浅析企业内部沟通的重要性和方法.doc

浅析企业内部管理有效沟通的重要性和方法摘要:现代企业内部管理以人本管理为主流,有效沟通成为平衡和调节员工心理的有力杠杆,是企业内部管理的重要手段.文章根据管理沟通理论,阐述了有效沟通在企业内部管理中的作用,从而肯定企业内部管理中进行有效沟通的必要性.管理沟通，从其概念上来讲，是为了一个设定的目标，把信息、思想和情感在特定个人或群体间传递，并且达成共同协议的过程。有效沟通不仅仅能传递意义,还对其加以理解并让各方达到共识.在企业的实际经营管理中,有效的沟通所起的作用是显而易见的。一、为什么在企业内部进行沟通和沟通的重要性在信息经济时代，对于一个现代企业，企业外部环境的变化日新月异，企业内部的组织结构越来越复杂，企业员工之间利益越来越呈现出多元化的特征，要在瞬息万变的市场环境和激烈的竞争中生存和发展，良好的企业绩效来源于组织内部的有效沟通，沟通对于科学决策和贯彻力度、增强组织的凝聚力、增强竞争能力、提高公司的绩效有举足轻重的作用。美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析，结果发现：智慧、专业技术和经验只占成功因素的25%，其余75%决定于良好的人际沟通。哈佛大学就业指导小组1995年调查结果显示，在5000名被解职的男女中，因人际沟通不良而导致工作不称职者占82%。无论是企业管理者还是普通的职工，都是企业竞争力的核心要素，做好沟通工作，是企业各项工作顺利进行的前提，双70定律说明了这一点，企业的管理者70%的时间用在沟通上。如：开会、谈判、谈话、指示、评估、做报告、拜访、约见等；企业中70%的问题是由于沟通障碍引起的。比如，企业常见的效率低下的问题，往往是有了问题后，大家没有沟通或不懂得沟通所引起的。另外，企业里执行力差、领导力不强的问题，归根到底都与沟通能力的欠缺有关。有效的沟通，是通过听、说、读、写等思维的载体，通过演讲、会见、对话、讨论、信件等方式准确、恰当地表达出来，以促使对方接受。有效沟通在企业管理中的重要性主要表现在： 1.沟通有利于科学的决策一方面，沟通有利于管理者了解其下属，掌握最真实最直接的信息，有利于他们在决策时进行科学分析和判断，进而做出科学的决策。另一方面，信息沟通也有助于下属(被领导者)了解上司所做出的决策以便更好地去执行决策。2.沟通有利于增强凝聚力感情是建立人际关系的重要基础。情感沟通既体现出上司对下属的关心，也增强了下属的凝聚力和归属感，拉近彼此之间的距离。一方面，情感沟通有助于加深沟通双方之间的彼此的信任度，也体现上司对下属的尊重。另一方面，通过情感沟通有助于在上司与下属之间消除误解和情感上的隔阂，消除冲突，使员工产生安全感和归属感，进而加强了组织的凝聚力。3.沟通有利于提高竞争能美国著名未来学家约翰奈斯比特曾说过：“未来的竞争将是管理的竞争，竞争的焦点在于个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通上”。即有效的管理是培养企业核心竞争能力的基础，而有效管理的焦点在于有效沟通。通过有效沟通，可以实现对各种资源进行合理的配置和利用，从而实现企业的最终目标利润的最大化。4.沟通有利于提高绩效沟通可以提高员工的工作效率。在现代化企业的内部，人员众多、业务繁杂，并且高度专业化。利害冲突、意见分歧、相互制约和摩擦在所难免，而意见和信息交流与沟通可以消除这些弊病，提高员工的工作的效率。同时，在企业内部建立自由交流的信息沟通网络可以改变文山会海、公文旅行、拖拉作风，官僚主义等恶习，从而提高企业的绩效。二、在企业内部如何进行有效沟通在企业内部有效沟通主要指组织内人员的沟通，尤其是管理者与被管理者之间的沟通，达成有效沟通须具备两个必要条件：首先。信息发送者清晰地表达信息的内涵，以便信息接收者能确切理解：其次，信息发送者重视信息接收者的反应并根据其反应及时修正信息的传递。免除不必要的误解。两者缺一不可。 有效沟通能否成立关键在于信息的有效性，信息的有效程度决定了沟通的有效程度。信息的有效程度又主要取决于以下两个方面： 1.信息的透明程度。当一则信息应该作为公共信息时就不应该导致信息的不对称性信息必须是公开的。公开的信息并不意味着简单的信息传递，而要确保信息接收者能理解信息的内涵。如果以一种模棱两可的、含糊不清的文字语言传递一种不清晰的，难以使人理解的信息。对于信息接收者而言没有任何意义。另一方面，信息接收者也有权获得与自身利益相关的信息内涵。否则有可能导致信息接收者对信息发送者的行为动机产生怀疑。 2.信息的反馈程度。