文件系统的自检ppt课件

文件系统的自检 浙江我武生物科技有限公司2010年11月 主要内容 规范对文件的要求 如何实施文件管理 如何进行文件系统自检 案例分析 第一部分规范对文件的要求 EUGMP关于文件的条款 FDAGMP关于文件的条款 WHOGMP关于文件的条款 SFDAGMP关于文件的条款 EUGMP关于文件 Chapter4 4 1确定产品 物料标准 这是对质量的基本评价 制备处方 工艺过程及包装规程 描述所有起始物料及工艺及包装操作 程序 指导进行某个操作 如清洁 更衣 环境控制 取样 检验 设备操作记录 提供每批产品的历史记录 包括发放 最终产品质量相关信息 4 2 文件应精心设计 准备 评价和发放 并符合生产和市场相关规定 4 3 文件应得到授权人的批准 并签名和日期 4 4 文件内容明确 题目 种类及目的描述清楚 按顺序排列 检查起来容易 复制的文件应清晰 易读 4 5 文件应定期复查 保持最新版本 文件一旦修改 系统应能防止新版文件未被使用的情况 4 6 文件不能是手写的 填写数据或记录信息应清晰 易读 不易除掉 应有足够的空间 EUGMP关于文件 Chapter4 4 7填写内容的任何更改都应签名和日期 并可以读出原来的信息 如空间允许 可以注明更改原因 4 8每次操作时 及时记录 便于对生产相关的重要操作追踪 至少在有效期后一年 4 9数据可以用电子记录系统 照相或其他可靠的方法 但应有与系统相关的详细程序 应检查记录的准确性 用电子数据处理的文件只能由授权人输入数据或更改 计算机应能记录这些操作 都应严格使用passwords或其他方法登录 重要数据的输入应能被独立的检查 批记录的电子储存应备份 质量标准4 10原料 包材 成品的质量标准应予批准并有日期 若可能 应制定中间体或半成品的质量标准 原辅料 包装材料的质量标准4 11原辅料 内包材 印字包材的质量标准应包括 a 材料描述 包括 指定的名称 内部编码 依据 药典专论 批准的供应商 若有可能 材料原厂家 印字包材的样张 b 取样及检验描述 或参考的程序 c 按可接受限度要求定性定量 d 贮存条件与注意事项 e 最大贮存期限 复检 FDA关于文件 每一个药品生产商都应建立并维护用来控制所有必要的文件的程序 这些程序应提供以下内容 文件批准 发放文件变更cGMP211 100成文的规程偏差编写为包装药品的均一性 含量或获效价 质量及纯度而设计的生产和加工控制程序 这些程序包括本部内容全部要求 这些成文程序 包括任何变化 须经有关部门起草 复查和批准 然后再经质量控制部门复查和批准 在实施各种生产和加工控制功能中 遵循已制定的生产和加工控制程序 并在执行时以文件加以证明 程序中出现的任何偏差 应作记录 并提出证据 WHOGMP关于文件 良好的文件是质量保证体系必不可少的基本部分 应涉及GMP的各个方面 其目的是确定所有物料的规格标准 生产及检验方法 保证所有从事生产人员知道应该做什么 什么时候去做 确保具备药品释放所必须的全部资料 提供审查线索 以便对怀疑为不合格产品的历史进行调查 SFDAGMP关于文件 药品生产企业应建立文件的起草 修订 审查 批准 撤销 印制及保管的管理制度 分发 使用的文件应为批准的现行文本 已撤销或已过时的文件除留档备查外 不得在工作现场出现 制定生产管理文件和质量管理文件的要求 文件的标题应能清楚地说明文件的性质 各类文件应有便于识别其文本 类别的系统编码和日期 文件使用的语言应确切 易懂 填写数据时应有足够的空格 文件制定 审查和批准的责任应明确 并有责任人签名 新版GMP对 文件 的检查条款要求 6101药品生产企业应有设施和设备的使用 维护 保养 检修等制度和记录 6102药品生产企业应有物料采购 验收 生产操作 检验 发放 成品销售和用户投诉等制度和记录 6103药品生产企业应有不合格品管理 物料退库和报废 紧急情况处理制度和记录 6201生产工艺规程的内容应包括 品名 剂型 处方和确定的批量 生产工艺的操作要求 物料 中间产品 成品的质量标准和技术参数及贮存注意事项 