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第十章信息系统的管理 第一节信息系统开发的项目管理第二节系统的运行管理第三节信息系统的评价第四节信息管理部门 第一节信息系统开发的项目管理 对企业来说 管理信息系统开发与利用的实质是一种变革的努力 它对企业的组织结构 管理方式等都会产生巨大的推动作用 也正因为MIS的开发是一种变革 它会受到企业内传统观念与传统习惯的阻碍 这种阻力主要来自企业各个层次的管理人员 基层的阻力来自担心自己的工作被计算机替代或由于难以改变自己的工作方式而采取不合作的态度 中层的阻力来自担心新的信息系统会使权力结构与管理方式发生变化 从而影响自己原有的地位 高层的阻力则是由于不真正了解信息系统及其作用 不重视 不亲自参与而造成的 由此可见 信息系统的开发必须对有关的人员 包括企业内各层次的管理人员作好引导宣传及有关知识的培训 一 人员的培训1 培训的内容 2 培训资源的获得 3 培训的成功要素 1 培训的内容 信息系统的知识是非常广泛的 企业管理人员与企业信息系统专业人员的培训内容应各有侧重 管理人员的培训重点应该是基本概念与一些结合具体项目的必须知识 一般建议的培训内容如下 信息系统的基本概念 信息的概念 性质与作用 系统的概念与特点 信息系统的概念 意义 开发方法与开发过程概要等 计算机的基本知识 计算机硬件与软件的基本概念 常用管理软件的功能与人机界面的格式 网络与通信的基本概念等 管理方法 现代管理方法的基本思想 数据分析与管理决策的基本概念与常用方法 本企业信息系统介绍 信息系统的目标 功能及总体描述 开发计划 主要事项与配合要求等 本企业的信息系统的操作方法 各相关职能部门的具体业务的操作方法 相关外设的操作方法 对于企业的信息系统专业人员 一般建议的培训内容如下 信息系统整体结构和系统概貌 系统分析设计思想和每一步的考虑 IS人员参与系统的分析与设计 计算机系统的操作与使用 系统所用主要软件工具的使用 包括编程语言 软件开发工具 数据库 系统可能出现的故障以及故障的排除 文档资料的分类以及检索方式 运行操作注意事项 2 培训资源的获得 供应商提供的培训 许多硬件和软件供应商会为他们所出售的设备或系统提供免费或只收取很少费用的培训课程 外部培训资源 供应商培训通常集中对供应商产品的培训 所以供应商培训的范围通常限于其软硬件的标准版本 因此可能需要在企业内部进行补充培训 这时可由独立的培训公司来提供内部软硬件培训 3 培训的成功要素 将人员分组培训 不同的组使用不同的培训计划 分组培训可以使时间和培训设备得到最有效的利用 另外 如果分组较小 受训人员可以从其他人的问题中得到学习 如果分组过大 某个成员出现的问题对于其他成员来说却不是问题 所以 单一的培训计划不可能满足所有人的需要 应该针对不同的受训对象 制定不同的培训计划 如 P209 表10 1 地点的选择对培训的效果也具有很重要的影响 由于各种条件的限制 一般培训的地点都位于自己的公司 在自己公司培训职工有几点好处 职员可以立即响应突发事件 培训可以在系统运行的真实环境中进行 不利之处 职员会受到电话或其他事情的影响 无法取得培训的最佳效果 使用组织中的计算机设备进行培训会打断正常的业务运转以及限制实际的培训量 选择最有效的地点进行培训 准备培训手册 培训手册包含的内容 引言 主要介绍谁必须阅读此培训手册和信息系统功能简介 信息系统 主要介绍如何启动系统 以及使用信息系统所有功能的步骤 参考手册 总结了系统中全部的选项和命令的说明 用户可以通过使用参考手册找到问题的答案 附录 包含两部分内容 系统发生错误时的情况以及用户应该采取什么样的措施 列出系统使用的所有代码及其说明 索引 依靠以前的受训人员 在一组用户接受了培训后 