岗位职责_商业企业部门结构及职能

青岛海信网络科技股份有限公司 商业企业部门结构及职能 2 一 与系统有关的部门 3 二 各部门职能 1 招商 采购 部 制定商品大 中 小类的划分 并确定营运部门组织结构的划分 市场调研 确定商品采购计划 与供应商谈判 签定采购合同 整理 填报供应商资料 确定商品价格 填报商品资料 4 招商 采购 部 2 审批各分店经销商品要货申请 确定要采购的商品 并下订单 与供应商谈判促销活动 填报促销报告 对退货申请确认 填报应扣供应商的各项费用 按规定 淘汰末位供应商及滞销商品 对付款表进行预审 5 招商 采购 部 3 考核指标 销售额 最直接的指标商品结构 是否符合商场的业态及档次定位 关系到长远发展 毛利率 最重要的指标 对于低毛利的 要搞好促销 提高周转 对于高毛利的 要做好形象 周转率 平均库存与平均日销售的比值 提高毛利额的重要途径 到货率 验收入库与采购量之比 衡量采购员工作能力和责任心的指标 新品引进率 采购员开拓能力的指标 商品淘汰率 卖场面积总是有限的 而商品相对来说是无限的 优化商品结构的重要指标 通道利润率 非经营性收益 要适当控制 6 2 商品行政办 录入组 按要求审核 录入各种单据 完成各种档案资料的修改 处理进价 售价的调整 录入优惠促销信息 打印补货单 从门店接受 处理应由总部处理的信息 7 商品行政办 2 录入盘点数据 打印盘点报表 处理调拨 削价 报废 特价等业务 打印标价签 8 3 业务部 综合管理部 审核进货合同 审核供应商信息表 商品信息表 市场调研 对商品的售价进行监督 查询 打印销售报表 计划完成报表 进行各种数据的分析 为决策提供参考 统计滞销商品清单 监督招商部的供应商 商品淘汰情况 9 4 电脑部 软 硬件系统的安装 调试 维护 电脑基础知识 业务流程的培训 系统基础信息的设定 修改 日清日结 数据清理 备份 数据的接受 发送 10 5 收货部 整理订货单 安排供应商送货 根据规定按订单验收商品 打印验收单 签字后传递给有关部门 打印条形码 并按规定收费 整理退货申请单 组织退货 打印退货单 签字后传递给有关部门 管理仓库库存 负责入库 出库 盘库 负责商品索赔工作 11 6 前台部 负责总服务台的工作 按规定开 关收款机 严格按照收款步骤收款 及时上传 下载各种信息 百货区 营业终了与营运柜组对帐 负责长短款的查找与处理 按公司规定处理折扣折让 12 7 现金办 汇缴处 属财务部 每天录入各收款员所缴的现金 支票等金额 打印每位收款员的长短款差异表 督促前台部及时处理长短款 汇总每天销货 报核算组 13 8 核算组 属财务部 检查各种单据的合法性 核对验收入库单 退货单 调价单等单据 并做帐务处理 不符的 查找原因 打印销售汇总报表和进销存报表 对现金办的缴款单进行核对 并进行账务处理 14 9 结算组 属财务部 对预付货款进行登记 监督 管理 定期打印对帐单 并同供应商对帐 查找 处理对帐差异 审核 登记各种扣项 检查扣除情况 打印付款单 给供应商付款 15 10 营运部 1 配合收货部收货 对商品进行分拣 组合 拆分 理货 上架 提出商品调拨申请 监督联营商品的销售 提出商品报残申请 配合招商部 搞好促销活动 16 营运部 2 分析销售 库存等数据 按各种口径进行排名 对优化商品结构提出改进意见 提出商品退货 削价申请 按规定 做好商品的实物盘点登记 并负责处理差异 配合招商部进行采价工作 提出补货申请 17 11 配送中心 1 划分仓位 并进行编码 汇总各门店的要货申请 生成拣货单 并拣货 生成 打印配送单 并进行配货 整理采购单 组织收货 按规定验收商品 打印 传递入库单 18 配送中心 2 汇总各门店及配送中心的退货申请单 