秘书学电子教案1论幼儿语言学习的双重性与语言教育课件

课程名称 秘书学 课程层次 专科行政管理授课教师 刘中兰 课程基本情况了解 1 你对秘书学了解吗2 你认为学习秘书学有用吗3 你认为秘书学主要研究哪些内容4 你认为如何才能学好秘书学 课程学习说明 秘书学课程为行政管理专业 公共事业管理专业的专业必修课 是专门研究秘书工作规律 培养秘书职业人才的理论与应用相结合的新型综合交叉应用学科 秘书职业人员主要指从事办公室程序性工作 协助领导处理行政事务及日常事务 并为领导决策及其实施提供服务的人员 包含了从企业基础文书 专职文秘 到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系 是实行就业准入的职业之一 秘书职业标准中包含了从接待工作 档案工作 文书拟写与处理 会议组织 到信息工作 办公室日常事务以及协调工作等多个方面的职业资格要求 是培养和考核秘书职业领域从业人员的基本依据 这些内容也是同学们在学习秘书学时应该掌握的基本内容 1 学习目的 通过该课程的学习 使学生了解和掌握秘书学的基础知识理论 方法技能 培养学生的秘书角色意识和基本素质 指导学生顺利通过国家秘书职业资格考试并获得相应的职业资格证书 能胜任各行各业复杂的秘书工作和秘书学研究 同时也为学习其他专业基础课和专业课奠定基础 世界国家秘书职业资格考试介绍 秘书工作作为一种古老的社会职业 历代领导者对提供近身综合辅助和服务的秘书极为重视 因而对其的培训和考试也极为严格 直至今天 秘书已成为一个影响日巨 社会化愈加明显的职业 各国都十分注重对秘书技能和素养的培训 在美国 不仅广泛开展了秘书职业教育培训 而且由秘书协会设立了全国性 秘书专业证书 CPS 考试 对有意从事秘书工作的人从技能 知识 技术三方面进行统一标准的全面测试 取得证书者可凭证谋职 行政管理协会 AMS 还举办了CAM考试 取得合格证书者可就任行政管理秘书 在英国 特许秘书和行政人员工会 ICSA 的专业资格证书已成为谋求和聘用秘书的必不可少的证件 为获取此证书每年都有大批求职者参加秘书职业技能培训 在法国 不仅开办了培养一般秘书的职业培训和建立了考试制度 还在国家行政学院通过严格择优培养高级秘书人才 世界国家秘书职业资格考试介绍 在德国 为了适应其外向型经济的发展 专门开办了 欧洲秘书培训班 用分段择优的方式 最后由 欧洲秘书协会 和 国际贸易协会 联合主持考试 合格者成为驻外机构的秘书 在日本 秘书职业培训也相当普及 并由全国秘书协会主持CBS的资格考试 合格者可取得CBS秘书资格证书 日本的短期大学秘书教育学会也主办了类似的秘书资格证书考试 除了各国开展秘书职业培训和考试外 国际职业秘书协会 美洲秘书协会 亚洲秘书协会 欧洲秘书协会等国际组织 也开展了秘书培训和考试工作 世界各国普遍开展秘书职业培训和资格考试 是社会生产力发展的必然结果 一是反映了秘书已成为一门有特定工作内容和职业要求的从业人数众多的社会职业 二是反映了各国领导者都需要受过专门训练和严格技能考核的秘书人员 三是反映各国各类管理系统都需要由规范化培训和考试的秘书人才 以适应现代管理和现代领导工作的需要 我国国家秘书职业资格考试介绍 据我国劳动和社会保障部中国就业培训技术指导中心的负责人介绍 在劳动和社会保障部1997年制定的秘书职业标准中 划分出三个等级 即初级 国家职业资格五级 中级 国家职业资格四级 高级 国家职业资格三级 秘书职业标准中包含了从接待工作 档案工作 文书拟写与处理 会议组织 到信息工作 办公室日常事务以及协调工作等多个方面的职业资格要求 是培养和考核秘书职业领域从业人员的基本依据 我国国家秘书职业资格考试级别和申报条件 1 国家职业资格五级秘书 具备以下条件之一者 1 经五级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 