第七章秘书特别授权工作PPT课件.ppt

第七章秘书特别授权工作 热爱秘书工作服务现代组织 1 热爱秘书工作服务现代组织 秘书特别授权工作 指的是须经领导授意授权 并在授意前提下和授权范围内才能开展的秘书工作 1 现场管理2 沟通 协调工作3 谈判工作 CompanyLogo 2 第一节现场管理 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 3 工厂 热爱秘书工作服务现代组织 现场管理关系到管理活动的有效性和高效率 重视现场管理 就会为组织创造最佳的管理效益 有时甚至在危急关头创造奇迹 CompanyLogo 4 现场 对于管理来说 现场是一个被管理要素人 事 物集中汇聚的场所 从事某种活动的地点 包括人 事 物等要素 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 5 工厂 2020 2 28 可编辑 热爱秘书工作服务现代组织 6 铁路分公司 2020 2 28 可编辑 热爱秘书工作服务现代组织 7 现场 现场中被管理要素 人 事 物 越多 越复杂 越具有能量 也就越是我们现场管理的重点 2020 2 28 可编辑 热爱秘书工作服务现代组织 8 一 现场管理的含义 现场管理是指管理者直接面对工作现场进行管理的过程 包括领导现场办公 办公室人员陪同 和办公室人员现场督促办理 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 9 热爱秘书工作服务现代组织 执行 协调 监督 反馈 参谋 一个组织的管理体系示意图 CompanyLogo 10 2020 2 28 可编辑 热爱秘书工作服务现代组织 11 热爱秘书工作服务现代组织 袁隆平农业高科技股份有限公司 技术指导 CompanyLogo 12 袁隆平农业高科技股份有限公司 热爱秘书工作服务现代组织 2014年 两优0293 稻种 在安徽省蚌埠市淮上区 五河县出现大面积减产 甚至绝收 蚌埠政府先后两次组织专家对受灾农田进行鉴定 鉴定结果一致认为 今年七八月份气候不佳 在水稻孕 抽穗期间连续低温阴雨 两优0293 本身为高感稻瘟病品种 加上适期预防措施不到位 是导致稻瘟病暴发 水稻大面积减产的主要原因 农作物种子质量纠纷田间现场鉴定书 CompanyLogo 13 二 现场管理的作用 要维持组织的正常运作 就必须使所有的资源在组织的工作现场处于良好的 平衡的状态 加强现场管理 使组织以有限的资源获得最佳的效益 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 14 二 现场管理的作用 1 现场能提供大量的信息 2 现场是问题萌芽产生的场所 3 现场最能反映出员工的思想动态 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 15 三 现场管理的内容 人员 设备 材料 工作方法 环境 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 16 三 现场管理的内容 热爱秘书工作服务现代组织 1 人员 在现场的所有工作人员 工作状态好 情绪饱满 仪表整洁 CompanyLogo 17 三 现场管理的内容 热爱秘书工作服务现代组织 1 人员 在现场的所有工作人员 工作状态好 情绪饱满 仪表整洁 CompanyLogo 18 三 现场管理的内容 热爱秘书工作服务现代组织 2 工作方法 工作过程中所需遵循的规章制度或操作规程 要科学合理 简捷有效 CompanyLogo 19 2 工作方法 工作过程中所需遵循的规章制度或操作规程 要科学合理 简捷有效 流感就医流程 预检分诊 发热门诊 留观 隔离治疗 CompanyLogo 20 三 现场管理的内容 热爱秘书工作服务现代组织 3 设备 现场所使用的设备 工具等 运转正常 无安全隐患 CompanyLogo 21 三 现场管理的内容 热爱秘书工作服务现代组织 11月24日7点左右 江西省丰城市一电厂在建冷却塔施工平台发生倒塌 截至目前事故死亡人数已至74人 3 设备 现场所使用的设备 工具等 运转正常 无安全隐患 CompanyLogo 22 三 现场管理的内容 热爱秘书工作服务现代组织 4 材料 生产车间 指物料 配件 原料等产品用料 办公室 则指的是办公用品 文件档案等 定量定位 整洁统一 CompanyLogo 23 湖南旺旺食品有限公司生产线 