YTHGKZB0 xx项目合同管理规定.doc

YTHGKZB0xx项目合同管理规定 合同指公司以自身或委托人名义与供应商之间签订的旨在设立、变更、终止权利义务关系的协议。 业务部门指负责为公司采购工程、服务、物资、资产和其他的部门，包括设计部、施工管理部、公用工程部、生产准备部、各装置项目部。 采购组织指为完成采购任务而设立的采购小组、供应商资格评审小组、评标委员会、变更小组、索赔小组、争议处理小组等组织。 变更建议指供应商按规定格式对潜在变更提出的建议性文件。 变更令/结算文件指公司向供应商发出的经双方/三方签署的合同补充文件，该文件是修改工期、合同价格/合同条款及附件的唯一手段。 索赔指供应商因非自身原因所造成的工期延误或费用增加而向公司请求给予工期或费用补偿的一种权利。 反索赔指公司因供应商违约而造成的损失向供应商要求赔偿损失的一种权利。 追索当供应商提出的索赔是因第三方责任引起时，公司可根据其与第三方之间的合同约定向第三方要求赔偿损失的一种权利。 授权人指被授权批准（包括业务授权或财务授权）某一范围业务的人员。 2.目的为规范项目合同管理，建立和完善公司合同管理体系，明确合同管理部门和责任人，保证合同履行质量，提高合同管理工作效率，实施对合同签约程序的监控和履约过程风险的防范，预防合同纠纷，维护公司的合法权益，制定本规定。 3.适用范围本规定适用于内蒙古伊泰化工有限责任公司120万吨/年精细化学品示范项目建设期所涉及的各类合同的规定与管理，具体包括采购合同、加工合同、物资运输合同、工程合同、设计合同、技术咨询服务合同、安全协议书等（金融机构借款合同、员工聘用合同除外）。 本管理规定中与集团公司相关制度冲突的地方按集团相关规定执行。 项目合同管理规定XJNY1-KZB-0xxA版5/184.上游和参考程序文件暂无5.程序责任部门和主要相关部门程序责任部门控制部主要相关部门财务部、业务部门6.管理原则公司对各类合同实行“统一管理、归口承办”。 6.1统一管理（金融机构借款合同、员工聘用合同除外）控制部为公司合同管理的归口部门，并对业务部门合同承办、执行提供业务指导和监督。 6.1.1合同谈判以控制部为主，并负责组织集团和公司相关部门组成合同谈判小组进行；6.1.2合同标准文本由控制部参照集团公司以及相关行业合同范本编制；6.1.3合同技术条款和附件由业务部门编制，商务条款由控制部编制，并由控制部组织统一会审；6.1.4合同编号、装订、签订、分发由控制部负责；6.1.5合同执行完毕后由合同执行部门移交公司文档部门。 6.2归口承办各部门承办本部门负责的业务范围内合同的签订、执行管理。 具体分工如下6.2.1设计部工艺包设计、总体设计、基础设计、详细设计、地质勘探、立项、可研等与设计相关技术服务类合同；6.2.2机电动力部成套设备采购、与基本建设相关的大宗材料采购、加工承揽、物资运输及与装备相关的技术服务类合同；6.2.3施工管理部、公用工程部项目管理服务、工程监理、工程承包及与施工相关的技术服务类合同；6.2.4安全质量环保部安评、环评、土地征用、水土保持、水资源论证、节能评估、环境监测、项目选址、地质灾害、地震、职业病危害等相关的前期支撑性文件所涉及的合同；项目合同管理规定XJNY1-KZB-0xxA版6/186.2.5控制部造价咨询、项目管理软件采购合同；6.2.6财务部审计、评估及其他技术咨询类合同；6.2.7行政部办公、生活设施采购合同；技术咨询及其他类合同。 7.