档案管理课件六档案工作的原则、机构与管理制度第、、节PPT课件.ppt

第三节档案工作的原则 1996年公布的 中华人民共和国档案法 规定 档案工作实行统一领导 分级管理的原则 维护档案完整与安全 便于社会各方面的利用 1 原则的基本思想包括三个方面含义 确立了档案工作的组织原则和管理体制 统一领导 分级管理 提出了档案管理的基本要求 维护档案的完整与安全 体现了档案工作的根本目的 便于社会各方面利用 2 一 全国档案工作实行统一领导 分级管理的原则 一 国家档案由各级 各类档案行政机构分别集中管理1 国家机关 国有企业及事业单位形成的档案 必须按照规定定期向本单位档案机构移交 集中统一管理 任何人不得据为已有 2 国家机关 国有企业及事业单位档案室应按照规定定期向有关档案馆移交需要长远保存的档案 3 中华人民共和国档案法 第十一条规定 机关 团体 企事业单位和其他组织必须按照国家规定 定期向档案馆移交档案 机关档案工作条例 和 中华人民共和国档案法实施办法 规定 机关长久保存的档案 在本机关保存一定期限 省级以上机关20年左右 其他机关10年左右 后向指定的国家档案馆移交 4 一 全国档案工作实行统一领导 分级管理的原则 3 集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案 档案所有者应当妥善保管 5 二 全国档案工作由各级档案行政机构统一 分层 分专业指导和监督 1 统一指导监督 国家档案行政管理机关主管全国档案工作 对全国档案工作实行全面规划和统筹安排 制定统一的档案法规和业务标准 提出统一的方针政策 进行业务指导和监督 文书档案保管期限表 6 二 全国档案工作由各级档案行政机构统一 分层 分专业指导和监督 2 分层指导监督 县级以上各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作 结合本地区的情况 制定本地区的档案工作规划 制度和办法 并对本地区内机关 团体 企业 事业单位和其他组织的档案工作实行指导和监督 山东省档案条例 7 二 全国档案工作由各级档案行政机构统一 分层 分专业指导和监督 3 分专业指导监督 中央各专业主管机关在国家档案行政管理机关的指导下 针对本专业系统的特点 制定本专业系统档案工作的规划 制度和办法 对本系统的档案工作进行指导和监督 保证国家有关档案工作的方针政策在本专业系统的贯彻执行 高等学校档案管理办法 8 三 对党政档案和党政档案工作实行统一管理 1 一个机关党 政 工 团档案 由机关档案室集中管理 2 各级党政机关形成的具有长远保存价值的档案由中央档案馆和地方综合性档案馆集中管理 3 党的系统 政府系统的档案工作 由档案事业管理机关统一进行指导 监督和检查 9 三 对党政档案和党政档案工作实行统一管理 党政档案统一管理 这是中国档案工作的特点 全世界仅此一家 前苏联也是党政档案分开管理 1959年以前 我国的档案工作也是党政档案分开管理 后来才高度集中在一起 优点是 首先 党政档案都是在贯彻党的路线 方针 政策中产生的 有着密切的联系 统一管理便于利用 其次 党和政府的档案工作在管理原则 制度和方法上没有多大差别 统一管理 力量集中 指导统一 党政档案工作统一设置机构 符合精简原则 10 二 维护档案的完整与安全 一 维护档案的完整1 在数量上 要确保档案的齐全 2 在质量上 要求将收集起来的档案按照它们的内在联系 系统地整理 组成有机整体 11 二 维护档案的安全 档案物质上的安全 即要求在管理上 技术上采取措施 力求档案的原件不能受到人为或自然的损坏 尽量延长档案的寿命 档案政治上的安全 即确保密级档案不丢失 不泄露 完整是安全的物质基础 安全是完整的有力保证 12 八千麻袋事件 宣统元年 1909 清朝政府修缮内阁大库 将库内档案移出 准备焚毁 学部参事罗振玉见到 遂请张之洞奏准罢焚 将档案移归学部暂管 北洋政府建立后 教育部接管这批档案并交历史博物馆筹备处管理 1921年教育部与历史博物馆以经费困难为由 将大部分档案装了8000麻袋约15万斤 以银洋4000元售给北京同懋增纸店作重造纸张的原料 1922年2月 罗振玉在市上见到纸店出售的部分档案 以1200元买回 雇人进行检理 发现不少秘稿史册 如满 蒙文的辽 金 元事例 明代有关边务战事的题本稿 