行政前台文员交接内容.doc

行政前台文员交接内容一、 电话的转接1、 总机电话的接听：响三声内必须接听，尽量分辨推销、广告等电话并婉拒。2、 分机的转接：转接前确定需转接人在办公室，并且有时间接听电话。3、 孙总办公室的电话转接（9：00-9：30电话尽量不要转过去，平时有陌生电话找孙总，应先询问是哪个单位的、贵姓、找孙总什么事情或把对方的电话和内容写下来，再汇报给孙总。）二、 传真的接收和发文1、 传真的接收，把收到的传真时间、内容、对方公司名称、传真份数、接收人统一填在相应的传真接收记录表上，在转交给公司相应人员。特别是购销合同的传真，如果是对方敲过章回传的话，要复印2份，分别交给综合部王海萍和财务会计黄薇，传真原件自己保存到统一放置的购销合同的夹子里保存好并做登记。（如果合同传真未回传，告知综合部王海萍，或联系对方客户回传。）2、 传真的发文，也同样把发送的传真时间、内容、对方公司名称、传真份数、接收人统一填在相应的传真发送记录表上，发送完之后，再把发送的原稿归还给公司相关人员。三、 接待来访客人1、 如有客人来访，先起身问候，就说：“您好！请问您找哪一位？”待客户有明确回答之后（最好能搞清楚是否是预约客户、来意以及对方姓名什么），就说“请稍等，我先去通报一下” 然后再通知相关人员。安排茶水。2、 如果是没有预约的客人，先询问客人的来意，如和公司业务及其他方面有关的可以让客人会议室待坐，安排茶水，让公司业务相关人员与客人洽谈一下。3、 对于上门推销的客人，应婉拒。如“对不起，这些我们暂时不需要”，或者“我们已经办理了这项业务”等。四、 快件的签收和寄出1、 如快递公司有快件送来，先仔细查看快件上收件的公司和收件人是否是本公司的相关人员，如果是再签字签收。签收后应在相应的快件签收登记表上登记签收的时间、快递公司和快件单号，在转交给相关人员在登记表上签字确认，以防快件遗失。2、 快件的寄出，一般公司的快件主要是以销售部寄棉花样品和寄发票为主，拿到公司相关人员要求寄出的快件后，先询问寄往哪里、收件人姓名、电话等相关资料，再填快件单，仔细填好收件方的地址、单位、收件人和电话号码，填好之后再仔细核对一下，以防填错（特别是发票）。再在下午3：00左右通知快递公司上门收取快件。3、 发快递时需要区分杭州公司或舟山公司发件，在快递结帐时，如是机打发票（申通）则要求对方按不同抬头和各公司实际金额来开具发票。顺丰和EMS都是定额发票，需先付款，集中报销。4、 增值税发票等重要物品一般选择安全性较高的快递公司，如邮政速递EMS（章或者顺丰速运（4008111111），普通物品一般以申通快递（周志为主。五、 办公用品的申购和领用1、 如公司需用的办公用品用完需申购时，应先填蔗物请购单，小件物品让部门经理签字即可，大件物品则还应让孙总签字确认后方可打电话通知指定的办公用品公司送货。（购买办公用品应多家办公用品公司比较，要保证产品的质量和价格优惠）办公用品购进后应填写入库单。报销时把办公用品公司拿来的发票和蔗物请购单、入库单一起粘在一起报销。2、 办公用品的领用，公司有关人员需领用办公用品时，应在办公用品领用表上注明领用时间、领用物品、单价、数量、总金额、领用人等相关内容并签字确认。六、 考勤及出差补贴的统计1、 每月做好考勤报表：每天记录出勤情况，结合“出差（请假）审批条”进行考勤记录2、 按月做好出差补贴报表：结合“出差（请假）审批条”及出差补贴实行办法，统计出差情况并计算出差补贴3、 报表做好后交由财务部姚建华审核七、 其余事项1、 办公室卫生的打扫，包括每周一次的地毯吸尘，孙总办公室桌子、沙发、每天早上8点左右要进行打扫，茶杯也要进行清洗，顺便倒满水，会议室桌子、会客厅桌子的打扫等。2、 预定中午餐，如有同事要求预订午餐，则请同事在10点左右选好后帮打电话给餐厅，要求对方在11：30前送餐。3、 办公室饮用水，如果没水就打送水电话86041216送水过来，一般一次叫3桶，如果孙总办公室的饮用水没有了就叫一桶小的，统一在卡上签字即可，费用等卡填完再统一报销。4、 公司证照、印章使用时需先登记，然后才能使用，如要临时带出公司，则需填写“公司证照领用登记表”5、 员工出门在需“员工出门登记表” 上登记并由相关负责人签字后方可离开，回来时也需确认签字。6、 车辆管理：用车需填“出车申请表”，由相关负责人签字。7、 每年所有节日的放假安排及福利发放需提前准备好由总经理签字后实行。8、 招聘事宜：浙江人才网 登录帐号：86041538 密码：86431298，招聘时需要每天登录发布岗位，投递来的简历打印交孙总审查。搜索到符合要求的简历也打印后交孙总。孙总审批后安排面试时间及地点。9、 2011年12月9日收孙总名片一盒未结，对方持收款收据0013841，统一结帐。10、 2011年12月31日前的合同、快递单据、出差审批条等都放在复印件下的柜子里。11、 复印机卡纸问题一直未解决，无法复印。如需维修可以联系专业维修理光复印机的（薛业，但是私人的，无票。12、