办公文秘_文职秘书培训课件

前言元福的各位同仁 大家好 在如今市场竞争激烈的形式下 元福集团作为一个好的地产开发商同时又是一个好的市场运营商 自然就需要各个工作能力强 完成任务好的团队协调 合作为元福事业的发展去服务 作为一个企业 各项事务的重大决定 重大会议 议案 报告以及部门之间的沟通都要形成文字性材料进行记载 传阅 保留 这就需要一个重要的 角色 秘书 去高标准 独立的完成这项工作 从对外的行政机关来往文件报告 邀请函 催办函 贺信 申请等 到公司内部的销售报表 市场调研报告 项目可行性研究报告 季度及年度销售报告 工程预算报告 材料费用报告及申购申请 评估报告 审计报告等 公司所有电子类和纸质文案都要由秘书组去处理 这就决定了秘书工作涉及事务的广泛 繁琐 专业性工作多的特性 这也就要求一个好的秘书要具备良好的心理素质 专业的秘书技术能力 高尚的职业道德操守 那么为满足我公司办公的需求 迎合科学办公 正规管理的趋势 紧跟元福事业发展的脚步 总裁办制定了此次培训方案 方案以讲解 举例 互动的授课方式进行培训 实地进行公文抽调来加强培训效果 正真的为元福培训出一批好的秘书来 也希望大家能认真的听讲并能积极的提出好的建议 文职秘书培训 元福集团文职秘书培训课 1 秘书书写不规范 2 公文格式不正规 3 行文流程不清楚 4 秘书自身的综合素养不够高 目前公司秘书工作存在的问题 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 培训安排 元福集团文职秘书培训课 培训方法 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 第一讲 秘书的定义及秘书的分类 在现实生活中 秘书 的称谓已经在人们心中扎了根 单位的设立 我们会想到秘书 政策的发布我们会想到秘书 机关办公 开会办事 对外接待 公共关系我们都会想到秘书 尤其在如今经济发展迅猛 政治复杂的社会体系中 秘书在其中起到了重大的 桥梁性 作用和 辅助性 作用 元福集团文职秘书培训课 由于秘书存在各行各业中 从事的事务繁杂 工作涉及范围广 所以目前就世界来说也没有秘书分类的标准 根据目前行政和商业的发展 将秘书分为9大类 现代高级秘书 涉外秘书 速录秘书 特勤秘书 商务秘书 行政秘书 总务秘书 法务秘书 金融秘书 元福集团文职秘书培训课 秘书的特殊性 一 秘书身在核心部门 却不一定是领导成员 二 秘书经常要参与协调 决策等工作 本身却又不具备管理的权利 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 第二讲 文职秘书的职责 1 起草团队综合性的综合性业务报告 工作计划 备忘录 规章制度 2 参加行政例会 做好会议记录 了解各项决定的执行情况并及时反馈信息 3 负责各种会议纪要 备忘录及其他文件的整理打印 分发 归档 保管 保密 销毁等工作 4 对办公室的办公设备进行维护确保上级领导正常办公 5 完成上级临时性交予的任务 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 第三讲 公文的种类及行文格式和专业岗位文职秘书的应知应会 元福集团文职秘书培训课 第三讲第一节 公文的用纸规格 用纸规格 版心 长297mm 宽210mm 天头37mm 订口28mm 地脚35mm 翻口26mm 元福集团文职秘书培训课 版心 Xxxxxxxxxxxxxxxxxx文件 80mm x发 x号 签发人 向上级报送的重要文件 要标注签发人 置于发文字号的同时右端 上行文格式 元福集团文职秘书培训课 版心 xxxxxxxxxxxxxxxxxxx文件 25mm X发 x号 2 平行文是同级机关互相商请解决有关问题或布置某项工作时使用的一种公文 主送机关可以是一个 也可以是多个 3 下行文是上级机关要求下级机关周知 办理或执行事项时使用的一种公文 这种公文如发行范围大 主送机关可用统称 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 第二节 公文的制发格式 公文的格式有着一定的规范要求 制发公文 必须严格遵循这一规范 才能确保公文的权威性 严肃性 郑重性 公文的格式包括眉首 主体 版记三大部分 每个部分的组成结构在整体中都有固定的位置 制发者应该清楚它们的构成及所在位置 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 一 公文眉首的制发规范 眉首 就是人们常说的 文头 版头 是发文机关的标志 眉首位于首页上方 占所在页版面的三分之一的位置 它包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 红色反线等内容 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 NO 机密 一年特急 中华人民共和国武装警察部队文件 X发 2008 xx号 眉首 元福集团文职秘书培训课 份数序号份数序号 又称 文件编号 它是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 用六位阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行 份数序号是每一份文件的代码 有此代码 便于按号查找该文件 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 NO 56 份数序号 元福集团文职秘书培训课 秘密等级简称密级 有绝密 机密 秘密三种级别 凡是涉及国家秘密的公文都应当标明秘密级和保密期限 密级和保密期限之间用 号隔开 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 