2 在本职业连续见习工作二年以上 2 国家职业资格四级秘书 具备以下条件之一者 1 取得五级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作二年以上 经四级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 2 取得五级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作三年以上 3 连续从事本职业工作四年以上 4 取得经劳动和社会保障行政部门审核认定 以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业 专业 毕业证书 3 国家职业资格三级秘书 具备以下条件之一者 1 取得四级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作四年以上 经三级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 2 取得四级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作五年以上 3 取得大学本科毕业证书 并连续从事本职业工作二年以上 4 国家职业资格二级秘书 具备以下条件之一者 1 取得三级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作四年以上 经二级秘书正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 2 取得三级秘书职业资格证书 连续从事本职业工作六年以上 3 取得大学本科毕业证书 并连续从事本职业工作四年以上 国家秘书职业资格考试的方式和成绩计算 秘书职业考核方式 一 书面应答 考生对标准化书面试卷上的问题在答题卡上作答 题型分为单选题 选择题二种题型 二 情景模拟 考生根据所观看的情景录像 就书面问题进行笔答 均有两段录像 每段录像考 个知识点 三 任务解决 考生对书面提出的工作任务进行书面回答 四 综合测试 涉外秘书的英语考试包括听力题 选择题 写作题 五 业绩评估 专家对考生提供的个人工作业绩记录进行综合评审 考核时间 秘书职业鉴定考核时间180分钟 其中职业道德30分钟 情景录像笔试60分钟 卷面笔试90分钟 具体程序安排是 上午8 30至9 00考核内容为职业道德 9 00至10 00考核内容为情景录像测试 10 30至12 00考核内容为书面笔试 成绩计算 一 各级秘书考试的整体及其中各组成部分均按满分的60 计算及格分数线 有一项不及格即视为秘书总成绩不及格 二 总成绩不及格 且仅一项成绩不及格者 其合格成绩保留一年有效 保留期内可自愿申请参加一次不及格科目所在考试段的补考 三 证书成绩计算按理论知识成绩和操作技能成绩两部分折算 即五级 四级和三级秘书中的各项及格成绩相加 2后的分数为理论知识成绩和操作技能成绩 秘书二级中的各项及格成绩相加 3后的分数为理论知识成绩和操作技能成绩 涉外秘书的外语成绩单独计算 国家秘书职业资格考试的内容 秘书职业考试内容 分为情景录像测试和书面笔试 书面笔试中包括单选题 选择题和工作实务题 含文书写作 考核主要包括以下方面的基础知识 1 文书基础 1 公务文书的含义与制发 2 公文格式 3 文种辨析与拟写 4 文书拟写基础知识 2 办公自动化知识 1 计算机基础知识 2 Windows窗口操作系统 3 办公室常用设备 4 计算机网络常识 3 速记基础 1 速记概述 2 汉字速记 3 拼音速记 4 法律与法规 1 公司法相关内容 2 商投资企业法相关内容 3 合同法的相关内容 4 劳动法的相关内容 5 