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应用文实用写作分享 大岳南方办事处知识分享 1 应用文写作概述 主要内容 1 新国标说明及公文写作要求 2 常用公文类型介绍 3 公文写作常见错误 4 2 一 应用文写作概述 应用文的含义 应用文是指国家机关 企事业单位 社会团体及人民群众在日常工作 生活中办理公务和个人事务时经常使用的具有惯用格式的文书 使用对象 机关 团体 企事业单位 个人使用目的 处理公 私事务文体特征 有惯用格式文体归类 实用性文章 3 一 应用文写作概述 应用文的分类 应用文分公务文书和私务文书 其中私务文书主要指日常的邮件 信件等 4 一 应用文写作概述 应用文写作基本要素 主题 正确 鲜明 集中材料 真实 新颖 典型结构 标题 开头 主体 结尾语言 准确 简洁 朴实 生动 5 二 新国标说明及公文写作要求 6 2012年4月16日 中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 中办发 2012 14号 从2012年7月1日起施行 现行的1996年5月3日中共中央办公厅发布的 中国共产党机关公文处理条例 和2000年8月24日国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 停止执行 二 新国标说明及公文写作要求 7 党政机关公文格式 主要变化 公文格式新国标 党政机关公文格式 GB 9704 2012代替 国家行政机关公文格式 和 中国共产党机关公文处理条例 主题词儿不再标 删除主题词格式要素密级紧急左上角 密级 紧急程度从右上角改为左上角印章署名要齐全 增加发文机关署名格式要素成文日期用数字 成文日期用阿拉伯数字标注公文页码不可少 增加页码格式要素 二 新国标说明及公文写作要求 8 新 条例 注重继承保留 文种数量相对减少 原 条例 和原 办法 共18个文种 最终新 条例 确定党政机关公文主要文种15个 分别是 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 与 办法 相比 新 条例 去掉了 指示 条例 规定 增加了 决议 和 公报 同时将 会议纪要 改为 纪要 部分文种的适用范围表述有一定变化 对决议 决定 命令 令 公报 通告 通知 通报 报告 纪要等9个文种适用范围作出修改 在概念上略有调整 其余6个文种公告 意见 请示 批复 方案 函在概念上保持不变 公文按行文方向分上行文 平行文 下行文 二 新国标说明及公文写作要求 9 公文要素 组成公文的各要素划分为 版头 红色反线以上 主体 版记 三部分 版头由份号 密级和保密期限 紧急程度发文机关标志发文字号 签发人等要素组成 主体由公文标题 主送机关正文 附件说明 发文机关署名成文时间 印章 附注 附件等要素组成 版记由抄送机关 印发机关 印发日期等要素组成 版头 主体 版记 二 新国标说明及公文写作要求 10 二 新国标说明及公文写作要求 11 公文纸张及排版印制要求 采用国际标准A4型用纸 210mm 297mm 纸张白度为85 90 正文用3号仿宋体 标题用2号小标宋 文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字 从左至右横写横排 一般每面排22行 每行排28个字 新的格式要求 阿拉伯数字的字体 不再使用新罗马字体 TimesNewRoman 应使用 宋体 格式 抄送机关 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字页码用4号半角宋体阿拉伯数字排版时版面尺寸要标准 幅面 210mm 297mm版心 156mm 225mm上白边 天头 37mm下白边35mm左白边28mm右白边26mm 二 新国标说明及公文写作要求 12 1 份号 一般用6位3号阿拉伯数字 顶格编排在版心左上角第一行 如 003402 涉密公文应当标明份号 2 密级和保密期限 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角第二行 保密期限中的数字用阿拉伯数字标注 如 绝密 机密 秘密 两字之间空1字 或绝密 30年 机密 20年 秘密 10年 两字之间不空字 3 紧急程度 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角 紧急公文应当根据紧急程度分别标明 特急 加急 对电报的要求是一样的 分别标明 特提 特急 加急 平急 特急 加急 中间是否空一个字 与 密级 保持一致 如需同时标注份号 密级和保密期限 紧急程度 按照份号 密级和保密期限 紧急程度的顺序自上而下分行排列 版头 二 新国标说明及公文写作要求 13 二 新国标说明及公文写作要求 14 4 发文机关标识及位置由发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字组成 也可以使用发文机关全称或者规范化简称 居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 推荐使用小标宋体字 颜色为红色 联合行文时 如需同时标注联署发文机关名称 一般应当将主办机关名称排列在前 如有 文件 二字 应当置于发文机关名称右侧 以联署发文机关名称为准上下居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 再加上天头37mm 发文机关标识到上页边为72mm 不再区分上行文和平行文 下行文公文机关标识的位置 作了统一 对于 文件 二字 继续保留 特殊情况除外 二 新国标说明及公文写作要求 15 37mm 35mm 37mm 35mm 上行文 下行文 二 新国标说明及公文写作要求 16 5 发文字号 发文顺序号不加 第 字 不编虚位 即1不编为01 上行文的发文字号居左空一字编排 与最后一个签发人姓名处在同一行 二 新国标说明及公文写作要求 17 6 签发人 编排在发文机关标志下空二行位置 