2020 2 28 可编辑 热爱秘书工作服务现代组织 4 材料 生产车间 指物料 配件 原料等产品用料 办公室 则指的是办公用品 文件档案等 定量定位 整洁统一 24 2020 2 28 可编辑 热爱秘书工作服务现代组织 4 材料 生产车间 指物料 配件 原料等产品用料 办公室 则指的是办公用品 文件档案等 定量定位 整洁统一 25 三 现场管理的内容 热爱秘书工作服务现代组织 5 环境 现场状况和条件 舒适整洁 安全方便 CompanyLogo 26 隧道施工现场 干掘式 矽肺病理赔案 浙江高院对泰顺县隧道工程公司等10家责任人承担总金额2 08亿元人民币的人身损害赔偿责任 2020 2 28 可编辑 热爱秘书工作服务现代组织 27 优质的工作环境不仅能规避伤害事故 而且可以全面提高工作效率 提高工作人员对组织的忠诚度 2020 2 28 可编辑 热爱秘书工作服务现代组织 28 现场管理图例 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 29 现场管理图例 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 30 现场管理图例 可编辑 热爱秘书工作服务现代组织 31 现场管理图例 可编辑 热爱秘书工作服务现代组织 32 现场管理图例 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 33 现场管理图例 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 34 现场管理图例 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 35 现场管理图例 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 36 现场管理图例 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 37 现场管理图例 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 38 现场管理图例 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 39 2020 2 28 可编辑 辽宁省铁岭市清河特殊钢有限公司炼钢车间一台60吨钢水包在吊运过程中倾覆 钢水涌向一个工作间 造成正在开班前会的32人死亡 6人重伤 直接经济损失866 2万元 热爱秘书工作服务现代组织 40 辽宁清河特殊钢有限公司钢水包事故示意图 2007年4月18日7时53分 辽宁省铁岭市清河特殊钢有限公司炼钢车间一台60吨钢水包在吊运过程中倾覆 钢水涌向一个工作间 造成正在开班前会的32人死亡 6人重伤 直接经济损失866 2万元 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 41 辽宁清河特殊钢有限公司 一是清河特殊钢有限公司炼钢车间无正规工艺设计 未按要求选用冶金铸造专用起重机 违规在真空炉平台下方修建工具间并用于召开班前会 起重机安全管理混乱 起重机司机无特种作业人员证 车间作业现场混乱 制定的应急预案操作性不强 二是辽宁省开原市起重机器修造厂不具备生产80吨通用桥式起重机的资质 超许可范围制造 三是铁岭市特种设备监督检验所在该事故起重机制造监督检验 安装验收检验工作中未严格按照有关安全技术规范的规定进行检验 四是安全评价单位辽宁省石油化工规划设计院在事故起重机等特种设备技术资料不全 冶炼生产线及辅助设施存在重大安全隐患的情况下 出具了安全现状基本符合国家有关规范 标准和规定要求的结论 五是铁岭市质量技术监督局清河分局在对该公司的现场检查工作中未认真履行特种设备监察职责 监管不力 六是铁岭市清河区安全生产监管局未认真履行安全生产监察职责 监管不力 七是当地政府对安全生产工作重视不够 对存在的问题失察 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 42 辽宁清河特殊钢有限公司 热爱秘书工作服务现代组织 1 炼钢车间无正规工艺设计2 未按要求选用冶金铸造专用起重机3 违规在真空炉平台下方修建工具间并用于召开班前会4 起重机生产安全管理混乱 安全生产责任制不健全 日常检查 维护不到位 起重机存在触点锈蚀 