知识产权法相关内容 6 世界贸易组织法相关内容 5 企业管理基础 1 企业管理常识 2 财税常识 3 金融常识 涉外秘书外语要求另行规定 另外 在工作要求上 本标准对国家职业资格五级秘书 四级秘书 三级秘书和二级秘书的能力要求依次递进 高级别涵盖低级别的要求 秘书要从事办公室程序性工作 还要协助领导处理行政事务及日常事务 并为领导决策及其实施提供服务 秘书出谋划策案例一 田忌 孙膑 与齐威王赛马 2 秘书学是一门非常实用且十分重要的学科 上 中 下 上 中 下 上 中 下 上 中 下 齐 田忌 齐 田忌 3 0齐威王胜 2 1田忌胜 3 学习内容 本课程以秘书工作 秘书人员 秘书机构为研究对象 以秘书工作为主线 以秉承领导意图办事 服务领导为核心 以提供优质高效服务为目标 深入系统地研究探讨高素质秘书人员的培养 精干合理秘书部门的设置以及博大精深的秘书工作规律 具体的研究内容 包括秘书史 论 专 技四个部分 即秘书工作的基本理论知识和相关的实务技能 3 学习内容 教学重点和要求 除理论阐述外 侧重在秘书业务 实务的传授 剖析 把秘书管理工作的程序性 操作性的特点贯穿其中 使之不仅获得理论上的知识 而且又能深切体会到实践上的内容 4 学习方式 网上劝讲 网上答疑辅导 自学 多种方式灵活运用 以期提高学习效果 考试方式 试卷 5 参考书目 1 秘书学系统宋斌湖北人民出版社2 秘书学概论饶士奇湖北科技出版社3 秘书学论纲傅西路中国档案出版社4 秘书学陈合宜暨南大学出版社5 中国秘书学任群重庆出版社6 秘书国家职业资格培训教程劳动和社会保障部编海潮出版社7 全方位秘书实务图解手册杜骁广东经济出版社8 秘书案例分析方国雄著兰州大学出版社1998年9 普通秘书学 普通秘书学参考资料 普通秘书学学习指导书董继超主编中央电大出版社出版 6 全国性秘书杂志及相关网站 1 秘书工作 中共中央办公厅秘书局编2 秘书业务 中共广东省委办公厅编3 秘书工作 广东省人民政府办公厅编4 秘书之友 兰州大学编5 秘书界 成都市秘书协会编6 秘书 上海大学编7 秘书学研究 江汉大学编8 文秘 沈阳大学编9 各相关网站有关文章 评论等 学习激励 歌德名言 开始学习吧 谁若游戏人生 他就一事无成 谁不主宰自己 永远是个奴隶 思索 开拓的犁铧 学习 求知的钥匙 实干 成功的途径 奋斗 事业的大门 理想 生活的旗帜 时间 生命的尺子 创造 人才的特点 品德 善美的回声 与同学共勉 第一章绪论 绪论主要讲述秘书学的定义 学科对象 研究领域 学科性质 研究方法以及秘书与相关学科的关系 第一章绪论 一 秘书学的定义 是什么 二 秘书学的研究对象和内容 学什么 三 学科性质与特点 研究方法和原则 怎么学 四 研究目的与意义 为什么学 五 与相关学科的关系 比较鉴别 六 产生发展的原因和条件 基本了解 一 秘书学的定义 是什么 秘书学定义 秘书学是一门专门研究 探讨 揭示秘书工作规律和秘书人员任职要求的新兴综合性 应用性学科 通俗地说 秘书学就是研究秘书人员如何作好秘书工作的科学 构成一门学科的必要条件是 第一 它是人们在生产实践和社会实践的基础上 适应人类社会发展和进步需要而产生的 第二 它有特定的研究对象和任务 第三 它是特殊的意识形态 是人类知识长期发展的结晶 是在社会实践经验的基础上 经过概括抽象揭示出客观规律的知识体系 二 秘书学的研究对象和内容 学什么 秘书学的研究对象 秘书学的逻辑起点是秘书 秘书学的研究对象是秘书工作 围绕秘书工作 必须研究秘书机构和秘书人员 所以 秘书工作 秘书人员 秘书机构是秘书学研究的基本问题 秘书学的研究任务 揭示秘书活动的产生和发展 本质和特征 功能和作用的一般规律和特殊规律 指导秘书工作走向理论化 规范化 科学化 秘书学研究内容十分宽广 因为不仅秘书工作范围十分宽广复杂 包括政务和事务 而且围绕秘书工作 