物料平衡的计算方法 成品容器 包装材料的要求等 6202岗位操作法的内容应包括 生产操作方法和要点 重点操作的复核 复查 中间产品质量标准及控制 安全和劳动保护 设备维修 清洗 异常情况处理和报告 工艺卫生和环境卫生等 新版GMP对 文件 的检查条款要求 6203标准操作规程的格式应包括 题目 编号 制定人及制定日期 审核人及审核日期 批准人及批准日期 颁发部门 生效日期 分发部门 标题及正文 6204批生产记录内容应包括 产品名称 规格 生产批号 生产日期 操作者 复核者的签名 有关操作与设备 相关生产阶段的产品数量 物料平衡的计算 生产过程的控制记录及特殊问题记录 6301药品生产企业应有药品的申请和审批文件 6302药品生产企业应有物料 中间产品和成品质量标准及检验操作规程 6303药品生产企业应有产品质量稳定性考察计划 原始数据和分析汇总报告 新版GMP对 文件 的检查条款要求 6304每批产品应有批检验记录 6401药品生产企业应建立文件的起草 修订 审查 批准 撤销 印制 分发 收回及保管的管理制度 6402分发 使用的文件应为批准的现行文本 已撤销和过时的文件除留档备查外 不得在工作现场出现 6501生产管理文件和质量管理文件应满足以下要求 1 文件的标题应能清楚地说明文件的性质 2 各类文件应有便于识别其文本 类别的系统编码和日期 3 文件使用的语言应确切 易懂 4 填写数据时应有足够的空格 5 文件制定 审查和批准的责任应明确 应有责任人签名 文件管理的基本要求 实施GMP必须有良好的文件系统文件系统能够避免信息由口头交流所可能引起的差错 并保证批生产和质量控制全过程的记录具有可追溯性 企业必须有质量标准 生产方法 指令 标准操作规程以及各种记录 为什么要进行 文件管理 良好的文件管理系统是质量保证体系的重要组成部分 GMP的基本要求 生产活动中涉及产品质量的每一行为都应有文件加以规定 每一行为的结果都有文件加以记录 质量保证体系的有效与否 是通过指令和记录来反映的 若没有良好的文件管理系统对指令和记录进行规范 是很难进行质量保证的 批的历史应具有可追溯性 GMP的基本精神 一切行为有标准一切行为以书面作业为准则有防范未来任何可能造成污染或失误的措施证明如此做法是有效与正确的 验证 定时检讨或有任何异常现象时会有追踪原因行为 自检 文件管理的目的 GMP 有章可循 照章办事 有据可查 文件的作用 规定 指导生产活动的依据 记录 证实生产活动的依据 评价管理效能的依据 保证质量改进的依据 员工工作培训的依据 文件是 文件是指一切涉及药品生产 管理全过程中使用的书面标准和实施过程中产生的结果的记录 每天工作的一部分是法规的要求 是安全措施 文件是质量保证活动的基石 第二部分 如何实施文件管理 文件与生产质量管理活动的关系文件管理系统的重点工作GMP文件部分检查中发现的问题 GMP各要素关系 文件与生产管理活动的关系 物料 生产加工活动 输出 输入 产品 文件是整个生产质量管理活动的准绳 如何实施文件管理 按满足文件编制要求的原则 建立良好的文件系统 并以此作为生产质量活动的准绳 实施生产质量管理活动 文件管理系统的重点工作 1 建立完善文件管理系统 保证文件的权威性 系统性 有一套完善的文件体系 规范 指导 证实生产 质量管理活动 文件目录是否完整 文件分类便于识别 所制的文件种类 文件名称 文件内容应覆盖 符合GMP条款要求 包括 厂房设施 设备管理制度 物料管理制度 卫生管理制度 验证管理制度 文件管理制度 生产管理制度 生产工艺规程 SOP 批生产记录 质量管理制度 产品审核 质量标准 检验操作规程 产品稳定性考察 批检验记录等 其他管理制度 职责 培训等 文件管理系统的重点工作 2 建立有效文件的管理流程 维护文件的有效性 制定相应的文件管理程序 文件实施前由授权人审批适用性 防止使用失效或作废的文件 防止误用 工作需要的场所应能得到相应的文件的有效版本 保留已作废 过时的文件 应进行适当的标识 文件的更改要对更改的内容的审批 更改的方法 