制动衬垫严重磨损 钢丝绳压板严重松动等重大事故隐患未予排除仍在使用 5 起重机司机无特种作业人员证6 车间作业现场混乱7 制定的应急预案操作性不强 没有组织预案的培训和演练 CompanyLogo 43 四 现场管理的方法 热爱秘书工作服务现代组织 现场管理方法主要是指工作现场负责人为对所负责的工作现场进行科学管理而使用的管理方法 对于组织中领导和秘书而言 则是对这些方法的现场管理成效进行指挥与督查 包括 1 标准化2 目视管理3 看板管理 CompanyLogo 44 1 标准化 热爱秘书工作服务现代组织 标准化 就是组织各部门为完成工作目标而设计的各种规范 如 制度 守则 规程 规定 规则 标准 要领等等 这些规范形成文字化的东西统称为标准 制定标准 而后依标准付诸行动则称之为标准化 秘书现场管理的职责为标准化是否遵照执行和标准化是否面临改善 CompanyLogo 45 热爱秘书工作服务现代组织 1 标准化 CompanyLogo 46 热爱秘书工作服务现代组织 1 标准化 CompanyLogo 47 2 目视管理 热爱秘书工作服务现代组织 对组织的工作现场的人员 材料 设备 工作方法 环境等 以视觉化的工具进行管理 使现场所有人员能清晰地区分各种工作要素之间的差异与联系 从而达到提高工作效率的目的 秘书现场管理的职责为目视管理是否设计合理有效 是否面临改善 CompanyLogo 48 热爱秘书工作服务现代组织 2 目视管理 CompanyLogo 49 热爱秘书工作服务现代组织 2 目视管理 CompanyLogo 50 热爱秘书工作服务现代组织 2 目视管理 CompanyLogo 51 热爱秘书工作服务现代组织 2 目视管理 CompanyLogo 52 3 看板管理 热爱秘书工作服务现代组织 通过各种形式如标语 现况板 图表 电子屏等把文件上 脑子里或现场等隐藏的信息揭示出来 或组织成员的相片化 以便快速 直观地掌握工作现场 秘书现场管理的职责为看板管理是否设计合理及利用其追踪现场工作责任 CompanyLogo 53 热爱秘书工作服务现代组织 3 看板管理 CompanyLogo 54 热爱秘书工作服务现代组织 3 看板管理 CompanyLogo 55 热爱秘书工作服务现代组织 3 看板管理 CompanyLogo 56 五 现场管理的程序 现状把握 到达现场 观察现场寻找问题 把现场所看到的与要求不符的内容用笔记下来 问题原因分析 与相关负责人进行沟通 有效对策探讨 与相关负责人进行沟通 有效对策制定 与相关负责人进行沟通 对策实施 要求现场负责人限期整改 改善总结 重新回到现场 检查督促 直到满意为止 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 57 小结 一 现场管理的概念二 现场管理的作用三 现场管理的内容四 现场管理的方法五 现场管理的程序 热爱秘书工作服务现代组织 CompanyLogo 58 热爱秘书工作服务现代组织 5S现场管理法 现代企业管理模式 5S即整理 SEIRI 整顿 SEITON 清扫 SEISOU 清洁 SEIKETSU 素养 SHITSUKE 5S起源于日本 是指在生产现场中对人员 机器 材料 方法等生产要素进行有效的管理 这是日本企业独特的一种管理办法 链接5S现场管理法 日本式企业将5S运动作为管理工作的基础 推行各种品质的管理手法 第二次世界大战后 产品品质得以迅速地提升 奠定了经济大国的地位 5S对于塑造企业的形象 降低成本 准时交货 安全生产 高度的标准化 创造令人心旷神怡的工作场所 现场改善等方面发挥了巨大作用 逐渐被各国的管理界所认识 CompanyLogo 59 热爱秘书工作服务现代组织 链接6S现场管理法 我国企业在日本企业5S现场管理的基础上 结合国家如火如荼的安全生产活动 在原来5S基础上增加了安全 safety 要素 形成 6S 其应用空间及适用范围也进一步拓展到事业组织和政府机关 针对组织中每位员工的日常行为方面提出要求 倡导从小事做起 力求使每位员工都养成事事 讲究 的习惯 从而达到提高整体工作质量的目的 使现场管理成为与文件管理 会议管理并行的组织管理方式 CompanyLogo 60 热爱秘书工作服务现代组织 原则常组织 常整顿 常清洁 常规范 常自律 整理 区分物品的用途 清除多余的东西整顿 物品分区放置 明确标识 方便取用清扫 清除垃圾和污秽 防止污染清洁 环境洁净制定标准 形成制度素养 养成良好习惯 提升人格修养安全 