要研究秘书机构设置 秘书人员素质要求 秘书工作方法 程序和制度 以及秘书与领导之间的关系等秘书环境 包括秘书史 论 专 技四个方面 三 学科性质与特点 研究方法和原则 怎么学 秘书学的学科性质 新兴辅助管理的学科学科特点 综合性 政治性 应用性 辅助性秘书学的研究原则 辨证唯物主义和历史唯物主义 理论与实际相结合 古为今用 洋为中用原则研究方法 事实积累法 经验升华法 案例研究法 借鉴移植法 纵横比较法 抽象 具体法等 四 研究目的与意义 为什么学 研究目的 指导工作 培养人才 创建理论 研究意义 有利于继承悠久的历史经验有利于秘书个体的全面发展有利于满足市场经济发展的迫切需要 五 与相关学科的关系 比较鉴别 领导学 工作目标 管理学 工作方法 文书学 内容 信息学 内容 如下图所示 秘书学 交叉边缘综合应用学科 六 产生发展的原因和条件 基本了解 秘书工作历史悠久 十分古老 而秘书学却很年轻 是20世纪80年代适应环境需要而产生的新兴学科 原因何在 秘书学在古代没有产生而在现代产生的原因 古代文献存于宫禁之中 研究难度大 建国后 受 左 干扰 没有引起重视 改革开放后 现实的迫切需要 应运而生 秘书学产生发展的条件 悠久的历史 客观的事实和经验 国家重视 宏观指导 宽松的环境 实践工作者和理论工作者共同携手研究 复习题 秘书学的定义秘书学的研究对象秘书学的研究内容秘书学的学科特点秘书学的产生条件 第二章秘书工作 一 秘书工作的定义 是什么 二 秘书工作的任务 做什么 三 秘书工作的性质 特点和作用 整体把握 四 秘书工作指导思想和基本原则 牢记并遵守 五 秘书工作的基本手段 必备要素 六 秘书工作的发展趋势 基本了解 七 秘书工作产生的原因和条件 基本了解 八 中国秘书工作的历史回顾与思考 吸取经验教训 继承优良传统 宝贵遗产 九 秘书工作本质规律的总结 牢记心中身体力行 一 秘书工作的定义 是什么 1 秘书的涵义秘书的概念是秘书实践的产物 也是研究者科学抽象的结果 秘书概念的形成 是一个不断实践和不断认识的过程 因此 不同时期 不同国家 不同研究者 对秘书概念的概括和表述是不可能一致的 秘书的最初含义 1 据史籍记载 秘书 一词在我国最早出现于汉代 最初的涵义是指物 而不是指人 一是指宫中秘藏之书 如 汉书 叙传 斿博学有俊才 与刘向校秘书 汉书 刘向传 诏向领校中五经秘书 二是指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳 图箓之书 如 后汉书 郑玄传 遂博稽六艺 粗览传记 时睹秘书纬术之奥 2 到了公元2世纪 东汉桓帝时 秘书 一词才开始用来作为官员职务的名称 文献通考 后汉图书在东观 桓帝延熹二年 始置秘书监一人 掌典图书 古今文字 考合异同 以其掌图书秘记 故曰秘书 虽然这时 秘书 一词的涵义有了变化 由原先指物变为指人 但所指的人 即被冠以 秘书 称谓的官员 秘书监 掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已 并未从事真正的 现代意义上的 秘书工作 初具现代秘书意义的古代官职 3 东汉末年 曹操为魏王 设秘书令以 典尚书奏事 并掌图书秘记之事 曹操不设尚书而设秘书令 目的是为了使他的中枢秘书机构的主管人员 在名称方面有别于东汉宫廷秘书机构主管人员 以避 篡位 之嫌 但他这样做的结果 实际上是由秘书令取代了尚书的职权 使秘书令不但掌管了 图书秘记之事 还掌管了草拟奏章 发布政令之事 秘书令所掌管的草拟奏章 发布政令职权 是以往任何一位曾被冠以 秘书 称谓的官员所没有的 这是我国历史上第一次出现的现代 秘书 一词涵义基本相同的古代秘书官职 因而可以说 曹操所设的秘书令 是最接近现代秘书含义的古代秘书官职 秘书称谓名与实的混乱 4 不久 魏文帝曹丕即位 置中书令 