他们就能帮助其他人 由于有共同的兴趣 用户往往从同伴那里学得更快 因此可以挑选知识丰富的用户来推广培训 二 信息系统开发的方式 常用的信息系统开发方式主要有全部专门开发 全面购置商品软件及二者的集成三类 商品软件的购置与实施过程 商品的购置首先由企业提出需求 在此之前企业应该先进行系统分析 并得出系统分析报告 新系统逻辑方案报告 根据该报告来提出需求 接着 选择软件公司 与其洽谈 洽谈的主要目的是让软件公司了解企业的需求 而企业也可以通过洽谈了解软件公司的实力 通过洽谈双方确定具体的需要购置的模块 确定模块后 软件公司对与模块有关的管理过程作调查分析 组织结构调查 业务流程调查 管理功能调查 与运行方案设计 业务流程重组 组织结构再造 管理功能重新划分等等 方案提出后 双方对其进行讨论 如有需要可作适当的修改 直到双方找到契合点 并确定最终方案 随后 企业与软件公司正式开展实施工作 软件公司这一方的主要工作包括 1 为企业有关人员作培训 2 对模块作功能调整及参数设置 企业这一方的主要工作则包括 1 根据方案要求对原有管理过程作必要的调整 2 搭建硬件平台 网络系统 系统操作平台 输出设备 数据库系统 3 数据准备 待系统建成后录入基本数据 完成以上工作后 就可以对系统进行试运行 在试运行阶段的主要工作就是进行各种测试 找出系统的缺陷 并改正 在确定系统无误后 即可进行系统切换 正式运行系统 并开展系统维护工作 购置与专门开发并举集成策略的开发过程 购置与专门开发并举的集成方式也是需要在已经进行系统分析的前提下进行 企业可根据系统逻辑方案 来确定购置与专门开发模块的划分 以下情况企业可选择购置现成的商品软件模块 经过分析 确定现成模块可完全满足企业的功能需求或经小部分修改即可满足企业需求 现成模块的兼容性好 与其他专门开发模块集成的工作量小 开发周期较长的模块 三 项目工作计划 MIS的开发与实施涉及面广 是技术系统 也是社会系统 时间长 少则1年 多则3 5年 过程复杂 经历系统规划 分析 设计 实施四个阶段 是一个需要很好地统筹和协调的系统工程 要运用系统工程的方法制定好开发工作计划 并对计划的落实进行组织 监督与控制 1 信息系统开发项目工作计划的编制 编制项目工作计划首先要确定 确定开发阶段 子项目与工作步骤的划分 开发阶段的划分与采用的开发策略 开发方法有关 例如结构化方法的开发阶段有系统分析 设计及实施三个阶段 原型法有初步分析 原型设计制作 原型评价与改进 系统成型四个阶段 购置商品软件与专门开发并举策略则除了上述阶段外 还有购前工作与购后工作等阶段 确定子项目之间的依赖关系与系统的开发顺序 开发阶段 子项目确定后 还要分析它们之间的相互以来关系 以便能在时间上安排先后开发顺序 对于一些基础的 前端的子项目 例如销售子系统 工程数据管理子系统等 应先安排 而对于一些依赖性的 建立在其他子项目之上的子项目 例如生产管理子系统 财务管理子系统等 应后安排 一些难度低 见效快的子项目也应予以优先安排 例如库存管理子系统等 这样做可以激发企业管理人员及开发人员的信心 确定各开发阶段 子项目与工作步骤的工作量 信息系统各开发阶段 子项目及工作步骤工作量的核定一般只能依据经验统计数据给出估计数 就国外最新的统计数据来看 在信息系统开发过程中 系统规划阶段占整个系统开发工作量的30 系统分析占40 系统设计占20 系统实现占10 在确定了以上三个方面的工作后 就可以运用某种或多种工程项目计划方法制定出具体工作内容与要求 落实到具体人员 限定完成时间的行动方案 项目工作计划 信息系统开发项目的工作计划一般应分为两个层次 第一层次按开发阶段安排 以作总体进度的控制 该层次宜采用甘特图 第二层次按各开发阶段或子项目的工作步骤安排 以便能在细节上安排人力 对项目进度进行控制 