XX建设集团公司合同管理规定.doc

XX建设集团公司合同管理规定 XX建设集团公司合同管理规定1.目的为规范合同管理，合理规避法律风险，维护公司的合法权益，保障各项业务的顺利开展，根据国家有关法律、法规和有关规定，结合公司工作实际，制定本规定。 2.原则2.1维护权益，遵循平等互利、协商一致、诚实信用的原则。 2.2实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。 2.3分工负责原则。 3.适用范围本规定适用于集团及下属各一级单位。 注:以下条款所称的公司是指合同承办部门所属的一级部门4.合同起草4.1签订合同有国家统一合同示范文本的，应参照合同示范文本签订，没有合同示范文本的，可由承办部门根据业务需要起草。 合同文本原件公司应保存壹式两份以上。 在合同起草过程中有疑问和异议应及时向集团法务部咨询；法务部可以派律师参与重大项目的合同洽谈和签订。 4.2合同内容包括标的，数量和质量，价款或酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任，约定管辖等主要条款。 4.3法务部负责对集团常用的合同建立合同文本库，定期对合同文本库里的合同进行更新。 4.4对需要拟定的集团重大合同，由法务部视情况提请总经理/总经理授权人决定后聘请外部专业法律机构，在专业法律机构指派专业团队与公司相关部门沟通，了解业务实际情况后起草。 5.合同分类管理5.1依据职权责任划分,应由公司总经理或其授权人终批的合同为A级；应由总监/项目负责人或各分公司总经理终批的合同为B级；应部门经理终批的为C级。 5.2合同分类审批权限见下表合同分类审批权限本表所述以上包括本数，以下不包括本数。 本表没有列举的合同参照类似合同划分审批权限。 6.合同审查集团合同类别审批权限划分存档年限分管副总审批公司总经理审批职能部门管理咨询/人才咨询/培训/委托招聘（猎头）服务合同1万元以下1万元以上5年法律顾问/商标/专利/税务/审计等服务合同1万元以下1万元以上5年技术研发合同5万元以下5万元以上10年采购（年度采购/办公用品/车辆/设备）合同2万元以下2万元以上5年会务合同（车辆/场地/设备/布置租赁）2万元以下2万元以上2年邮寄/保险/银行办卡/旅游服务合同全部B级2年劳动合同版本无权全部10年土建/装修设计施工等工程合同10万元以下10万元以上10收购/投资/借款/担保/股权转让无权全部A级10软件购买维护合同10万元以下10万元以上5捐赠合同无权全部A级5实习合同都为B级无需2促销礼品制作合同都为B级无需10年项目公司广告制作/包装设计合同10万元以下合同标的在10万元以上10年广告/品牌策划项目合同10万元以下合同标的在10万元以上10年广告发布年度合同月度合同为B级年度合同为A级10年产品参展合同都为B级无需2年促销品采购合同都为B级无需5年软件购买维护合同都为B级无需5年土建/装修设计/施工工程合同5万元以下10万元以上10年技术服务合同（维修/节能/技术开发）8万以下8万以上5年代理服务合同（商标/税务/审计）8万以下8万以上5年代付代转合同8万以下8万以上5年6.1对外签订合同时必须填写合同审批表，由承办人填写合同等级、名称、主体、金额、授权签订人、承办说明，由承办部门负责人加具意见后按合同审查程序报批。 备注:承办部门负责人为承办人的，承办人说明与部门负责人意见两栏可合并填写。 合同承办事项如有签呈的，须附签呈。 采购类合同须附比价说明，比价说明应有三家以上供方的联系地址和电话，以及比价情况，包括资质、付款、质量等对达成协议有重大影响的内容。 6.2合同审查程序为承办人说明，部门经理加具意见；财务部经理/总监审查；律师审查意见；总经办主任/行政副总审查；总监/项目负责人/总经理授权人审批；无特殊情况每个环节应在1个工作日内审查完毕。 特殊情况下如工程类合同，标的较大或涉及法规较多等重大合同，合同审查部门可以适当延长审查时间。 