体系审核知识及注意事项PPT课件.ppt

主讲人 王磊北京中标联企业管理顾问有限公司 怎样做好迎审工作 目录 目录 2020 2 29 保证按期进行审核 使员工了解审核的方式和要求 能正确应对审核 进一步改进工作 尽可能减少不合格 给审核组留下良好印象 1 审核前准备的目的 管理者代表和负责迎接审核工作的主管人员必须事先尽量早了解 确定以下信息 此次审核的目的 审核的判别准则 审核的范围 审核人员数量和分组情况 2 提前获取审核有关信息 3 迎审组织工作的落实 2020 2 29 公司层次确定陪同人员公司要针对认证机构 审核检查组 每个或每组审核员配一名陪同人员 这些陪同人员应当熟悉审核准则 公司机构分工和业务 有一定的交际和表达能力 负责公司内部向上各与有关职能之间的沟通 通常由有经验的内审员担任 3 迎审组织工作的落实 各个层次指定接受审核人员在本次审核计划确定的审核范围内相关的单位 部门事先应确定一个或多个接受审核的人员 部门涉及多专业时主要的专业应设定迎审人员 接受审核人员的任务是设法用客观证据来展示本部门符合审核准则的证据 证明体系执行有效 2020 2 29 对陪同人员 迎审人员组织必要的交流 培训沟通审核计划 对各部门的审核时间 审核内容 重新确认一下各自的职责分工 负责的范围 避免空缺 3 迎审组织工作的落实 4 迎接审核的思想动员 2020 2 29 让员工 承包方知晓 应通过适当方式让员工都知道关于审核的信息 即某个时段公司接受什么审核 审核的主题是什么 如果在审核时段有承包方为企业提供服务尤其是现场施工 作业等服务 也必须用适当的方式将审核的相关信息通知给承包方 必要时明确审核期间的管理要求 2020 2 29 5 迎接审核的资料准备 按照审核计划规定的审核范围 内容进行准备首先要理解审核计划 将审核条款 审核内容对应到相关体系文件要求以及跟相关职能 工作活动对接 按照审核要求 体系文件要求等对应梳理 准备审核时应提交的记录 文件资料 根据审核计划以及审核评价准则提前对审核员可能提问到的问题进行假设 并梳理回答问题的大纲 根据审核计划以及审核评价准则提前对审核员可能要审核 检查的现场进行必要的整理 准备 2020 2 29 5 迎接审核的资料准备 文件资料准备要求 电子版文件 记录资料准备要求 提前对审核范围内的电子版记录 文件进行梳理 分门别类进行存储 熟悉查找路径 保证在审核期间能及时 准确的查找到相应电子版记录 文件 信息系统平台上的记录 文件 熟悉各个平台的模块 能准确的知晓不同记录 文件在平台的具体位置 最好能在审核时提前用帐户登录 2020 2 29 纸制版文件 记录资料准备要求 提前对纸制版的记录 文件进行梳理 最好分门别类装入档案盒 夹 并准确标识 熟悉存放的位置 保证在审核期间能及时 准确获取到记录 文件 必要时重要的已归档的资料提前从档案室借出备查 收起全部作废文件 非有效版本文件或非受控文件 保证现场使用的文件均为受控的有效版本 5 迎接审核的资料准备 2020 2 29 5 迎接审核的资料准备 现场准备 标识 严格按照可视标准规范要求对现场标识进行检查 更新 补充 确保标识清楚 完整 符合规范要求 清洁 应提前对现场进行必要的清洁工作 设备 作业现场 工作场所 清理掉不需要的杂物 设备 工具等定位摆放 现场整洁清新 规范操作活动 提前对重要岗位的工作活动进行检查 纠正违规操作 确保在审核期间 各岗位的工作活动与操作规程相符 杜绝违章作业 隐患的治理 对现场目前存在的隐患能消除的要消除 不能消除的的相应的治理 控制 监控措施 人员准备 按规范着装 按规范佩戴劳保用品 证件随身配截 2020 2 29 会议室 多媒体 宣传 摄影 录像 准备 适当的进行会场以及迎审现场布置 营造气氛 人员迎送安排 审核期间的交通安排 餐饮 住宿安排 公司领导致辞的准备等 6 行政 后勤准备 目录 二 审核应对工作要求 2020 2 29 2 8规则 20 听问题 80 回答问题 1 受审核方在审核中的角色 2020 2 29 认真听 听不懂必然回答不正确 不懂就问 审核员会换一个角度询问 一定搞清楚所问问题 2 聆听的技巧 2020 2 29 依据文件回答 依据实际回答 紧紧围绕提问 不要扯得太远 语言简单明了 不要假设审核员不懂技术问题 3 回答问题的基本原则 2020 2 29 只说自己的事 不说别人的事 只说该说的事 用证据说明问题 自信而又不失谦虚 多解释 不争论 有误解时把解释权让给更明白的人 最好是上司 4 回答的技巧