2011年毕业生档案接收工作总结.doc

2011年毕业生档案接收工作总结今年的毕业生档案接收工作总体上延续了2010年的做法，所以在此不再针对详细的流程和数据进行分析，只是针对今年以及前两年的毕业生档案接收工作中存在的问题以及好的做法进行总结和分析，为以后的毕业生档案接收工作做好铺垫。一、正确认识“高峰期”以前一谈到毕业生档案接收工作的“高峰期”，大家往往想到的是7、8、9三个月，在档案管理部工作过或者熟悉毕业生档案接收工作的同事也可能说“高峰期”只是7月份，而我认为毕业生档案接收工作的“高峰期”只有三周时间，一般是接收工作开始的第二至第四周。以下是2010、2011年毕业生档案接收工作前六周的数据走势图：2010年时第二周至第四周每个月接收的量都在9000卷以上，第三周突破了12000卷，2011年显然来得更猛烈些，第二周就突破了11000卷，第三周更是破纪录的超过了15000卷，第四周时已经回落到6000卷以下，所以毕业生档案接收工作主要是集中人力物力应对第二至第四周的工作任务。二、将问题解决在萌芽状态2010年底更换了新的档案管理系统，改变了原有学生档案号的生成规则。旧系统是先有档案号，然后将档案号录入系统，再在档案号下录入信息，而新系统是先录入档案信息才能生成档案号，这个改变就完全颠覆了我们去年的做法。所以在接收工作开始之前，我们部门内部就经过了几次讨论，最后会同信息部想出了一个方便快捷的解决之道，在问题还处于萌芽状态的时候就将其解决了。三、一次性定稿一次性定稿指的是一次性确定了毕业生档案需要录入的项目，这个问题主要是吸取2010年的教训，2010年毕业档案接收工作开始时，为了保证录入信息的全面性确定了20多条录入项目，但是由于录入的项目过多拖慢了录入的进度。后来为了保证对外宣传的到档之后三天入网的承诺，又对录入项目进行了大刀阔斧的删减，最后只留下了8条录入项目，然而删减力度过大，将流动党员工作部工作需要的政治面貌和入党时间等信息也删除了，导致流动党员工作部接收党员的工作无法顺利进行，最后不得已又在一次修改了录入项目。四、岗前培训很重要毕业生档案接收工作是一个短期的阶段性工作，所以一般的情况下都是要临时招募一些暑期实习生来协助完成这个工作，而招募的实习生基本上都不了解人事档案，更不要说毕业生档案接收工作了，所以对于招募的实习生进行岗前培训很重要。这个岗前培训既要有高度、有全局性，让从事接收工作的实习在认识上能够给予足够的重视，又要细致入微，具有可操作性。今年除了较为正式的岗前培训外，还给每个实习生发了纸质的操作指南。五、统一收发，减少交接毕业生档案接收工作是一项流水线式的工作，可以分为签收、材料审查、录入、质检、入库等阶段，各个阶段都涉及到档案核对、交接，以往直接是组与组之间直接交接，而且组内也存在交接。今年在接收工作中单独设立了一个收发组，总体负责档案的分发与回收，这样做的好处有三个：第一，统一收发便于监控和协调各个组的工作进度；第二，统一收发能更好地保证档案的安全，避免在交接环节中造成档案遗失；第三，统一收发能更准确地统计数据和各组工作量。六、知道怎么做，还要知道为什么这样做毕业生档案接收工作中，实习生的岗位并不是固定不变的，而是在不断调整，基本上每个实习生都要各个岗位上工作一段时间，这种做法使得实习生熟悉了整个工作流程，不仅知道了各个岗位上的工作要怎么做，而且知道了为什么这样做，边工作边思考，工作变得更顺畅。毕业生档案接收工作说起来是比较枯燥的，轮岗的做法还能让实习生保持新鲜感，同时，轮岗也是调节各组进度的重要手段。