有问题就无所谓决策需要 用不着参谋支持 跟踪实践完善决策 在制定与贯彻执行决策的全过程中 同样需要跟踪反馈信息 以便验证 完善决策 贴近领导拾遗补阙 包括领导认知方面 领导管理行为方面 个人缺失方面 16 三 秘书参谋作用的概念和原则 秘书部门的参谋作用 是指联系收集和加工各方面的信息 为领导决策服务的 出谋献策 式的参谋作用 而不是 出谋划策 式的参谋作用 秘书发挥参谋作用中 要注意四条基本原则 依靠各方面 以准确信息为基础 加强整体性 发挥所有人员的作用 注意职责范围 尽职不越位 善谋不决断 规劝不失当 善始善终 关注决策与管理全过程中的参谋作用 17 四 秘书参谋效能原理 效能主要指办事的效率和工作的能力 效能是衡量工作结果的尺度 效率 效果 效益是衡量效能的依据 秘书的参谋作用的效能 要受到许多因素的影响 要想充分发挥参谋作用 就需要研究这些要素 参谋场 Diagram2 Diagram3 Diagram2 Diagram3 参谋方向 参谋能量 18 1 秘书的参谋场 秘书的参谋场是指其参谋活动影响的范围 是秘书参谋作用赖以存在的物质条件 是秘书发挥参谋作用的空间领域 影响秘书参谋场的因素 主要是两方面 秘书的实践经验 知识信息的拥有量 以及认识领域的广度和深度 观察问题 分析问题 解决问题的能力等 组织管理的透明度 在透明度高的组织内 秘书能够比较全面和深入地了解组织运转的现状与未来的发展规划 了解领导的意图 了解存在的困难与问题 了解组织运转各环节的优势与劣势 这就有利于秘书扩展其参谋场 19 秘书参谋场的强度 主要由领导的职权范围 秘书的参谋智能 以及秘书与领导主辅配合的谋断合力所决定 用公式来表达 F场强 F E能 R其中 F场强是秘书参谋场的功能强度 E能为秘书的参谋智能 R为领导的职权范围 F为领导与秘书主辅配合的谋断合力 领导决断与秘书参谋有效配合形成的分析 解决问题的能力 20 2 秘书的参谋方向 参谋方向是指提出建议 预案时对参谋对象的影响力方向 要使秘书的参谋方向准确 秘书必须做到以下几点 秘书要树立正确的世界观 才能从事业整体功利出发 开展正确的参谋活动 要不断提高认知水平 掌握事物的规律 才能科学地发挥参谋作用 态度要客观冷静 不能忽冷忽热 忽左忽右 不以个人利害为转移 才能保持参谋方向的正确 21 2 秘书参谋能量 秘书部门的参谋能量是由综合部门的职能地位 群体素质等要素决定的 秘书个人的参谋能量主要是由其综合素质 工作经验 智能水平 领导者的信任程度等因素决定的 组织体制上要实行民主管理体制 22 从组织如何提高秘书的参谋能量上 要加大智能投入 对秘书提供知识更新的机会 要鼓励支持秘书个人加强知识积累 知识更新 秘书个人特别要学习管理学 决策学 秘书学 思维科学和所在单位的业务知识 增强参谋能量 加强本行业 本地区 以及同国内外同性质机构的对比研究 是启发思路增强创见的好办法 23 二 秘书参谋的原则 方法 一 秘书参谋途径 秘书发挥参谋作用的基本途径在日常生活中 24 二 秘书参谋方法 求同或求异法 比较参谋法 效果评估法 诊断参谋法 25 1 求同存异法 围绕领导的决策意向 进行求同思考 对具体环节 要素 做法等细节精心设计 可拓展完善决策 从不同方面反证 找出问题 补充决策 这样做有利于扩大领导四维空间 使决策更为周密和有创新性 26 2 比较参谋法 1 对两种以上 但也不宜太多 方案进行比较 包括内容 程序 组织措施 以及投入的人 财 物 时间 空间 风险值 效率值等 从中选择最佳方案 2 纵向进行历史性对比 研究类似方案在历史上成败的经验教训 3 与不同单位 地区或与国外对比 后进赶先进 4 将选定的两个较好方案中的关键部位进一步对比 对比方法的类型很多 重大问题往往需要纵 横 内 外 整体 局部对比 一般问题可根据实际需要灵活选择比较方法 27 3 诊断参谋法 主要指当组织运转出现某些不正常现象 或出现较严重问题时 需要找出性质 原因 影响 对策等相关因素的方法 4 效果评估法 通过等级对比 优劣排列 征求群众意见 考核量化指标等方法实事求是地总结优劣经验教训 推进下一步工作 28 三 秘书参谋注意事项 1 参谋与助手不可对立分割 秘书在发挥助手作用时 可充分发挥参谋作用 秘书参谋作用通常寓于日常生活中 2 参谋作用是对整个秘书部门工作而言的 秘书部门应当通过信息 综合 协调 督查和日常事务等 为领导决策与管理当好参谋 3 要注意两种倾向 一种是否认秘书参谋作用的倾向 这不符合中央的要求 二是过高估价秘书参谋作用的倾向 4 秘书参谋作用在改革开放的历史条件下加以强调的 是一个历史范畴的概念 参谋是智囊团助手是协助操作 29 1 预测 1 1预测的产生 凡事预则立 不预则废 范蠡 论其有余不足 则知贵贱 贵上极则反贱 贱下极则反贵 是对商品供求与价格变化之间关系的精辟论述 四 预测与预案 30 水则资车 旱则资舟 31 塞利斯与榨油机 