审查部门可以要求合同承办部门派人对合同相关内容进行说明，并提供合同签订的相关材料，审查意见应写在合同审批表的审核意见栏内，如意见较多则以附件形式出具并经审查人签字确认。 合同审查人如有修改意见，需按修改意见修改并经审查人同意后再走下一流程。 6.3合同签订分工要求承办人和授权签订人负责合同内容的真实性、比价的公正性和合理性；并对合同的技术专业术语、技术内容负责。 未参加合同洽谈、比价等工作，仅传递合同文本的工作人员不得作为合同承办人。 合同审查过程文本的传递由承办部门负责，如承办部门驻外地则由其在昌主管部门负责，没有主管部门的由行政副总负责。 合同承办人必须要求合同相对人提供其主体（营业执照、授权人身份证）、资质（资质证书、资质证书）等材料。 承办部门负责人负责审核合同是否符合部门经营计划和程序要求，比价是否公正、合理，合作方的资质和信誉；财务部负责人负责审核合同资金计量的准确性和资金计划的可行性，款项支付的合理性安全性；法务负责人/律师负责审核合同内容合法性；审批人负责审核合同是否符合公司利益和经营计划要求；公司印章管理人员负责合同签章管理工作。 6.4合同修订的要求对审查人提出的修改意见，承办人应予重视，并协商完善。 应审查人的要求，承办人有责任补充相关材料或对合同进行重新修订后再审查。 7.合同签订的管理要求:7.1前期调查要求承办人于合同签订前，应审查对方主体资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性，进行市场询价并对比价情况作出说明.7.2合同形式签订合同必须采用书面形式，包括双方协商同意签订的有关招投标文件、合同文本、技术要求、图纸、会议纪要、签证、往来信函、对方单位加盖公章的营业执照副本复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书、签订代表的身份证复印件以及与合同相关的其他材料。 7.4批准要求按合同管理规定里的权限范围确定批准人，批准人应当参照审查人提出的意见，决定合同批准与否。 任何合同均需经过审查、批准后方可签订。 7.5印章管理要求印章的管理机构，依据审批人的签字在合同文本上加盖印章。 印章管理机构应当将有批准权的领导签字备案,以验证审批单签字的真实性。 8.合同的履行和变更8.1合同签订后即具有法律效力。 承办部门必须认真履行合同，确保信誉。 应充分注意合同约定义务，监督对方的履行行为和履行期限。 如对方未严格履行合同，承办部门必须向常务副总出具书面报告和解决方案，并在征求常务副总意见后按合同约定追究违约方的责任。 由于我方原因，造成合同无法正常履行，与对方协商变更/解除/终止合同，并签订补充协议存档。 8.2合同履行过程中，无论任何原因导致需签订补充协议或者变更、解除合同的，承办部门还应当按合同签订审批程序办理。 8.3合同履行过程中,如发现对方资不抵债或没有能力履行合同,承办部门应当及时收集相关证明材料,采取补救措施以减少公司损失。 8.4承办部门应建立台账，对合同履行中发生的情况作出记录，由专人负责书面签证、来往信函等资料的保管。 合同履行中所有往来材料必需是书面形式并有双方被授权人签字或盖章。 8.5因合同产生争议，承办部门应当立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，及时与对方协商，协商不成及时向行政中心提出法律咨询，商定应对措施。 8.6总经办有权对合同的重要的履行环节进行抽查监督，依据情况做出处理。 9.合同纠纷9.1在合同发生争议纠纷时，承办部门应及时向领导汇报，及时向法务部提出法律服务申请。 9.2法务部接到申请后应立即对纠纷进行法律分析，提出处理方案，处理费用由申请部门承担。 9.3通过协商、调解方式解决的，应当将协商调解结果形成书面协议，并按协议约定执行；不能通过协商、调解解决或协商调解无效的，可依据合同约定按诉讼程序进行。 10.合同文本及材料的保管要求10.1各承办部门应当由专人负责做好合同的管理工作。 合同签订后，承办部门应将合同以及与合同有关的招投标文件、图纸、补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、往来函件、合同台账、付款单据复印件、合同履行及验收证明材料等全部资料归档。 