文员档案工作流程总结.docVIP

文员、档案岗位流程及标准1.文书处理工作项目名称：文书处理工作内容标准流程应备注意事项拟文根据总经理和总经理办公室主任的要求，起草饭店综合性业务报告、总结、计划、传递、决议等公文函件2.管理呈文工作项目名称：管理呈文（红头文件）工作程序标准流程应备注意事项收文拟定底稿,对于各部门呈报的文件，要检查：1、文字表述是否准确；2、格式是否符合规范；3、是否有各部门经理的签字4、呈送领导是否准确；针对发文底稿、填写或检查发文稿纸：1、是否使用饭店统一印制的发文稿纸；2、发文稿纸填写的内容包括：文件标题、主办部门和拟稿人、发文时间、发送部门、发文文号、部门经理是否在核稿人一栏签字确认；3、有附件的，应列明名称；4、对于呈报的文件不规范的，应退回呈报部门整改。各部门呈报的文件中国科学院上海学术活动中心发文稿纸送审起草文件上报总经理和总经理办公室主任审查、预览。签发1.由办公室主任核稿并签字。2.上报饭店总经理签发。付印、分送根据分送机关要求，交付印刷呈文：1. 发文对象为中心各部门，一式两份，两份存档。复印件分发至各部门。2. 发文对象为董事长、分院，一式三份。一份送董事会并签收，两份存档。3.管理行政档案 工作项目名称：管理行政档案工作程序标准流程应备注意事项立卷范围1、重要的会议材料；2、上级主管机关的发文；3、酒店及各部门的工作计划、总结和经营分析报告；4、酒店筹建、更新交接的凭证；5、酒店财产、物资、档案交接的凭证；6、社会有关部门发来的文件；7、重要的投诉及信访材料；8、重要业务往来的传递材料；9、与外包单位签定的协议、合同、契据等酒店的营业执照等经营凭据；10、酒店大事记等。1.检查、调整归卷卷宗：将各类文件分类存放，并在平时归卷的基础上，适当调整，确定组卷；检查保存的文件是否齐全完整，文件与归卷类目是否相符；2. 排列卷内文件的顺序：对平时归卷的公文系统科学的排列，保持文件形成的自然规律和先后顺序，以来文单位做为排列的顺序。编写标题标题要结构严谨，文字通顺、精练、简明、扼要；基本结构是：单位名称、时间、问题或文件案卷用语。填写表格填写卷内文件目录，其中包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号及备注；卷内文件目录装订1、装订前要填写案卷封皮，要填写项目有：单位名称、案卷标题、密级、卷内公文材料张数、起止日期和保管期限等；3、装订文件时要拆除文件原有的金属钉、针；用装订线装订。装订时要防止装订后遮住卷内文字。归档1、将整理好的案卷归档，按照年度排列；2、对存档的案卷统一编号登记；3、保持卷与卷之间的联系，便于调阅。印花税1. 对合同内容计算外包单位的印花税2. 填写入表，并交于财务部。3. 待财务部购买后，贴于对应合同背面。查、借阅1、如部门经理因工作查阅存放的档案时：a查阅本部门档案，须填写档案查询记录表b查阅非本部门档案者，须得到办公室主任的同意后方可查阅；2.如各部门经理因工作外借存放的档案时，无论是否为本部门档案，都须得到办公室主任的同意后方可借阅；并在档案查询记录表上登记归还时间，并由借用人签名。由档案管理人员确认。档案查询记录表除中层干部以上不得随意查阅档案，如需查阅，须由部门经理委托签字、办公室主任批准方可查阅。一切责任有部门经理承担。4、集团手机号码管理（每月）工作项目名称：集团手机号码管理工作程序标准应备注意事项制表制作“学术中心”移动工作手机通讯录，如有人员改动及时更新如有人员变动及时与移动公司联系审批将打印好的移动工作手机通讯录上报办公室主任审批。分送审批合格的移动工作手机通讯录表进行复印分送至各部门经理、仓库、总台、商务中心、房屋中心、安保等处。充值1. 对岗位手机的使用期限，制定统一的充值期限。2. 发放岗位手机充值通知至各部门。3. 充值后余额制表报至各部门。注销手机号码不再做充值安排。账单1. 每月月初移动公司将账单发至邮箱；2. 对账单进行核实。3. 确定无问题后，打印交至财务部。尽可能打印在一张纸上。