公元前6 7世纪 希腊哲学家塞利斯通过对气象条件的研究 预测到油橄榄将要获得大丰收 因而作出决断 预先购买和控制了米利都和开奥斯两城市的榨油机 等到收获后 需要榨油时 再出租榨油机 从而获利 32 我国改革开放初期提出的国民经济翻两番 随着科技手段和方法日益出现 预测应用领域越来越多 专家评鸟巢钢结构卸载 将极大影响中国建筑行业我国风电市场 前景一路看好两院院士 中国软件业学习印度是 方向性错误 2010年我国电话用户将达10亿经济学家们预计美国经济将继续保持较快增长2005年 美国权威经济结构大幅下调美国经济增速2011年日本开发地球模拟器预测30年气候走势2010高校就业趋势预测航天工业就业会火 33 1 2预测科学的产生 预测作为一门科学的产生时间 有几种说法 一种说法是 20世纪20年代 资本主义经济危机日益深刻 垄断资本迫切需要了解本部门及有关方面经济的未来前景 以便进行生产经营决策 于是在这一时期许多经营方法应运而生 但是这些方法都没有预测出1929年的经济危机的爆发 于是经济预测热潮就冷却下来 另一种说法是 预测技术在20世纪40年代由一位德国教授提出并使用 从而使预测真正进入萌芽时期 34 20世纪60 70年代以来各国建立了大量预测咨询机构 70年代初 各国已有专业预测咨询机构2500家其中美国600家 目前世界闻名的预测机构 美国兰德公司斯坦福国际咨询研究所英国伦敦战略研究所日本野村综合研究所德国工业设备企业公司世界未来学会国际应用系统研究所 我国改革开放前 由于实行高度集中的计划经济体制 在经济分析过程中盲目排斥数学方法 长期不重视预测工作 预测几乎没有提到议事日程上来 直到十一届三中全会后 预测才开始受到重视 如 改革开放初期提出的国民经济翻两番 35 1 3预测的基本概念 根据客观事物的发展趋势和变化规律对特定的对象未来发展趋势或状态做出科学的推测与判断 1 4预测的分支 社会预测 人口预测 政治预测 科技预测 气象预测和军事预测等 36 1 4预测的作用 预测是计划的基础 各种组织的经营都是在不确定或有风险的条件下进行 预测的目的就是要减少决策中的风险 在生产经营中 预测是做出生产能力计划 生产和仓储计划 人力计划 销售和市场占有率计划 财务计划 预算研究和发展计划以及高层管理者战略计划的基础 预测是决策的基础和前提 为决策提供依据 37 例1 诸葛亮借东风 空城计 38 39 1 5预测的基本原理 系统性原理 坚持以系统的观点为指导 采用系统分析方法 实现预测的系统目标 全面 整体地看问题 而不是片面 局部地看问题 联系地 连贯地看问题发展地 动态地看问题 连贯性原理 研究对象的过去和现在 依据其惯性 预测其未来状态 结构惯性 eg 每增长一万吨水泥 平均需要机电设备105吨 趋势惯性 eg 经济指标的增长速度 市场份额的变化 40 类推原理 通过寻找并分析类似事物相似的规律 根据已知的某事物的发展变化特征 推断具有近似特性的预测对象的未来状态 类比物之间的相似特征越多 类比越可靠 是从已知领域过渡到未知领域的探索 是一种重要的创造性方法 41 一类 另一类 部分 整体 根据电视机普及的速度 预测家用电脑的普及 根据国外人均GDP与小轿车的销量 预测国内小轿车销量 根据发达国家工业化进程与环保的关系 推断我国必经阶段 进而正视存在的问题 提前做好准备 市场调研 根据管理学院教师的结构比例预测全校的教师变化 类推 不是简单的拿来主义 必须考虑事物本身以及影响因素的相似性 例如社会制度 经济基础 消费习惯 文化风俗等造成的影响 进行必要的假设和模型的修正 注意 42 相关性原理 研究预测对象与其相关事物间的相关性 利用相关事物的特性来推断预测对象的未来状况 相关性最主要的表现形式是因果关系 同步相关 eg 冷饮销量vs气候变化异步相关 eg 基本建设投资额vs经济发展速度 时间关系上分为 43 概率推断原理 当被推断的预测结果能以较大概率出现时则认为该结果成立 eg 降雨概率 44 1 6预测的分类 按范围或层次不同宏观预测 针对国家或部门 地区的活动进行的各种预测 微观预测 针对基层单位的各种预测 按时间长短分类长期预测 5年以上 中期预测 1 5年 短期预测 3个月以上1年以下 近期预测 3个月以下 注 可能根据领域时间长短的界定有所不同 例如气象预测 3天以内近期 一周以内中期 超过一个月长期 更长的则为气候预测 45 定量预测 根据准确 及时 系统 全面的调查统计资料和信息 运用统计方法和数学模型 对事物未来发展的规模 水平 速度和比例关系的测定 定性预测 预测者凭自己的实践经验和理论 业务水平 对事物发展前景的性质 方向和程度做出判断进行预测 优点 简单易行 不同的人得出不同的结果 缺点 受主观因素影响 关键在于统计资料和预测方法 缺点 不能充分考虑定性因素的影响 按预测方法的性质 优点 客观 规范化 46 1 7选择预测方法 建立预测模型 47 1 