房地产开发公司采购制度.doc

固定资产、物料采购管理办法第一章 固定资产、物资采购管理办法为了规范集团公司物资采购行为，加强公司内部控制制度，节约资金，明确责任，特制定固定资产、物资采购管理办法。凡是由公司采购的各类固定资产、物料均受本办法约束。第一条：固定资产、物资采购管理的范围（一）公司正常的一切采购均纳入集中采购。集团公司执行总裁以上领导特批的“应急特殊采购”可先办理，后补手续。（二）本办法所指固定资产包括通用设备、专用设备、运输设备、其他设备及工程物资等。上述固定资产指使用年限一年以上单位价值在2000元以上的物品。第二条：固定资产、物资采购管理的原则公司物资采购应当遵循统一计划、集中采购、集中支付和 “公开、公平、公正”的“阳光采购”原则；始终坚持“公司利益第一”和诚实守信的原则。公司固定资产、物资采购分为计划内采购及计划外采购。计划内采购主要是专项工程物资采购；计划外采购主要是公司日常固定资产、物料零星采购。第三条：固定资产、物资采购管理的方式（一）公开招标：是指公司或委托的采购业务代理机构（统称招标人）以招标公告的方式邀请不特定的供应商（统称投标人）投标的采购方式。公开招标应作为公司大型采购的主要采购方式。1、采购物资达到一定规模且无保密要求的2、市场存在竞争且合格供应商有一定数量的3、采购的物资通用性强、有详实技术规格和技术要求的4、有充分的时间通过法定程序进行的5、能够以价格为基础做出授予合同决策的。（二）邀请招标：公司以投标邀请书的方式邀请五个以上特定的供应商投标的采购方式。1、具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的2、采用公开招标方式所需时间不能满足紧急需要的3、采用公开招标方式所需费用占采购总价值比例过大的（三）竞争性谈判：公司直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。1、招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的2、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的3、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的4、不能事先计算出价格总额的（四）询价：对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（五）单一来源采购：公司向供应商直接购买的采购方式1、只能从唯一供应商处采购的2、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的3、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的 （六）定点采购采购的货物量小、价格明确、且供应商具有良好的信誉和稳定的合作关系，可以采用定点采购的方式。一般情况下，集团采购都要按照以上六种方式进行采购，只有董事长有权直接指定供应商。第四条：固定资产、物资采购管理过程中各部门主要职责及其流程（见附表一）固定资产或物料的采购包括：计划内采购及计划外采购两种方式。计划内固定资产、物料采购：大笔采购超过公司规定限额的公司应设立专门采购小组，由采购小组编制预算表。结合需求部门、物控部门、财务部门、质量检验部门、仓储部门、共同完成固定资产的采购管理工作。（一）需求部门：固定资产、物料需求部门负责制定、报批物资采购计划（计划的内容主要有物资的名称、规格型号、数量、质量、预算价格、技术要求等，并将报批的计划报物资采购部门）专业人员或有关负责人要参与采购过程、对采购的物资负责验收；根据物料要求及技术指标，提议供应商及物料报价（三家以上），依此填写“固定资产、物料需求计划申请书”（见附表二）提交物控部门。