清初开国要略 皇帝的硃谕批折及各国的题表等 罗遂择其珍件加以汇刊编印 史料丛刊初编 10册 1924年罗将大部分档案以1 6万元转卖给另一清朝遗老李盛铎 李盛铎挑选了档案中一些珍异史料 将其中的6万余件献给了伪满皇帝溥仪 其余部分以1 8万元转卖给中央研究院历史语言研究所 这时档案只剩12万斤 而且十分杂乱 一部分已破烂不堪无法整理 完整者仅五分之一 历史语言研究所经整理校勘 编辑出版了 史料丛刊 和 明清史料 等 1936年该所将部分档案携至南京 后迁往台湾 留在北京的部分档案后由中国第一历史档案馆接收 13 三 便于社会各方面的利用 满足社会各方面的利用 是档案工作的根本目的 支配着档案工作的全过程 也是社会评价档案工作质量的主要衡量标准 14 基本原则的三个组成部分的关系 统一领导 分级管理是核心 没有统一领导 分级管理的组织保证就不可能会有档案的完整与安全 便于社会各方面利用的目的也就很难实现 维护档案的完整与安全是手段 没有档案的完整与安全就不可能有档案的方便利用 便于社会各方面的利用是目的 离开了这个根本目的 维护档案的完整与安全也就失去了意义和方向 15 第四节档案工作的机构 档案室档案馆档案科研 教育 宣传 出版机构档案行政管理机构 16 一 档案室 档案室是各级组织统一保存和管理本单位档案的内部机构 是整个组织的组成部分 指导 监督 检查组织各部门的档案工作 从全国档案工作来说 档案室是国家档案工作组织体系中数量最多 分布最广 位居基层的业务机构 17 一 档案室 一 档案室的性质1 是单位的内部组织机构2 是保管具有长远价值档案的过渡性机构3 主要任务是服务于本机关4 是社会各项事业同档案工作联系的纽带5 是国家档案事业的基础6 是提高单位工作效率和质量的必要条件 18 二 档案室的基本任务 档案室的基本任务是 集中统一地管理本单位各部门形成的各种门类和载体的全部档案 维护档案的完整与安全 为本单位各项工作服务 为党和国家积累档案史料 19 二 档案室的基本任务 档案室的具体任务 1 贯彻执行档案工作法律 法规和方针政策2 建立健全本单位的档案管理制度3 对本单位各部门归档工作进行指导和监督4 负责管理本单位的全部档案和相关资料5 积极主动地开展档案利用服务6 对所属单位的档案工作进行监督和指导7 定期向档案馆移交具有长远保存价值的档案 20 三 档案室的类型 1 普通档案室2 科技档案室3 音像档案室4 人事档案室5 综合档案室6 联合档案室 21 二 档案馆 档案馆是集中管理规定范围内形成的具有长远保存价值的档案的机构 是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心 22 一 档案馆的性质 1 是科学文化事业性质的机构 1 从管理对象来看 管理的是历史上政治 经济 军事 文化和科学技术等活动的记录 是重要的历史文化遗产和精神文化财富 2 从档案馆的活动方式和工作成果来看 档案馆的工作是一项研究性工作 23 一 档案馆的性质 2 是永久保存档案的基地凡是具有长远保存价值的档案 档案馆应是其最终的归宿 国家档案财富的永久保存性质也决定了档案馆机构的永久性 3 是科学研究和各方面利用档案史料的中心 档案馆不仅肩负着科学管理档案的重任 而且致力于社会化的服务工作 它是一个面向社会的开放系统 它要为社会的各个方面 各个层次提供档案信息服务 是各方面利用档案史料的中心 24 二 档案馆的地位 档案馆是我国档案工作组织体系中的重要业务系统 是档案事业的主体 居于主导地位 这是因为 第一 档案馆集中保存了大量有长远保存价值的档案 这是档案工作的物质基础 第二 档案馆在人员配备 工作条件 管理手段 经费设备 档案开发利用方面 比其他档案机构有明显优势 第三 档案馆工作集中体现了档案工作的成果 反映了档案工作水平 25 三 档案馆的任务 档案馆的基本任务 集中统一地管理党和国家需要长远保存的档案和史料 维护历史的真实面貌 积极提供利用 为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务 26 二 档案馆的任务 具体任务有 1 收集和接受本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案 2 对所保存的档案严格按照规定科学管理 