更改的标识要进行控制 文件控制流程 文件管理系统的重点工作 3 文件编制要保证文件内容的适宜性 一致性 文件的制定要结合实际的需要 文件中的标题 类型 目的 职责 适用范围 原则应有清楚的陈述 文件内容准确 不得模棱两可 可操作性强 文件编写要求条理清楚 容易理解 使用者能够及时 准确地执行书面文件 文件审核要注重文件的法规的符合性 实际的适宜性 文件间的一致性 文件管理系统的重点工作 4 设计相关配套的记录文件 保证文件的执行 有据可查 指导生产管理 质量管理活动的有效执行 证实生产管理 质量管理活动过程和结果 便于追溯和总结分析 制定预防和纠正措施 记录文件的内容要与相对应的文件保持一致性 记录文件的内容对关键的活动控制要求 活动过程以及控制结果要有记载 能够进行证实和追溯 GMP现场检查文件部分缺陷 缺陷分析 文件的制定是否符合规定文件的质量反映一个企业的管理水平 目前国内企业的GMP水平尚在一个初级阶段 因此文件方面的缺陷较多 从检查员的缺陷项目记录表所反映的事例分析 目前企业存在的主要问题如下 文件可操作性较差 流程描述与实际不符 缺乏异常情况下处理流程 文件制定前没有事先充分征求管理人员和使用者意见 文件发放控制体系不严密 随意变更 未定期进行文件复审 案例1 不合格品管理程序 链接不合格品处理管理规程 案例分析 不合格品管理程序 法规要求 第四十二条待验 合格 不合格物料要严格管理 不合格的物料要专区存放 有易于识别的明显标志 并按有关规定及时处理第七十五条质量管理部门的主要职责 审核不合格品处理程序 4201待验 合格 不合格物料是否严格管理 案例分析 不合格管理及处理 案例分析 不合格品管理及处理 自查 不合格品处理程序 评审意见 案例分析 不合格品管理及处理 某产品为非无菌制剂的液体制剂其批号为20060605的中间产品 液体制剂 现场QA人员发现其中一件内包装破损 请依据 不合格品处理规程 要求进行处理 Who 提出处理申请 现场管理 处理审核批准 Where 存放区域 Why 怎样管理 色标 状态标识 处理方式如何 财务如何核销 When 什么时候应完成处理决定和实施处理 What 为什么在严格处理 How 处理过程和结果如何 案例文件1 案例文件2 不明确质量部门审核 存放不合格品区 色标 状态标志不明处理方式不完善 随机确定 财务无凭证 不明确 不合格物料禁止流入生产 不合格中间体禁止流入下工序 不合格成品禁止出厂 由QA监督 生技部人员质量部门审核 存放不合格品区 色标 状态标志明确 可以考虑返工或销毁 返工要评估质量风险 财务有核销凭证 原则上应5天内做出决定 决定后一周内进行曲实施 过程应记录 由QA监督 思考 文件制定的符合性程度不同 对质量管理带来的可能后果假设法列举 1 2 缺陷分析 对记录及时性和保留时间的规定不全面 1 WHO15 8条款和欧盟4 8条款都规定 做的每一件事都应在执行时完成记录 通过这种方式所有与药品生产相关的有意义的活动都是可以追踪的 这些记录应当至少保留到药品有效期后一年 2 我国没有对记录的及时性作出规定 在记录保留的时间上仅对批生产记录和销售记录提出类似的规定 实际上还应当包含物料采购和储存记录 检验记录 环境监测记录等 这些资料都应当保留以便在出现问题时可以追溯原因 缺陷分析 对记录及时性和保留时间的规定不全面 3 我国药品生产企业可能存在伪造记录的情况 从验证记录 批生产记录 检验报告到销售记录 甚至伪造全部的操作记录 更有一些原料生产企业在编制原料药出口的技术资料时 也有伪造数据和资料的情况 为杜绝以上行为 应强调记录的及时性 同时加大对造假的惩治力度 并制订一些标准管理程序 例如受权人制度和诚信制度等 以改变这种局面 缺陷分析 检验的原始记录问题检验记录中缺重要的实验仪器 环境 相关试剂等条件 缺仪器的名称和编号 仪器的主要参数 对照品的批号 含量和来源 滴定液的名称和浓度及校正值 实验的时间 温湿度等 缺重要的原始图谱和仪器打印的原始数据记录不规范 数据不原始 缺应有的恒重数据 空白数据 