5、接待VIP客人工作项目名称：接待VIP客人工作程序标准应备注意事项落实1、当接到分院VIP客人将要抵店的住宿预订单后，确认VIP客人的身份、接待等级、预住天数、款待项目、付费方式等向办公室主任报告；2、与分院办公室做VIP客人行程确认，保证VIP客人入住、离店有饭店领导接待；3、对于多间住房的，应落实每名客人所住的房型。住宿预订单尽可能掌握VIP客人信息，缓解一线部门服务压力。下单将办公室主任审批后的住宿预订单一式三份，下发给总台、销售部各一份，部门留存一份。通知1、 根据分院提供VIP客人相关情况（如：航班号、列车号、用餐情况等）制作VIP抵店通知书并上传到老OA上；2、 通过飞信短消息的方式将“通知概要”发送至总经理及各部门经理手机上。贵宾团体接待服务计划单安排抵店1、按照客人乘坐的交通工具预计抵达的时间，提前通知相关人员及部门做好准备；2、随时与司机或同行人员保持联系，以便掌握最佳的迎接时间；3、如客人自行开车抵店，应提前通知保安部预留车位。检查1、 如遇到客人有用餐准备的，应提前三十分钟落实餐厅、康乐等区域的准备工作；2、 查看保安部是否预留车位；3、如有遗漏或错误，在时间允许的条件下，立即通知责任部门整改，如时间不允许，应立即向办公室主任汇报。鲜花、水果、报纸、房卡、房门钥匙及个人特殊喜好的物品是否已备齐，房间的卫生及设施设备有无明显不达标的问题，房间钥匙是否好用。VVIP客人的房间应由客房部经理（或办公室主任）检查。迎接1、提前通知前厅部经理及行李员、客房部经理等人到客人大堂。避免多人围着一个客人转，而个别客人却无人过问的现象。服务1、当客人确定就餐地点和时间后，立即电话通知餐饮部做好准备，留出餐位；4、提前十分钟到客人所在楼座的大厅内或餐厅等待客人；5、当客人抵达餐厅后，引领客人到所在餐厅就餐；6、随时与餐厅联系，当得到客人准备离开的信息后，立即到餐厅等候客人；如客人邀请一同就餐，应婉转地谢绝客人。（是否需要）送别1、向办公室主任确认客人的预离时间；2、通知各部门经理提前五分钟到达大厅，在大厅内列队站好；3、预留车道并查看车辆是否到位；4、当客人出来后，督导行李员做好行李服务；5、当客人上车后，送别人员站立一排挥手示意；收尾1、每月月初总台上交须签的签单。1）分院签单（红单）：a.核对红单上涉及VIP客人消费项目；b.如无差错，送交分院办公室。c.于一周左右后，取回签好的红单。2）饭店签单（白单）：a.白单由饭店总经理签字。2、汇总签单单据，交至财务部门核算。红单白单6、编排总值班经理值班表（每月）工作项目名称：编排总值班经理值班表工作程序标准应备注意事项制表参照经理排班顺序的班次顺序，编排下月的总值班经理值班表。*如遇国定假日须在节假日前3天，制作节假日经理值班表、部门值班表。1.节假日经理值班表须与各部门经理沟通，得到确切值班日期等信息。2.部门值班表须督促各部门及时上报部门基层干部值班信息。确保节假日期间饭店工作的顺利进行总值班经理值班表节假日经理值班表部门值班表每月排班时，共12位领导，11位为一轮， 其中1名轮空。下发1、总值班经理值班表复印15份；2、复印后发至各位领导、总台、房屋中心以及监控室等处。保存将使用过的表格存档。值班数计算1. 每月16日至经理值班室抄誊总值班记录表；2. 统计各部门经理值班数；3. 制作经理值班表，一式三份。7、饭店公章管理工作项目名称：饭店公章管理工作程序标准应备注意事项使用1、申请部门填写公章盖印申请表。2.由申请部门经理签字和饭店分管领导签字方可用印。申请部门经理（第一负责人）对用印全权负责。3. 总经理办公室接到申请表后，由专人办理用印登记手续，并加盖公章。公章盖印申请表办理手续时，须进行严格审核，查验需盖印的文件是否与申请表上登记的文件的文件名称一致，有关手续是否齐全。确认无误后，方可加盖公章。保管1. 饭店公章由专人管理并放在带锁的抽屉内，使用后应及时归还原处并上锁锁牢，钥匙随身携带。2. 负责公章的管理人员不能拿公章作私用，一经查实将按饭店员工守则从严处罚。