工程部资料管理办法成稿.doc

工程部资料管理办法成稿 南广铁路公司工程部资料管理(暂行)办法第一条为加强工程部资料管理，促进资料更好的为南广铁路建设服务，根据铁道部及南广公司相关文件，制定本办法。 第二条资料分类工程部资料指在工程管理各项工作中形成的，如实反映施工过程和建设项目实体状况的，具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、录音、录像等。 收集的文件、资料应为原件（签字盖章的正本），因故无原件的应收集具有凭证作用、法律效用的文件材料。 工程部资料分为公文、科研资料、设计资料、工程管理资料、招投标及合同、计划统计报表、调度通知单等。 第三条资料的收集和职责分工在资料的形成阶段，以年度为单位，各专业工程师负责其职责范围内资料的鉴定、收集工作，确保存档资料齐全、完整、真实的反映工程部各项工作情况。 调度负责各类公文上传下达及本年度内各类公文、调度通知单的、查阅管理工作；王培民负责征地拆迁、站房资料；周云亮负责验工、招投标、合同资料；黄达志负责既有线关联工程、物资招标、站后工程设计资料；史明慧负责三电迁改、技术交底、站后工程设计资料；曹自印负责标准化管理、科研、教育培训资料；宗秋雷负责变更设计、施工图审核、设计通知单或联络单、多媒体宣传资料；喻帮强负责控制测量、施工组织设计、开工报告、施工作业指导书。 各专业工程师要注重电子资料的收集并做好台帐。 专职资料员应具有相应的档案专业知识和业务工作能力，负责图纸收集、分发、存档；存档1文件、资料的保管、统计、检索利用工作，并对本部门及文件材料的形成、积累，实施监督、检查和指导的工作。 第四条案卷的文件材料应遵循自然形成规律和相互间的有机联系，按照便于安全保管、保密和查考利用的基本原则进行系统、科学地分类、组合、排列和编目。 （一）文件材料要求装入文件盒内。 大于A4纸规格的文件材料（且无法折叠的），可以不装盒，但必须存放有序，摆放整齐。 （二）案卷标题应简明扼要的揭示每盒案卷的主要内容和成份，以便于检索。 每一位保管者，均应填写卷内目录，以便揭示每一个案卷的具体内容。 卷内目录包括每份材料的标题全称、在卷内的排列序号。 文件、图纸有编号的，要填写图号或文件号、发文单位、发文日期等。 第五条资料的移交应存档的资料由专业工程师每半年向专职资料员移交一次。 资料移交时，移交人填写移交清册（表格样式见附件）一式两份，移交人和接收人双方清点、签字，各自保存一份。 第六条资料的保管与借阅（一）资料的存放要满足“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染）要求，严防档案损毁、丢失和泄密。 有关人员对资料进行科学管理，做到存放有序、排列系统、便于查找和利用。 资料必须保持其历史的真实面目，不得任意修改。 必须修改时，由有关专业工程师负责进行，并须履行审批手续。 遇有特殊情况，应对资料进行全面或重点检查并作出详细记录，发现档案破损，要及2时修补或复制。 （二）借阅资料时，应严格执行资料借阅制度。 工程部资料原则上只供内部借阅，其他部门借阅时须经领导批准；外单位借阅本部门资料时，应持有单位介绍信和个人证件，经领导批准后方可借阅；借阅具有知识产权和商业秘密的科技档案，须经获得专利单位和专利权人批准。 （三）借阅资料的人员，必须保持案卷的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。 （四）借阅资料时，须认真登记、签字。 归还时，资料员要详细检查、注销，并注意收集、积累利用效果实例。 南广铁路公司工程部二九年十月二十日3附表1卷内目录式样卷内目录案卷号_顺序号图号或文件编号名称张次备注4附表2卷内照片目录式样卷内照片目录档案号第页照片号底片号题名摄制日期备注5附表3照片档案案卷简介式样照片档案案卷简介6附表4照片档案说明卡式样事由摄制日期地点摄影者参见号注宽45mm,高48mm7附表5声像档案归档登记表式样声像档案归档登记表内容单位（部门、项目）载体类型载体编号数量硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）软件环境（版本、型号等）操作系统数据库系统相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）记录结构（物理、逻辑）记录总数总字节数记录字符、图形、