8预测的步骤 确定预测目标 收集 整理有关资料 评价模型 进行预测 选择预测方法 建立模型 分析预测结果 提出预测报告 根据决策需要确定 48 常用的预测方法 49 经验推动预测法 经验推动预测法也叫经验判断预测法 是指预测者根据占有的历史资料和现实资料 凭借自己的直觉 主观经验 知识和综合判断能力 对某种预测对象未来发展趋势作出判断的预测方法 从总体上看 其主要特征是以定性分析为主的预测方法 现代定性预测方法与过去的定性预测方法相比 更完善 更科学 更有适用价值 主要表现在以下几方面 第一 现代定性预测不依靠个人或少数人 而是依靠一个掌握现代经济理论 科学技术和先进预测方法的群体 第二 现代定性预测方法具有明显的数理统计特征 在定性分析中大量使用数学知识进行计算 将定性分析和定量分析有机结合起来 使预测行为更科学 准确 第三 现代定性预测已形成一套科学的预测方法 50 优缺点经验推动预测法的主要优点1 经验判断具有一定的科学性 2 能够在信息数据不充分和有些因素难以量化的情况下作出预测 3 简便易行 直接可靠 4 市场预测快速敏捷 预测费用低 5 能够使定量预测更加科学合理 经验推动预测法的不足1 对复杂的数量变动关系单凭人脑记忆和判断 容易出现疏漏和失误 2 定性分析不够精确 经验判断容易受预测者的心理 情绪 知识结构 个人素质等因素的影响 会产生主观片面性 实践证明 在运用经验判断预测法时 只有注重以下几方面才能克服其不足 第一 加强市场调研 努力掌握影响市场的各种因素的变化 为经验判断预测提供更多的依据 第二 尽量使定性分析数量化 在定性分析的基础上做出定量估计 第三 要科学合理地组织预测过程 努力发挥集体的智慧 第四 可用多种判断方法进行预测 并在比较各种方法预测结果的基础上 得出合理的预测值 51 头脑风暴法 经验推动预测法 主观概率法 德尔菲法 52 1 头脑风暴法 A 产生头脑风暴法 BrainStormingMethod 由奥斯邦于1957年提出 很快就得到了广泛的应用 B 含义头脑风暴法是通过组织一组专家共同开会讨论 进行信息交流和互相启发 从而激发出专家们的创造性思维 以达到互相补充 并产生 组合效应 的预测方法 53 1 1 5 头脑风暴的惊人力量 1 1 1 8 头脑风暴法案例 有一年 美国北方格外寒冷 大雪纷飞 电线上积满冰雪 大跨度的电线经常被积雪压断 严重影响通讯 过去 许多人试图解决这一问题 但都未能如愿 后来 电信公司经理应用奥斯本发明的头脑风暴法 尝试解决这一难题 他召开了一种能让头脑卷起风暴的座谈会 参加会议的是不同专业的技术人员 要求他们必须遵守以下原则 第一 自由思考 即要求与会者尽可能解放思想 无拘无束地思考问题并畅所欲言 不必顾忌自己的想法或说法是否 离经叛道 或 荒唐可笑 第二 延迟判断 即要求与会者在会上不要对他人的设想品头论足 不要发表 这个主意好极了 这种想法太离谱了 之类的 棒杀句 或 扼杀句 至于对设想的评判 留在会后组织专人考虑 第三 以求质量 既鼓励与会者尽可能多而广地提出设想 以大量的设想来保证质量较高的设想存在 第四 结合改善 即鼓励与会者积极进行智力互补 在增加自己提出设想的同时 主意思考如何把两个或更多的设想结合成一个更完善的设想 按照这种回忆规则 大家七嘴八舌议论开来 有人提出设计一种专用的电线清雪机 有人想到用电热来化解冰雪 也有人建议用震荡技术来清除积雪 还有人提出能否带上几把大扫把 乘直升飞机去扫电线上的积雪 对于这种 坐飞机扫雪 的设想 大家尽管觉得滑稽可笑 但在会上也无人提出批评 相反 有一位工程师在百思不得其解时 听到用飞机扫雪的想法后 大脑突然受到冲击 一种简单可行且高效率的清扫方法冒了出来 他想 每当大雪过后 出动直升机沿着积雪严重的电线飞行 依靠告诉旋转的螺旋桨即可将电线上的积雪扇落 他马上提出 用直升机扇雪 的新设想 顿时又引起其他与会者的联想 有关用直升机除雪的主意一下子又多了七八条 不到一个小时 与会的10名技术人员共提出90多条新设想 会后 公司组织专家对设想进行分类论证 专家们认为设计专用的清雪机 采用电热或电池震荡等方法清理电线上的积雪 在技术上虽然可行 但研制费用大 周期长 一时难以见效 那种因 坐直升机扫雪 激发的几种设想 倒是一种大胆的新方案 如果可行 将是一种既简单又高效的好办法 经过现场试验 发现用直升机扇雪真能奏效 一个久悬未决的难题 终于在头脑风暴中得到了巧妙的解决 思考 应用头脑风暴法的基本原则有哪些 57 C 分类创业头脑风暴 组织专家对所要解决的问题自由地发表意见 集思广益 提出所要解决问题的具体方案 质疑头脑风暴 对已制定的某种计划方案 召开专家会议 由专家提出质疑 使计划方案趋于完善 58 D 原则专家的选择应与预测的对象相一致 会议的领导工作最好由预测专家负责 被挑选的专家最好彼此不认识 如果彼此认识 应从同一级别中挑选 要创造良好的环境条件 