公文写作培训（简版）

公文写作培训 主要内容 历史上的公文现实中的公文常用公文写作个人工作体会 一 历史上的公文 官以书治职 民以契明事 公文是一种古老的文体 起源于人类社会活动 是生产 生活 管理的结晶 是人类由混沌走向文明的标志 晚清在河南安阳殷墟发现大量三千多年前的刻有古文字的甲骨片 记载着殷王朝从盘庚东迁以来到纣王覆灭时二百七十三年间的政治 世系 王事 征伐 经济 年成 田猎 文化 祭祀 天时 旬夕 等方面的卜辞或记事刻辞 具有原始公务文书的性质 我国公文的起点很高 甲骨文有了较为固定的结构形式 前辞 命辞 占辞 验辞 分别表明了占卜的原因 祝告的内容 神告征兆和验证结果 西周朝廷文书也已出现了程式化 开头常为 王亲令 王令军曰 等 历代公文名称和内容 古人关于公文作用的认识 孔子 兴观群怨 说 论语 阳货 子曰 诗可以兴 可以观 可以群 可以怨 迩之事父 远之事君 今天机关文稿 回顾过去 肯定成绩 就是感发意志 实事求是 分析问题 就是提高人的观察力 统一思想 振奋精神 就是增强凝聚力 揭露矛盾 批评丑恶 就是讽刺 文字工作有了成绩 近处而言让父母放心 远处来讲就是为企业做出贡献 左丘明 三不朽 说 左传 襄公二十四年 太上有立德 其次有立功 其次有立言 虽久不废 此之谓不朽 道德修养 建功立业 著书立说等三个方面都是可以名垂青史的不朽的事业 古往今来的政治家提出的治国方略 或以文章问世 或以专著存世 都是立言的范畴 无不凝聚着身边谋士即机关工作人员的智慧 韩愈 文以载道 说 题欧阳生哀辞后 愈之为古文 岂独取其句读不类于今者邪 思古人而不得见 学古道则欲兼通其辞 通其辞者 本志乎古道者也 韩愈认为 道 是目的 文 是手段 道 是内容 文 是形式 用 道 充实内容 文 道合一以道为主 焦循 用于天地 说焦循 扬州人 清代有名的经学家 戏曲理论家 关于机关文稿 他讲 朝廷之诰 军旅之檄 铭功德之作 兴利除弊之议 关于军国之重 民物之生 是文之用于天地也 焦循认为机关文稿可以改天换地 具有改造社会 改造大自然的巨大力量和作用 当前 我们党和国家各级机关出台的政策法律法规法令 都是以文件形式予以贯彻 以此推动各项建设 二 现实中的公文 公文是党政机关 人民团体 企事业单位在管理过程中所形成的 按照规定程序办理并在法定的范围内使用的 具有法定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针 政策 发布行政法规 规章和管理规章 实行行政措施和领导管理职能 请求和答复问题 指导 布置和商洽工作 报告情况 交流经验的重要手段和工具 公文的作用 一 发布政令 二 指导工作 三 报告情况 四 请示事项 五 答复问题 六 商洽公务 七 交流经验 八 告之信息 九 记载活动 十 宣贯政策 做好企业公文处理工作 对于优化管理流程 提高管理效率 加强内部控制 促进科学决策等具有十分重要的意义 公文的分类 党的各级领导机关常用主要公文14种 国家行政机关常用主要公文13种 按照行文关系分类 包括 上行文 是下级机关向上级机关递送的文件 包括请示 报告 议案三种 平行文 是同级机关或不相隶属机关递送的文件 主要包括 函 有时也可用通知 函 下行文 是上级机关向下级机关下达的文件 这类文种较多 如 命令 令 决定 指示 公告 通告 通知 通报 公报 批复 条例 规定 会议纪要 公文的特点 明确的工具性公文总是代机关 团体 单位立言的 是组织领导意图 意志的载体 是服从于组织领导意志 服务于组织的领导和管理工作的 直接的实用性工作的内容总是有特定的指向 总是直接针对某一具体 现实的公务活动 并对处理这一事物有直接的实用价值 或指挥指导 或反映情况 或沟通情况等 同时 实用性还体现在特定的受文对象和严格的实效性上 