（二）采购部门：经总经理审批， 按工程建设及生产计划采购，由采购主管副总依据需求部门提交的“物料需求计划申请书” 结合生产计划，组织安排采购人员对需求部门建议的供应商资质审核、与供应商谈判，确认需求物料的交期及需求数量、价格、交易、服务、付款周期等进行比价及实施，依此填写“固定资产、物资采购审批表”（见附表四）依据合格供应商的价格分配定额下单给供应商（交期适合），跟进物料交期，跟催供应商及时交货，收到供应商的发票，通知仓库开具入库单，整理后交到财务跟进付款。（三）物控部门 ：汇总物料需求计划，跟近交期，负责通知检验部门进行到货检验、来料异常处理；负责新物料来料抽样及送料认证工作；负责汇总物料实际使用量；负责合格供应商名录中提供工作。（四）财务部门：主要负责采购计划预算的审批、经费筹措与支付、并对采购的贵重物品、固定资产等需要挂帐的物资建帐，根据预算、合同、签批后的发票单据等原始凭证，建立固定资产台账和固定资产卡片，详细登记设备名称、型号、供货商、价格、产品序列号、使用单位及保管人等。财务部负责对整个采购过程进行监督。（五）质量检验部门：质检部负责固定资产、物料进厂前的检验并处理检验过程中质量异常；负责生产过程中物料质量的异常处理；负责售后质保期间的异常处理等工作。（六）管理部门：管理部门即物料、固定资产的仓储部门。负责物料到货的基础检验、检查并卸货到固定资产或物料待检区，将检验合格的物料及时入库，负责固定资产或物料的日常库存保管工作。（七）呆料处理：收到物控部门的呆料报表后，根据呆料数量约谈合格供应商进行呆料处理，因客户取消订单产生的呆料，第一时间通知供应商停止生产，清算呆料数。跟进供应商确认呆料数量并拿出解决方案。计划外固定资产采购由固定资产使用部门提出申请，由财务部门进行审核，报总经理批准，并由采购部门实施采购。计划外固定资产或物料采购程序如下：计划外固定资产或物料采购即零星采购，采购人员拿到物料需求计划后，根据物料的技术确认采购及采购数量，审核需求部们建议的潜在供应商的资质，寻求合格供应商是否可以供应需求物料，若合格供应商可供应此物料的，跟潜在供应商进行商务谈判，就价格、质量、服务、付款方式、交期等进行确认，汇总谈判结果报领导审批，审批完成后给供应商，按合同签订的方式跟进交期、验收结算付款。第五条：计划内采购不论通过何种方式，在确定固定资产供应单位后，双方均应签订材料供应合同，合同条文应参照国家规范文本，主要内容应包括：材料名称、品种、规格、型号、数量；技术标准、质量要求；交货期限、方式、地点及验收办法；价款支付与结算办法，违约责任，等等。第六条：公司采购应执行严格材料验收制度。采购项目小组或固定资产使用部门在收货时进行初验，认真检查报验手续、查验产品出厂合格证、产品质量检验报告和材质单。初验后项目小组或固定资产使用部门同质量检验部门须严格按规定进行复验后可收货。第七条：在合同规定的期限采购材料经验收合格后，财务部门审核发票、设备材料验收单、购销合同、采购预算，审核无误后，由财务部门办理结算。第八条：公司可设立采购监督人员对公司采购进行监督。专项工程竣工后，必要时公司可派内部审计部门或聘请的中介机构进行事后审核。第九条：公司采购监督管理部门和采购机构的工作人员在采购中玩忽职守、徇私舞弊的，对负有直接责任的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；造成损失的，应当承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十条：固定资产、物料采购过程中的供应商管理（一）合格供应商的日常管理：采购部门配合品质部做好供应商管理，负责对供应商的交期、服务、样品、价格及扣款等事项进行汇总，每年对供应商名录中的重点供应商进行现场稽核、审查，对于不能满足我公司要求的供应商给予淘汰。