旧版未作要求 如有多个签发人 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右 自上而下依次均匀编排 一般每行排两个姓名 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 旧版要求为 主办单位签发人姓名置于第1行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 每行只排1个 二 新国标说明及公文写作要求 18 1 标题 一般由发文机关全称或规范化简称 公文主题和文种组成 即发文机关 事由 文种 位于红色分隔线下空二行位置 标题字体为2号小标宋体字 排列分行合理 美观 醒目 多行标题排列为梯形或菱形 不采用上下长度一样的长方形和上下长 中间短的沙漏型 多个发文机关名称之间用空格分开 不加顿号 换行时省略 主体 二 新国标说明及公文写作要求 19 2 主送机关 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时 应当将主送机关名称移至版记 3 正文 按规范拟写 排版 公文首页须显示正文 文中结构层次序数依次可以用 一 一 1 1 标注 括号用全角 之后不再空半个字符 一 1 之后的标点符号用全角 4 附件说明 附件说明分别与正文下空一行 字体字号用3号仿宋体 附件 前空2个字 后接排附件名称 名称后不加标点符号 附件序号用阿拉伯数字 每行位置对齐 如 附件 1 有两个以上附件时 应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方 附件名称较长需回行时 应当与上一行附件名称的首字对齐 二 新国标说明及公文写作要求 20 5 发文机关署名 成文日期 印章除了会议纪要之外 其他公文全部要求有发文机关署名 包括传真电报 加盖印章的公文 1 成文日期一般右空四字编排 印章用红色 不得出现空白印章 2 单一机关行文时 一般在成文日期之上 以成文日期为准居中编排发文机关署名 印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 3 联合行文时 一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置 并将印章一一对应 端正 居中下压发文机关署名 最后一个印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 印章之间排列整齐 互不相交或相切 每排印章两端不得超出版心 首排印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 二 新国标说明及公文写作要求 21 正常情况下 发文机关署名 位于正文的右下方 与正文或附件说明空一行 居右排 后空2个字 两个以上机关联合发文 发文机关名称上下并排 等距撑开 长度相同 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 应以印章与正文的位置来确定发文机关署名 成文日期的位置 二 新国标说明及公文写作要求 22 不加盖印章的公文目前主要涉及传真电报 单一机关行文时 在正文 或附件说明 下空一行右空二字编排发文机关署名 原来空4行 在发文机关署名下一行编排成文日期 首字比发文机关署名首字右移二字 如成文日期长于发文机关署名 应当使成文日期右空二字编排 并相应增加发文机关署名右空字数 联合行文时 应先编排主办机关署名 其余发文机关署名依次向下编排 二 新国标说明及公文写作要求 23 加盖签名章的公文如命令 令 议案等文种涉及这种情况 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时 在正文 或附件说明 下空二行右空四字加盖签发人签名章 签名章左空二字标注签发人职务 后不用冒号 以签名章为准上下居中排布 在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期 联合行文时 应当先编排主办机关签发人职务 签名章 其余机关签发人职务 签名章依次向下编排 与主办机关签发人职务 签名章上下对齐 每行只编排一个机关的签发人职务 签名章 签发人职务应当标注全称 空2行 左空2个字 职务居中排布 右空4字 空1行 二 新国标说明及公文写作要求 24 成文日期用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 即1不编为01 二 新国标说明及公文写作要求 25 6 附注 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行 不再空1行 如果表述中重复出现括号时 用中文六角括号套小括号 请示 报告 函这3个文种必须标注附注 联系人 联系方式等 其他文种视情况而定 下行文也可用附注 附注 二 新国标说明及公文写作要求 26 7 附件 在版记之前 与公文正文一起装订 附件 二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行 附件标题居中编排在版心第三行 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致 序号后不再加标点符号 附件格式要求同正文 如附件与正文不能一起装订 应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注 附件 二字及附件顺序号 被批准的下级机关公文或被转发的上级 同级机关公文 不属于公文的附件 应在批转 转发 通知 之后另页排印 二 新国标说明及公文写作要求 27 附件之后才是版记 不能在前 空1行 标题同正文要求 黑体 二 新国标说明及公文写作要求 28 1 分隔线版记中的分隔线与版心等宽 首条分隔线和末条分隔线用粗线 推荐高度为0 35mm 中间的分隔线用细线 推荐高度为0 25mm 首条分隔线位于版记中第一个要素之上 