客观的真实性公文的真实不同于文艺作品那种 艺术的真实 必须是客观的真实 尤其是要注意辨证地反映客观事物的本质的真实 极强的法规政策性公文的内容 作者 发文机关 文种 制法程序等方面 必须严格遵守相关法规政策 特定的程式性 中国共产党机关公文处理条例 国家行政机关公文处理办法 和 国家行政机关公文格式 都对公文版式和体式作出了明确规定 公文的写作特点 写作主体的服从性 被动性这种服从性 被动性贯穿在整个写作过程的始终 从构思成文 修改 定稿 撰写者都要善于服从 尊重领导 即使提出不同意见 也要以领导的裁定为准 写作活动的群体性无论是集体讨论 分头执笔 共同修改 反复琢磨的重要文件 还是领导交拟 个人起草的简短公文 都是群体思维的结果 集体智慧的结晶 写作过程的及时性公文必须尽快地反映新情况 介绍新经验 处理新问题 解决新困难 预测新趋势 才能充分发挥其效用 构思行为主要运用逻辑思维文艺创作过程始终不脱离具体感性形象的思维 而公文写作主要采用逻辑思维 即舍弃具体表象 依靠概念 判断 推理而进行的思维活动 公文的选题立意 安排结构 落笔行文等过程 都是凭借逻辑思维来选材 组织内容 遣词造句 三 常用公文写作 通知请示报告会议纪要总结调研报告 通知 通知的概念通知是用于批下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项 任免和聘用干部的一种公文 通知具有广泛性 周知性 时致性 通知的特点使用范围的广泛性 通知不受发文单位级别 性质的限制 无论国家大事或是单位内部的具体事务 都可以通知的形式发布 无论是国家最高领导机关还是基层行政单位 都可使用通知 行文方向与功用的双重性 通知既可作下行文 也可作平行文 作下行文时 对受文对象一般会提出需要知晓 执行或办理的事项 具有指挥 指导作用 通知作平行文时 由于受文单位不是下级单位 而是平级单位或不相隶属单位 通知内容不带指挥 指导性 只能表述告知性或周知性的内容 明显的时效性 通知事项一般要求立即办理 执行或知晓 不容拖延 有的通知如会议通知等 只在特定的一段时间里有效 通知的种类一般可分为五种 指示性通知 用于直接发布行政法规和对下级某项工作的指示 要求 批示性通知 又称转发性通知 领导机关用批转 转发的方式发布某些法规 要求下级贯彻执行 批转下级机关送来的工作报告 建议 计划等 以及沟通情况 指导工作 周知性通知 多用于上级机关向下级机关宣布某些应知事项 不具有强制性 会议通知 用于对上级或平级 任免通知 上级机关对任免的人员用通知的形式告知下级机关 通知的结构和写法 一 标题1 处理文件通知的标题 一般有两种写法 1 完全式 由 发文机关 发布 批转或转发 被发布 转发或批转 的文件标题 文种 构成 2 省略发文机关式 如 关于印发 的通知 2 其他种类通知的标题 写法有三种 1 完全式 2 省略发文机关式 如 关于举办公司象棋邀请赛的通知 3 省略发文机关和事由 只写文种 通知 这种写法只有在通知范围比较小 内容比较简单时才运用 二 主送机关即受文对象 根据实际情况 可以是一个或几个甚至所有的有关单位 普发性通知可省去主送单位 三 正文通知的主要内容 起草时要交代清楚发文的原因 意图和目的 通知的什么事情 有哪些具体要求和意见 受文单位应如何办理 正文的结构大体有三种写法 1 总分条文式 引言之后将通知事项分为几点 用顺序号分条拟写 2 归纳式 按性质将正文分为几大部分 如原因 要求 具体措施等 每一部分集中说明一方面事情 3 篇段合一式 有些内容简单的通知 正文不再分条分部分 通篇就是一段话甚至一句话 四 落款在正文右下方注明发文机关和成文日期 成文时间年 月 日的标识 在国家行政机关公文中要标识为中文大写即 二 一年十一月二十一日 不能称为 