七、好钢用在刀刃上毕业生档案接收工作虽然投入了很多人力，但大部分都是实习人员，我们档案管理部真正完全投入到这项工作中的正式员工只有3人，另外还有两个试用人员，相对于这个环节众多而且庞大的工作来说，五个人还是显得有点力不从心，为了保证工作进度和质量，我们的人都分布在比较重要的岗位，比如：档案签收、档案收发、现场指导、质量检查和核对入库等岗位。八、特殊情况专人处理毕业生档案中经常会夹杂着其他社会人才的人事档案，而且还有些在我中心已经有存档记录的学生档案，这些档案都不能按照正常的毕业生档案来处理，如果谁遇到谁处理的话，一来不能保证处理的正确性，二来会大大降低其处理的效率。然而，这些特殊情况交与专人来处理，那么就能解决以上两个问题，因为专人处理，工作更加专一，效率与质量就会更高。九、建立激励和竞争机制实习生的工资是由两部分构成，一部分是固定的实习生补贴，只要每天按时出勤就能得到这部分，而这部分也是少量的，大部分是计件工资，做的越多得到的也越多，这样做提高了实习生工作的积极性。每周我们都将上一周每个人的工作量排名后张贴在工作场地，大家都能看到彼此的工作量的多少，做得少的暗下决心这周一定要把工作量提高，做的多的想继续保持领先，彼此之间形成良性的竞争使得工作效率得到进一步提升。十、边做边思边改今年的毕业生档案接收工作是在新的档案系统上进行的，可以说是新的开始，加之我们几个也是第一次负责毕业生档案接收工作，所以很多都是在摸索中进行的，发现不对的地方，我们就一起进行讨论，并征询部门其他人员的意见和建议，明确了正确的方法之后马上修改之前的做法。每天下班后也要回顾一下当天工作中存在的不足，或做得好的地方，第二天就取其精华去其糟粕。十一、发现规律，抓住重点管理学上有个很著名的二八定律，即80%的公司利润来自20%的重要客户，其实，我们毕业档案接收工作中也存在着这样的一个规律，即我们接收档案总数的80%来自20%的高校，而且这些高校绝大部分是成都市市内高校，都有专人移交档案的可能性。发现了这些规律，我们就有的放矢了，在下一年度毕业生档案接收工作，我们就重点联系这些高校，一来是向高校讲明专人移交档案的好处，以及专人移交的注意事项，二来确定高校的送档时间，便于进一步安排我们的接收。十二、不要把鸡蛋放在一个篮子里2010年毕业生档案接收工作招募的实习生全部来自四川师范大学，那些实习生表现很好，合作很是愉快，本想今年再次与四川师范大学进行合作，也进行了相应的接洽，确定了实习生来我中心实习的时间。然而，之后四川师范大学将实习时间往后一推再推，一直推到了7月10多号，2011年毕业生档案已经到了一些了，而实习生还没有到位。为了弥补这个过失，我们部门与综合事务部通过多种渠道招募了其他多个学校的实习生，才在今年毕业生档案大批量送达之前，使实习生基本配备到位，而且没有耽误毕业生档案接收工作。十三、效率与质量兼顾今年毕业生档案信息中学校、专业、学历和报道单位等信息录入错误的情况比较多，之所以出现这种情况是由于以上这些信息是可以继承上一条档案的信息。因为高校送档或寄档时一个学校的档案都是一起来的，比较集中，而且学校一般是按照各个专业来统一排序的，所以在录入时，可能会出现一堆档案的学校、专业、学历和报道单位等信息都是一样的，所以就让这些信息继承上一条记录，这样操作大大提高了录入速度，但是也带来了弊端，有时录入人员没注意继承的信息已经发生变化而没有做出相应的修改就造成了录入错误，或者学校、专业中的某一个字词录入错误就会造成之后的多条记录也是同样的错误。为了弥补这个过失，我们采取了多种形式的质量检查方法，第一次检查是在粘贴档案标签的时候就检查，这次主要是检查姓名是否