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合 即正文边框 首末两条粗线 中间细线 最后一条与正文边框重合 版记 二 新国标说明及公文写作要求 29 2 抄送机关 印发机关 印发日期 页码除了字号改为4号字外 要求与旧版基本一致 用 抄报 抄送 印发 印发日期之后 上行文 平行文 下行文都统一用 印发 不再区别开来 不再标注校对人和印发份数 强调 公文的版记页前如有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 空白页和空白页以后的页不标识页码 三 常用公文类型介绍 30 请示适用于向上级机关请求指示 批准请示的标题一般有两种 一种是由发文机关 事由和文种组成的完全式标题 另一种是由事由和文种组成 在实际工作中 上行文标题的发文机关名称常常被省略 请示只能有一个主送机关 不能多头请示 注意事项 不得抄送下级 不得直接送领导者个人 写明联系人的姓名和电话 不得越级请示 一文一事 不得多头请示 请示 三 常用公文类型介绍 报告是一种呈报 陈述性的上行文 是上下级之间沟通情况 协调工作的重要文件 报告主要适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 此外 报告还用于向上级机关报送材料 报告的标题一般是由发文机关名称 主要事由和文种所组成的完全式标题 也可以省略发文机关名称 但事由和文种不能省略 报告的主送机关具有单一性 一般为发文机关的直属上级机关 或上级业务指导机关 因而通常可用习惯性简称 受双重领导的机关向上级呈递报告 应根据报告内容的实际需要 写明主送机关和抄送机关 某些特殊的情况报告可多头主送 让有关方面都尽快了解情况 注意事项 实事求是 不得夹带请示和意见 31 报告 三 常用公文类型介绍 报告与请示的异同 报告是向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问时使用的公文 请示是下级机关向上级机关请求对某项工作 问题作出指示 对某项政策界限给予明确 对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文 区别 1 请示是下级向上级机关请求 报告是向上级机关汇报 2 请示是上级机关是一定要答复 报告并不一定要答复 视情况 可以答复也可以不答复 3 请示请求批准某种事项 报告是汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问 相同 两者都是上行文 32 三 常用公文类型介绍 通知适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 以及任免人员的情况 通知的标题通常有两种形式 一种是由发文机关 主要事由 文种组成的三项式标题 另一种是省略发文机关的两项式标题 通知的主送机关有两种写法 一种是将若干主送机关的名称全部写上 另一种属于公开发布的普发性通知 则不写主送机关 通知的类型 主要有指示性通知 事务性通知 发布性通知 批转转发性通知 会议通知等 33 通知 三 常用公文类型介绍 批复适用于答复下级机关的请示事项 批复只能用于直接隶属关系和业务指导关系的上下级之间 不相隶属的机关和平级机关之间不能使用 批复的标题与其他文种相比形式较多 主要有发文机关 事由 文种 事由 文种 发文机关 事由 主送机关 文种 事由 主送机关 文种和复 原请示标题等几种 提出请示的下级机关就是主送机关 行文对象 注意事项 表态明确 依据充实可行 34 批复 三 常用公文类型介绍 函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问 答复问题 请求批准和答复审批等事项 有时上级机关对下级机关询问一般性问题也可用函 函的标题有 函 与 复函 的区别 复函在事由中需要写明答复什么问题的复函 有些审批函的标题与 批复 标题相同 采用四项式标题 即发文机关名称 事由 受文机关名称 文种 表示同意的复函可在事由部分标示出 同意 文字 若函的内容较简单没必要在标题中写明 可省略事由部分 函的发文字号与其他公文稍有不同 以 信函式格式 制发的函 一般在机关代字后面加上一个 函 字 按行文关系分为致函和复函 按用途分为商洽函 问答函 请批与审批函 告知函 印发转发函等 注意事项 一函一事 用语得体 35 函 三 常用公文类型介绍 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见的标题通常是由发文机关 事由和文种组成的完全式标题 也有一部分是由事由和文种构成的省略式标题 视意见的行文方向 内容和发布范围而确定 一般只有一个主送机关 意见的类型主要有指导性意见 建议性意见 商洽性意见 实施性意见等 注意事项 内容要有针对性 突出重点 行文灵活 36 意见 三 常用公文类型介绍 纪要是用于记载 传达会议情况和议定事项的公文 文种为纪要 而非会议纪要 纪要标志由 XXXXX纪要 组成 居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 一般使用红色小标宋体字 标注出席人员名单 一般用3号黑体字 在正文或附件说明下空一行左空二字编排 出席 不再使用 参会人员 二字 后标全角冒号 冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位 姓名 回行时与冒号后的首字对齐 标注请假和列席人员名单 除依次另起一行并将 出席 二字改为 请假 或 列席 外 编排方法同出席人员名单 纪要格式可以根据实际制定 37 纪要 三 常用公文类型介绍 会议记录即会议笔录 是由会议组织者指定专人 如实 准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种应用性事务文体 经常用于比较重要的会议或正式会议 标题由会议名称和文种组成 若使用的是专用的会议记录本 记录 二字可省略 只写会议名称即可 会议组织概况 主