2001年11月21日 这是一个特殊要求 一般公文的年 月 日标识位置在图文右侧距右侧空4个字的位置标识 请示 请示的涵义和特点请示适用于向上级机关请求指示 批准 请示是常用的上行文 请示的特点1 事前行文性 请示一定要在工作开始前行文 得到上级机关批准后才能付诸实施 不可 先斩后奏 或 边斩边奏 2 请求批复性 请示行文的目的非常明确 即要求上级机关对请示的事项作出明确的批复 3 一文一事性 即一份请示只能请求指示 批准一件事或解决一个问题 请示的写作1 标题 由发文机关 事由和文种构成 标题中的事由要明确 语言要简明 2 主送机关 一般只写一个主送机关 如需同时报送其他机关 应用抄送形式 3 正文请示的正文由请示的缘由 事项和请示惯用结束语三部分组成 原由 即请示的理由或根据 这部分内容既要实事求是 有理有据 说明充分 又要条理清楚 开门见山 原由是写作请示的关键 直接关系到请示事项能否成立 关系到上级机关的审批态度 如果原由比较复杂 还必须写明必要的事实和数据 不能为追求简要而作简单化处理 而要让领导知晓批准或不批准这个请示 将分别出现什么局面 事项 即请求上级机关给予或指示或批准或支持和帮助的具体内容 事项要具体 所提的要求要有可行性和可操作性 如果内容比较复杂 则分条列项写 用语要明确 不能含糊其辞 语气要得体 结语 请示用结语表达要求 通常使用 妥否 请批复 特此请示 请予批准 请批准 请审批 请指示 等惯用语 注意不要使用 可否 妥否 当否 请批准 等不合逻辑的用语 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 报告 报告的涵义和作用报告是用以向上级机关汇报工作 反映情况 答复询问的一种上行公文 报告可用于陈述以下几方面事项 定期或不定期向上级汇报工作向上级反映情况答复上级机关的询问说明向上级机关报送文件 物品的情况 报告的一般结构和写作要求标题 一般由发文机关 事由和文种组成 根据情况可在文种前加 紧急 二字 主送机关 力求单一 正文 报告缘由 简要说明为什么写报告 也可略而不述 报告内容 内容较多时 可以纵式结构安排材料 也可并列的横式结构安排材料 绝不能报告中夹带请示事项 报告结语 用 特此报告 请审阅 等作结 也可不要 落款 写明发文机关和成文日期 撰写综合报告要注意处理好三个关系 点与面的关系 要突出重点 兼顾全面 所谓重点 就是影响全局的主要工作 工作中的显著成绩 有普遍意义的经验教训 带倾向性的事物或苗头 工作中的严重困难和突出问题 报告中既要根据写作意图突出上述重点 又要注意围绕重点反映一般情况 做到点面有机结合 事与理的关系 报告中要把各种情况 成绩 问题归纳起来 对其深入分析 使之系统化 理论化 从中找出带有规律性的经验 教训和意见 用以指导今后的工作 如果只简单堆砌事实 罗列材料 不加分析 不予综合 就会使人看后不得要领 更无法指导工作 但要切忌在报告中脱离实际空发议论 照抄上级文件 领导重要讲话等 去教育上级 作上级思想工作 这是极不得体的 详与略的关系一是重点内容详写 非重点略写 二是根据报告不同类型和不同作用定详略 例子 余姚区域考察情况汇报 会议纪要 会议纪要的涵义和特点会议纪要是用于记载传达会议情况和会议议定事项的公文 它有如下特点 1 内容的纪实性 真实 客观 准确 全面反映会议情况 不得随意深化 拔高 2 表述的纪要性 不像会议记录那样对会议发言和会议内容逐一记载 它是对会议结果的择要归纳 3 作用的限定性 只对与会单位 与会人员有约束力 要求他们共同遵守 执行会议议定事项 若需更大范围内发挥作用 要用 通知 下发执行 会议纪要的写作1 标题 常用会议名称加纪要的形式 或事由加纪要的形式 2 正文 分为会议组织情况和会议议定事项两部分 