管理职责与分工7.1控制部职责7.1.1负责项目合同统一管理，依据集团公司合同文本组织制定公司的合同标准文本；7.1.2负责编制项目合同商务内容，审查条款的合法性、合规性；7.1.3指导、监督合同承办部门，建立必要的客户资信档案，参与重大合同单位的资信调查活动；7.1.4负责合同谈判工作；7.1.5负责控制部相关合同的起草、承办工作；7.1.6建立并健全合同的档案管理工作，统一编号、装订、签订、归档、分发，建立合同管理台账；7.1.7督导检查合同承办部门在其审批权限范围内合同的履行情况；7.1.8审查合同履行中变更、索赔、解除事项；7.1.9负责合同专用章、总经理签名章的管理。 7.2业务部门职责7.2.1组织招标文件中合同技术主要条款的起草；7.2.2参与合同谈判工作；7.2.3负责合同技术条款、专业技术附件的起草并对合同全部条款负责；7.2.4提交合同会审、催办、修改及会审单的归档工作；7.2.5负责合同的履行、变更、解除等相关事宜；7.2.6负责所签合同的纠纷处理事宜；7.2.7负责建立必要的客户资信档案，组织重大合同单位的资信调查活动。 7.3财务部职责7.3.1负责对各类合同所涉及税务发票的种类、提交时间及税款的缴纳方式进行会谈、会审并提出要求；项目合同管理规定XJNY1-KZB-0xxA版7/187.3.2负责对外提供的银行保函额度、有效期、出函银行提出建议；7.3.3负责所接收银行保函的合理性、合法性的审查工作；7.3.4负责涉及外汇结算业务的相关合同条款审查工作；7.3.5负责合同价款支付申请的合规性、合理性等财务审核；7.3.6负责合同价款的支付。 8.程序规定8.1组织及职责合同管理组织主要是指为保证合同履行而设立的变更小组、索赔小组、诉讼处理小组等组织。 8.1.1变更小组对于单项变更金额（评估值）在壹佰万元以上的变更，或累计变更金额超过原合同金额15%且单项变更金额在伍拾万元以上的变更，应成立变更处理小组。 变更小组由业务部门牵头组建，包括商务（控制部）、技术、质保（必要时）、安全（必要时）、进度（必要时）等人员，其中商务人员负责组织和推进各项工作。 8.1.1.1必要时，质保人员作为技术组成员参加小组工作；8.1.1.2必要时，安全人员作为技术组成员参加小组工作；8.1.1.3必要时，进度控制人员作为技术组成员参加小组工作；8.1.1.4审计人员独立见证监督。 8.1.1.5变更小组负责合同变更的相关工作，主要包括8.1.1.6编制变更启动报告（适用于单项金额500万元以上变更）；8.1.1.7制订策略和计划；8.1.1.8组织谈判（若有）；8.1.1.9编制变更结果报告；8.1.1.10办理变更审批手续；8.1.1.11准备变更文件。 8.1.2索赔小组对于单项索赔金额（评估值）在壹佰万元以上的索赔，应成立索赔处理小组。 索赔小组由业务部门牵头组建，包括商务（控制部）、技术、质保（必要时）、安全（必要时）、进度（必要时）等人员，其中商务人员负责组织和推进各项工作。 审计项目合同管理规定XJNY1-KZB-0xxA版8/18人员独立见证监督。 索赔小组负责处理与索赔相关的各项工作，主要包括确定索赔范围和索赔原则，制定谈判策略、编制索赔计划和组织索赔磋商等。 8.1.3诉讼处理小组诉讼处理小组由控制部牵头组建，相关部门参与，负责处理合同管理活动中产生的纠纷和诉讼。 8.2支付管理8.2.1合同支付流程8.2.1.1设备材料合同支付 (1)提交支付申请文件。 承包商按要求提交支付申请及支持性文件至集团物资采供部。 (2)审核支付申请文件。 集团物资采供部负责牵头支付申请文件审核工作。 主要包括1)审验质量、进度（工程量/里程碑）、安全等内容；2)审核是否有重复/提前（申请）支付；3)审核单价选/套用是否正确合理；4)根据审查核准工程量/里程碑，按照合同约定计算支付金额；5)审验发票/收据是否符合要求；6)处理与支付相关的其他问题。 (3)发出付款通知书。 集团物资采供部原则上应向承包商发出付款通知书，通知承包商审核确认支付金额和办理支付相关手续（如开具税务发票等）。 (4)办理合同支付手续。 