打印 传递退货单 定期检查商品的有效期及商品的不流动情况 提出退货申请 对配送中心库存进行盘点 19 12 经理室 合同审批 降低毛利的调价 削价 报废审批 盘点及促销方案的审批 考核计划完成情况 审查改进方案 对库存 销售 毛利等指标进行各种分析 监督供应商 商品的淘汰计划 付款审批 20 谢谢 青岛海信网络科技股份有限公司 商业自动化业务流转程序 22 三 商品定价流程 可略 1 采购员建议正常零售价 会员价 最低售价 采购部经理 业务部经理审批后转商品行政办 2 商品行政办负责录入 23 十三 配送 1 说明 直接配送 总部统一进货 统一补货 统一配送到分店 统一办理结算 协力配送 总部统一进货 统一补货 由供货商送货到分店 统一办理结算 日配商品 总部统一进货 分店自行补货 由供货商送货到店 统一办理结算 自采商品 分店确定进货渠道 总部备案 分店自行定价 自行补货 以备用金支付货款 分店定期到总部结算 一个商品只能有一种配送方式 同一商品不同供货商供货 其配送方式必须相同 同一供货商的不同商品 可以采用不同的配送方式直接配送商品转化为协力配送的前提是 配送库房的库存为零 24 配送 2 1 配送中心收货 1 配送中心查询当日应到货的 商品订货单 安排供应商送货 并做好收货准备 2 配送中心根据 商品订货单 进行验收 如到货数量少于等于订货数量 按实际数量验收 多余部分不能验收 验收确认后自动生成 配送库房商品验收单 一式三份 供应商 财务 配送中心 并把厂方的送货单一并转财务 配送中心与分店间的发票问题要协商解决 25 配送 3 2 配送中心配送 1 定时查询各分店的要货单 汇总形成拣货单 2 根据拣货单整理商品 形成配送任务 3 打印配送单一式三份 分店 配送中心 总部财务 随货至各分店 4 分店收货 并打印 验收入库单 系统自动把 验收入库单 与配送中心的配送单进行碰单 分店和配送中心同时调整库存 如有差异 系统生成 配送差异表 回传配送中心 总部财务 26 十四 寄存商品的管理 1 供货商所送商品多于订货的数量 系统可通过暂存的方式 生成 寄存单 一式两份 一份供应商 另一份收货部 2 收货部把寄存单转采购部 经由订单的审批流程流转 3 确认通过的 可转化为正常订单进行验收 对没通过的 可进行撤单 并通知供应商取走寄存商品 27 十五 分店退货 1 1 自采商品退货 1 商品因逾量或残损退货时 分店营运部制作 退货申请单 经营运主管 经理 分店采购员 分店采购经理签字确认后 转分店收货部 2 收货部 营运部人员共同查看实际库存 确认退货数量并准备商品 确定商品退往的厂商和批次 3 收货部人员把退货信息录入系统 生成 商品退货单 不允许实退数量多于申请的数量 退货单 一式四联 营运部 核算员 采购员 收货部各一联 28 分店退货 2 4 采购员在规定的时间内把 退货单 传给供货商 5 供应商在规定的时间内 7日 持 退货单 到收货部提货 并开具厂商退货发票 收据 给收货部 收货部把发票 收据 附在退货单上 6 收货部 营运部 供应商分别在 退货单 上签字 并传给分店核算会计 7 防损员查验后放行 29 分店退货 3 2 协配 日配商品退货 1 因逾量或残损退货时 营运部制作 商品退货申请单 经营运主管 经理签字后 转收货部 2 分店收货部录入系统 生成 退货申请表 3 总部采购员定时查询电脑 联系供应商 如果可以退货 则由采购经理在电脑中确认 4 收货部打印 退货出库单 一式四联 收货部 营运部 供应商 结算中心 5 营运部 收货部共同查看实际库存 确认退货数量并准备商品 不允许实退数量多于 申请单 的数量 30 分店退货 4 6 采购员在规定的时间内把 退货单 传给供货商 