维护安全的工作环境 养成安全第一意识 链接6S现场管理法 CompanyLogo 61 热爱秘书工作服务现代组织 现场管理对组织来说意义重大 它是在没有中间环节的情况下实行管理 因此 是最为有效的 也是倍受各级各类组织推崇的管理方式 CompanyLogo 62 热爱秘书工作服务现代组织 思考 请以湖南警察学院办公室秘书的角色身份 做一次我院中快餐饮有限公司的现场管理 CompanyLogo 63 第二节沟通 协调 热爱秘书工作服务现代组织 64 热爱秘书工作服务现代组织 一 沟通 2020 2 28 可编辑 65 热爱秘书工作服务现代组织 一 沟通的概念 沟通是一种信息交换的过程 是人们为了达到既定目标 通过语言 书信 信号 电讯等方式传达思想或交换情报的过程 2020 2 28 可编辑 66 二 沟通的类型 1 单向沟通与双向沟通 热爱秘书工作服务现代组织 2020 2 28 可编辑 67 二 沟通的类型 2 横向沟通与纵向沟通 热爱秘书工作服务现代组织 2020 2 28 可编辑 68 二 沟通的类型 3 正式沟通与非正式沟通 热爱秘书工作服务现代组织 2020 2 28 可编辑 69 二 沟通的类型 4 不同载体的沟通与比较 热爱秘书工作服务现代组织 2020 2 28 可编辑 70 热爱秘书工作服务现代组织 三 沟通的渠道与方式 1 面对面交流2 电话3 命令4 文件5 会议6 业务 报告 7 内部报刊8 广播9 宣传栏10 举办各种活动11 意见箱12 内部局域网 2020 2 28 可编辑 71 热爱秘书工作服务现代组织 四 沟通在现代社会中的特点 1 沟通的范围逐渐扩大 2 横向联系加强 横向联系增多 3 沟通的手段趋于现代化 XX客车厂在沟通方面的今昔对比 2020 2 28 可编辑 72 热爱秘书工作服务现代组织 五 沟通的原则 1 主动性原则2 准确性原则3 及时性原则4 立场性原则5 适应性原则 2020 2 28 可编辑 73 热爱秘书工作服务现代组织 六 沟通的障碍 1 主观障碍 沟通双方的个体素质差异大 沟通双方彼此不信任 2 客观障碍 1 空间距离大 2 沟通背景不佳 3 语言系统的差异 3 沟通方式的障碍 1 沟通缺乏 2 沟通方式错误 2020 2 28 可编辑 74 热爱秘书工作服务现代组织 一秀才去买柴 他对卖柴人说 荷薪者过来 卖柴的人听不懂 荷薪者 三个字 但是听得懂 过来 二字 于是把柴担到秀才前面 秀才问他 其价几何 卖柴的人听不太懂这句话 但是听得懂 价 这个字 于是就告诉秀才价钱 秀才接着说 外实而内虚 烟多而焰少 请损之 卖柴的人只好走了 2020 2 28 可编辑 75 热爱秘书工作服务现代组织 七 提高沟通技能的途径 1 在信息发出者方面 要努力提高思想 文化 业务技能水平 提高心理素质和表达能力 2 在信息接受者方面 要提高理解能力 感知能力和矫正不健全的个性 3 选择适当的沟通类型和方式 根据信息的内容 接收对象的特点 传递的目的和具体的场合 条件而选择适当的沟通类型和方式 2020 2 28 可编辑 76 热爱秘书工作服务现代组织 二 协调 2020 2 28 可编辑 77 热爱秘书工作服务现代组织 一 协调的概念 建立在沟通的基础之上 把有关的单位及人员在利益上 行动上 数量上 时间上最大限度地协同起来 实现组织目标 处理组织事务的手段 2020 2 28 可编辑 78 热爱秘书工作服务现代组织 二 协调的作用 1 缓解矛盾以沟通信息 疏导关系 说理讲情 反复磋商等方式方法促使一方或双方自觉地作出让步 从而达到缓解矛盾的目的 是软性的 自愿的 2020 2 28 可编辑 79 热爱秘书工作服务现代组织 二 协调的作用 2 消除误会由于缺乏信息交流或误会 误解所造成的彼此隔绝 因主观 固执 武断而造成的成见 或者矛盾 冲突 通过秘书居中传递信息 沟通意见 善意劝解 能使误会消除 态度改变 达到彼此理解或谅解 重新团结一致 2020 2 28 可编辑 80 热爱秘书工作服务现代组织 二 协调的作用 3 积极平衡因计划 指挥或人力 财力 物力分配不当而造成的工作 生产上的失调 因只顾局部利益或小团体利益而各自为政 通过协调 可以调整计划 调配人力 物力 财力 调节节奏 或完成任务的步骤和时间表 达到目标一致 行动一致 步调一致 达到新的积极的平衡 2020 2 28 可编辑 81 热爱秘书工作服务现代组织 二 协调的作用 4 融洽关系对于人际关系中因冷漠 猜疑 妒忌 分歧等所造成的隔阂 不和 甚至敌对 通过协