物资采供部收到相关手续后，在SAP系统中办理支付和审批手续。 8.2.1.2工程合同支付 (1)提交支付申请文件。 承包商按要求提交支付申请及支持性文件至监理工程师（如有），监理工程师进行支付申请文件的初步审核后转至业务部门。 业务部门将支付申请及支持性文件的原件分发控制部、财务部，复印件分发其他相关部门。 (2)审核支付申请文件。 业务部门负责牵头支付申请文件审核工作。 主要包括项目合同管理规定XJNY1-KZB-0xxA版9/181)审验质量、进度（工程量/里程碑）、安全等内容；2)审核是否有重复/提前（申请）支付；3)审核单价选/套用是否正确合理；4)根据审查核准工程量/里程碑，按照合同约定计算支付金额；5)审验发票/收据是否符合要求；6)处理与支付相关的其他问题。 (3)发出付款通知书。 业务部门原则上应向承包商发出付款通知书，通知承包商审核确认支付金额和办理支付相关手续（如开具税务发票等）。 (4)办理合同支付手续。 业务部门收到相关手续后，在SAP系统中办理支付和审批手续。 控制部、财务部等部门应及时审核提交的支付申请。 若支付办理部门提交的支付申请文件存在问题，应及时向其反馈意见或退回支付申请。 财务部应根据审核通过的支付申请，并结合集中支付时段安排，在合同规定的支付期限内完成款项支付，财务部应及时将实际支付时间反馈给控制部和业务部门。 8.2.2支付管理规定所有款项支付均以每月集团财务批准的资金计划为基础。 合同支付审批授权的相关信息详见公司公司管理授权规定程序。 8.3变更管理8.3.1变更处理流程8.3.1.1提出变更要求或变更建议 (1)我方要求变更或申请变更业务部门应按要求签发变更指令，变更指令应包括变更工程范围、技术要求、进度要求等必要信息。 对于可能减少工作量或降低工程造价的变更指令，业务部门应在签发变更指令时将相关信息抄送控制部、集团造价中心等相关部门，以便相关部门能及时开展相关工作。 (2)承包商提交变更建议/报价文件承包商在接到变更指令后，若认为涉及费用或工期调整，则应在规定时限内按规定格式提出变更建议/报价文件，变更建议/报价文件应包含费用或工期调整的具项目合同管理规定XJNY1-KZB-0xxA版10/18体说明、分析和计算书等支持性材料。 承包商也可根据工程建设实际情况直接提出变更建议。 8.3.1.2实施变更承包商应按变更指令要求及时实施变更工作。 8.3.1.3发出变更令/结算文件业务部门收到承包商提交的变更建议/报价文件后，若认为变更建议/报价文件不成立则应发文通知承包商变更建议/报价文件不成立；若认为变更建议/报价文件成立，则应及时牵头并商控制部处理变更建议/报价文件，视实际需要与承包商磋商，在与承包商达成一致后报公司及集团相关部门批准后签发变更令/结算文件。 业务部门也可根据实际需要或合同约定直接签发变更令。 8.3.1.4变更支付承包商根据变更工作的完成情况和变更令/结算文件规定提交变更工作款项支付申请/结算申请；业务部门、控制部在对承包商提交的变更款项支付申请/结算申请审核后，按规定办理款项支付。 若承包商对于不成立的变更有异议的，可以按索赔等程序处理。 8.3.2变更管理规定8.3.2.1计量和计价规定合同变更计量和计价的原则规定如下 (1)变更项目工作量原则上应参照图纸或规范计算，尽量避免以日工方式计量； (2)变更项目的单价原则上应采用合同单价或合同类似项目单价，无单价或类似单价适用的工作可以参照市场价格建立新单价； (3)签发合同变更令，能明确或谈定总价的应尽量采用总价形式；不能采用总价形式的，应明确单价和工程量计量原则，并对需承包商保留的有关证明资料提出明确要求； (4)对一些确实需在变更执行完毕才有条件确定变更价格的，应写明该变更的计价原则。 