10.2承办部门应妥善保管好合同的原件并交一份合同原件给档案管理部门备案，行政中心不定期对备案情况进行抽查，保存合同资料原件的年限见本制度5.2条，保存期限从合同履行完毕之日起计算。 11.罚则11.1有关承办部门负责人或承办人，未按程序办理或重新办理核准（审批）手续，擅自对外签订合同的，或不执行合同签订审批（审核）表中审核意见的，责任人承担200元以上2000元以下的罚款，因此给公司造成损失的同时赔偿损失。 合同的专业术语含糊不清，导致合同条款的内容前后矛盾，致使合同双方或者处理纠纷的法院对合同条款的理解产生岐义，作出对公司不利的解释，并给公司造成了损失的，由责任人承担200元以上2000元以下的罚款，并承担给公司造成的损失。 11.2合同应报批而未报批，未加盖公司印章而先予执行的，对责任人视情节给予行政处分及500至2000元的罚款。 对该合同已经履行的部分，公司视情况决定是否追认，若不追认，合同承办的相关责任人自行承担和处理其行为造成的一切后果。 印章管理机构在没有依据审批人同意的意见或没有经过合同审批程序而盖章的，印章管理人员应承担相应责任（参照印章管理规定执行）。 11.3对于经授权不需报常务副总审查的合同，内容违反相关法律法规，给公司造成损失的，承办部门或合同承办相关责任人承担所有责任。 11.4承办部门未按合同约定履行义务造成公司损失，应由承办部门及相关责任人承担相应损失，并视情况作出行政处分。 给公司造成损失按以下比例赔偿承办部门60%、承办部门领导25%、承办人15%。 11.5公司为付款方的合同，合同承办部门未按规定程序申请付款，而自行以其保管或使用的其他资金支付的，对责任者处以500至3000元罚款。 如经审查发现收款方实际无权收受款项，已收到部分责令当事人追讨，给公司造成损失按以下比例赔偿承办人40%、承办部门领导30%、财务审核15%、财务审批10%，终批人5%。 11.6公司为付款方的合同，合同承办部门验收把关不严，出具不实合同履行证明材料的，或者财务未收到要求的证明材料而付款的，处以1000至5000元罚款。 如对方履行合同标的质量低劣，数量严重短缺，给公司造成损失的，责令承办部门全额赔偿。 如果内外勾结，故意损害公司利益，予以开除，并责令承办部门赔偿，严重者送司法机关处理。 11.7承办部门未按合同审批意见签订合同的处以100500元的罚款，如造成公司损失的由承办部门及相关责任人承担损失。 11.8法务部不定期要求承办部门对合同签订及档案材料管理进行自查并出具自查报告或自行组织对合同的签订、审批、履行程序及效果、档案管理、履行证明材料等进行抽查、审计与评估，根据最终结果要求相关部门进行整改或作出相关处理决定。 11.9合同审核部门未在规定时间内及时审批合同，将视情节扣减责任人绩效考核分1至5分。 11.10财务部门未尽其职责致使合同履行中受到损失的，视情况处以2002000元罚款。 11.11法律部门对条款的法律审查把握不准致使合同无效或对我方严重不利，给予行政处分，并处200至2000元罚款。 11.12以上条款中未明确的情况，对各一级单位的处罚建议由行政副总提出，报总经理（或授权人）批准，并由总经办执行，需按司法程序处理的，由总经办负责。 11.13如果违反数项规定，则合并处罚。 12.附件附件1合同签订审批（审核）表（C级）附件2合同签订审批（审核）表（B级）附件3合同签订审批（审核）表（A级）合同签订审批（审核）表合同等级C C级合同名称应由公司总经理或其授权人终批的合同为A级；应由总监/项目负责人或各分公司总经理终批的合同为B级；部门经理经理终批的为C级。 合同签订审批（审核）表合同等级B B级甲方乙方合同金额授权签订人承办人说明承办部门负责人审核意见财务审核/修改意见律师审核/修改意见总经办门审核意见部门经理审批意见合同名称甲方乙方应由公司总经理或其授权人终批的合同为A级；应由总监/项目负责人或各分公司总经理终批的合同为B级；应由部门经