鼓励参加者对已经提出的设想改进和综合 59 不许评价 要到评估阶段才能进行评价 讨论评价支持宣扬提问皱眉咳嗽冷漠叹气 规则一 60 妄加评论的负面影响 如果进行评论 许多人就会变得更加拘谨 他们未发表的意见或许非常好 或许可以激发别人的好意见人们花费在评论上的精力未能用在产生好意见的现实任务上 61 异想天开 说出能想到的任何主意 规则二 62 规则三 越多越好 重数量而非质量 63 见解无专利 鼓励综合数种见解或在他人见解上进行发挥 规则四 64 E 程序明确头脑风暴法小组的组成1 小组人数的确定一般以5至10人为宜 包括主持人和记录员在内以6 7人为最佳 2 小组中不宜有过多行家如果行家太多 就很难避免在 BS 过程中作各种评价 并且难以形成自由奔放的气氛 3 小组成员最好具有不同学科背景如果小组背景不同 他们提出的观点就可能千差万别 从而达到 BS法 的目的 65 4 对小组领导的要求 掌握会议时应严格遵循前文所述四条规则 要使会议保持热烈的气氛 要让全体参加者都能献计献策 热身会 这主要针对小组成员缺乏经验的情况而实施的一步 由于小组成员缺乏经验 他们要达到很高的思想水平就不会那么容易 同时要他们迅速遵从 推迟判断评价 的原则也很困难 这就需要在正式进行头脑风暴前召开一个预备会议 以期营造一种有利于头脑风暴法的气氛 66 确定议题 议题应尽可能具体 最好是实际工作中遇到的急待解决的问题 目的是为了进行有效的联想 议题应由主持人在召开 BS 会议前告诉参加者 并附加必要的说明 使参加者能够收集确切的资料 并且按正确的方向思考问题 提出设想1 各抒己见主持人或领导者重新叙述议题 要求小组人员讲出与该问题有关的设想 与会者想发言的先举手 由主持人指名开始发表设想 发言力求简单扼要 不要作任何论述 一句话的设想也可以 2 激发思考在小组人员提出设想的时段 主持人必须善于运用激发思考的方法 妙趣横生 使场面轻松 但却能使参与者坚守头脑风暴法的规则 即任何发言者都不能否定和批评别人的意见 只能对别人的设想进行补充 完善和发挥 过程 1 发给每人一张与问题无关的图画 要求组员讲出从图画中所获的灵感 2 休息 思考 3 用奥斯本方法涌出设想 a移作它用b移植c修改d放大e重新安排f替换g缩小h颠倒I组合 记录设想这一阶段实质上是与提出设想阶段同时进行的 执行记录任务的是组员 也可是其他职员 根据提出设想的速度 有时应配备两名记录员 记录下来的设想是进行综合和改善所需要的素材 所以必须放在全体参加者都能看到的地方 因此 要使用黑板 评价对设想进行评价和选择是件很重要的事情 因为对要解决的问题而言找到最佳解决办法才是最终目的 同时也是头脑风暴法在实践中起作用的时候 这就要对所提出的那些设想进行评价 对设想的评价不能在进行头脑风暴法的同一天进行 最好过几天进行 71 BrainStorming的流程 72 F 优点成果迅速 获得大量信息 考虑因素多 提供的方案全面广泛 G 缺点易受权威的影响 易受表达能力的影响 易受心理因素的影响 实施成本较高 73 2 德尔菲法 A 含义德尔菲法是以匿名方式 通过多轮函询专家对预测事件的意见 并不断进行收敛与量化 最终得出较为一致的专家预测意见的一种经验判断法 B 应用条件咨询主题明确要找到经验丰富 熟悉该专题的专家 74 C 预测程序C1 预测准备阶段 包括确定主题和选定专家 C2 预测实施阶段 多轮函询过程 通常包括3 5轮 第一轮 组织者向专家提出预测的主题和具体项目 并提供必要的背景材料 专家可以向组织者索取更详细的材料 也可以任何形式回答问题 75 第二轮 组织者对专家的各种回答进行综合整理 把相同的事件或结论统一起来 剔除次要的 分散的事件或结论 用准确的术语进行统一描述 制成第二轮征询表 连同补充材料 组织要求等再寄给专家征询意见 请专家对他人的预测意见加以评论 对自己的预测意见进行修改和补充说明 76 第三轮 将上一轮征询意见汇总 整理后再制成征询表 附上补充材料和具体要求等再寄送给专家 要求专家根据新材料 深入思考 进一步评价别人意见和修改 补充自己的意见 最后一轮 经过上述多轮 第四轮 第五轮的具体操作与第三轮相类似 反复修正 汇总后 预测结果较为一致时 预测组织者再进行统计整理以及意见归纳 形成最终的预测结论 77 C3 结果处理阶段 上述各轮 尤其是最后一轮的归纳整理 涉及到结果的处理 要合理运用数理统计方法 处理和统计专家们的分散意见 最后的预测结论必须忠实于专家意见 从专家意见中提炼出真正的预测值 C4 提出预测报告 当组织者有了切合实际的预测答案后 就应编制预测报告 介绍预测的组织情况 资料的整理情况 预测结论以及决策建议等 78 D 特点 匿名性反馈性收敛性广泛性 79 E 优点集思广益 可发挥专家的集体智慧 从而避免主观性和片面性 提高预测质量 并且 由于以信函方式征询专家意见 具有广泛性和经济合理性 有利于专家独立思考 各抒己见 