公司接待制度.doc

公司接待管理制度一、总则（一）为使公司接待工作有所遵循，特制定本制度。（二）本制度适用于公司公务接待工作。（三）办公室负责制度解释。二、接待事务分类类：贵宾接待。指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。类：业务接待。指营销客户的接待。C类：普通接待。指一般来客的接待。三、接待场所管理公司设两个接待处所：会议室用于贵宾接待，经理室用于营销客户接待，办公室用于一般来客的接待。四、接待职责分工（一）接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现“先卖企业后卖产品”营销策略目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范操行。（二）接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下：公务接待由办公室统一扎口管理、统筹协调安排，分管领导负责审批。办公室主任对接待工作负有全面责任。1.办公室：负责管理会议室并定时进行“一般”清扫工作。提供接待良好环境的保障及备品准备，提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来客食宿。2.警卫值班：提供安全保障及来客导入。3.经办部门：负责接待洽谈并陪同始终。五、接待方式（一）贵宾接待：办公室文员迎接来客于会议室入座，公司领导陪客接待，以冷饮、热茶、水果方式招待，如须就餐由公司领导或指定专人陪同安排于公司或酒店就餐。（二）业务接待：营销部门主办人员迎接客户于商务室洽谈，文秘员陪同并服务，以烟茶、饮料、糖果方式招待。原则上安排工作餐，由秘书服务、营销经办人陪同。如须安排外出就餐，由营销部长或指派人员陪同。（三）普通接待：办公室接待并服务，以热茶方式招待，如须就餐由公司领导或指定专人陪同安排于公司或酒店就餐。八、接待规则（一）接待一般程序1、警卫值班人员询清来由后指导路线并通报接待部门及服务人员，接待经办人员请来客到专门接待室2、接待洽谈，办公室安排食宿（二）接待用品准备1.通用备品：水及水具、茶叶，2.特殊备品：夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等；3.备品采购：依物资管理制度进行，办公室文员负责采购。（四）环境标准1.物品摆放整齐，且表面无灰尘；2.地面干净无脏物，空气流通清新；3.室温适度，灯光合适；4.备品齐全。（五）参观规定1.决定参观须请示办公室主任批准。2.参观介绍以领导为主，接待部门配合。（六）费用报销1所有公务招待费报销，必须“两单一票”（审批单、菜单、正式发票）齐全。2.严格控制接待标准和总额。公务接待必须严格控制在批准的金额范围内，不得突破。一般掌握在每客30元以内，省以上及外地重要客人掌握在每客50元以内。根据省、市有关规定，除特殊情况外，中午接待客人一般不安排酒水。晚上接待必须使用酒水的，须到办公室登记领取，不允许使用酒店酒水。特殊情况下需在酒店拿酒的，须经主陪领导批准同意。一般情况下不安排用烟，必须上烟的一般控制在20元/包左右。填单、审核、批准各环节都要按以上原则确定总的开支额度。3、公务接待因特殊原因超出批准的限额的，事后要及时向办公室和分管领导说明情况，超出批准限额100元以上的，由分管领导向经理报