秘密等级和保密期限 机密 一年特急 秘密等级保密期限 元福集团文职秘书培训课 机密 一年特急 紧急程度又称 缓急时限 指公文送达和办理时限的要求一般分为 特急 和 急件 两种形式如需标识紧急程度用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如果与密级同时标识 紧急程度则顶格标识在版心右上角密级下 元福集团文职秘书培训课 紧急程度 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加 文件 组成 如 中共中央文件 国务院文件 几个机关联合发文时 主办机关排列在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 居中排布 发文机关标识是眉首的核心部分 置于眉首正中 占据眉首版面三分之一的位置 发文机关字体一般都套红 俗称 红头 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 发文机关标识 NO 56 机密 一年特急 中华人民共和国武装警察部队文件 发文机关的标识 元福集团文职秘书培训课 发文字号 简称文号 发文字号是行政公文的特殊标志之一 由发文机关代字 年份 序号三要素组成 位于发文机关标识下空2行处 发文字号三要素顺序不能颠倒 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角括号 括入 序号不加第字 如 国发 2002 6号 就是国务院2002年第6号发文 几个机关联合发文时 只表明主办机关的发文字号 发文字号居左空1字 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 发文字号 NO 56 机密 一年特急 中华人民共和国武装警察部队文件 国发 2006 6号 发文文号 仿宋3号字 元福集团文职秘书培训课 签发人 即代表机关核准并签发公文的领导人 一般公文签发人姓名签在拟文纸上 但上行文应当注明签发人 会签人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 签发人 NO 56 机密 一年特急 中华人民共和国武装警察部队文件 签发人 刘晓龙 签发人 元福集团文职秘书培训课 红色反线红色反线又称 间隔横线 位于发文字号下一行 以隔开眉首与主体部分 元福集团文职秘书培训课 眉首 主体 反线 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 二 公文的主体格式 公文的主体行文格式公文的主体部分包括标题 主送机关 正文 附件 成文日期 生效标识 附注等内容 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 元福集团关于xx升职的通知 各部门 由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 附件 元福集团总裁办2013年11月29日 标题 主送机关 正文 附件 成文日期 附注 附注 元福集团文职秘书培训课 标题标题 就是公文名称 应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类 一般应当标明 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 元福集团关于xx升职的通知 各部门 由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 附件 元福集团总裁办2013年11月29日 标题 主送机关 正文 附件 成文日期 附注 附注 元福集团文职秘书培训课 发文机关公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 元福集团关于xx升职的通知 各部门 由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 附件 元福集团总裁办2013年11月29日 标题 主送机关 正文 附件 成文日期 附注 附注 元福集团文职秘书培训课 主送机关主送机关 指公文的主要受理机关 俗称 抬头 上款 顶格写在标题之下 正文之前 字体与正文相同 主送机关名称应当使用全称或者规范化简称 统称 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 元福集团关于xx升职的通知 各部门 由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 附件 元福集团总裁办2013年11月29日 标题 主送机关 正文 附件 成文日期 附注 附注 元福集团文职秘书培训课 正文正文 是公文的主体 位于主送机关下 另起一行 开头空两格 其具体结构形式及写法因文种 内容 发文目的 行文关系的不同而有差异 但总体要求是 观点要鲜明 条理要清楚 文字要简练 内容要准确 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 元福集团关于xx升职的通知 各部门 由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 附件 元福集团总裁办2013年11月29日 标题 主送机关 正文 附件 成文日期 附注 附注 元福集团文职秘书培训课 附件附件 是随正文发送的其他文件 报表及有关材料等 与正文共同构成一份完整的文件 公文如有附件 在正文后下一行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件名称后不加标点符号 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 