这一层次宜采用网络计划方法 由于信息系统开发项目带有不确定性与不稳定性因素 工作计划不宜也不可能制定得过于具体 一般可在计划中预留一定的机动时间 随着计划的进行 情况会逐步明朗 在计划落实过程中不断修订与充实 2 编制项目计划的方法 甘特图 甘特图基本概念甘特图 又称条线图或横道图 主要用于项目计划和项目进度的安排 如图10 3 甘特图是一个二维平面图 横维表示进度或活动时间 纵维表示工作内容 横道线显示了每项工作的开始时间和结束时间 横道线的长度表示了该项工作的持续时间 甘特图的时间维决定着项目计划初略的程度 根据项目计划的需要 可以以小时 天 周 月等作为度量项目进度的时间单位 如果一个项目需要一年以上的时间才能完成 则可选择周甘特图或月甘特图 若一个项目需要一个月左右的时间就能完成 则选择日甘特图更有助于实际的项目管理 甘特图的类型 传统甘特图 带有时差的甘特图在实际的项目中 某些工作的开始和完成时间并不是确定的 往往有一定的机动使用时间 即时差 这种时差在传统的甘特图中并未表达 而在带有时差的甘特图中可以表达出来 如下图 具有逻辑关系的甘特图在绘制甘特图中 有时必须表达出各项工作之间的关系 例如 如果有一项工作不能如期完成 将有哪些工作会受到影响 等等 这一点在传统的甘特图中不能做到 而在具有逻辑关系的甘特图中可以表示出来 练习 根据以下描述画出甘特图 某个项目可划分为4个子任务来完成 分别用A B C D来表示 其中A任务首先启动 计划用3个月来完成 B任务在A任务完成后才能启动 由于人员因素 B任务的完成时间在两个月至三个月之间 C任务的完成时间计划为2个月 开工日期暂定为项目启动后的第5个月或第6个月 D任务必须在B和C任务完成后 才能启动 计划用2个月时间来完成 甘特图的作用 作用一 通过代表工作的条形图在时间坐标轴上的点位和跨度来直观地反映工作各有关的时间参数 如起点 终点 工作时间跨度等 通过条形图的不同图形特征 如实线 虚线 来反映工作的不同状态 如反映时差 计划或实施中的进度等 通过使用箭线来反映工作之间的逻辑关系 作用二 进行进度控制 其原理是将实际进度状况以条形图的形式在同一个项目的进度计划甘特图中表示出来 以此来直观地对比实际进度与计划进度之间的偏差 作为调整进度计划的依据 作用三 用于资源优化 编制资源及费用计划 网络计划法 1 网络图的组成要素网络计划法是用网状图表安排与控制各项活动的方法 一般适用于工作步骤密切相关 错综复杂的工程项目的计划管理 网络计划法由箭线 结点与线路三个基本要素所组成 箭线 代表活动或工作 在一个项目中 任何一个可以定义名称 独立存在 需要一定时间或资源来完成的活动或工作都可在网络图中用一条箭线来表示 在网络图中 箭线所指方向表示工作的前进方向 箭线的尾端表示工作的开始 箭头表示工作的结束 从箭尾到箭头表示一项工作的作业过程 箭线通常可以分为两种 需要消耗时间和资源的工作 在网络图中用实箭线表示 不消耗时间 也不消耗资源的工作 只表示相邻工作之间的逻辑关系 在网络图中用虚箭线表示 节点 代表事件 每一项工作都存在一个开始时刻和结束时刻 一件工作若只有一件先行工作 那么这件先行工作的结束时刻 也就是该工作的可能开始时刻 一件工作若有数件先行工作 则要待所有先行工作结束后 才能开始做这件工作 这种先行工作和后继工作的结束和开始标志 称为节点或事件 起始节点标志着整个网络计划和相关工作开始的时刻 终止节点标志着整个网络计划和相关工作完成的时刻 线路 从起始节点开始 沿着箭线的方向连续通过一系列箭线与节点 最后到达终止节点的通路称为线路 每一条线路都有自己确定的完成时间 它等于该线路上各项工作持续时间的总和 也是完成这条线路上所有工作的计划工期 该工期也可称为路长 根据路长的大小 线路可分为关键线路 