（二）非合法供应商的管理：需求部门临时（零星）申请采购物料的供应商需提供以下材料对其资质进行核对：企业营业执照、组织机构代码证、一般纳税人资格证：了解供应商的基本情况，包括成立时间、注册资本、企业介绍、生产能力及企业网站，必要时跟进供应商客户了解其服务、质量、交期等内容。（三）新供方纳入：在此新供应商处采购次数大于2次的，要将此供应商纳入到合格供应商目录。新供应商纳入流程：样品实验小批量验证供应商资质确认大批量验证现场稽核合同谈价纳入合格供应商体系。第十一条：固定资产、物料采购过程中与供应商谈价议价（一）合格供应商谈价：根据生产需求数量及市场行情，至少2次与合格供应商谈需求物料的数量、价格、服务、付款条件及扣点。（二）零星需求谈价：根据市场行情，结合三家的报价对产品价格初步评估、市场询价、验证价格，约谈供应商确定价格。第二章 物资收料、验收管理办法第十二条：工程建设项目收料管理规定（一）购置材料，主管部门要提前做出一式三份的明细计划，经主管领导审批后，一份由做计划者保存，一份供采购员使用，另一份交财务存查。（二）采购员将依计划采购回的材料交与保管员点收。保管员按照合同或采购计划所列的名称、数量、型号、质量标准等与实物对照、检查，完全相符的，方可点收入库，办理入库手续。（三）凡是名称、数量、型号、质量与实物不符的材料，一律不予点收。否则，由此造成的一切损失，均由保管员负担。第十三条：固定资产、物资验收管理规定为划清企业内部与外部物资购销经济责任的界限，防止进料中的差错事故，把好物资的“入口关”，特制定本管理规定。（一）物资验收工作程序：1验收准备（1）场地和设施的准备。料具进场前，根据用料计划，现场平面布置图、物资保管规程及场容管理要求，进行存料场地及设施准备。场地应平整、夯实，并按需要建棚、建库；（2）苫垫物品的准备。对进场露天存放、需要苫垫的材料，在进场前要按照物资保管规程的要求，准备好充足适用的苫垫物品，确保验收后的料具做到妥善保管，避免损坏变质；（3）计量器具的准备。根据不同材料计量特点，在材料进场前配齐所需的计量器具，确保验收顺利进行；（4）有关资料的准备。包括材料需用计划、购销合同及有关材料的质量标准等。2. 核对凭证：认真核对每批进场（库）材料的发票、运单、质量证明是否符合进货计划（合同）的要求，无误后按照证件的内容，逐项加以检验。3质量验收：现场材料的质量验收，由于受客观条件所限，主要通过目测对料具外观的检查和材质性能等质量证件的检验凡一般材料外观检验，应检验材料的规格、型号、尺寸、颜色、方正及完整，做好检验记录。凡专用、特殊及加工制品的外观检验，应根据加工合同、图纸及翻样资料。会同有关部门进行质量验收并做好记录。进口材料及设备要会同商检局共同验收，做好详细记录。4数量验收:（1）原则上不允许夜间材料进场验收,如遇特殊原因,日间供应不能满足施工所需时,应经工程项目部主管同意后,在夜间20时前进场材料验收,并将现进材料与原堆场分开堆放,或做好明显分隔标志、标记,验收人员必须旁站监督卸车、验收。（2）现场材料数量验收一般采取点数、检斤、检尺的方法，对分批进场的要做好分次验收记录，对超过磅差的应通知器材部、供应方处理。5. 验收手续；（1）经核对质量、数量无误后，可以办理验收手续。验收手续根据不同情况采取不同形式。一般由收料人依据进料凭证和实际验收数量电脑填制物资验收入库单，属于多次进料最后结算（或月结等）办理验收手续的，如大堆材料，则由收料人依据分次进料凭证、验收记录核对填写验收码单，在结算时，仓管员依据验收码单，电脑填制入库单。（2）每车货验收后，即填制验收入库单（见附表四:此单一式三份：采购人、验收人、保管人各执一份），不得补填、补签、涂改，保持单据真实、清楚、整洁。