元福集团关于xx升职的通知 各部门 由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 附件 元福集团总裁办2013年11月29日 标题 主送机关 正文 附件 成文日期 附注 附注 元福集团文职秘书培训课 成文日期成文日期指公文形成的确切时间 一般公文以负责人签发的日期为准 几个机关联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 经会议正式讨论通过方能生效的公文 以会议通过的日期为准 电报以发出日期为准 生效标识 是证明公文生效和判定公文制发机关责任的项目 它包括发文机关印章或签署人姓名 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文时间 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 发文机关印章 指作为机关权力象征的图章 公文除会议纪要和以电报形式发出的公文以外 都应当加盖印章 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 元福集团关于xx升职的通知 各部门 由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 附件 元福集团总裁办2013年11月29日 标题 主送机关 正文 附件 成文日期 附注 附注 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 三 公文的版记格式 公文的版记 又称 文尾 它主要包括主题词 抄送机关 印发机关 印发日期等内容 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 主体部分 附注 主题词 抄送 总裁办印发2013年11月30日印发 共印5份 元福集团文职秘书培训课 主题词主题词 是指用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词或词组 它的作用是与标题相配合 进一步简要二准确地揭示公文的主要内容 为现代化管理公文奠定基础 公文应当标注主题词 上行文按照上级机关的要求标注主题词 标注主题词应当依据规范化的 主题词表 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 主体部分 附注 主题词 审计报告 抄送 人力资源部 总裁办印发2013年11月30日印发 共印5份 主题词 元福集团文职秘书培训课 抄送机关抄送机关 是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 位于主题词下一行 左空1字用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 抄送机关应当使用全称或者规范化简称 统称 实际使用上 对上级机关常用 抄报 对下级机关常用 抄发 对评级机关常用 抄送 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 主体部分 附注 主题词 审计报告 抄送 人力资源部 总裁办印发2013年11月30日印发 共印5份 主题词 抄送机关 元福集团文职秘书培训课 印发机关印发机关指承印公文的部门 位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占1行位置 印发日期印发日期 是指送往印刷厂 文印室 日期 见以下图示 元福集团文职秘书培训课 主体部分 附注 主题词 审计报告 抄送 人力资源部 总裁办印发2013年11月30日印发 共印5份 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 第三讲第三节 公文的种类及各自的用途 办文是各行业秘书的首要 也是主要的任务 具体包括对公务文书的拟制 收发 管理与归档 等等 其中对公文的拟制要求是非常的严格 公文按照行文方向分为三种 上行文 平行文 下行文 按照行文的内容又分为九种 政务公文 事务文书 财经文书 司法文书 会务文书 日用信据 元福集团文职秘书培训课 对于目前商务需求 企业大部分涉及到行政公文比较多 行政公文共有13种 命令 议案 公告 决定 通告 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 各类公文的用途及格式第一种 命令 令 命令 令 是发布重要行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 任免 奖惩有关人员 撤销下级机关不适当的决定时使用的一种下行公文 见例案 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 命令 令 的类别 元福集团文职秘书培训课 根据内容和功用 可将命令 令 分为发布令 行政令 嘉奖令 撤销令 惩戒令 动员令等 下面我们介绍讲解一下命令的结构格式 元福集团文职秘书培训课 命令 令 的结构通常包括标题 文号 正文 签发者 日期等五部分 见以下案例 元福集团文职秘书培训课 中华人民共和国主席令第七十四号 中华人民共和国水法 已由中华人民共和国第九届全国人民代表大会常务委员会第二十九次会议于2002年8月29日修订通过 现将修订后的 中华人民共和国水法 公布 自2002年10月1日起施行 中华人民共和国主席江泽民2002年8月29日 元福集团文职秘书培训课 命令 令 的制发要求命令的制发是一项非常严肃郑重的行为 因此 在制发命令时 应该注意以下三点要求 元福集团文职秘书培训课 第一 作者必须具有法定的制发 签署命令的职权 不得越权 在我国 根据法律 只有中华人民共和国主席 