秘书实务第八章上接待预约来访和未预约来访的客人ppt课件.ppt

模块二秘书办事模块 模块目标 1 了解办公室日常工作的范畴2 熟悉办公室日常工作的处理方法 模块过程 1 任务导入2 任务分析3 知识点分析4 任务实施5 实训小结 项目二接待来访个人和团体 任务一接待预约和未预约的来访个人 知识目标 1 迎送来访者的礼节要求2 接待的程序及要求3 接待记录表的设计要求能够迎送来访者 能力目标 1 能够接待来访者 2 能够设计和填写接待记录表 教学重点 团体接待和涉外接待 教学方法 讲授法 示范法 模拟法 案例法 任务导入 天地公司最近几年不断研发新产品 业务发展迅速 前来洽谈事务或参观学习的人员不断增多 经理秘书高山随时都可能会遇到各种各样的来访者 今天是2008年8月25日 星期一 高山上班后查了下工作日志 公司张总上午8点半参加公司重要会议 10点半将与华强公司常经理商谈新开发的电子产品的合作事宜 正在他忙着准备相关材料和接待物品时 常经理因工作顺路提前到了 才送走了客人 又来了两位要求见经理的其他公司的人员 一 接待来访的定义接待来访是商务活动中经常性的一项工作 特别是日常接待 多是因工作或业务需要 做临时短暂的来访 不管是有预约的还是没有预约的 秘书都应诚恳热情 讲究礼仪 细致周到 按章办事 既要满足客人的需求 又要树立和维护组织的形象和利益 相关知识点分析 平时的准备工作 迎送来访者的礼节 2 注意事项 接待的程序及要求 一 做好接待前的准备工作 平时的准备工作 思想心理准备 物质准备 诚恳的态度合作的精神 业务知识能力准备 环境准备 迎送来访者的礼节 自我介绍与为他人介绍 握手 互换名片 恭送来访者的礼节 迎送来访者的礼节 注意眼神 握手时要注视对方的眼睛 表示你的诚恳和自信 握手时眼睛东张西望 传达给别人的意思是心不在焉 轻视或内心慌乱 握手的次序 职位高者 年长者 主人 女性先伸手 注意 职位低者 年轻人 客人 男性则应该马上伸握手的方法 力度 适中时间 握上2 3秒钟即可 注意 多人相见时不可交叉握手 握手时应该摘掉手套 迎送来访者的礼节 递名片一般应是来访者 男性 身份低者先向被访者 女性 身份高者先递名片 递名片时应该站立姿态 双手持名片 名片上的字正面朝向对方 以齐胸的高度递上 接名片放置到位 认真读念 双手接名片 接待的程序及要求 接待工作是展示公司形象 反映企业精神 企业文化的一项频繁的商务活动 无论有预约和没预约的接待 都有着规范的接待程序和要求 都要求在见到客人的第一时间 应立即做出热诚欢迎的动作表情 3S 语言 再区别有预约和未预约的客人进行接待 接待的程序及要求 有预约的客人接待程序 未预约的客人接待程序 主动迎接和问候 了解约见情况 按单位要求发放宾客卡 引导至被访部门或人员 了解要访问的部门或人员 机敏应对 耐心倾听 接待的程序及要求 有预约的接待任务实施 1 心理准备 2 整理接待室 3 主动迎接和问候 4 礼貌送客 任务实施 二 未预约的接待任务实施1 秘书高山正在整理文件资料时 有两位客人前来 高山热情迎上前去询问 您好 有什么需要我帮忙的吗 问清对方是来找张总办理事务 并没有预约 2 请示张总能否见客人 张总今天日程已排满 只能明天上午 要礼貌跟对方解释 对不起 今天张总实在抽不出时间 您看明天上午8点半可以吗 商定见面时间并记录 如上司当