备件管理过程控制程序.doc

X X X X 有限公司编 号：备件管理过程控制程序版本/修订状态： 备件管理过程控制程序1.目的对备件、辅料的采购、贮存、销售、交付全过程以及外包活动进行控制，确保其质量和服务满足规定的要求。2.范围适用于备件、辅料的采购、贮存、销售、交付全过程以及外包活动。3.职责3.1备件经理负责备件管理的控制。3.2备件计划员负责备件采购的控制。3.3备件库管员负责备件的搬运、贮存、防护、交付及交付后的控制。3.4技术经理协助备件经理进行与服务相关的外包活动的管理。4.工作程序4.0备件管理过程控制流程图：附后。4.1采购过程及信息4.1.1向一汽-大众的备件采购4.1.1.1本公司是一汽-大众特许经销商，备件由一汽-大众负责提供，一汽-大众是本公司的合格供方。4.1.1.2备件经理、备件计划员必须经一汽-大众备件经理门培训考核合格后持证上岗。4.1.1.3备件库管员必须经过公司培训考核合格后持证上岗，培训内容应包括：a）微机的操作和保养；b）掌握备件目录，网上订购备件；c）使用微机实行备件销售和备件仓库联网管理。4.1.1.4备件计划员根据备件目录，考虑上个月同期备件用量、当前库存情况、安全库存需要、每种车易损件更换周期以及一汽-大众备件供货周期等方面因素，制定备件订货单，由备件经理审核，服务总监批准后，发送至一汽-大众备件经理门进行订货，原件由计划员留存。4.1.1.5如出现急需备件情况，由备件销售计划员制定紧急备件订货单，由备件经理审核，服务总监批准，传送至一汽-大众备件经理门进行紧急订货。4.1.1.6向一汽-大众发出备件采购计划后，计划员及时对一汽-大众备件供应情况进行跟踪，以了解是否均能及时供货，对不能及时提供的备件，备件经理应及时采取相应的措施，以满足维修服务的需求。4.1.1.7备件经理确保备件供货率不低于95%。备件经理对备件供货率每月进行统计，以车次计算。4.1.2辅料的采购及其供方评价4.1.2.1备件经理制定需采购辅料的辅料清单，并对拟提供辅料的供方进行评价。4.1.2.2评价的方式采用长期使用的效果或试用的效果两种形式之一，由备件库管员组织相关人员进行评价，并填写供方评价表。4.1.2.3评价合格的供方，库管员列入合格供方名录，经备件经理同意，报服务总监审核、总经理批准后，建立合格供方档案，内容包括合格供方营业执照、生产资质证明、质量检验报告单等复印件。4.1.2.4备件计划员进行辅料采购时，计划员必须明确采购要求，到合格供方处采购。4.1.2.5对合格供方实行动态管理，根据供货质量、价格、时间和服务的情况，仓库管理员做好每批的质量记录，对不合格情况进行登记。在日常工作中当出现二次以上重大质量的不合格辅料，应由仓库管理员及时向备件经理报告，取消其合格供方资格。4.1.2.6对合格供方，每年对供方重新进行评价。质量稳定的供方继续作为合格供方，对质量不稳定的供方，取消供方资格。年度评价结果列入合格供方名录，经备件经理审核，报服务总监审阅，并记入合格供方档案。4.1.3外包过程的控制外包过程按照本程序4.1.2的要求和程序实施，评价合格后列入合格供方名录，并建立合格供方档案。4.2采购产品及外包服务的验证4.2.1备件、辅料到货后，仓库管理员将备件和辅料移至“待检区”，对备件、辅料依据检验规程或采购计划和要求进行清点、验收。验收内容包括合格证、零件号、外观、数量等相关内容，并记录和签字。4.2.2仓库管理员将合格的备件、辅料入库上架，标签上标明其名称和编号，并输入计算机入账。