(教你画一张漂亮的表格)-记录讲座PPT课件.ppt

记录 ISO9000系列知识讲座 王国友 教你画一张漂亮的表格 2 讲座内容 一 记录理论 三 表单设计 二 表单基础 2 3 一 记录理论 一 什么是记录 三 记录的管理和控制 二 记录的作用与基本要求 3 4 一 什么是记录 把能反应作业过程的内容 产生的问题结果用表格 图片 文字等形式来描述的帐卡表单 通称为记录 是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件 可以用公式表示为 记录 多样的格式 动态的数据 我们平常所见到的订单 生产计划单 随工单 首件记录 待检单 领料单 出入库单 检验合格单 生产日报表 统计表 工资单等等 4 5 二 记录的作用与基本要求 1 为产品的过程和结果是否符合质量管理体系要求及有效性提供证据 具有可追溯性 2 为正确评价产品质量提供客观证据 3 为采取预防和纠正措施提供重要依据 1 作用 5 6 2 基本要求 1 永不褪色 记录用笔可以用钢笔 圆珠笔或签字笔 原则上一律用黑颜色 不能用红 蓝色 要考虑其字迹的持久性和可靠性 以确保记录永不褪色 6 7 2 基本要求 2 第一手数据 记录要保持现场运作 如实记录 做到原始性 原始性就是当天的运作当天记 当周的活动当周记 7 8 2 基本要求 3 清晰准确 记录是作为阐明质量管理体系所取得结果或提供完成活动的证据 首先要属实 要做到属实 就要将过程做到位并将运作事实记得正确和清晰 语言和用字都要规范 不但使自己能看清楚 也能使别人都看明白 8 9 2 基本要求 4 笔误的处理 在填写记录出现笔误后 不要在笔误处乱写乱画 甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖 正确的处理笔误的方法是在笔误的文字或数据上 用原使用的笔墨先画一至二条横平行线 再在笔误处的上行间或下行间填上正确的文字和数值 9 10 2 基本要求 5 空白栏的处理 有些记录在运作的情况下个别栏目无内容可填 怎么处置呢 空白栏目不能不填 其填写的方法是在空白的适中位置画一横线 表示记录者已经关注到这一栏目 只是无内容可填 就以一横线代之 如果纵向有几行均无内容填写 亦可用一斜线代之 10 11 2 基本要求 6 签署要求 记录中会包含各种类型的签署 各级职能人员签名 有作业后的签署 有填表 认可 审定 批准等签署 这些签署就是原则 权限和相互关系的体现 是记录运作中不可缺少的组成部分 任何签署都应签署全名 同时尽可能的清晰易辨 不允许有姓无名或有名无姓情况存在 更不允许将名字签得龙飞凤舞 谁都不认识 签名后面同时要写上日期 日期也应写全年月日 不得少年缺月 11 12 三 记录的管理和控制 1 记录的标识 应具有唯一性标识 为了便于归档和检索 记录应具有分类号和流水号 标识的内容应包括 记录表格所属的质量管理文件的编号 版本号 表号 页号 没有标识或不符合标识要求的记录表格是无效的表格 表单的编号以对应的程序文件的编号为依据 12 13 三 记录的管理和控制 2 记录的控制 我们在质量环境管理体系程序中编制了一份专门与记录有关的 文件控制程序 其文件编号为SK P01 2011 该程序中系统地规定了文件的分类和编号 文件的编写与审批 文件的保存和标识 文件的发放 修订 回收和销毁等等详细的规定 这部分请参加 文件控制程序 的讲座 13 14 三 记录的管理和控制 3 记录的贮存和保管 记录应当按照档案要求立卷贮存和保管 记录的保管由专人或专门的主管部门负责 应建立必要的保管制度 保管方式应便于检索和存取 保管环境应适宜可靠 干燥 通风 并配备合适的架 箱 应做到防潮 防火 防蛀 防止损坏 变质和丢失 一般情况下 记录的保存期限为2年 主要的记录应保存3年 重要的记录应长期保存 14 15 二 表单基础 线条 文字 颜色 各单元基本常识 15 16 一 各单元基本常识 1 正线 也称细实线 一般用于表格的内芯 表体部份 1 线条 2 反线 也称粗实线 一般用于表格的外框或重要的分栏线 3 斜线 也称分栏线 一般用于交叉式表格之用 4 花线 也称装饰线 一般用于装饰表格的外框及标题之用 16 17 1 线条 正线 花线 反线 斜线 17 18 2 文字 表单是由线条及文字组合而成 只有文字没有线条不叫表单 有线条而没文字的表单表达不了什么 所以表单上的文字非常重要 那么所用的文字字体也是有一定的规范 而不是想用什么字体就用什么字体 想用什么字号就用什么字号 这与表格的美观度有关 我们见到的表格虽然都有图文 都能反映问题 但设计得好坏 看上去感觉就不一样 特别在字体和字号的运用上更为突出 18 19 文字在表单上的排列 19 20 3 颜色 颜色运用原则 颜色 颜色 颜色 颜色 颜色 颜色 颜色 颜色 颜色 颜色 颜色 颜色 颜色 颜色 颜色 在表格上应用颜色分为字体颜色与底板颜色二种 其目的是利用颜色来区分类别 另外就是增加美观度 但是如果你运用得不好 则效果相反 会弄得哭笑不得 20 21 三 表单设计 一 基本构成 二 常见缺陷 21 22 一 基本构成 页眉 标题 编号 表头 公式 表体 表尾 分联 页脚 22 23 1 标题 表单的名称 标题的字体一般用黑体 字号用二号到三号之间 可以加粗 标题字数多的话可以分二行 上面一项字号要比下面一项小 标题下面也可加花线以突出主题 主标题下面还可加上副标题 内容包括 填表单位或收表单位以及填表日期 涉及的数据如有时间界限的应加上裁止日期 副标题的字体和字号可以同表体相一致 23 24 2 表头 统计的范围与项目 表头可以根据实际内容进行设计成纵式 横式 单列式 归类式和交叉式等 表头的字体用仿宋 楷体和黑体三种为宜 字号用五号到小四号之间 可以加粗 24 25 3 表体 表体部份用细实线划分成横直分列的格子 用来填各种数据 与表头紧密相连 不可分割 格中输入的数字或文字如果打印出来以后不需要人工修改的话 尽量设置为居中 如需要修改的则设置为靠下 留一小格给别人填修改后的数 表体内的字体一般用仿宋或楷体 不必加粗 字号与表头相等或小一到半号 25 26 4 表尾 表单的内容谁来填 填表人 谁校对 审核人 谁同意 批准人 还有就是要注明时间 这些都必须在表的最下面反映出来 否则会成为瞎表 26 27 5 页眉 在表的最上方你可以加上统一的公司标志 本公司的常用的页眉是 27 28 6 编号 标识 为了便于归档和检索 记录应具有分类号和流水号 内容应包括 记录表格所属的质量管理文件的编号 版本号等 没有标识或不符合标识要求的记录表格是无效的表格 表单的编号以对应的程序文件的编号为依据 28 29 7 页脚 表单的最下面的页码 在超过一页时用 如 第1页共2页 29 30 8 分联 如表单要分发多个单位 部门 时 要求一式几联 此时要在表单的右边印上联号 如一式三联单 存根 仓库 财务或 第一联 存根第二联 仓库第三联 财务同时纸张也可以分彩色 30 31 三 常见缺陷 1 没有标题或没有副标题 一开始就是表头 2 无表尾 无填表人 审核人以及批准人 3 没有填表日期 数据裁止日期 批准日期 执行日期 等 称为三无报表 1 常见错误 31 32