3 采取各种形式为社会利用档案资源提供服务 4 编辑出版档案史料 编史修志 27 三 档案馆的种类 1 综合档案馆2 专业档案馆3 部门档案馆4 企业档案馆5 事业单位档案馆 28 1 综合档案馆 是按照行政区划或历史时期设置的 统一保管党和国家多种门类档案的档案馆 是我国国家档案馆和档案事业的主体 可分为四个层次 第一层次 中央级综合性档案馆第二层次 省 市 自治区 级综合档案馆第三层次 市 地 州 盟 级综合档案馆第四层次 县 旗 市 区 级综合档案馆 29 中央级综合性档案馆 中央档案馆 负责收集 管理新民主主义革命时期的革命历史档案 中华人民共和国成立后党和国家机关需要长期和永久保存的档案 中国第一历史档案馆 主要收集和管理明清两朝及以前各朝代中央机构形成的档案 中国第二历史档案馆 主要负责收集 管理民国时期中央机构形成的档案 30 中国第一历史档案馆 31 中国第二历史档案馆 32 殿试揭晓的榜式称为 金榜 金榜用黄纸墨书考中进士人的名次 姓名 籍贯 以皇帝诏令的形式下达 在清代 文科大金榜张挂于东长安门 武科大金榜张挂于西长安门 三天后收回宫中 33 大清国书 34 据记载 孙中山先生一生中题写 博爱 二字计达64次 本馆藏品为1922年孙中山先生为邓荫南所题 35 侵华日军总参谋长小林浅三郎向中国政府代表何应钦呈递投降书 36 山东省档案馆新馆外景 37 淄博市档案馆 38 2 专业档案馆 1 基本含义专业档案馆是指国家专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆 它的含义既体现在其专业职能上 又体现在馆藏档案载体的特殊内容和形式上 照片档案馆 城建档案馆 2 历史发展最早建立的专业档案馆是1952年成立的集中管理全国地质档案资料的地质资料馆 39 3 部门档案馆 是指中央和地方某些专业主管部门设置的 管理本部门及其直属机构档案的档案馆 外交部档案馆 部门档案馆保存的具有永久保存价值的档案 在本部门保存一定的年限后 按有关法律 法规规定 必须向中央档案馆移交 40 4 企业档案馆 企业档案馆是某一企业设置的收藏和管理本企业档案的档案馆 企业档案馆的设置应具备以下条件 1 只有大型以上企业和企业集团方可设置 2 只有档案综合管理基础较好的企业可以设置 3 企业档案馆的经费应由企业自行解决 4 企业档案馆在设置时必须考虑实现档案 图书 情报资料的一体化管理 41 5 事业单位档案馆 事业单位档案馆是事业单位设置的管理本单位档案的档案馆 事业单位档案馆的设置 首先要经主管部门批准 并向同级档案行政管理部门备案后方可设立 高等学校档案管理办法 规定 建校历史在50年以上 全日制在校生规模在1万人以上 已集中保管的档案资料在3万卷以上的高校应设立档案馆 42 三 档案科研 教育 宣传 出版机构 档案科研机构 包括各级各类档案科研所和群众性学术团体档案教育机构 包括档案大中专学校和培训中心档案宣传 出版机构 档案专业报刊和中国档案出版社 43 四 档案行政管理机构 档案行政管理机构是党和国家领导 监督 指导和检查档案工作的管理机构 它的职能是对档案馆 档案室的业务工作进行管理 44 四 档案行政管理机构 一 档案行政管理机构的性质是档案工作组织体系中的行政系统 是党和国家指导和管理档案工作的行政部门 是国家档案事业的组织和指挥中心 二 档案行政管理机构的任务1 基本任务 对全国档案工作分层次 分专业地进行业务指导 监督和检查 45 四 档案行政管理机构 二 档案行政管理机构的任务2 具体任务 制定档案工作的规章 办法 制定档案工作发展规划 对档案工作进行指导 监督和检查 促进档案事业发展协调档案机构与其他部门的关系 46 四 档案行政管理机构 三 档案行政管理机构的类型国家档案局 是全国档案事业的最高领导机关 是统一掌管党和国家档案事业的职能机构 对全国档案工作进行指导 监督与检查 地方档案局 是地方党和政府的工作部门 是掌管行政区内档案工作的职能机构 负责所属区内档案工作的监督 指导与检查 在业务上受上级档案局指导 档案处 科 中央和地方专业主管机关以及军队系统 设有档案处 科 在业务上受国家档案局统一指导 负责对本系统各单位档案工作进行监督 指导与检查 地方专业主管机关的档案工作 以受地方档案局业务指导为主 