全国人大常委会和委员长 国务院总理 国务院各部长 县以上各级地方人民政府以及军事领导机关 才可以依据法律规定的权限发布命令 其他任何单位和个人均不得发布命令 元福集团文职秘书培训课 第二 发令的事项是重要的问题或重大的事件 不能小题大作 元福集团文职秘书培训课 第三 命令的语言必须精确无误 简明扼要 不能含糊其辞 命令的语气必须果断坚定 庄重严肃 不得用商量的口吻 委婉的语气 元福集团文职秘书培训课 第二种 决定 决定是对重要事项 重要问题或者重大行动做出安排及时决策使用的一种下行公文 见例案 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 决定的类别 元福集团文职秘书培训课 根据内容与作用 可将决定分为法规性决定 部署性决定 知照性决定和奖惩性决定四类 下面我们就讲解一下决定的结构格式 元福集团文职秘书培训课 决定一般由标题 正文 日期等部分组成 以下例案 元福集团文职秘书培训课 关于表彰在27届奥运会做出贡献的单位的决定湘体字 2001 4号各市 州体委 各直属单位 机关各处室 在第二十七届奥运会上 我省参赛的8名运动员不畏强手 顽强拼搏 共夺得7枚金牌 1枚银牌 5枚铜牌 五次破三项世间记录 实现了金牌数xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx湖南省体育局决定 对在第二十七届奥运会上为湖南体育做出突出贡献的单位进行表彰 一 xxxxxxx二 xxxxxxx湖南省体育局2001年2月27日 元福集团文职秘书培训课 决定的制法要求 元福集团文职秘书培训课 决定比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和处置意图 要求下级机关无条件执行 它不仅具有制约性和强制性 还具有指挥性和指导性 因此 制发决定一定要注意以下三点要求 元福集团文职秘书培训课 第一 决定的内容要与 决定 文种相符 不能滥发决定 在工作中 只有对重要事项或重大行动做出安排 才用 决定 行文 一般的事项或行动用 通知 行文即可 元福集团文职秘书培训课 第二 决定原由要存分 准确 合理 决定的原由是决定事项的依据 理由 必须真实准确 以确保决断的正确性 立论的可靠性 安排部署的可行性 元福集团文职秘书培训课 第三 决定事项要具体 明确 清楚 决定事项是决定的主要内容 有机关关据此贯彻执行 因此 决定事项必须具体 明确 以有利于贯彻执行 元福集团文职秘书培训课 第三种 公告 公告国家权利机关和行政机关共同使用的一个公文文种 主要适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 发布的机关必须是国家权力机关或行政机关 内容表达必须极其庄重 使用范围限制的比较严格 公告 中的 公 不能简单的理解成为 公开 而应理解为 公信 包含 权威 的意思 见例案 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 公告的类别 元福集团文职秘书培训课 根据公告不同的发布机关 可将公告分为行政公告和专业公告两类性 一 行政公告行政公告是管国家机关向国内外宣布重要事项的公告 如宣布领导人出访 宣布重大科技成果 颁布法规和行政规章制度等 二 专业公告专业公告是政府的有关职能部门 依据有关法令 法规 按法定程序发布的公告 元福集团文职秘书培训课 公告的结构格式公告的结构通常由标题 正文 签署和日期四部分构成 见案例 元福集团文职秘书培训课 Xx市十三届人大四次会议主席团公告 第二号 xx市地方性法规制定条例 已由xx市第十三届人民代表大会第四次会议于2001年1月16日通过 现予公布 自公布之日起施行 Xx市十三届人大四次会议主席团公告2001年1月16日 元福集团文职秘书培训课 公告的制法要求公告的制法要注意以下三点要求 元福集团文职秘书培训课 第一 公告的内容要与 公告 的文种相符 公告只适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 一般事项不能使用这种文种 元福集团文职秘书培训课 第二 公告所涉及的事实内容 要反复核查清楚 确保准确无误 元福集团文职秘书培训课 第三 撰写公告时 语言要概括简练 文风要质朴庄重 行文要严谨规范 元福集团文职秘书培训课 第四种 通告 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 由于写入通告的内容是具体的事务 而且对通告的发文机关级别也没有过高的要求 所以从实际的角度 通告的用处很大 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 通告的类别根据内容和作用 可将通告分为周知通告和执行通告两类 元福集团文职秘书培训课 一 周知通告这类通告主要是使公众了解重要情况 重要消息 带有通知性质 因此文中不提直接的执行要求 元福集团文职秘书培训课 二 执行通告这类通告主要是向公众交待需要遵守 执行的政策 措施以及其他行为规范 具有一定的强制力 多由地方政府发布 元福集团文职秘书培训课 通告的结构格式通告由标题 正文 发文机关和日期四部分构成 见案例 元福集团文职秘书培训课 关于在全市开展人口普查前进行户口整顿工作的通告X发 2000 40号为保证xxxx工作在2000年11月11日如期进行 按照xxxx等规定及上级指示 自本通告颁布之日起至2000年10月25日止 在xx市开展普查工作 现将有关事项通告如下 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx市人民政府2000年9月9日 元福集团文职秘书培训课 通告的制法要求制法通告 一定要注意一下三点要求 元福集团文职秘书培训课 第一 通告的事项要具体明确 