7 供应商在规定的时间内 7日 持 退货单 到收货部提货 在 退货单 上签字 并开具厂商退货发票 收据 给收货部 收货部把发票 收据 附在退货单上 签字后传给结算组 8 收货部 营运部 供应商分别在 退货单 上签字 防损员查验后放行 31 分店退货 5 3 直配商品退货到配送中心 1 因逾量或残损退货时 分店营运部制作 退货申请单 经营运主管 营运经理签字确认后 转分店收货部 2 收货部录入申请表 3 总部采购员定时查询电脑 并审批 4 分店收货部打印 退货出库单 一式三联 收货部 营运部 配送中心 32 分店退货 6 5 分店营运部 收货部共同查看实际库存 确认退货数量并准备商品 不允许实退数量多于申请数量 6 收货部 营运部分别在 退货单 上签字 防损员查验后放行 7 配送中心根据分店退货单做验收 配送中心的验收单与分店的退货出库单碰单 如果有差异 则生成 配送差异单 配送中心打印验收入库单一式两份 一份配送中心 另一份结算中心 33 十六 退货给厂家 1 1 采购员定期查看配送中心库存 需要退货的 与供应商联系 并在电脑中做 退货申请单 采购经理在电脑中审批 2 配送中心打印退货出库单 一式三份 配送中心 供应商 结算中心 3 采购员在规定的时间内 2个工作日 把 退货单 传给供货商 4 供应商在规定的时间内 7日 持 退货单 到配送中心提货 并在 退货单 上签字 同时开具厂商退货发票 收据 给配送中心 配送中心把发票 收据 附在退货单上签字后传给结算中心 34 退货给厂家 2 5 防损员查验后放行 注意 u供应商提货时须持 身份证 退货单 复印件和其公司证明 u采购员在签字时 须查电脑 在确认该商品没有付款的情况下再签字 35 十九 生鲜管理 1 生鲜经营是目前超市经营的热点 同时也是难点 生鲜管理的根本在于控制产品的毛利率和损耗率 根据商品的特点 可分三类管理 1 单品管理 适用商品 蔬果 水产 花卉 禽蛋 散装杂粮 糖果蜜饯 冷冻冷藏品 管理方法 参考正常商品的管理 2 部门管理 类值管理 适用商品 面包 糕点 熟食加工 净菜加工 生肉 管理特点 方便宜行 适合大多数企业 但较粗放 36 生鲜管理 2 管理方法 1 对生鲜商品专设一部门 或柜组 2 该部门 柜组 内的商品要么只用于进货 只有进价而没有售价 要么只用于销售 只有售价而没有进价 3 月末通过盘点结转成本 核记毛利 具体可采用最后成本法 不考虑中间产品 用销售码统计销售 用进货码统计成本 盘点后如果采用退库的办法 则本期销售和本期进货匹配 计算毛利 如果用盘点登记的办法 则本期成本为本期进货加上期末库存减去本次盘点数 37 生鲜管理 3 3 加工工艺 适用商品 面包 糕点 熟食加工 净菜加工 生肉 管理特点 管理精细 但要求对工艺有较高的量化分析 难度较大 不易操作 管理方法 定义产品加工工艺 主要是各种原料和成品间的权数设定 原料进货 同正常商品 领料 参与加工过程 形成成本 加工 根据工艺 生成产成品 也可由产成品倒算出原料 销售 同正常商品 核算 同正常商品 38 二十六 结算流程 1 1 及时核单财务核算员每天把进货单 退货单 进价调整单等核单确认 使其能及时进入付款系统中 财务结算员及时把供应商应承担的各种费用如 入场费 促销费 广告费 水电费 物业费 堆头费 端头费及应承担的折扣折让损失录入系统 预先录入承担比例的系统自动计算并与付款关联 2 及时退货采购部要按时把需退货的商品退货 尽量不要造成付款后又退货的现象 并把供应商应承担的各项费用按规定日期书面转财务部 39 结算流程 2 3 对账结算员每月定期汇总结算数据 按供应商打印对帐单 一式两份 转采购部确认 采购部审查并签字确认 一联转供应商 一联回传财务