充分发表自己的意见 有利于探索性地解决问题 通过反馈 专家可相互交流和相互启发 修改并完善自己的意见 80 F 缺点易忽视少数人的创意 缺少思想交锋和商讨 组织者主观意向明显 易使专家生厌 疲惫和反感 同时又占用较多时日 81 G 弥补措施更多更充实地提供前一轮预测意见和相关背景材料 以及较具体地提出组织者的目的和要求 适当减少反馈的轮数 采用顺序量表 分值表和事件出现的概率等方式 由组织者进行统计整理 但组织者不能将自己的意见强加于人或给专家以某种暗示或诱导 部分取消匿名 增加思想交锋 82 H 适用范围缺乏足够的资料 做长远规划或大趋势预测 预测事件的影响因素很多 主观因素对预测事件的影响较大 83 与头脑风暴法的重要差别 德尔菲法中对调查问卷的回答是独自秘密进行的 而头脑风暴法是建立在小组讨论的基础上 84 评分法举例 某针织品公司请专家对2003年以后运动衣裤进行预测 要求在下列项目 品牌 价格 式样 吸汗 耐穿中 选择影响销售的三个主要项目 并按重要性排序 评分标准规定为 第一位给3分 第二位给2分 第三位给1分 第三轮专家征询意见为 赞成品牌排在第一位的专家有61人 专家总数为82人 赞成排第二位的有13人 赞成排第三位的有1人 则项目 品牌 得分为 61 3 13 2 1 1 210分全部总分为 82 1 2 3 492分故 品牌 所占比重为 210 492 0 43由专家对其余4项指标的评分计算得各项目总分比重为 价格 式样 吸汗 耐穿 据此得出按重要性派在前三名的项目依次为品牌 式样和价格 浙江省1990年手扶拖拉机市场需求变化趋势预测 1 确定预测主题根据历年农机产品的销售实绩 手扶拖拉机是该公司的拳头产品 因此 把手扶拖拉机作为主要预测对象 2 选择专家对1990年手扶拖拉机需求趋势做出预测 这要求预测参与者必须要有丰富的业务经验 掌握大量的市场信息 同时要有一定的表达能力 另一方面 为了取得比较全面的信息 确定以全省87个地区 县农机公司的业务经理组成预测专家小组 3 准备背景材料为了使专家在预测过程中能全面了解有关手扶拖拉机的历史和现状 使预测更加准确 预测组织者准备了有关的北京材料 主要有 1 1980 1989年全省手扶拖拉机历史销量和逐年的增长率 本把各年的销量用表格和曲线图两种形式直观表达出来 使预测者一目了然 2 根据组织者掌握的信息 列出了1990年对手扶拖拉机的销售有利的影响因素 四个方面 和不利的影响因素 五个方面 设计调查表根据预测对象的要求设计咨询表 因预测主题比较单一 调查表较为简单 如表1所示 第一轮征询在1990年初 预测组织者把背景材料和调查表寄给了87位预测专家 在规定的时间内有59位专家寄回了调查表 回收率为68 预测组织者将调查表进行了汇总统计分析 见表2 第二轮征询预测组织者把上轮的预测结果的综合资料以及第二轮的调查表寄给了专家 第一轮回答的59位 第二轮调查咨询表的内容和形式与第一轮的完全相同 在回答的时间内 有44位专家寄回了第二轮调查表 回收率为75 预测组织者将第二轮的调查表汇总统计 见表3 考虑到专家的以及已基本趋于一致 结果比较明朗 就不再进行第三轮征询 就此结束这次预测工作 同时预测组织者又将专家提出的有关影响手扶拖拉机需求的影响因素进行了综合概括 此处略 处理最终预测结果因轮番征询仅进行了两轮 故第二轮的专家意见即作为预测的最终结果 该预测对象属数量预测 在此采用算术平均法进行处理 取各组居中的中值为各组的代表值 如31 40 的中值为35 则 上述结果表明 1990年手扶拖拉机市场需求量可能比1989年下降20 64 89 91 3 主观概率法 A 主观概率法A1 主观概率法是各参与预测者对某事件发生的可能性做出主观估计 然后加以概率统计汇总 以此作为预测值的一种定性预测方法 A2 主观概率与客观概率不同 是人们对某一事件发展趋势实现可能性作出的主观判断的量度 92 B 主观概率加权平均法B1 主观概率加权平均法是以主观概率为权数 对各种预测意见进行加权平均 求得综合性预测结果的方法 B2 主观概率加权平均法的步骤如下 确定主观概率 即根据过去预测的经验来确定各种可能情况的主观概率 计算综合预测值 93 例2 5某大型空调生产企业欲对下一年首季度空调产品的销售额进行预测 且预测工作主要由市场营销部和投资计划部来完成 过程如下 1 确定主观概率 即以主观概率为权数 计算两部门预测人员的最高销售 最低销售和最可能销售的加权算术平均数 作为预测期望值 如表2 8所示 94 95 如预测员甲的期望值为 2 以主观概率为权数 计算每人期望值的平均数 如果3位预测人员的判断能力不相上下 其主观概率各为1 3 则3人预测的平均销售额为 同理 如果投资计划部预测员甲的期望值为950万元 乙的期望值为750万元 二人的主观概率各为50 则投资计划部预测员预测的平均销售额为 96 下面给出估计主观概率的三种方法 