同时接受上级专业主管机关的业务指导 47 国家档案局 48 档案机构之间的关系 上级档案行政管理机构对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系 档案行政管理机构对同级档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督的关系 机关档案室和档案馆之间 具有档案交接关系 各级各类档案馆 室 之间 均无隶属关系 但有一定的协作关系 49 第五节档案管理制度 档案管理制度是单位档案管理行为的准则和档案业务建设的依据 一 建立档案管理制度的意义1 是档案管理工作顺利进行的前提 2 为实现档案科学管理和有效利用创造条件 3 是单位加强基础管理 提高竞争力的客观需要 50 二 档案管理制度的内容 分为行政管理制度和业务管理制度两大类 档案行政管理制度是保证档案工作在单位全面落实的行政性管理制度 具有适用范围的广泛性和发挥作用的间接性的特点 档案管理办法 档案工作岗位职责等 档案业务管理制度是关于档案收集 整理 鉴定 保管 统计 利用等业务工作的操作性的制度 具有适用范围的专有性和专业性的特点 档案库房管理制度 保密制度等 51 二 档案管理制度的内容 档案管理制度主要有以下几种 文件归档制度档案借阅制度档案保管制度档案鉴定制度档案保密制度档案人员岗位责任制度 52 二 档案管理制度的内容 一 文件归档制度文件归档制度是专门为职能部门进行归档工作而制定的各项基本规范和依据 是档案部门指导 检查文件归档工作的依据 是做好档案收集工作的依据 是保证工作活动连续性以及档案工作有效性的基础 53 一 文件归档制度 文件归档制度的内容包括 1 归档范围 指办理完毕的文件材料应该归档和不应归档的范围 2 归档时间 指文书处理部门和有关的业务部门将需要归档的文件材料向档案室移交的时间 3 归档份数 指归档的文件材料的数量 4 归档要求 应该归档的文件材料要做到种类齐全 份数完整 每份文件都不缺少张页 尽量保证文件材料的有机联系 5 归档手续 在文件材料形成部门向档案室移交档案时 交接双方应对移交的文件材料详细清点 54 为使立卷归档工作规范化 制度化 提高管理水平 更有效地保护及利用档案 为学院和社会服务 根据 中华人民共和国档案法 等法规 结合档案工作实际 制定本制度 一 归档范围学院在教学 科研 管理各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同载体的文件材料 二 归档要求1 各门类档案应遵循文件材料的形成规律 保持彼此之间的有机联系 区别不同价值 便于保管和利用 2 卷内文件材料必须齐全完整 准确反映学院教学 科研和管理活动的真实内容 手续完备 制作和书写材料利于长期保存 3 档案按 年度 问题 职能类别 保管期限 的复式分类法 三 归档时间1 各类文件材料立卷归档时间除有特殊规定外 一般要在次年六月底以前立卷归档完毕 2 科研 基建项目和专题性 成套性档案 在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档 四 归档份数归档文件材料一般一式一份 重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档份数 五 归档手续接收档案必须履行手续 填写移交清册一式二份 写明案卷标题 卷内文件页数 案卷数量 移交时间 交接双方要签名盖章 文件材料归档制度 55 二 档案借阅制度 档案借阅制度是关于利用者借阅档案的若干具体规定 它有助于维护档案的安全 充分发挥档案的作用 具体内容有 1 接待对象2 借阅手续3 批准手续4 借阅要求 56 档案借阅利用管理办法 根据 中华人民共和国档案法 和有关政策 法规 结合我校档案工作实际 特制订本办法 一 档案馆工作人员要提高服务意识 积极耐心地提供利用服务 二 查阅利用馆藏开放档案 1 本校人员或校外单位或个人 可持有效证件 工作证 学生证或身份证 填写 档案查阅利用登记表 后 即可查阅 2 外籍人员查阅馆藏档案 需报告档案馆领导 须持国家有关部门介绍信或经学校有关领导批准后 方可查阅 三 查阅利用其他部门的非公开档案或保密档案 1 本校人员凭有效证件 填写 保密档案查阅利用登记表 经该档案的立卷部门领导审查同意后 