典尚书奏事 而秘书改令为监 晋书 百官志 即将朝廷秘书机构的纳奏 出令之事 改由中书令掌管 秘书令改名为秘书监 并恢复桓帝时秘书监只掌管图书典籍的职能 5 此后 历代封建王朝虽然大都设有名为 秘书 的官职 如 秘书监 秘书郎 秘书丞 等 但其职能主要是掌管图书典籍 都不是现代意义上的秘书 6 而那些替封建王朝真正从事秘书工作的官员 却不冠以 秘书 的称谓 而分别冠以 中书令 中书舍人 记室史 掌书记 主簿 等称谓 现代意义的秘书职务设置 7 真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗 是孙中山领导的中华民国临时政府 当时政府实行总统制 下设秘书处 有秘书长一人 秘书若干 政府各部局也设秘书室 秘书科和秘书官 各省都督府也设秘书 这时的秘书才真正成为现代意义的秘书职务了 外国秘书的内涵与发展 8 秘书 即英文Secretary 可以说是一个翻译名词 这个词又是从罗马时代的Secretarius而来 意为守密的人 thekeeperofsecret 到了十五及十六世纪 开始有所谓的国际贸易 秘书的地位也显著地提升 到了1880年末期 由于 写字机 的发明 许多妇女才因此有了机会进入这一行 1930年代以后 男性秘书逐渐减少 女性秘书取而代之 9 今天的秘书 已非仅做些 秘 书 的工作 她们 写信 开会 运用电脑软件 从事资讯管理 与员工 顾客沟通 维持办公室运作 负责采购 甚至还要训练其他人等 现代秘书的不同含义 10 虽然 秘书 这个词早在两千年以前就出现了 但是由于各国的国情不同秘书服务的对象不同人们对现代秘书职能的理解不同因而对于 何谓秘书 即 秘书的定义是什么 所作的阐释各不相同 现代秘书的不同含义 外国 1 国际秘书联合会对 秘书 下的定义是 秘书应是主管人员的一位特殊助手 他们掌握了办公室工作的技巧 能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感 以实际行动显示出主动性和正确的判断能力 并且在所给予的权力范围内作出决定 见光积昌等编译的 现代社会 秘书 2 美国全国秘书协会对 秘书 下的定义是 秘书 是社会主义国家工作人员职务名称之一 其职责是协助领导综合情况 研究政策 密切各方面工作的联系 办理文书 档案 人民来信来访 会务工作以及其他日常行政事务和交办事项 在党政机关 企业事业单位从事这一类工作的干部 统称为秘书工作人员 或简称为秘书 王千弓等编著 秘书学与秘书工作 现代秘书的不同含义 中国 3 秘书 在我国现代主要是指党和政府机关 企业事业单位 社会团体 军队 院校内的一种行政职位 其主要职能是辅助管理 综合服务 主要工作是撰拟文稿 管理文书 接待来访 组织会议 调查研究 处理信息 办理事务 参谋咨询 联络协调等等 袁维国主编 秘书学 4 秘书是领导 专家 管理人员在履行其职务时的辅助人员 杨永清 领导 秘书 智囊 华中师范大学学报 哲学社会科学版 1986年第二期 现代秘书的不同含义 中国 5 秘书是在管理系统决策者近身 以沟通信息 参谋决策 处理事务的综合职能 辅助决策者有效控制全局的工作人员 张清明等 关于秘书定义的思考 载 武汉大学学报 社会科学版 1986年第六期 6 秘书是身处领导机构或附着个人 撰制掌管文书 辅助决策 并处理日常事务的服务人员 张家仪 也谈 秘书 的定义 载 秘书 1986年第二期 7 所谓秘书 就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员 史玉峤 陶菊怀主编 现代秘书学 8 上述种种见解 各有其道理 比较起来 我们认为 所谓秘书 在我国现代主要是指为党和政府机关 企事业单位 社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员 