次关键线路和非关键线路 路长最长的线路称为关键线路 位于关键线路上的所有工作称为关键工作 关键工作完成的快慢直接影响整个项目工期的实现 路长仅次于关键线路路长的线路 称为次关键线路 除了关键线路 次关键线路之外的其他所有线路均称为非关键线路 2 网络图中工作关系的表达 A B C三项工作同时进行 A完成后 D才能开始 A B均完成后 E才能开始 A B C均完成后 F才能开始 A结束后 B C D才能开始 B C D完成后 E才能开始 3 网络图绘制的基本规则 不允许出现循环回路 在节点之间严禁出现带双向箭头或无箭头的连线 严禁出现无箭头节点或无箭尾节点的箭线 网络图中只能有一个起始节点 在不考虑分期完成任务的网络图中 终止节点只能有一个 所有节点都必须编号且不能出现重复编号 箭尾节点的编号应小于箭头节点的编号 4 关键路线的确定关键路线的定义 由关键工作所组成的线路就是关键线路 关键工作的定义 如果两个事件的最早时间与最迟时间相等 则称其为关键时间 事件的最早时间 事件的最早时间由起始点开始顺向计算 其中 起始事件如未规定最早时间 则其值应等于0 其他事件的最早时间等于前一事件的最早时间加上先行活动的时间 当事件的先行活动有两个以上时 事件的最早时间按其中时间最大的活动计算 例 P206 4 关键路线的确定关键路线的定义 由关键工作所组成的线路就是关键线路 关键工作的定义 如果两个事件的最早时间与最迟时间相等 则称其为关键时间 事件的最早时间 事件的最早时间由起始点开始顺向计算 其中 起始事件如未规定最早时间 则其值应等于0 其他事件的最早时间等于前一事件的最早时间加上先行活动的时间 当事件的先行活动有两个以上时 事件的最早时间按其中时间最大的活动计算 例 P206 事件的最迟时间 事件的最迟时间由终点事件逆向计算 其中 终点事件的最迟时间等于最早时间 其他事件的最迟时间是后续事件的最迟时间减去活动的时间 当事件的后继活动有两个以上时 事件的最迟时间取对应路线中时间的最小值 例 P206 0 0 2 9 4 14 12 17 17 15 12 4 10 3 3 信息系统开发项目进度的控制 影响信息系统开发进度的干扰因素 MIS项目与其他工程项目同样存在的原因 环境变化 资金不到位 人员变动 特殊原因 各项开发活动的工作量是凭经验估计 实际工作量与预期数发生较大的差别 开发过程中产生不少事先未估计到的活动 使工作量增加 由于需求或其他情况发生变化 使已完成的成果要作局部修改 造成返工 针对以上问题 可以采取的对策 对于开发中的不确定性问题 可事先在工作计划中留有一定的宽裕度 例如设定机动时间 开发过程中经常性地与用户交换意见 随时掌握企业的发展动向 及时地明确遗留的不确定问题 以减少返工现象 当关键路线上的活动延误时 要调配现有开发人员 集中人力予以解决 增加开发人员 充实薄弱环节 在上述措施难以有效解决延误问题时 对原定计划作调整 进度调整 作为一个MIS的项目经理 必须了解一个项目的关键路径和富余时间 因为这些项目因素影响着项目经理做出的人员管理决策 在做进度调整的时候 应该把重点放在关键路线的活动上 在需要的时候 资源可以临时从具有富余时间的活动中转移出来 以帮助关键路线赶上进度 进度调整要注意关键路线的转变 尽量从非关键路线上调整资源到关键路线 而不是次关键路线上调整资源到关键路线 找出下图的关键路径 工作F的时间缩短为2后 该项目的关键路线路长为多少 进度控制报告 1 封面A 项目名称B 项目经理C 汇报日期2 进度总结A 进度分析 计划与结果的对比 B 预算分析C 项目进展的甘特图D 范围分析 描述任何可能对项目进度有影响的环境变化 例如开发人员的调动 技术瓶颈 资金预算的变化 3 活动分析A 从上次汇报以来完成的任务B 当前任务和交付成果C 