概率转盘法累积概率法利用主观概率估计正态分布中的未知参数专家咨询法 C 主观概率的估计方法 97 首先主观确定一些特殊点的概率之后 画出累积概率曲线 利用它近似估计其它点的概率 例如 估计某种新产品未来市场销售量的概率分布时 推销员做了如下估计 1 最高需求量和最低需求量分别是2400万斤和400万斤 2 在400 1200和1200 2400之间的可能性各占一半 3 当需求小于1200时 需求在400 900与900 1200的可能性各占一半 4 当需求多于1200时 需求在1200 1600与1600 2400的可能性相等 累积概率法 98 99 在坐标系中描出上述8个点的坐标 再连接成光滑曲线 即为累积概率曲线 分布函数曲线 从此 利用这条曲线 其他任何区间的概率就可估计出来 100 实验预测法 实验预测法是指利用实验手段和结论 从已知来推测未知 从现在推测将来 从局部推测全局的方法 它是预测的常用方法之一 广泛应用于政治 经济 军事 文教 科技等领域 101 1 市场试销法 A 含义是指试销商品在小范围内进行销售实验 直接调查消费者对试销商品的反映和喜爱程度 并以此调查资料为依据进行市场预测的方法 B 应用范围试销 testmarketing 的商品一般是指尚未在当前市场上销售过或还未正式进入市场的新产品或改进的老产品 102 C 市场试销方式试销专柜或立试销门市部 也可委托商店试销 D 市场试销法公式 应用市场试销法进行预测 其公式如下 Y Q N D Y 年销售预测值 Q 每单位用户 家庭 年内平均消费量 N 整个市场的用户 家庭 总数 D 用户中重复购买率 103 例 某日用化工厂试制出一种新型洗衣粉 选择某城市一典型区域试销该产品 试销结果显示 有35 家庭购买过这种洗衣粉 其中又有24 家庭重复购买 每户家庭平均购买4 5袋新型洗衣粉 该市有居民16万户 根据试销资料 预测新型洗衣粉在该市的年销售量 根据题意 可知 N 16万户 Q 4 5 D是未知的 解 第一步 计算重复购买率D 35 24 8 4 第二步 计算新型洗衣粉的年销售量预测值Y Q N D 4 5 16 8 4 6 048 万袋 这表明 在该市新型洗衣粉年销售量预测值达6 048万袋 104 2 蹲点实验法 A 含义是指组织人员到某个或大或小的 点 上去 现在局部范围内推行这一政策 根据结果推出在大范围之形式的前景与结果 B 应用范围国家政策措施 105 3 科技实验分析法 A 含义一项新的科技成果应用的前景如何 可用科学实验来预测 B 应用范围 106 4 军事演习法 A 含义是指通过沙盘演习 电子演习等 研究战略战术 预测武器效能等 B 应用范围一些比较耗金钱 耗时间 107 沙盘训练来源 沙盘实战模拟培训 军事沙盘 108 沙盘演练又叫沙盘模拟培训 沙盘推演 源自西方军事上的战争沙盘模拟推演 是通过引领学员进入一个模拟的竞争性行业 由学员分组建立若干模拟公司 围绕形象直观的沙盘教具 实战演练模拟企业的经营管理与市场竞争 感悟经营决策真谛 沙盘模拟培训完全不同于传统的授课方式 是一体验式的互动学习方式 结合了角色扮演 情景模拟 109 沙盘训练的优点 惊醒 中学习 竞争性强 参与性强 110 时间序列预测法 时间序列预测法是指将观察或记录到的一组数字 按时间顺序排列起来 然后根据它们变化的方向与程度 来推测未来可能到达的水平 时间序列是指将某种现象某一个统计指标在不同时间上的各个数值 按时间先后顺序排列而形成的序列 111 112 也叫时间序列分析法 历史延伸法 外推法 简单平均法移动平均法指数平滑法季节系数法趋势外推法 113 时间序列预测法的特点 时间序列预测法是撇开了事物发展的因果关系去分析事物的过去和未来的联系 假定事物的过去趋势会延伸到未来 预测所依据的数据具有不规则性 撇开了市场发展之间的因果关系 114 时间序列预测法的主要步骤 时间序列预测的原理 时间序列是指同一变量按事件发生的先后顺序排列起来的一组观察值或记录值 构成时间序列的要素有两个 其一是时间 其二是与时间相对应的变量水平 实际数据的时间序列能够展示研究对象在一定时期内的发展变化趋势与规律 因而可以从时间序列中找出变量变化的特征 趋势以及发展规律 从而对变量的未来变化进行有效地预测 一 收集 整理历史资料 编制时间序列 二 确定趋势变动形态 四 确定预测值 三 选择预测方法 简单平均法 简单算术平均法是以观察期内时间序列的各期数据 观察变量 的简单算术平均数作为下期预测值的方法 用算术平均法进行市场预测 需要一定的条件 只有当数据的时间序列表现出水平型趋势即无显著的长趋势变化和季节变动时 才能采用此法进行预测 如果数列存在明显的长期趋势变动和季节变动时 则不宜使用 115 简单算术平均法计算公式如下 设观察变量有N个观察值X1 X2 XN 则这些观察值的简单算术平均数作为预测值 其公式为 10 1 116 例10 2 试预测2005年该种产品的销售量 