关键数据的涂改未盖校正章 记录照抄标准 实验操作和实验的现象未进行记录描述 缺陷分析 是否建立批记录 批记录是否及时填写 字迹清晰 内容真实 数据完整 并由操作人及复核人签名 记录的设计不够合理 无物料净重 毛重 去向 记录人员的培训不到位 记录不完整 不具有及时性 原始性 有效数据与计量衡器的精度不符合 修改不符合规定 缺乏可追溯性 关键过程无物料平衡计算 批生产记录是最重要的记录文件 好的批生产记录意味着好的生产管理水平和良好的可追溯性 第三部分如何进行文件管理系统的自检 文件管理自检 确定检查系统或项目 按照GMP相关规定 企业是否制定有相关程序文件 Y N 制定的文件是否符合要求 Y N 是否进行了培训 Y N 是否有效执行 Y N 是否有执行结果的记录 Y N 存在的差异是否有相关处理记录 Y N 文件管理自检自检的步骤 第一步查文件系统的系统性和符合性第二步查文件控制管理第三步查文件的适宜性 有效性和追溯性 第一步查文件系统的系统性和符合性 目的 查文件系统的文件种类和内容是否符合GMP条款要求 查信息来源 文件目录 现行的文件 组织机构图 产品清单 方法 总目录法 要素法 职能法 点线法 文件系统自查的方法 总目录扫描法 从文件目录看文件分类系统和初步的文件覆盖程度 要素法 以GMP和要素分类 以检查和要素文件的符合性 最后将相关联文件对照 核实其系统性 职能法 以职能部门确定的职责为线索 追溯该部门与GMP相关的管理要求是否都建立了相关的符合性文件 点线法 以某一关注点为切入口 进行顺推和逆推 将该点涉及的相关联文件进行检查 最后对文件的整个层面进行判断 文件系统自查的方法 1 总目录扫描法 优点 快速 有效 缺点 粗放 只能观察出整个文件设计构架 不能对个体文件的符合性进行判断 案例1 通过快速扫描文件总目录发现 企业存在受托加工生产的情况 但文件目录中未发现其有关的管理规程 生产现场事实 生产现场发现接受委托生产的物料 其物料管理混乱 询问相关操作人员 只知道本公司产品生产用物料的规定 对接受委托生产的物料和生产过程有关管理规程情况 不知该谁负责 也未看见或接受过相关培训 判断 对受托加工生产的管理未建立相关管理程序 文件制定有漏项 文件系统自查的方法 2 要素法 优点 系统性较强 不容易发生检查的漏项情况 文件检查既有广度 也有个体文件的深度 缺点 工作量较大 存在同一职能部门重复检查的情况 GMP检查员惯用法 文件系统自查的方法 3 点线法 优点 对检查文件的系统性 可追溯性效果特别好 缺点 容易发生检查的漏项情况 对检查员的经验要求较高 需要找准问题的切入点 才能有效 顺藤摸瓜 文件系统自查的方法 职能法 优点 不存在对同一职能部门重复检查的情况 缺点 不易把握 对 规范 职能部门责任 分解要求相当熟悉 容易对检查要求漏项 案例2 企业文件系统自查情况组织机构图未纳入文件体系职责文件与机构 岗位设置不匹配职责文件内容存在重叠或职责不清现象 技术总监 质保部 制定原辅料 半成品 成品检验标准 总经理秘书 管理公司技术档案 质量档案 基建档案及设备档案 质保部 质量档案 设备部的职责 岗位未涵盖设备管理的内容 培训教育程序 未对培训的组织管理作出规定 文件总目录未涵盖 验证方案 记录 职责文件文件编码体系缺乏扩展性 案例3 企业文件系统自查情况原GMP文件体系分类 验证计划 验证方案 验证报告等 标准操作管理标准 案例3 企业文件系统自查情况 编码系统复杂 例如 验证类文件编号 预确认 第二步查文件的控制 目的 查文件的管理是否依照文件控制程序执行 文件的起草 审核 批准 发放是否依照规定执行 检查过期文件 作废文件的保存方法是否符合要求 查文件更改控制是否符合要求 查现场使用文件是否为有效版本 查信息来源 文件目录 现行的文件 组织机构图 企业人员花名册 文件管理相关记录 如文件发放控制单 文件汇稿单 文件变更单等 方法 记录查阅 随机抽取3 5份文件 其中包括1份有变更的文件 现场核实 依据抽查到的文件进行从起草 审核 批准 发放 使用 文件变更 旧版本