短期内的任务和交付成果4 以前的问题和结果A 采取的行动和问题现状B 新的或改进的行动 建议 新的行动方案 责任分配 最后期限 解决问题的最后期限 5 新的问题和结果A 问题 当前进度中的存在的问题 B 结果 对存在的问题不加控制可能导致的结果 C 可能的解决办法 建议 责任分配 最后期限6 附件包括分析报告中使用到的数据的来源情况 四 开发人员的组织 项目人力资源管理与组织人力资源管理的差异性 在人力资源规划方面 组织人力资源规划过程中 不但要考虑组织近期的需求 而且要考虑组织长远发展对人力资源的需求 因此要有不同层次的规划 对人力资源需求的预测有比较高的要求 而项目人力资源规划面临的是满足人力资源的近期需求问题 需求的预测相对要简单得多 在人才的获取方面 组织人力资源管理一般按照规范的程序来进行招聘 考试和录用 而项目人力资源管理经常会采用非常规的程序去找到合适的人选 在项目结束时也会同样采取非常规的方法直接解聘 在人员的工作安排上 组织人力资源管理以平均工作强度为原则 而项目人力资源管理则有可能分配给员工高强度的工作 在培训方面 组织人力资源管理要同时考虑到员工 工作和组织三方面的需求 培训内容既有基础教育也有专业技能 培训目标既可能是强调岗位职责 也可能是加强企业文化 而项目人力资源培训主要是针对项目任务需求进行特定的技术技能培训 在绩效考核方面 组织人力资源管理一般是中 长 短期分阶段考核 考核指标较复杂 内容多 而项目人力资源管理通常只进行短期考核 考核指标以业绩为主 在激励方面 组织人力资源管理可采用多种激励手段 如加薪 提升 好的工作机会 福利保险制度等 而项目人力资源管理 尤其是特殊急需临时招聘来的人员 只能以物质激励为主 第二节信息系统的运行管理 信息系统的运行管理 也就是信息系统在运行阶段的管理 它与信息系统在开发阶段的管理 项目管理 有根本的区别 开发阶段的管理要求经济地 按质按时开发好系统 而运行管理的目的是使信息系统在一个预期的时间内能正常地发挥其应有的作用 产生其应有的效益 围绕这一目的 信息系统运行管理的任务一般包括三个方面的工作 1 日常运行的管理 2 系统文档规范管理 3 系统的安全与保密 一 信息系统的日常运行管理 信息系统的日常运行管理是为了保证系统能长期有效地正常运转而进行的活动 具体包括系统运行情况的记录 系统运行的日常维护及系统的适应性维护 1 系统运行情况的记录这方面的工作比较繁琐 因此 目前的管理信息系统一般会提供系统自动记录的功能 按日产生系统工作日志 有了系统工作日志 并不意味着维护人员可以不执行相关的工作 在系统出现异常或突发事件的情况下 还是要求通过人工记录的方式 记录下异常发生的时间 类型等信息 以免日后查阅大量的系统工作日志 增加工作量 2 系统运行的日常维护日常维护是定时定内容地重复进行的有关数据与硬件的维护 以及突发事件的处理 在数据维护方面 主要的工作就是做好数据的备份 数据备份的方式 完全备份 备份系统中所有的数据 差分备份 只备份上次完全备份以后有变化的数据 增量备份 只备份上次备份以后有变化的数据 上次完全备份数据为12 本周需要备份的数据完全备份差分备份增量备份星期一 123星期二 1234星期三 12345星期四 123456星期五 1234567 123 3 3 1234 34 4 12345 345 5 123456 3456 6 1234567 34567 7 数据备份的类型 冷备份 简单地说 就是在数据库正常关掉后 对它的所有文件進行备份 冷备份的优点 可以避免数据不一致的现象 冷备份的缺点 用户在做冷备份时 需要等待很长的时间 热备份 指在联机状态下 进行文件的备份 热备份的优点 恢复时间非常短 热备份的缺点 投资大 可能产生数据不一致的现象 数据备份的方法有如下几种 备份到软盘 