表10 1各年产品销售量单位 件 118 1999 2006年我国水电消费量在能源消费总量中所占的比重如下表所示 使用算术平均法预测2007年水电消费量在能源消费总量中所占的比重 计算 119 上联 香烟啤酒矿泉水烤鱼片了啊 下联 白酒饮料方便面火腿肠了啊 横批 腿收一下 加权算术平均法 是以观察期的加权算术平均数作为下期预测值的预测方法 其计算如下 10 5 120 例10 3 根据例10 1 用加权算术平均法试预测该企业7月份的销售额 25 9 万元 119 122 2001 2006年我国原煤占能源生产总量的比重如表所示 若给予2001 2006年原煤占能源生产总量比重的权数分别为1 2 3 4 5 6 试预测2007年原煤所占的比重 年份200120022003200420052006比重 74 174 374 074 675 374 8 计算 123 因果关系预测法 是分析思想信息 思想现象的因果联系的方法 主要用于分析各种思想形成 发展和变化的原因及其所引起的后果 在揭示一定的思想倾向 思想现象形成的认识根源 社会根源和历史根源及这种思想倾向 思想现象所引起的行为表现和社会影响方面具有特殊的重要作用 因果关系分析法 124 假如潘金莲不开窗户 不会遇西门庆 不遇西门不会出轨 不出轨 武松不会逼上梁山 武松不上梁山 方腊不会被擒 可取得大宋江山 不会有靖康耻 金兵入关 不会有大清朝 不会闭关锁国 不会有鸦片战争八国联军 中国将是世界上唯一的超级大国 其他诸侯都是浮云 小潘呀 闲着没事你开什么窗户 125 必要原因和充分原因2 直接和间接原因3 双向因果关系 126 所谓必要原因 是指现象Y的发生 变化 一定以现象X的发生 变化 为前提 因此X被认为是Y的必要原因 换言之 如果X不存在 那么Y必定不会存在 例如 氧元素的存在是燃烧的必要条件 也就是说 一旦不存在氧 也就不存在燃烧 必要原因和充分原因 必要原因的特点 能从一个现象 果 的存在确定性地倒推回另一个现象 因 的存在 例如 我们知道取得博士学位是获得教授职称的必要条件 那么一旦我们观察到某人获得了教授职称 那么就肯定可以判断他之前取得了博士学位 所谓充分原因 是指现象X的发生 变化 一定会导致现象Y的发生 变化 例如 在一定大气条件下 气温下降到零摄氏度 水一定会变成冰 因此零摄氏度以下的温度是水变为冰的充分原因 128 尽管有些原因可以既构成充分条件 也构成必要条件 但在许多情况下 充分原因并不构成必要原因 反之亦然 例如 贫穷 性别歧视 厌学等等 均可看作是一个小女孩从学校退学的充分原因 但都不是必要原因 直接原因是不经过其他因素而直接会导致结果发生的原因 而间接原因是直接原因的原因 换言之 如果X是Y的直接原因 而Z是导致X的原因 那么Z就是Y的间接原因 直接原因 130 例如在历史学上有个有趣的命题 即中国长城的修建导致罗马帝国的衰亡 其因果链条如下 长城的存在阻挡了野蛮人向东方挺进 迫使他们向西方发展 这些向西汹涌而去的野蛮人最终冲破了罗马帝国的防御 导致后者衰亡 这里 来自野蛮人的进攻是罗马帝国崩溃的直接原因 而中国长城的修建则是间接原因 除了以上介绍的单向因果关系外 现实中还存在打量的双向因果关系 在一定时期 条件下 X是Y的原因 随着时间 条件的改变 Y成为X的原因 例如工资上升和物价上涨的关系 等等 132 133 回归分析法是通过衡量变量Y在X变量接受刺激和接受控制之间的状态变化来衡量变量X所导致的Y的变化 因而这种方法也被看作是 因果关系效应法 Effect of Causal 在回归方法下 X对Y的因果关系一般表示为 在其他条件不变的情况下 X的一定变化所导致的Y的相应变化 回归分析法 134 一元线性回归分析法的预测模型为 135 3 65b 0 57 136 预测中要注意的事项 1 预测的可变性很强 2 预测在秘书工作中 多用于某些专题研究 为领导决策提供参考的依据 3 许多预测方法都涉及思维科学与应用数学 秘书应注意提高思维能力与数学能力 137 2 预案 预案 是指根据评估分析或经验 对潜在的或可能发生的突发事件的类别和影响程度而事先制定的应急处置方案 138 预案从写作学的角度讲 是计划类的一种文种 从秘书参谋的角度讲 是秘书参谋作用的一种表现载体 也是秘书部门工作中辅助决策常用的方式 预案即预备方案 从文种性质来讲 它属于工作计划的一类 但具有 方案 的专一性 专业性 周密性 时限集中性等要求 属于应用写作研究的范畴 139 结构和写法 标题采用公文式标题写法 如中国人民保险公司某县支公司防洪涝灾害预案 前言分析预案所针对的风险有关的种种现实状态 再结合上级的指示 本公司的经营理念等 提出预案的总任务 目标 前言须文字精练 高度概括 不可写得很繁琐 冗长 不可喧宾夺主 140 主体1 指导思想 这部分强调制订 执行此预案的重要性 必要性和总的原则与理念 这是不可或缺的重要内容 