通告所公布的事项是要人们贯彻执行的 因此 撰写通告一定要把通告的事项写具体 写明确 只有这样 才有利于人们贯彻执行 元福集团文职秘书培训课 第二 通告的内容要一事一文 事多文必乱 一事一文可以使通告的事项清晰明了 可以使通告的主旨明确集中 元福集团文职秘书培训课 第三 通告的语言要规范通俗 通告的阅读范围广 只有用规范通俗的语言 才便于广大群众阅读 理解 元福集团文职秘书培训课 第五种 通知 通知是转发上级机关和不相隶属机关的办文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行者的事项 任免人员等使用的一种公文文种 通知的应用范围极为广泛 对制发单位机关也没有级别的限制 使用极为方便 灵活 所以使用平率高 几乎占来往公文的一半 见案例 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 通知的类别 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 通知的类别根据内容和功用 可将通知分为发布性通知 指示性通知 知照性通知和批示性通知 元福集团文职秘书培训课 一 发布性通知发布性通知是用来颁布 发布 印发有关条例 规定 规则 细则 办法等规章制度是所使用的公文 元福集团文职秘书培训课 二 指示性通知上级机关对下级机关某一项工作所指示和安排 但根据公文内容又不必用 命令 或 指示 便制发指示性通知 以阐明工作活动的指导原则和方法 元福集团文职秘书培训课 三 知照性通知知照性通知 是向各有关方面告知周知的事项是使用的通知 如成立 调整 合并 撤销某个机构 召开会议 任免或聘用干部等 这种通知发送对象广泛 对下级 平级均可发送 元福集团文职秘书培训课 四 批示性通知批示性通知是用于批转下级机关 转发上级机关 同级机关和不相隶属机关的公文是所使用的通知 元福集团文职秘书培训课 通知的结构格式通知的总体结构一般由标题 文号 主送机关 正文 制发机关和时间等六部分构成 见案例 元福集团文职秘书培训课 国务院关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知国发 2000 23号各省 自治区 直辖市人民政府 现发布 国家行政机关公文处理办法 自2001年1月1日施行 中华人民共和国国务院2000年8月24日 元福集团文职秘书培训课 通知的制发要求通知虽然种类较多 但无论何种通知 在制发时 都要注意以下三点要求 第一 要注意公文通知与日常通知两者的区别 公文通知是国家行政机关的正式文件 日常通知是机关里日常使用的应用文 两者不能混为一谈 前者的内容多为重大事项或重要行为 后者的内容多为一般性事务 前者必须严格按照公文的撰写程序 审批程序 发文程序处理 后者由事项主管部门书写张贴即可 元福集团文职秘书培训课 第二 通知的事项不仅要具体明确 还必须符合客观实际 以便于受文者贯彻执行 元福集团文职秘书培训课 第三 通知的语言要准确简洁 行文要条理清晰 以利于受文者正确理解通知的精神 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 第六种 通报 通报是用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况使用的公文文种 通报属于知照性公文 也是一种负有特殊使命的文种 见案例 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 通报的类别根据内容和功能 可将通告分为表彰性通报 批评性通报和情况通报三类 元福集团文职秘书培训课 一 表彰性通报表彰性通报 就是表彰先进个人或单位的通报 目的是宣传先进思想 给他人树立学习的榜样 元福集团文职秘书培训课 二 批评性通报批评性通报 就是批评典型人物或单位的错误行为 不良倾向 丑恶现象的通报 目的是找出错误根源 惩戒犯戒错误者 让他人从中吸取教训 受到教育 以免重蹈覆辙 元福集团文职秘书培训课 三 情况通报情况通报 就是发文机关把现实社会生活中出现的重要情况告知所属单位和群众的通报 目的是让下属了解全局情况或某一方面工作的动向 信息 以统一思想认识 推动工作的进步开展 这类通报具有沟通和知照的双重作用 元福集团文职秘书培训课 通报的结构格式通报一般由标题 文号 主送机关 正文 发文机关和日期等部分组成 见案例 元福集团文职秘书培训课 关于表彰2001年度招商引资先进单位的通报X政 2002 18号各县 区人民政府 各直属单位 2001年 全市上下认真贯彻市委 市政府 以招商引资为抓手 大力发展开放型经济 的重要决策 进一步解放思想 强化措施 狠抓xxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx市人命政府2002年3月4日 通报的制发要求 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 通报的制发要求制发通报 必须注意以下三点要求 第一 要注意选材的典型性 通报所关设的事项 必须是典型的事件 典型的人物和具有倾向性的重要情况 元福集团文职秘书培训课 第二 通报的材料必须真实可靠 制发通报的目的 不仅仅是让人们知晓内容 更重要的是让人们在知晓内容后 从中吸取错误的教训 引以为戒 接受先进思想教育 提高觉悟 而要达到这一目的 其材料必须真实可靠 因为只有真实可靠的材料才能真正的说服人 教育人 警示人 元福集团文职秘书培训课 第三 对于通报事项的评价必须恰如其分 是非界限清楚 不夸大不缩小 元福集团文职秘书培训课 第七种 议案 议案 指要求列入大会议程的议事原案 见例案 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 议案的类别议案根据内容 可将议案分为以下三类 