概括秘书的定义 是什么 秘书的概念是秘书实践的产物 秘书概念的形成 是一个不断实践和不断认识的过程 秘书概念经历了以下变迁 1 宫中秘藏之书 东汉 指物 2 掌管图书资料的官职 辅臣 汉恒帝159年设置秘书监 掌典图书古今文字 汉末曹操自称魏王 置秘书令典尚书奏事 具有现今秘书性质 指人 3 一种职业 行政秘书职业或社会秘书职业 秘书职业 是指具有秘书知识和技能的人 受聘于单位或个人 协助领导者或主事者处理日常事务 提供综合性服务 并收取报酬的一种社会职业 国家劳动和社会保障部对秘书职业的规定如下 职业名称 秘书职业定义 指从事办公室程序性工作 协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员 职业等级 共设四个等级 分别为五级秘书 初级 四级秘书 中级 三级秘书 高级 和二级秘书 国家职业资格二级 它包含了从基础文书 专职文秘到高级行政助理等一个完整的辅助管理人员体系 职业能力特征 具备较强的文字和语言沟通能力 综合协调与合作能力 逻辑思维和分析能力等 4 从事秘书工作的人 是指在领导者身边或中枢机构工作 以办文 办会和承办领导者交办之事为主要辅助任务的专门人员 统称为秘书人员 一 秘书工作的定义 是什么 2 秘书工作的涵义 秘书工作 分为严格意义上的秘书工作与一般意义上的秘书工作 严格意义上的秘书工作 是指秘书人员为完成辅助领导工作的任务而从事的实践活动 主要是服务于领导工作 侧重于为领导者的决策与管理服务 一般意义上的秘书工作 既服务于领导工作 又服务于机关工作 服务的对象与范围较为广泛 本课程采用一般意义上的秘书工作 是指秘书机构和秘书人员围绕领导机构和领导人提供综合服务的过程中所展开的一系列辅助性的管理工作 包括政务和事务 内容十分繁杂多样 是秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作任务而从事的实践活动 二 秘书工作的任务 做什么 简单地说 参与政务 管理事务 搞好服务具体内容包括 政务性工作 调查研究 辅助决策 信息工作 组织协调工作 督察工作 事务性工作 文书档案工作 会务工作 信访接待工作 值班印信工作 机要保密工作 机关事务管理及办公室管理 领导日程安排和其他临时交办事项等 内容十分庞杂 三 秘书工作的性质 特点和作用 整体把握 1 秘书工作的性质 从整体上 辅助性 一切秘书活动均以辅助领导为中心内容 这是秘书活动最根本的属性 服务性 辅助性不仅表现在重大问题的研究 讨论中 而且表现在大量的日常事务的承办和处理中 把这些日常服务工作做好了 就是为决策的制定 执行和落实提供了帮助 机要性 秘书人员在领导近旁 知秘早 知秘深 保密是秘书工作应有的基本属性 2 秘书工作的特点 矛盾的对立统一 综合性与专业性 政治性与事务性 机要性与群众性 主动性与被动性 经常性与突击性 补偿性与潜隐性 文牍性与管理性3 秘书工作的职能 作用两大职能 助手职能 这是秘书工作的本性 任何地方 任何时候都不会改变 秘书 有众多的别称 最接近的当属 助手 或 辅助人员 参谋职能 给领导当参谋 是领导对秘书高度信任的表现 也是对秘书工作提出的更高要求 秘书人员只有先当好助手 才有可能成为参谋 秘书人员的职能应当是 助手参谋 而非 参谋助手 六大作用 枢纽作用 参谋作用 助手作用 信息耳目作用 组织协调作用 门面窗口作用 具体说明如下 三 秘书工作的性质 特点和作用 整体把握 1 枢纽作用在现代社会中 各级各类机关的秘书部门 都处于本单位领导机关之下 各个职能部门之间的中心位置 是领导进行管理的中介环节和中枢机构 承担着重要的沟通协调和信息工作 2 参谋助手作用领导者的主要职责在于决策和管理 秘书人员在协助领导决策和管理时 既要为领导办事 当领导的助手 又要为领导出谋献策 