8、饭店合同章管理工作项目名称：饭店合同章管理工作程序标准应备注意事项使用1. 先向总经理办公室领用委托书。2. 经总经理审核并在委托书上签名授权。3. 合同及委托书交由总经理办公室核对，方可在合同上加盖饭店合同专用章。委托书须进行严格审核，查验需盖印的文件是否与申请表上登记的文件的文件名称一致。保管1.饭店合同章由专人管理并放在带锁的抽屉内，使用后应及时归还原处并上锁锁牢，钥匙随身携带。2.负责合同章的管理人员不能拿公章作私用，一经查实将按饭店员工守则从严处罚。9、饭店证照使用管理工作项目名称：饭店证照使用管理工作程序标准应备注意事项使用1、证照原件及复印件使用由经办人携带相关办理通知并填写证照借用申请表；2、由总经理办公室人员办理登记手续，写明日期，部门及借阅事由，经分管领导请示确认后才可生效；3、证照一般情况下不得携带外出使用，如有特殊情况带出使用，必须经分管领导批准后方可带出使用。证照带出期间由部门经理（第一负责人）对证照的使用承担一切责任。证照借用申请表管理饭店拥有五项持证机构：学术中心、好望角、商场、车队、影视部。另有其他相关证件。1、中心相关的营业执照正、副本、组织机构代码证正、副本，税务登记证正、副本，各种卫生许可证正、副本以及关于饭店其他证照正、副本等由办公室统一管理（除中心的税务登记证正本由财务部保管外）；2、证照由办公室专人管理并放在专用文件箱内，使用后应及时归还原处并上锁锁牢，钥匙随身携带；3、按照有关规定要求按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规要求。10、报刊征订（每年年底）工作项目名称：报刊征订工作程序标准应备注意事项制表根据本年度各部门报纸订阅情况，制作下一年度征询表。征询表征询1. 将征询表发至各部门经理。2. 部门经理根据实际情况，按规定可增减报刊项目数量并填写征询表，部门经理签字。3. 在期限内，将填写好的征询表交至总经理办公室。如增加报刊项目须填写申请书（除摊派及赠阅报刊外）。汇总1. 总经理办公室人员根据部门征询表做好下一年度报刊订阅汇总表；2. 汇总表一式三份：办公室主任、财务、邮局。3. 根据各部门上报的摊派或赠阅报刊，做好登记 ，制作安保分配表交至监控室。汇总表支付1. 根据汇总表集订分送项目，传真至邮局报刊订阅办公室。2. 根据邮局报刊订阅办公室报价，填写支票领用单。3. 领取支票至邮局付款并取支票（非收据）。4. 凭支票至财务部销帐。11、办公设施维保工作项目名称：办公设施维保工作程序标准应备注意事项一体机1. 维保公司每月进行机器维保，填写维保单2. 根据上一年度维保单、上一年度合同签订下一年度维保合同以年度未支付单位复印机1. 维保公司每月进行机器维保，记录复印数。2. 根据上一季度打印数值表、发票 填写报销单以季为支付单位12、派车工作工作项目名称：派车工作工作程序标准应备注意事项申请1. 申请部门向办公室主任提出公务用车申请；2. 获批后，填写派车单沟通办公室人员与驾驶员沟通，确定车辆使用时间。告知使用部门。登记车辆使用结束后，根据使用情况填写派车单13、板报制作工作项目名称：板报制作工作程序标准应备注意事项党政板报1. 确定板报刊登内容；2. 提交内容由办公室主任审批；3. 获批后于每月10日做板报内容更新。荣誉板报1. 根据部门上报获奖信息制作获奖板报（主板）2. 将原有获奖板报，制作成标题贴于“荣誉回顾”（副板）生日板报每月月初根据人事部提供名单更新板报。14、中心分机号码表编辑工作项目名称：中心分机号码表编辑工作程序标准应备注意事项制表根据人事部提供的人员岗位变动情况及饭店安排，修正中心分机号码表中心分机号码表密切注意饭店人员变动情况，特别是办公室电话变更情况审批上报办公室主任审批发放审批后，发放至各部门经理、房屋中心、总台、监控室等。通知部门经理复印下发至各主管处。15、总办资产-字画工作项目名称：总办资产-字画工作程序标准应备注意事项总经办在编字画总幅数：24幅国画：3幅题词：16