1 会议组织情况 可简要逐一写出会议时间 地点 出席人员 主持人 列席人员 缺席人员 记录人等 还可以写主要议题 2 会议议定事项 要写明研究的工作 作出的决定 布置的任务 将采取的措施等 其他会议纪要写作专题讨论会 座谈会的纪要这一部分还可采用记录式的写法 但不像会议记录那样有闻必录 而是对与会者的发言择其要点 归纳整理后 分类摘要记录 常用小标题揭示某类发言的要点或者范围 然后把几个人的同类发言排列在一个小标题之下 也可把一个人的发言 分类记录在几个问题之中 例 3月3日连维良书记一拖调研会议纪要3月3日连维良书记一拖调研讲话记录 总结 总结的涵义和用途总结是单位 部门或个人对前一段的实践活动进行回顾 检查 分析和研究 从中找出经验教训和规律性的认识 以指导今后实践而写成的应用文书 我们通常说的总结主要是指工作总结 总结的作用是多方面的 可以是制定计划的重要依据 是开展工作的有效手段 通过总结 检查上阶段实践活动的成败好坏 在分析研究事实材料的基础上 找出经验教训 以便更好地指导下一阶段的工作 同时 通过总结 有利于养成理论联系实际的作风 更好地学会观察事物和分析问题 提高思想认识水平和工作能力 总结的特点1 实践性 总结以回顾实践或工作的全过程为前提 自身实践的事实 尤其是工作中的典型事例和确凿数据是一篇总结得出正确结论的基础2 理论性 总结的理论性表现在 通过总结 将实践中获得的大量零散的 感性的认识上升为系统化的理性认识 能否找出带有规律性的认识 用以指导今后的工作 是衡量一篇总结质量好坏的标准 总结的结构和写法1 标题总结的标题常见的有以下三种形式 1 公文式标题 由单位名称 时限 事由 文种构成 如 一拖公司关于 年度的工作总结 这种标题多用于综合性总结 2 文章式标题 即概括文章的内容或基本观点的标题 标题中不出现文种 总结 两字 这种标题一般用于专题总结 如 股份制使企业走上成功之路 3 双标题 这种标题的正题揭示主题或概括经验体会 副题标明单位 时限 事由和文种等 如 构建节约型企业实现可持续发展 中国一拖建设节约型社会工作进展情况 2 正文正文由开头 主体和结尾三部分组成 1 开头 也叫前言 要求概述基本情况 通常简述工作或任务是在什么形势下 遵循什么思想或方针完成的 有哪些主要成绩 存在哪些主要问题 介绍时要有所侧重 或重在单位基本情况 或重在指出成绩 不论哪一种形式 前言都要开门见山 简明扼要 紧扣中心 统领全文 有吸引力 2 主体 主体一般有以下 个方面的内容 A 基本做法 成绩和经验 多数总结把这部分内容作为重点 要写明在什么思想指导下 做了哪些工作 采取了哪些措施 取得了哪些成绩 其主客观原因是什么 有哪些体会等 成绩 做法是基础材料 经验体会是重点 要点面结合 重点突出 数据具体 具有较强的说服力 切忌面面俱到 不分主次 或者写成流水账 B 问题与教训 要求以一分为二的观点看问题 写出工作中的存在问题与不足 并分析其主客观原因 及由此得出的教训等 不同的总结 可以有不同的侧重 如果是着重反映问题的总结 就要把这部分作为重点来写 如果是典型经验总结 或者工作中确无大的失误 这部分就不必写 也可以把这部分内容合并到 努力方向 中去写 如果是常规工作总结 就要概括写存在的主要问题 C 今后的工作和努力的方向 这部分内容要写得简单明了 主体部分切忌事无巨细 一一罗列 这一部分内容很多 既需要写基本做法 又需要进行理论分析 归纳 在写作时要以合适的方式来安排结构 常见的结构方式有以下三种 甲 分部式结构 按 情况 成绩 经验体会 问题 今后设想 或者 做法 效果 体会 的顺序 分成几个大部分来写 每部分可用序号列出 也可恰当地运用小标题 每部分内容用一个小标题表示 或采用段旨句表示 即把观点置于每一段的开头 这是总结中最常见的写法 