元福集团文职秘书培训课 一 条约议案条约议案是国务院向全国人民代表大会常务委员会提出的请予批准已签定的国际条约而用的议案 元福集团文职秘书培训课 二 立法议案立法议案是国务院向全国人民代表大会 全国人大常务委员会 地方各级人民代表及其常委会提出的请求立法的议案 元福集团文职秘书培训课 三 事项议案事项议案是国务院向全国人民代表大会 全国人大常委会 地方各级人民政府向地方各级人代会及其常委会提出的请求审议其职权范围内事项的议案 元福集团文职秘书培训课 议案的结构格式议案一搬由标题 文号 主送机关 正文 签署 日期和附件等部分组成 见例案 元福集团文职秘书培训课 关于提请免去xxx等同志职务的议案X政 2002 3号市人民代表大会常务委员会 经研究 提请免去 xxx同志市农村经济委员会主任职务 xxx同志市人事局局长职务请审议决定 代市长 xx2002年1月10日 议案的制发要求 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 议案的制发要求议案是一种涉及重大问题并且具有一定呈文程序的公文 因此 制发议案一定要注意以下三点要求 以确保议案的郑重性 严肃性 元福集团文职秘书培训课 第一 议案的提出必须严格履行法定程序 发文机关必须具有议案提案权 主送机关必须具有议案审议权 提案审议的事项必须于主送机关职权范围内的事情 元福集团文职秘书培训课 第二 议案的主题必须集中 内容必须单一 主题集中 内容单一 便于主送机关审议和处理 元福集团文职秘书培训课 第三 议案的用语必须准确 质朴 严密 语言准确 质朴 严密 才能体现出议案的庄重 严肃 元福集团文职秘书培训课 第八种 报告 报告是向上一级机关汇报工作 反应情况 提出建议 答复上级机关询问的一种公文文种 属上行文 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 报告的类别根据内容和功用 可将报告分为工作报告 建议报告 答复报告和批复报告等四类 元福集团文职秘书培训课 一 工作报告工作报告是上级机关汇报工作情况是使用时的报告 它又可分为例行工作汇报和专题工作报告 元福集团文职秘书培训课 二 建议报告建议报告就是开展 改进 推动某项工作而向上上级机关提出建议 意见是使用的报告 它的制发机关大多是业务部门 三 答复报告答复报告 是根据上级机关或领导人的查询 提问写出的报告 元福集团文职秘书培训课 四 报送报告报送报告 是上级机关报送文件 物品 资料是使用的报告 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 报告的结构格式报告一般由标题 主送机关 正文机关和日期等部分组成 见例案 元福集团文职秘书培训课 关于报送2002年工作计划的报告工业局 现将我厂 2002年工作计划 报上 请审阅 附件 xx化工厂2002年工作计划 xx化工厂2001年12月5日 报告的制发要求 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 报告的制发要求制发报告 要注意以下三点要求 第一 要遵循实事求是的原则 报告高中所涉及的事实情况 工作成绩 存在的问题等 都要真实可靠 一就是一 二就是二 不夸大 不缩小 不虚构 不隐瞒 元福集团文职秘书培训课 第二 要注意突出中心 抓住重点 撰写报告时 一定要紧紧围绕着报告的主旨来组织材料 做到详略得当 使中心明确 重点突出 元福集团文职秘书培训课 第三 要注意实效 讲究及时性 向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议必须及时 注意时效 这有益于上级领导机关及时准确地掌握各项工作的运动情况 从而使决策更科学 元福集团文职秘书培训课 第九种 请示 请示是一种用于请求上一级机关对某工作给予指示或批准的文种 是机关单位经常使用的一种陈情性上行文 应用范围也比较广泛 见例案 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 请示的类别根据请示行文的目的 可将请示分为请求请示 请求批准和请求批转三类 元福集团文职秘书培训课 一 请求指示下级机关在执行政策是遇到困难或出现新的情况 需要变通 或执行政策时尚有不太清楚明了的地方 或对上级机关某个决定有看法 可以向上级机关请求请示 元福集团文职秘书培训课 二 请求批准下级机关就某项工作 某个问题请求上级机关给予审定 核准 认可 或在人 财 物方面有困难 需要上级给予帮助解决的 都必须请示 比如 机构设置 人事变动 项目安排 经费增拨和设施改善等 都属请求批准的请示 元福集团文职秘书培训课 三 请求批转政府的职能部门对自己分管业务范围所出现的新情况 新问题 提出了处理意见和解决措施 但却因 条块 限制 无权要求同级职能部门或不相隶属机关照办执行 这就需要请求上级机关审定批准后转发有关方面执行 元福集团文职秘书培训课 请示的结构请示的结构标题 主送机关 正文 落款和日期五部分 见例案 元福集团文职秘书培训课 关于召开区政协九届五次会议的请示区委 根据 政协章程 关于召开政协全体委员的有关规定 经政协党组研究 区政协九届五次全体委员会议拟于二00二年一月底召开 现将会议召开的具体方案呈上 请批复 附 关于召开区政协九届五次会议方案 中共xxx区政协党组2001年12月8日 元福集团文职秘书培训课 请示的制发要求撰写请示 应该注意以下四点要求 元福集团文职秘书培训课 第一 撰写请示 其内容要符合文体要求 这就是说 必须是在所有的呈请 并需要上级给予一定答复的情况下 才可以使用该文种 元福集团文职秘书培训课 第二 请示必须是一文一事 一事一请 不涉及其他内容 元福集团文职秘书培训课 第四 要注意 请示 与 报告 的区别 请示与报告的主要区别是 行文目的不同 报告 是汇报工作 反映情况 提出建议 答复询问时使用的 