当领导的参谋 因此 秘书工作既有助手作用 又有参谋作用 3 形象作用人们常常把秘书部门称为 关口 或 窗口 所谓 关口 是指在一个机关里 秘书部门要负责把住文字关 用印关 保密关等 因为各种文件 信息的上传下达大都要经过这里传递和输送 所谓 窗口 是指内外联系 群众来信来访 各方来人洽谈业务或协调工作等等 大都由秘书部门出面办理 四 秘书工作指导思想和基本原则 牢记并遵守 1 秘书工作的指导思想实现三服务 为直接的领导工作服务 为平级和下级机关服务 为人民服务 坚持 三统一 坚持为领导服务与为群众服务的辩证统一 坚持被动服从与主动积极的辩证统一 坚持坚持原则与热情诚恳的辩证统一 把握 三适 时间适时 手段适当 规格适度2 秘书工作的基本方针 实现 四变 即办事参谋 收发综合 经验科学 被动主动转变 3 秘书工作的基本原则准确 迅速 保密 五 秘书工作的基本手段 必备要素 秘书机构建制和人员编制秘书工作法规 制度 程序办公设备文书 信息领导授意与秘书受意 就是秘书接受和领会领导意图 要正确接受和领会领导意图 秘书就要掌握受意的方法 从把握领导工作的热点上领会领导意图 从把握领导思想的闪光点上领会领导意图 从不同角度捕捉和领会领导意图 从把握领导个性特点中领会领导意图 从把握领导意图的实质上领会领导意图 六 秘书工作的发展趋势 基本了解 职业社会化任职资格化商秘女性化政秘男性化办公现代化职能脑力化总之 秘书工作以忠实贯策领导意图为核心 发挥潜能 努力实现四个转变即办文办事向既办文办事又出谋献策 从收发传递信息向既收发传递又综合处理信息 从经验办事向科学化现代化管理 从被动服务向主动服务转变 充分发挥秘书应有的参谋助手作用 七 秘书工作产生的原因和条件 基本了解 秘书工作是人类社会发展到一定历史阶段的必然产物 是由于人类管理活动的复杂 领导集团的出现和辅助管理工作的需要而产生 是随国家政权的强化和完善而逐渐发展和完善的 直到现在 秘书工作依然是国家行政管理活动的重要组成部分 秘书工作产生必须具备以下两个基本条件 一是社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件 二是文字和文书的出现是秘书活动产生的必要条件 八 中国秘书工作的历史回顾与思考 吸取经验教训 继承优良传统 宝贵遗产 1 我国最早的秘书工作萌芽于原始社会末期部落联盟时期 据 尚书 尧典 记载 舜曾任命一个叫龙的人担任 纳言 官 出纳帝命 上传下达 发挥秘书作用 2 我国最早的秘书工作者是史官 负责起草公文 传达政令 记录活动 掌管图法 如 夏朝的太史令 商朝的巫与史 西周的 五史 大 小 内 外 御史 3 太史竂 是我国古代最早的秘书机构 产生于商朝 完善于西周 4 甲骨文书 是我国最早的文书珍品 一片完整的甲骨文书包括叙辞 问辞 占辞 验辞四部分 它是我国早期秘书活动的实物见证 记载了商代几个王朝 武丁 纣王 的重要政治活动 5 尚书 是我国现存最早的历史文献资料汇编本 它记载了尧虞 夏 商 周的一些重要的历史事实 保存了上古大量的政治 哲学 刑法 天文 地理等方面的资料 也是最早的公务文书汇编本 主要有典 诰 誓 命 谟 训等文种 八 中国秘书工作的历史回顾与思考 吸取经验教训 继承优良传统 宝贵遗产 6 古代秘书机构和人员历史演变夏商周三代的秘书工作主要由史官担任 因而 史官的官邸被看作最早的秘书机构 西周的秘书工作 在殷商的水平上有所创新和提高 战国时期 奴隶制衰微 封建制度开始形成和确立 随着兼并战争的需要 各诸侯国国君相继设置了一些新的秘书官职 如 尚书 掌书 主书 左徒 等 广招贤人能士 掀起养士热 秘书工作得到充实与加强 各诸侯国大都有史官 但史官的职责 地位起了重要变化 御史地位上升 成为国君近旁供差遣的笔墨工作 秦汉时期 设有丞相府 太尉和御史大夫辅助皇帝综理国政 