方可查阅 2 校外单位或个人持单位介绍信及本人有效证件 经档案馆审核 报学校有关部门领导同意后方可查阅 四 借阅档案人员要对档案安全 完整负责 不得擅自带出 抽拆 涂改 阅毕归还时 应当面清点注销 五 馆藏档案原则上限在馆内查阅 不得借出 如因特殊情况需要借出 本校人员凭所在单位 盖有公章 证明 填写 档案借出审批单 经档案馆馆长批准 方可外借 出借档案不得转借 更不能丢失 借出档案须按期归还 馆藏的保密档案除特殊情况外一律不外借 57 三 档案保管制度 档案保管制度的内容包括 档案安全问题 进出库房登记 库藏档案定期检查 设备管理 清洁卫生等方面 58 档案库房管理制度 第一条档案库房管理应坚持 以防为主 防治结合 的方针和 坚固实用 安全防范 科学管理 利用方便 的原则 档案库房应具有防火 防盗 防光 防尘 防虫 防水 防潮 防霉等安全防护措施 确保档案的安全保管 第二条档案库房应配备温 湿度控制和调节设备 其温度应控制在14 24 相对湿度应控制在45 60 第三条库房温湿度记录要由专人负责 每天记录一次 要积累保存好测试的数据 采取的措施及其变化情况等记录 第四条严格执行档案进出库登记制度 建立健全登记手续 非档案工作人员不得进入档案库房 59 档案库房管理制度 第五条每年定期对库藏档案进行一次检查 清点档案数量 及时发现需修改 整理的档案 填写检查记录 确保档案的完整与安全 第六条库房内禁止吸烟 不得堆放杂物或与档案无关的物品 第七条档案管理人员应保持库房的清洁卫生 离开库房要及时关门上锁 每日下班前要进行安全检查 切断电源 关好门窗 60 四 档案鉴定制度 档案鉴定制度内容包括 档案鉴定工作的原则和方法 各类型档案保管期限的确定 档案鉴定工作负责人 鉴定程序 销毁档案的审批程序及档案销毁工作的有关要求 61 档案鉴定 销毁规定 根据 高等学校档案管理办法 的规定 对已满保管期限的馆藏档案的鉴定 销毁工作 规定如下 一 在分管校长领导下 由校档案馆和有关部门的人员共同组成鉴定小组 依据 档案保管期限表 的有关规定对档案保存价值进行鉴定 提出销毁或延长保管期限的意见 二 对于失去保存价值的档案由鉴定小组提出申请销毁报告 并附销毁档案清册一式二份 三 鉴定小组人员根据销毁清册认真复核清点拟销毁的档案 无误后签字 档案馆和有关部门负责档案工作的领导审核后签字 并加盖公章 四 报分管校领导审批 五 申请销毁报告及销毁清册由档案馆组卷归档 六 销毁档案时 由档案馆和有关部门共同派员送造纸厂现场监销 62 五 档案保密制度 档案保密制度包括 档案保密工作的组织 档案保密措施 对涉密人员的要求 密级档案的保管 利用密级档案的审批程序 利用密级档案应遵守的规定 密级档案的降密和解密 泄密应承担的责任 63 档案安全保密制度 第一条根据 中华人民共和国档案法 中华人民共和国保密法 等规定 制定本制度 第二条成立档案馆安全保密工作领导小组 馆长任组长 小组成员由馆领导和室主任组成 安全保密工作领导小组负责本馆安全保密工作的宣传 教育 布置 检查等事宜 第三条档案入库时 由库房责任人认真清点案卷数量 做好登记工作 对于涉密档案 必须依照 保密法 及其实施办法的有关规定确定密级 第四条库房内涉密档案 实行单独存放 专人管理 第五条借阅涉密档案 必须按照保密委员会和 档案馆档案借阅利用制度 的有关规定办理 要严格履行保密制度 不失密 不泄密 64 档案安全保密制度 第六条本馆档案属下列情况之一的 不对外开放 一 涉及党和国家及学校秘密的 二 涉及专利或技术秘密的 三 涉及个人隐私的 四 档案形成部门规定限制利用的 第七条未经批准 任何人不得私自将档案带出本馆 不得随意阅览 复制和摘录档案内容 第八条馆藏的保密档案除特殊情况外一律不外借 第九条本制度自公布之日起实施 65 六 档案人员岗位责任制度 档案人员岗位责任制度包括 档案人员的职责 权限 任务 考核和奖励措施 66 立卷部门兼职档案人员职责 1 坚持平时立卷 根据本单位不同种类文件材料形成的特征 根据案卷类目 合理分类存入 便于利用和立卷归档 2 负责本单位文件材料的形成 积累 保管和整理立卷归档工作 保证归档文件材料完整 准确 系统 3 归档案卷做到组卷合理 编写页号准确 案卷目录填写清楚 案卷标题简明扼要 4 主动接受档案馆的业务指导和督促检查 按规定时间向档案馆归档