有效沟通是一种动态的双向行为，而双向的沟通对信息发送者来说应得到充分的反馈。只有沟通的主、客体双方都充分表达了对某一问题的看法,才真正具备有效沟通的意义。 如何进行有效沟通呢？对于企业内部的管理者来说，首先必须明确目标，目标管理是进行有效沟通的一种解决办法。在目标管理中，管理者和成员讨论目标、计划、对象、问题和解决方案。由于整个团队都着眼于完成目标，这就使沟通有了一个共同的基础，彼此能够更好地了解对方。即便管理者不能接受下属成员的建议，他也能理解其观点，下属对上司的要求也会有进一步的了解，沟通的结果自然得以改善。如果绩效评估也采用类似办法的话，同样也能改善沟通。同时，身为管理者，善于利用各种机会进行沟通，甚至创造出更多的沟通途径，与成员充分交流等并不是一件难事。难的是创造一种让团队成员在需要时可以无话不谈的环境。 对于个体成员来说，要进行有效沟通，可以从以下几个方面着手： 一是必须知道说什么，就是要明确沟通的目的。如果目的不明确，就意味着你自己也不知道说什么，自然也不可能让别人明白，自然也就达不到沟通的目的。 二是必须知道什么时候说，就是要掌握好沟通的时间。在沟通对象正大汗淋漓地忙于工作时，你要求他与你商量下次聚会的事情，显然不合时宜。所以，要想很好地达到沟通效果，必须掌握好沟通的时间，把握好沟通的火候。 三是必须知道对谁说，就是要明确沟通的对象。虽然你说得很好，但你选错了对象，自然也达不到沟通的目的。 四是必须知道怎么说，就是要掌握沟通的方法。你知道应该向谁说、说什么，也知道该什么时候说，但你不知道怎么说，仍然难以达到沟通的效果。沟通是要用对方听得懂的语言包括文字、语调及肢体语言，而你要学的就是透过对这些沟通语言的观察来有效地使用它们进行沟通。 以上四个“简单”问题，可以用来自我检测，看看你是否能进行有效的沟通。 三、在企业内部做好有效沟通的方法和要点沟通的方向有往上沟通、水平沟通、往下沟通三种方式，作为一个卓有成效的管理者要综合利用以上三种沟通方式。1. 与上级沟通技巧和程序要点：上行沟通是下属主动与上司沟通的方式。除了正式报告、建议制度、汇报会等形式外，作为一个下属，不仅要有与上司沟通的胆识，还要发挥上司的长处。一个人应该知道上司能做什么，不能做什么，上司需要自己做什么。仔细聆听领导的命令、与领导探讨目标的可行性、拟定详细的工作计划、在工作进行之中随时向领导汇报、在工作完成后及时总结汇报。请示与汇报的基本态度：尊重而不吹捧、请示而不依赖、主动而不越权、学会与各种性格的领导进行沟通，各类型领导特点（见下表）。控制性领导直接下命令，不允许部下违背自己的意志，关注工作的结果而不是过程。互动型领导亲切友善的与部下相处，愿意聆听部下的困难和要求，努力营造融洽的工作氛围实事求是型领导按照自己的行事标准要求部下，注重问题的细节，善于理性思考说服领导的技巧：选择恰当的提议时机、咨讯及数据都极具说服力、设想领导质疑，事先准备答案、说话简明扼要，重点突出、面带微笑，充满自信、尊敬领导，勿伤领导自尊2.水平沟通技巧和程序要点：水平沟通是同级之间的一种沟通方式，是指没有上下级关系的部门之间的沟通，在与上司、下属、水平沟通三种沟通中，水平沟通是最为困难的。因部门和平级之间沟通经常缺乏真心，没有肺腑之言，没有服务及积极配合意识，所以水平沟通存在很多障碍，最常见的就是“踢皮球”了。在全球企业视野内，这样的障碍无处不在。正因如此，水平沟通对双方的沟通能力提出了很高的要求。水平沟通的技巧：同级关系没有主动配合和服务的关系，但是作为一个整体而言，各个部门、同事之间的合作却是相辅相成，缺一不可的。要想解决“水平沟通没有肺”，首先，企业应先检查机构设置是否合理，各部门之间应积极主动地培养对其他部门的服务意识，真心诚意地进行协助，共同为实现企业的目标而努力。其次，在沟通时要保持谦虚的态度并主动与对方进行沟通，同时也要体谅对方的不便和难处，并主动提供协作才能要求对方的帮助，并以最终达到双赢为目的。3.与下属沟通技巧和程序要点：下行沟通是上级主动和下级沟通的方式。除了指示、广播、手册等形式之外，上司在与下级沟通之前要先了解下属长处和下属的情况，虚心听取下属的意见并让下属参与决策，同时为下属提供尝试的机会，发挥下属的长处，避免下属的短处。使下属扬长避短的做法不仅能提高下属的工作积极性，而且能提高管理者的权威。如：因特尔公司的前CEO安迪.格鲁夫“领导成功的法则是沟通、沟通、再沟通正确传达命令意图、如何使部下积极接受命令、态度和善，用词礼貌、让部下明白这件工作的重要性、给部下更大的自主权、共同探讨状况，提出对策、让部下提出疑问。 总之，在这沟通时代，沟通无时、无处不在。沟通不仅是企业经营管理中的润滑剂，更是企业