8.3.2.2支付规定合同变更应对支付条件做出明确规定，原则如下 (1)合同对变更事项支付有明确规定的，遵循合同规定； (2)合同对变更事项支付条件未明确规定的，工期在6个月以下的一般采用工作结项目合同管理规定XJNY1-KZB-0xxA版11/18束后一次性结算的方式；对于工期在6个月以上的变更项目，可以重新设定变更项目的付款方式或参照合同约定设定进度付款方式； (3)对于变更金额较大的项目，可以依据已签发的合同变更支付一定比例的预付款，但预付款比例原则上不得高于原合同规定的预付款比例； (4)对于先实施变更工作，后确定变更金额的变更，变更的付款方式可根据变更当时的进展情况约定预付款比例和进度付款比例； (5)对于预估合同变更总价的开口变更，中间进度款支付不得超过预估总价的80%。 8.3.2.3其他为便于合同执行和管理，对不属于原有合同范围的竞争性采购项目，且采购金额小于壹佰万元，在按公司规定完成采购后，若该承包商与公司前期在同一工程项目中已签有类似合同的，可采用合同变更形式与此合同合并。 对关系合同价格调整/价款支付的进度/里程碑的变更，应经技术和商务授权人员共同审批，商务人员授权等同合同变更/支付的审批授权。 原则上变更提出部门应开展技术经济性分析以保证变更工作的必要性、合理性和经济性。 8.4索赔管理8.4.1索赔处理流程8.4.1.1费用索赔处理流程 (1)承包商提交索赔通知/报告。 承包商提交索赔通知/报告至业务部门和控制部，控制部按规定分发。 (2)审查索赔通知/报告。 控制部负责牵头处理索赔，业务部门协助并参与索赔处理全过程。 1)如果判定索赔事件不成立或承包商实际未受到损失，则控制部回函驳回。 2)如果索赔事件成立且已结束，则控制部牵头处理索赔工作。 3)如果索赔事件成立且未结束，则控制部可在合同规定的时限内通知承包商保持相关记录。 若有需要，控制部应在合同规定的时限内，书面通知承包商提交用于证明其索赔的进一步资料。 (3)处理索赔事件1)承包商应在合同规定的时限内向公司提交索赔报告，列明最终索赔金额及支持性材料。 项目合同管理规定XJNY1-KZB-0xxA版12/182)控制部按照规定成立索赔小组，启动索赔处理工作。 3)索赔小组汇总和分析相关部门的审查意见，制定谈判方案和谈判目标。 必要时由集团公司法律事务中心出具独立法律意见书供索赔小组决策时参考。 索赔小组与承包商进行磋商（必要时），在完成磋商后编制索赔处理结果报告报授权人批准后实施。 8.4.1.2工期索赔处理流程处理流程参照费用索赔处理流程。 任何对于合同工期的索赔控制部均以变更文件的形式发给承包商。 8.4.2索赔管理规定8.4.2.1索赔记录。 业务部门应自行保持内部记录并对承包商的现场记录单按要求进行签证。 8.4.2.2追索管理 (1)如果控制部或业务部门判断索赔事件可能是由其他供应商或第三方所引起，则控制部或业务部门应在收到索赔通知后的10个工作日内将相关文件转交责任方的业务部门，以便及时向责任方发出费用追索通知。 (2)在索赔关闭后，控制部或业务部门应在发出索赔关闭通知后的7个工作日内将该索赔的结算资料转交责任方的业务部门。 后续追索处理流程可参照反索赔处理相关流程。 8.4.2.3反索赔管理 (1)业务部门应在发现承包商的违约行为后立即将其违约原因及相关的文件反馈至控制部，且应保持相应记录并在违约事件结束后的5个工作日内抄送给归口部门。 (2)控制部应根据相关部门提供的资料对承包商违约的原因、造成的损失进行进一步的调查。 若认为反索赔不成立，控制部应保留事件记录并编制说明进行备案；若认为反索赔成立，控制部应根据合同的有关规定向供应商发出索赔通知，并在违约事件发生后，在相应合同规定的时限内计算供应商应支付的费用总额。 (3)在费用总额确定后，由控制部在相应合同规定的时限内向供应商发出索赔报告。 