其行文的目的是让上级机关了解情况 掌握动态 为部署决策提供依据 报告并不要求上级机关批复 请示是请求上级机关指示 批准时使用的 其行文目的是要求审核 批准事项 解决困难 答复问题 请求上级机关批复 元福集团文职秘书培训课 行文时间有别 报告 的行文时间太多在是事后 也有在事前或在进行中报告的 所报告内容是已出现的情况 已完成了的某一阶段或某项工作 请示要求事前行文 请示的是尚未进行和尚待指示的工作 元福集团文职秘书培训课 格式写法各异 报告的标题文种明确为 报告 正文部分汇报工作 反映情况 提出建议 答复询问 不得夹带请示事项 结尾部分 以上报告 请审阅 特此报告 专此报告 等结束全文 请示标题文种明确为 请示 不能写成 报告 或 请示报告 正文部分别提出请示事项 要求上级机关给予指示 批准 结尾部分用 当否 请指示 以上指示 请批复 等来结束全文 元福集团文职秘书培训课 第十种 批复 批复是一种答复下级机关请示事项的公文文种 任何上级机关在答复下级机关的请示时 都可以使用 属于指挥性或指导性的下行文 也可以说 批复和请示是相对应 配合使用的一种公文 见案例 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 批复的类别根据内容和功用 可将批复分为决定性批复 指示性批复和解答性批复三大类 元福集团文职秘书培训课 一 决定性批复这是对下级机关的请示事项予以批准 并作出行政决定的批复 元福集团文职秘书培训课 二 指示性批复这种批复不仅对下级机关的请示予以同意 还就请示事项的落实 执行以及该事项的重要性 意义提出具体的指示性意见 元福集团文职秘书培训课 三 解答性批复解答性批复就是解释回答下级机关关于法律 法规 方针 政策等事项的询问请示是所用的批复 元福集团文职秘书培训课 批复的结构格式批复的结构通常包括标题 文号 主送机关 正文 落款和时间等六个部分 见案例 元福集团文职秘书培训课 关于江苏省撤销南通县设立通州市的批复民政批 1993 4号江苏省人民政府 你省一九九二年十月八日 关于撤销南通县设立通州市的请示 和一九九二年十一月十二日的补充请示收悉 经国务院批准 同意撤销南通县 设立通州市 县级 由省直辖 以原南通县的行政区域为通州市的行政区域 不增加机构和人员编制 民政部1993年1月8日 元福集团文职秘书培训课 批复的制发要求制发批复 应该注意一下三点要求 元福集团文职秘书培训课 第一 内容要有针对性 批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度 批复事项必须针对请示内容来答复 而不能另找与请示内容不相关的话题 元福集团文职秘书培训课 第二 撰写批复要慎重 批复表示的是上级机关或业务主管部门的结论性意见 下级机关或所属部门必须认真贯彻执行 因此 发文机关在撰写批复时 必须要慎重 在撰写之前 发文机关要认真了解请示事项的前因 背景 研究与之有关的政策 法规等 以便确保批复的权威性 元福集团文职秘书培训课 第三 态度要明确 语气要肯定 批复具有指挥 判断的效能 因此 在撰写批复时 态度要明确 不能模棱两可 语气要肯定 不能含含糊糊 以便于下级机关遵照执行 元福集团文职秘书培训课 第十一种 函 函 是公函的简称 为公务信件 它主要具有以下作用 一 下级机关向上级机关询问一般事宜 二 上级机关向下级机关催办有关事宜 三 平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜 四 上级机关答复下级机关有关事宜 五 通知一般事项 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 函的类别根据内容和作用 可将函分为商洽函 知照函 答复函和请批函等四类 元福集团文职秘书培训课 一 商洽函平行机关或不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题时使用的公务信件 如联系参观 学习 商洽干部调动 请求帮助支持等 元福集团文职秘书培训课 二 知照函知照函 是平行机关或不相隶属机关之间相互知照 告知事项时使用的公务信件 元福集团文职秘书培训课 三 答复函答复函 又称 复函 是答复对方询问事项时使用的公务信件 元福集团文职秘书培训课 四 请批函请批函 是向平行或不相隶属的政府主管部门请求批准某一事项使用的公务信件 元福集团文职秘书培训课 函的结构格式函一般由标题 文号主送机关 正文 落款和日期等六部分构成 见案例 元福集团文职秘书培训课 关于举办计算机操作基本知识培训的函市局单位 根据今年我局工作安排 我们拟办一期计算机操作人员基本操作技能培训班 以提高我局计算机操作人员的计算机操作技能 现将有关事项函告如下 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx市国税局人事教育科2001年8月10日 元福集团文职秘书培训课 函的制发要求制发函 一定要注意以下五点要求 元福集团文职秘书培训课 第一 用语要得体 讲究分寸 函是平行文 这种特点决定了制发函时 用语必须讲究礼貌 以示对对方的尊重 元福集团文职秘书培训课 第二 制发复函时 必须具有针对性 要针对来函所提问题作答 而且态度要明确 元福集团文职秘书培训课 第三 要注意公函与私函的区别 函作为一种公文 与私人信件有所不同 公函 谈的是公务 主要内容常用标题揭示 而一般私函 谈的是个人私事 无标题 这是公函与一般私函的本质区别 元福集团文职秘书培训课 第四 要注意批复与复函的区别 批复与复函虽然都是回复来文的公文 但两者有区别 行文关系不同 批复是上级机关向下级机关答复用文 属下行文 复函一般是向不相隶属机关答复用文 属平行文 行文内容有差异 批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定 