6. 验收问题的处理：（1）质量不符合质量证明或合同要求时，应报有关部门加以鉴定处理。在此之前，材料不能入库，更不能发放，应进行“待检”标识。（1） 数量不符者，损溢在规定磅差内，按实际验收数量入库；超过规定磅差时应查对核实，做好验收记录，报有关部门，未解决处理前不得动用。7.保管（1）按现场平面布置图，一般应集中堆放在项目主管指定的料场，应尽可能使料场地面硬化，避免与其它垃圾、杂物混杂，防止脏物污水。（2）堆放要成堆，避免成片，以防人踏、车辗造成损失。（3）平时须经常清理归堆，分规格堆放，并督促班组清底使用。第三章 集团公司固定资产管理办法为了更好的利用固定资产，实行固定资产归口管理，加强对固定资产的维修与保养，建立岗位责任制和操作规范，按照集中领导、归口管理的原则以固定资产的类别确定分工管理如下：第十四条：固定资产管理分工（一）财务部作为固定资产的主管部门，应建立健全固定资产的明细帐卡。 （二）公司机器设备全部由生产部门归口管理. （三）生产部门负责生产车间设备的购建、安装、修理和使用管理。 （四）生产部门负责生产厂区动力设备的购建、安装、修理和使用管理。 （五）公司仪器仪表设备应由工程部归口管理。工程部负责公司的仪器仪表的购置、修理和使用管理。 （六）公司的电子设备由总经办进行统一管理。 （七）行政人事部负责公司通用电子计算机及附属设备购置、安装、维护和使用管理。 （九）行政人事部负责公司运输工具的维护和使用管理。第十五条：主管部门的职责（一）随时掌握固定资产的使用状况。 （二）负责监督配合使用单位做好设备的使用和维护，确保设备完好提高利用率，并定期组织设备的清点，保证帐、卡、物三相符。 （三）负责固定资产的管理，搞好固定资产的分类，统一编号，建立固定资产档案，登记账卡，负责审批并办理验收、调拨、报废、封存、启用等事项。 （四）根据使用部门的使用情况，组织编制设备大中修维修计划，按期编报设备更新 计划。 （五）严肃财经纪律，对违反固定资产管理制度，擅自赠送、变卖、拆除固定资产的行为和破坏固定资产的现象，要严格追查责任，视情节给予处罚。第十六条：使用部门的职责（一）各固定资产使用部门负责本单位的设备管理工作，应设置专职或兼职的设备管理员，各生产班组要设置工人设备管理员，每台设备要明确使用、保管、维护的责任者。 （二）严格执行技术操作规程和维护保养制度，确保设备的完好、清洁、润滑和安全使用。 （三）建立固定资产明细帐，固定资产的领用、调出、报废必须经主管部门及总经理批准，未经批准，不得擅自调动、报废，更不能自行外借和变卖。 （四）根据主管部门的要求定期组织固定资产的盘点，做到帐、卡、物三相符。第十七条：固定资产的购置、验收、领用（一） 由于生产、研制需要，各单位购置固定资产必须提前向主管部门提出申请，报总经理批准后，由相关部门负责购置。 （二）购设备进厂后，由相关单位开箱检查、验收，设备安装完毕后填“设备验收单”（见附表五）报主管部门。主管部门根据“设备验收单”建立固定资产卡片，并通知使用单位。 （三） 基本建设项目完工时，由基建部门办理验收工作，报主管部门。第十八条：固定资产的调拨与转移（一） 凡列入公司的固定资产未经公司主管领导和总经理批准，任何单位不得擅自调拔、转移、借出和出售。 （二） 公司内部设备的调拨与转移，必须通过主管部门办理资产转移手续，同时由调出、调入单位的双方领导及经办人签字后，由财务部门办理转帐手续， 并通知相关的会计进行帐、卡交接。 （三）公司对外的设备调拨和转移一般实行有偿价调拨方式， 设备主管部门根据设备的使用年限、折余价值、新旧程度按质论价，原则上调出设备的价值不得低于设备的折余价值， 对外处理设备必须由主管部门提出处理价值，报总经理签字方可处理，办理有关财务手续。 （四）未经主管部门同意，各使用部门无权办理设备转移及处理，一经发现，将追究部门及经办人的责任。第十九条：固定资产的报废与封存（一） 公司的固定资产报废处理时，须使用部门提出申请，填写“固定资产报废申请单”（见附表六）一式三份由财务部门将其净损失上报总经理批复后，办理报废相关手续。 （二） 凡符合下列条件可申请报废： 1.超过使用年限，主要结构陈旧，精度低劣生产率低，耗能高，而且不能改造利用的。 2.不能动迁的设备，因工房改造或工艺布置改变必须拆除的。 3.腐蚀严重无法修复或继续使用要发生危险的。 4.绝缘老化，磁路失效，性能低劣无修复价值的。 5.因事故或其他自然灾害，使设备遭受损坏无修复价值的。 6.凡经批准报废的固定资产不能继续在生产线上使用，主管部门与使用部门要及时作价处理。 处理后的固定资产由主管部门和使用部门一起办理固定资产的注销手续，对外处理报废固定资产时由主管部门提出处理意见，总经理批准，变价收入上交财务部。 7.凡停用三个月以上的固定资产由使用部门封存、保管。 （三）闲置设备和封存设备启封后，由使用部门填写“设备启封单”（见附表七），主管部门同意后，方可使用。第二十条：固定资产的清查为了保护固定资产的安全与完整，各部门必须对固定资产进行定期清查、盘点，以掌握固定资产的实有数量，查明有无丢失、 毁损或未列入帐的固定资产，保证账实相符。 （一）固定资产每年至少清查一次。遇有下列情况，应当对有关固定资产进行全部或部分的临时清查： 1.直接经管固定资产的人员调动工作； 2.因机构、业务变动，办理财产交接； 3.固定资产发生非常损失事故； 4.单位负责人根据工作需要决定进行的临时抽查。 （二）根据固定资产清查的范围和任务，成立由资产管理部门、财务部门、使用部门、行政人事部和实物保管人员参加的清查小组。组长由主管固定资产的公司领导担任。 （三）对固定资产进行清查以前，财务部门必须检查有关财产增减变动的凭证是否齐全，如有尚未入账的会计事项，应当及时入账，主动与固定资产管理、仓库以及其他有关部门核对各项固定资产的收、付记录，做到清查前的账目相符。 （四）经管固定资产的人员，在清查以前，应当将所经管的固定资产进行整理，对尚未点验入库和应当调拨出库的固定资产，尽可能做好入库和出库手续，避免发生重点、漏点等差错。 （五）固定资产清查应当逐一点清实物，包括查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符，固定资产的保管、使用、维修、报废和转让等情况是否正常等等。发现没有入账的固定资产，应当查明原因，及时入账。在清查中发现毁损情况，应当查明毁损的程度、原因和责任以后，在清查表内加以注明，并提出处理意见。 （六）租赁、代管的固定资产，都应当进行清查，并分别填制清查表。 （六）固定资产清查以后，根据清查的结果填制清查表。清查表经过审核无误以后，由参与清查的人员和经管财产的人员共同签名盖章。清查表应当由资产管理部门留存一份，送交财务部门一份。 （七）财务部门根据清查表格与固定资产账簿记录进行核对。如发现盘存数与账存数不一致的时候，应该及时查明原因，必要时进行复查或由经管财产的人员做出书面报告。（八）对清查出的固定资产短缺和溢余，经查明核实以后，经资产清查小组审核，报公司领导集体审批。财务部门根据审查核实后的清查表和审批意见，按照会计制度的规定，做账务的调整，使账簿记录与实际盘存的资料一致。第二十一条：本管理办法由陕西神光新能源集团公司负责解释和修订。第二十二条：本办法自颁布之日起施行。附表：1. 固定资产、物料采购管理流程表1. 固定资产、物料需求计划申请书2. 固定资产、物资采购审批表3. 固定资产、物资验收入库单4. 设备验收单5. 固定资产报废申请单6. 设备启封申请表XXXXXXXX年X月X日 附表