汉武帝时 设尚书署剥夺相府权 东汉发展成为直接处理政务的尚书台 魏晋南北朝时期 中书省取代尚书省 成为总揽中央的机要秘书机构 隋唐时期的秘书工作有了更大的发展 形成三省六部制格局 互相协作和牵制 宋代的秘书工作由枢秘院与中书省分掌 明朝 清朝时期 内阁和军机处是最重要的中枢机关 综理全国政务 八 中国秘书工作的历史回顾与思考 吸取经验教训 继承优良传统 宝贵遗产 7 古代秘书工作规律总结 纵观我国古代秘书机构的设置及职掌的发展变化 不难看出秘书部门是国家机关的中枢机构 各朝统治者十分重视秘书工作 尽管机构设置 官职名称频繁变动 但中央秘书机构一直紧紧掌握在皇帝手中 成为各朝皇帝进行统治的耳目和喉舌 参谋和助手 重要性 自秦汉以来 皇帝是封建王朝的绝对权威 享有至高无上的权力 秘书机构及其官员职能处于辅助地位 一旦他们僭越或对皇权构成威胁 皇帝就要设法变动他们 或削弱其职权 或撤换其官员 或解散其机构 或另立新机构取而代之 辅助性 于是 2000多年来 中央秘书机构从外廷到内廷的不但置换 秘书官员从内侍到权要的频频升迁也就成了历史规律 任朝代更迭 江山易主 秘书机构和人员变化无常 但各级各类秘书机构和人员为统治阶级服务的辅助性质从未改变 秘书工作也从未间断 经常性 八 中国秘书工作的历史回顾与思考 吸取经验教训 继承优良传统 宝贵遗产 8 古代形成的秘书工作制度 共同遵守的办事程序和规范 1 公文用纸制度 汉代以前 文书的载体材料一般为金 石 竹木 甲骨 绢帛等 东汉蔡伦发明了造纸术 纸张被广泛采用 并取代竹简 成为文书的主要载体材料 东晋末年 太尉桓玄下令公文统一用黄纸 南北朝时期 黄白两种纸兼用 唐代规定 凡黄纸一律为皇室专用 官吏不许妄用 征讨性的命令用白麻纸 臣民上书和官府往来文书 只能用白纸 并且文书尺寸要小于皇帝诏敕文书的尺寸 此制度使文书种类易于识别 外观整齐 利于文书处理和保管 2 公文缮写制度 指文书所使用的书体和缮写要求 秦代以小篆为主 汉代以隶书为主 魏晋南北朝始用楷书 兼用行书 楷书和行书的出现魏秘书人员缮写文书提供了方便 一直通行到现在 对文书的缮写要求 各代有严格规定 要准确无误 注重时限 延一日笞50 延十日徒一年 凡改动处 要加盖印章以示负责 保证了公文的准确性和严肃性 八 中国秘书工作的历史回顾与思考 吸取经验教训 继承优良传统 宝贵遗产 3 公文的判署 签押制度 是指主管人员在文稿审定后写上 可 闻 依 同意 批准 等简短的评语 判署 并在文稿上亲自签上自己的名字以示负责 签押 签字用行书称行押 用草书称花押 签在首尾纸缝之间称押缝 在文尾称押尾 此制度增强了主管官员的责任心 也增强文书的严肃性 权威性和有效性 4 文书用印制度 印章是权力和信用的标志 印章使用始于商周 史称 玺 用金玉铜银制成 尊卑共用 春秋战国时期 用于封检文书 秦始皇时期 印和玺用法开始有严格区别 天子独以印称玺 又独以玉 群臣莫敢用也 秦律规定 对盗用官印者依伪造罪惩办 严防未加印玺或假印玺的文书出现 自此 印章作为权力和信用的标志历代沿用 汉代一官一印 罢官时 其印上交或带走均可 南北朝时期 实行官印移交制度 唐代还设监印官 文书经审核无误后 方可用印 并规定一文一印 两页以上的公文 则在两页之间加盖骑缝印 文书加盖印章 说明发文机关对该文确认无误 增加文书的权威性和有效性 此制度一直沿用至今 八 中国秘书工作的历史回顾与思考 吸取经验教训 继承优良传统 宝贵遗产 5 副本制度 始于西周 指文书正本以外的复制本 凡重要文书大多有副本多份 分存各处 王命文书宣读颁行以后 正本交受命官 内史另录副本藏于王室备查 重要文书正本还要送宗庙保存 作为教化子弟的教材 副本则由史官和主管官员各存一份 清代设有副本库 凡奏折 一般都交军机处抄录副本 送内阁发抄 抄完后交回存档 此制度对保存真实可靠的