后续反索赔处理流程可参照索赔处理相关流程。 8.4.2.4其他 (1)如果因索赔发生的争议涉及法律问题，相关部门应向索赔小组提供协助与支持，必要时可以派人员参与谈判。 项目合同管理规定XJNY1-KZB-0xxA版13/18 (2)如果经谈判不能达成共识，经请示授权人后，可根据合同进入仲裁或诉讼程序。 关于仲裁或诉讼的程序按照合同和有关规定执行。 注若在合同中已约定了索赔处理流程及管理则从其规定。 8.5诉讼管理控制部和业务部门应重视并及时处理合同执行中出现的分歧，力争友好协商解决。 控制部在收到承包商提出的仲裁或诉讼书面通知后，或认为应对承包商采取仲裁或诉讼行动时，应提请集团公司法律事务中心牵头成立诉讼处理小组，启动诉讼处理工作。 具体流程与管理按照集团公司法律事务中心要求执行。 8.6特惠补助特惠补助是一种合同外对供应商的特别支付，从提议到批准，需严格控制。 业务部门应按规定填写“特惠补助审批表”，详细说明建议给予承包商特惠补助的理由、发放金额及时间等情况，并按公司程序报送授权人审批；审批结束后，控制部牵头准备和落实相关协议；在双方签订协议后，由财务部门按财务管理办法实施特惠补助金的支付。 8.7暂停和终止合同暂停和终止应严格按照合同约定执行，并事先做好风险分析，及时采取有效措施，避免或减少公司利益损失。 一旦必须暂停或终止合同项目的执行，控制部应立即与集团公司法律等部门人员会商，在经相应授权人员批准后函告承包商暂停或终止合同执行。 紧急情况下(由于安全原因或为了符合法令规定)，控制部可根据实际情况，立即指示承包商暂停项目(或部分项目)执行，并通知有关部门。 在尽快获得相应授权人员批准后，正式通知承包商暂停甚至终止合同项目。 若承包商提出暂停或终止合同的要求，控制部应立即报告相关授权人，以便及时决定下一步行动。 8.8合同结算在合同规定工作全部完成后，双方应就合同范围内产生的索赔、变更等进行结算，在双方达成一致后签署结算确认单并发出结算通知。 8.9合同后评价项目合同管理规定XJNY1-KZB-0xxA版14/18在合同执行过程中，业务部门应按照公司要求开展承包商履约评价。 在完成合同结算后，控制部负责牵头合同后评价工作，重点对在合同执行过程中有关经济、技术、合同条款及合同执行情况等方面进行真实客观的评价，对存在的问题进行总结。 对于金额在伍仟万元以上或其他特殊项目应编写合同后评价报告，对于伍佰万元以上伍仟万元以下或其他特殊项目，可根据需要简略填写合同后评价报告，其他项目则无需编写合同后评价报告。 8.10文件管理从事采购活动的有关部门及其工作人员应妥善保存每项采购活动的采购文件，并按公司有关规定及时办理归档手续。 采购文件包括采购活动记录、招投标文件、评定标文件、合同推荐文件、合同文本、支付记录、变更文件、验收文件、索赔文件、解决纠纷文件及其他有关文件、资料等。 8.10.1合同编号内蒙古伊泰化工有限责任公司合同文件编号由六个单元组成，编号规则如下XJNY1XXXPOXX XXXXXXXXX第一单元第二单元第三单元第四单元第五单元第六单元文件发布时间第六单元4位（年月）文件资料顺序号(阿拉伯数字)第五单元共3位合同类（两位字母）+（主项号前3位数字）第四单元共5位文件资料信息编码(阿拉伯数)第三单元共2位文件资料生成部门代码(字母)第二单元共3位内蒙古伊泰化工有限责任公司代号第一单元共5位例XJNY1-GYB-04-CG640-005-1208XJNY1-表示是内蒙古伊泰化工有限责任公司代号GYB-表示公用工程部代码项目合同管理规定XJNY1-KZB-0xxA版15/1804-表示合同类文件（见附件一）CG640-表示厂前区采购合同1208-表示xx年8月发布备注主项号采用可研报告估算投资表中主项号的前三位，没有主项