对于不合格的备件和辅料，由仓库管理员放入“不合格品存放区”，并作好记录，内容包括备件、辅料的名称、编号和数量、不合格原因等。4.2.3外包质量检验由技术经理负责，并作好相关验证记录，交库管员保存。4.2.4对验收不合格的备件、辅料及外包，由备件经理对不合格情况进行评审。评审结论可以是让步接收、退、换货或报废，仓库管理员负责处置，并保存相关记录。4.2.5必要时仓库管理员可到供方处对采购辅料进行验证。4.3备件、辅料入库及管理4.3.1备件销售陈列必须符合一汽-大众的要求，有明显的标识和明码标价，并排列整齐。对易损件、常用件应设立适宜的最小库存量。本公司不提供代存顾客自带备件和材料的服务。4.3.2备件库房、货架必须整齐干净，备件、辅料摆放有序，必须建立标识和备件台帐和辅料台帐，定期进行盘点，填写备件盘点表，做到帐、物一致。仓库必须具备符合要求的贮存条件并有消防器材和防盗措施。4.3.3确保仓库通风良好，避免漏雨、潮湿，备件库房设待检区、合格品区、危险品区、发料处等应有明显的标识，并做好备件、辅料防护工作；对已验证合格的备件应合理摆放，需隔离存放的要单独存放，备件应按编号顺序摆放，每种备件在货架上要有单独的标签。4.3.4备件经理应落实核心流程的要求，对预约维修服务的顾客所准备的备件应有单独存放预约货架，并有明显的标识。4.3.5对有特殊贮存要求的备件、辅料或易燃、易爆或有毒有害材料（如漆类产品、制冷媒、香蕉水、机油等），要单独存放或采取隔离措施，重点进行保管，保证安全。4.3.6在搬运备件、辅料过程中要有防护措施，搬运时不能野蛮操作、损坏备件、辅料。4.4备件、辅料的发料4.4.1仓库管理员在备件、辅料出库时，对有贮存期限要求的备件、辅料，做到“先入先出”。4.4.2仓库管理员根据维修工的任务委托书发料，发料情况输入计算机，并打印出库单，由领料人和仓库管理员在出库单上签字或盖章。4.5备件的销售4.5.1备件销售人员要遵守一汽-大众销售备件的要求，在满足本公司维修需求的基础上可以对外销售。备件经理向顾客的承诺，如广告、宣传板等中的优惠项目、价格清单等，须报总经理审批，由备件经理实施。 4.5.2备件销售人员根据顾客购买要求，打印销售单，对打印内容（可视为合同）进行评审。销售单上有备件名、备件号、数量、价格等，顾客验证满意后签字，由顾客到结算处付款，核算员为顾客开具发票，在销售单上盖章或签字，销售人员凭加盖结算章的销售单发货并将此单保存备查。4.6备件售后服务4.6.1备件在售出后，经库管员确认属质量问题可予以退换。4.6.2 针对购买量大的客户，备件经理保持经常性的沟通，了解其使用情况（包括顾客满意，产品质量方面的信息），必要时采取改进措施。4.6.3 备件经理的顾客满意度通过服务部的电话回访调查完成。4.7监督检查4.7.1备件经理每月对备件管理情况按程序要求进行检查，并填写部门工作检查记录。4.7.2对发现的问题，根据具体情况依据不合格品控制程序及纠正和预防措施控制程序执行。5.相关支持性文件不合格品控制程序 （编号） 纠正和预防措施控制程序库房管理制度 备件目录 6.记录备件订货单 入库单 供方评价表 合格供方名录 辅料采购计划备件验证记录本辅料清单备件盘点表辅料盘点表出库单销售单部门工作检查记录备件管理过程控制流程图责任部门/人流 程说 明备件计划员/服务部备件计划员、备件经理备件经理备计划员库管员、检验员库管员库管员库管员结算员/库管员库管员库管员库管员备件、辅料及外包的采购辅料采购要求服务外包要求备件采购计划 向一汽订购供方评价建立合格供方发出采购信息 到货验证合格入库或使用产品防护及管理维修领用备件销售财务结算办理