批答 复函多用于一般事项的回复 元福集团文职秘书培训课 第五 要注意请批函与请示的区别 请批函与请示都有 请求批准 的意愿 但二者适用对象不同 请示的对象是有隶属关系的直接上级 属上行文 请批函的对象是无隶属关系的主管部门 属平行文 所谓有关主管部门 指对请批的事项有决定和批准权的部门 主管部门多是职能部门 元福集团文职秘书培训课 第十二种 意见 意见是指单位或个人对某项重要问题或研究 思考之后 向有关领导或部门 政府 企事业单位 专业团队所形成的一种书面材料 现已作为一种公文文种 适用于对重要问题提出见解或处理办法 意见的用运范围很广 而且灵活自由 它的优势在与现实性强 对工作的问题能及时发现 有利于迅速改正 见案例 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 根据意见的内容和功用 可将意见分为规划性意见 实施性意见和具体工作意见三类 元福集团文职秘书培训课 一 规划性意见规划性意见 就是某一时期或某一方面工作提出大体构想的意见 类似于 计划 中的规划 纲要等 不同之处在于 计划有较强的约束力 一经会议通过或由上级批准 在其所涉及的范围内是开展工作和进行监督 检查的依据 而意见只是参考性的 元福集团文职秘书培训课 二 实施性意见实施性意见 是指在实施政策 法规性文件 就如何贯彻会议或上级文件精神提出的原则性要求 元福集团文职秘书培训课 三 具体工作意见具体工作意见 是对某项具体工作提出的具体处理办法 元福集团文职秘书培训课 意见的结构格式意见一般由标题 主送机关 正文 发文机关 成文时间等构成 见案例 元福集团文职秘书培训课 关于加快中小学危房改造工作的意见X政办 2002 13号各县 区人民政府个部门 近年来 我市中小学校舍建设和危房改造xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx市人民政府2002年3月28日 元福集团文职秘书培训课 意见的制发要求制发意见应该注意以下两点要求 元福集团文职秘书培训课 第一 与其他公文相比 意见的约束力不强 更没有强制性 相反 在具体执行时有较大的灵活性 因此 撰写意见时 不要用命令 强制的语气 元福集团文职秘书培训课 第二 意见虽然是为开展工作和进行监督 检查所提供的参考性意见 但对工作任然具有很大的指导性 因此 撰写意见时 应该注意可行性 不要说空话 元福集团文职秘书培训课 第十三种 会议纪要 元福集团文职秘书培训课 会议纪要是用于记载 传达会议情况和议定事项的一种行政公文 具有情况通报 执行依据等作用 见案例 元福集团文职秘书培训课 元福集团文职秘书培训课 会议纪要的类别根据性质与内容 可将会议纪要分为办公会议纪要 工作会议纪要和学术性会议纪要三种类型 元福集团文职秘书培训课 一 办公会议纪要所谓办公会议 就是机关研究日常工作 日常事务的会议 这种会议有固定的开会时间 每周一次 或每月一次 记载这种会议的讨论情况和议事项的会议纪要 就是办公会议纪要 元福集团文职秘书培训课 二 工作会议纪要所谓工作会议纪要 就是为解决或协调工作中某些实际问题而召开的会议 记载这种会议讨论 议定事项的文字材料 就是工作会议纪要 这种会议纪要的行政约束力很强 具有明确的指示性 元福集团文职秘书培训课 三 学术性会议纪要这类纪要属讨论型的会议纪要 它不具有法定的行政权威和约束力 只有交流情况 报道消息和参考的作用 元福集团文职秘书培训课 会议纪要的结构格式会议纪要通常由标题 正文 署名 日期 文尾等五部分构成 见案例 元福集团文职秘书培训课 Xx省对外经济贸易委员会会议纪要 1999 1号1月14日 xxx副主任主持召开xx青洽会第一次筹备会议 传达了省政府xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx一 xxxxxxxxxx二 xxxxxxxxxx1999年1月14日 元福集团文职秘书培训课 会议纪要的制发要求制发会议纪要应该注意以下几点要求 元福集团文职秘书培训课 第一 要详尽地占有材料 材料是撰写会议纪要的基础 要写好会议纪要 撰写者应该自始至终参加会议或列席会议 以便掌握会议的全部情况 撰写者应该认真做好记录 以使会议纪要能忠实地反映发言者的意愿 撰写者应该全面收集会议的各种文件材料 以使会议纪要的内容完整 准确 元福集团文职秘书培训课 第二 要突出中心 把握重点 会议纪要不是对会议所有情况的反映有闻必录 而是就会议中的重要情况和研究解决的重大问题 决策意见 摘其要点进行使中心突出 重点明确 以免写成流水账 元福集团文职秘书培训课 第三 要忠实地反映会议的实际内容 会议纪要是会议内容的忠实体现 是会议情况 会议精神 会议所定事项的真实反映 事宜增减和更改内容而成的关于会议的文字材料不是真正的会议纪要 元福集团文职秘书培训课 互动提问环节 1 公文按行文方向分为几类 分别是什么 2 公文按内容又分为几类 分别是什么 3 现在以元福集团名义发一份关于国庆放假的通知 元福集团文职秘书培训课 第三讲小结 元福集团文职秘书培训课 本节我们主要从公文用纸规格和公文种类及其行文方式 制发要求对以上13种公文进行了讲解 目前针对我公司工作的需求 会议纪要 决定 通知是最常用到的公文 元福集团文职秘书培训课 希望通过本次的讲解 相关秘书的岗位的工作人员要按照以上正规的制文要求来写作公文 元福集团文职秘书培训课 第四讲 如何对公文进行管理第一节 公文规范性管理的重要性 文件程序化管理针对于企业 无论是对目前 还是企业的将来 都占居了一个极其重要的地位 从企业创建 成立到不断壮大发展 都是要经过不同环节的共同努力 如 部门与部门工作之间的沟通 协调 这就要做到企业每一个人都有一个正确的工作方法与工作态度 元福集团文职秘书培训课 每一个部门都要根据各自部门的特点 进行文件程序统计管理 做到文件 程序井井有条 这样才可以顺承公司的发展 进而