这种形式适应于单位总结 个人小结或体会 乙 阶段式结构 把工作的整个过程 按时间顺序 划分成几个阶段来写 每个阶段写一个部分 在各个部分中再以块式结构来安排内容 这种形式适合写时限较长而又有明显阶段性的工作总结 丙 观点式结构 根据内容归纳出几个观点 每个观点就是一个大层次 使用 一 二 三 序号排列 逐条叙述 条文之间具有比较严密的逻辑关系 这种结构形式 能较有效地提升总结的理论性 这种形式较适于写专题经验总结 3 落款 在正文右下方署上单位名称 名称下面标明时间 如果单位名称已署在标题下面 则可不再落款 例 省管企业经验交流材料 总结写作应避免的几种倾向一是避免写成 流水账 啰啰嗦嗦 不得要领 二是避免陈词滥调 每次或每年总结总是那么干巴巴几条 没有任何新意 三是避免为了追求新意 不顾实际情况 牵强附会地联系 拔高 显得生硬虚假 四是避免歪曲事实之间的因果关系 把多因一果说成一因一果 或把不是原因的说成原因 不是结果的说成结果 甚至硬让新因结旧果 五是避免报喜不报忧 或多报喜少报忧 六是避免自我估价过高或过低 把握不好尺度和分寸 总结写作的注意事项1 要实事求是 总结必须从本单位 本部门的实际情况出发 反映真实情况 如实总结工作中的成绩 缺点和不足 任何的主观臆造都是总结写作的大忌 2 注意点面结合 观点和材料要统一 3 要找出规律 从客观实际出发 从分析研究问题和事实入手 透过现象看本质 发掘出事物的本质特点 找出取得成绩的原因和存在问题的根源 从而找出事物的本质规律 以指导今后的工作 4 要叙议得当 叙议得当 是总结在表述上的特别要求 应以叙述为主 叙议结合 一般在交代工作的过程 列举典型事例时 以叙述为主 而在分析经验教训 指明努力方向时则多发议论 调研报告 调研报告的涵义的特点调研报告是对客观事物进行深入细致的调查 将调查情况和调查材料加以认真的分析研究后 写成的反映调查结果的公文 它具有以下特点 一是针对性强 调研报告总是从领导和管理工作的需要出发 通过对客观实际的调查 以揭示出事物的本质和规律 从而促进工作的发展 二是真实性强 客观事实是调研报告存在的基础 无论是总结先进经验 还是揭露问题真相 或者反映工作情况 职工思想动态 调研报告总是凭大量确凿的事实说话 三是规律性强 调研报告既是调查成果的反映 更是研究成果的反映 对调查到的材料进行一番去粗取精 去伪存真 由此及彼 由表及里的改造制作工作 经过分析 综合 提炼 方可揭示出事物的内在规律 对推动工作有着普遍的指导意义 调研报告的基本结构和写法 1 标题既要鲜明 醒目 揭示文章中心 又要有调研报告的特色 常用以下两种方式 一是公文式标题 常用于调查内容和范围 如 关于 单位发生火灾事故的调查报告 二是新闻式标题 单标题如 公司是怎样改革分配方式的 双标题如 加强党的支部建设狠抓思想政治工作 单位加强党支部建设的调查 往往正标题说明中心 揭示主旨 副标题说明地点 范围或事由 2 正文分正文 主体 结尾三部分 开头 即导语 引言 前言 着重介绍基本情况 提出问题 根据调研报告的实际情况 可对此部分内容有所侧重 但都要紧扣中心 写得简明 扼要 主体 是正文的主要部分 调研的基本情况 归纳的成绩问题 分析的经验教训 提炼出的规律等都在此部分体现 要注意一调查的事实材料为基础 注意观点和材料的统一 在结构的选择上 一种是纵式结构 按事情的发生 发展的先后顺序组织材料 说明 分析问题 或按提出问题 分析问题 解决问题的认识过程来安排材料 由浅入深层层深入分析问题 得出结论 一种是横式结构 把主体部分的内容 按照事物内部或外部的联系 进行分类归类 把材料分成一个问题的若干方面或者并列的若干问题 从不同的角度去阐述 说明 结尾 是调查报告的结论部分 应简短自然 干净利落 结束有力 如果主