只有认识上提高了 统一了 全公司上下才能行动上重视和统一 拧成一股绳 确保预案实施的力度和效果 2 组织架构 这部分是将有限的人力合理分工配置 包括领导班子 一线的机构与成员 后勤人员 办公室值班人员等 只有组织架构清晰 才能确保分工到人 责任明确 同时亦要注意分工中有合作 走活一盘棋 141 3 信息网络 这亦是预案的重要内容 包括与各部门横向联系的方式与责任人 也包括公司内部紧急状态下的联系方式 如内容较多 可只在正文部分简述 将具体的人员名单 电话号码 单位 地址等作为附件列后 4 具体任务 措施和步骤 这部分是预案的实质性核心部分 通常是将保户单位划分成若干责任区 每一责任区形成一个章节 各自围绕任务 措施 步骤分别阐述 142 结尾可再次强调执行此预案的希望和要求 呼应前文 总结全文 另外 俗话说 计划不如变化快 在强调执行此预案的规定性的同时 也应在结尾指出 对于预案没有预计到的情况 问题 执行者要发挥才智 灵活应对 同时对应急预案也应有所了解 附件预案的写作通常带有附件 对于那些简单的 同质性的文字部分 各种数据 区域分布情况等 应设计成各种图表作为插图 表 或附图 表 143 预案必须具有预见性 可行性 预案应做到四个明确 目标任务明确 内容步骤明确 程序措施明确 职责分工明确 144 关于预案问题注意几点 预案是制订出来的 而不只是写出来的 或者说先制订 而后写成的 预案的写作建立在预测的基础上 必须有一定的调查研究 只有科学的预测 才会有正确的预案 给领导提出预案 一般以一两个为宜 便于领导选择 预案的写作要领并不是很难 145 第二节信息与调研 146 一 信息工作 当今是信息时代 信息 能源与材料已成为人类社会的三大资源 信息工作是秘书做好 辅助管理 的一项重要工作 各机构作出任何决策都离不开信息 案例 某企业抓住APEC 亚太经济合作组织 峰会在沪召开这一信息开发唐装生产大赚一把取得成功 148 149 150 151 一 信息的概念与特征 全国秘书长 办公厅主任座谈会 文件 首次提出我国秘书系统要形成一个完整的信息系统 秘书要学习信息理论和知识 要研究和处理好8个方面的问题 152 153 广义信息的概念 信息是人们在适应外部世界并使这种适应反作用于外部世界过程中 同外部世界进行交换的内同的名称 广义信息 是指对各种事物运动特征和变化的客观描述 狭义信息 是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识 是用文字 表格 图像 实物 记忆等方式表达出来的关于客观事物的特点 形态 运动状态等方面的信号 消息 通俗地说 信息是生活主体同外部客体之间有关情况的消息 154 三个要点 信息是指反映客观世界中客观事物的特征及其变化的表征 信息是客观事物的状态经过传递后的再现 信息对于接受者是一种有用的知识 信息向人们展示的是认识和智慧 155 信息主要有一下特性 无限性 客观性 主观性 时效性 共享性 不完全性 滞后性 156 二 秘书信息 1 秘书信息的概念 简单的说 秘书信息就是指秘书为领导服务中所应当掌握的信息 157 狭义方面的秘书信息的概念的特点 1 它一般不包括自然信息与技术信息 2 在社会信息中 一般秘书也只是收集 研究其中的一部分 主要还是对领导决策与管理有关的部分 狭义秘书信息概念 特指秘书获取 加工 传递 储存和利用信息的一系列活动 秘书部门既是各级领导机关的办公机构 又是承上启下 联系各方的信息中心 对领导来说 它又是沟通与协调 助手和 耳目 秘书部门的这些功能 哪一条都离不开信息 为领导工作提供全面 准确 对路的信息 是秘书义不容辞的重要职责 明确秘书信息这一概念 有助于明确秘书信息的范围和重点 加深秘书信息工作的深度 使信息工作更有效的为领导者决策与管理服务 159 1 1秘书信息工作的基本程序 信息工作的程序 收集 加工 传输 利用 反馈收集 收集环节秘书着重要明确收集什么 到哪儿去收集 如何收集的问题 要善于利用一切可以承载信息的手段 收集一切有利于领导和基层耳聪目明的信息 加工 加工环节就是秘书对信息的编制 编制工作要严格遵循秘书文字编辑工作的原则 160 传输 传输是指信息的发送 有经验的秘书重视建立和完善信息的发送网络 重视报送领导 传送相关单位和发送下级部门的区别利用 信息的利用是信息工作的目的 要使有关单位 部门接受信息 争取对他们有用 反馈 反馈是新一轮信息工作的开始 161 1 2秘书信息资料工作 秘书的信息资料工作就是将信息工作融于平时的办文工作中 或者说是在办文工作中留意将大量的初级信息加工为高层次信息 为领导的管理与决策服务 高层次信息开发 1 高层次信息的特点和作用A 初级层次信息 初级信息 基础信息 与高层次信息前者是直接反映事物的现象和动态的原始信息以及对原始信息进行初加工所形成的信息 后者则是全面反映事物概貌 揭示事物本质及其规律的深度信息 以及