通过网络备份到其他计算机 通过磁带机备份 3 系统的适应性维护 系统的适应性维护是指为了适应外界环境的变化而增加或修改系统部分功能的维护工作 系统的适应性维护的主要内容有 系统发展规划的研究 制定与调整 MIS进入正式运行阶段后就应该开展 是以后进行系统适应性维护工作的纲领 系统缺陷的记录 分析与解决方案的设计 根据系统工作日志及日常维护工作报告来进行分析 系统结构的调整 更新与扩充 系统功能的增设 修改 例如 增加一个电子商务系统 系统数据结构的调整与扩充 例如 增加一个个人数据项 或增加一个统计数据项等等 各工作站点应用系统的功能重组 例如 MIS运行一段时间后 企业实施BPR 从而需要对系统的功能实施重组 系统硬件的维修 更新与添置 例如 企业需要更换新的硬件系统或操作系统 系统维护的记录及维护手册的修订 二 系统文档的管理 信息系统的文档是信息系统的生命线 对于一个企业而言 如何使得MIS的开发和维护工作具有连续性和一贯性 关键在于是否在开发和维护阶段执行严格的文档管理工作 文档的管理工作主要有 文档标准与规范的制定 文档的标准与规范要按国家规定并结合具体系统的特点在系统开发前或至少在文档产生的阶段前制定 各文档的产生阶段见P212 表10 2 文档编写的指导与督促 要组织负责文档编写的人员进行相关的培训 使得文档编写人员能按照统一的标准与规范来编制文档 文档的收存 保管与借用手续的办理 为保持文档的一致性与可追踪性 所有文档都要收全 并集中统一保管 这就要求要在企业里形成一套文档的收存 保管与借用手续 并严格执行该手续 三 系统的安全保密 信息系统的安全性问题主要由以下几方面原因造成 自然现象或电源不正常引起的软硬件损坏与数据破坏 操作失误导致的数据破坏 病毒侵扰导致的软件与数据的破坏 人为故意的对系统软硬件及数据所做的破坏 管理制度缺陷导致的安全性问题 防范措施 配备齐全的安全设备 如稳压电源 电源保护装置等 制定信息系统损害恢复规程 明确在信息系统遇到自然的或人为的破坏而遭受损害时应采取的各种恢复方案与具体步骤 敏感数据尽可能以隔离方式存放 并由专人保管 设置切实可靠的系统访问控制机制 包括系统功能的选用与数据读写的权限 用户身份的确认 制作系统软件和应用软件的备份 并结合系统的日常运行管理与系统维护 做好数据的备份及备份的保管工作 依照相关法规 制定严密的信息系统安全与保密制度 并作深入的宣传与教育 从而提高每一位涉及信息系统的人员的安全与保密意识 第三节信息系统的评价 一 什么是系统评价所谓系统评价是对一个信息系统的性能进行估计 检查 测试 分析和评审 包括用实际指标与计划指标进行比较 以及评价系统目标实现的程度 一般认为 评价是在信息系统建成并运行一段时间后进行 但严格地讲 在信息系统开发的过程中 每当完成了一个工作阶段或步骤 都应该进行评价 二 系统评价的目的 检查信息系统的目标 功能及各项指标是否达到设计要求 满足用户要求的程度如何 检查信息系统中各种资源的利用程度 包括人 财 物 以及软 硬件资源的使用情况 根据审查和分析的结果 找出系统的薄弱环节并提出改进的意见 三 信息系统的评价指标 对一个信息系统来说 评价的指标可以分为三个方面 系统的性能指标 与直接经济效益有关的指标 与间接经济效益有关的指标 系统的性能指标 操作的灵活性与方便性 主要体现在人机交互方面以及系统的智能提示方面 响应时间 吞吐量及处理速度 主要考察上述三项指标能否满足管理业务的需求 输出信息的正确性与精确度 如系统的预测功能是否能准确工作 信息查询能否得到有效回应 统计数据是否准确等等 系统的健壮性 单位时间内的故障次数 故障时间在工作时间中的比例 系统的可扩充性 系统结构与功能的调整 改进及扩展 与其他系统交互或集成的难易程度 系统故障诊断 排除 恢复的难易程度 安