秘书三级试卷工作实务考题内容PPT课件.ppt

培训 2003年8月秘书三级试卷工作实务考题内容 1 题目介绍 考题共三题 第一 二 三题 第一 二题各20分 第三题10分 共50分 2 背景说明 您是宏远公司行政秘书高叶 下面是行政经理苏明需要您完成的几项任务 3 考题一 20分 便条公司新近出台了年终绩效评估奖励方案 为进一步完善这一方案 请你组织总经理办公室的所有员工对其进行讨论 并请你考虑你怎样才能让下属积极发表自己的意见 运用什么技巧可促进会议讨论结果的形成 请将考虑的要点以备忘录形式发给我 我们互相讨论一下 以便更好地做好此项工作 谢谢行政经理苏明2003年8月21日 4 评分说明 1 本题满分为15分 2 备忘录格式正确 给3分 3 6点内容共12分 其中每点2分 若考生的回答在答案中没有出现 只要阐述符合情理 即可酌情给分 但总给分不超过2分 5 参考答案第一屏 共两屏 备忘录发自 高叶发给 行政经理苏明日期 2003年8月24日内容 1 根据会议目标的需要 创造相应的环境气氛 掌握会议议程 控制讨论节奏 维护会间秩序 排除外界干扰 在控制讨论节奏时 昼不使下属节外生枝 偏离中心 善于对下属的意见总结归纳 适时得出结论 2 认真倾听所有下属的意见 尽量不打断他人的发言 用各种方式 各接的话语或身势语言 鼓励下属畅所欲言 多提开方式 探索式的问题 启发下属 6 参考答案第二屏 共两屏 3 用直接 坦诚和恰当的方法表示自己的愿望 意见 需求 不急于全盘托出自己的计划 提一个概要 寻求其他同事的批评讨论 激发下属参与的欲望 让下属感到自己为最终的讨论结果做了贡献 4 使用人际交流技巧 接受他人积极有益的批语和建议 善于吸收他人意见中有益的东西 5 对于新的方案要把内容分解为若干的小问题 使下属的意见能够更具体和有针对性 循序渐进 6 消除交流障碍 限制具有威胁性和挑衅性的行为 鼓励对会议决议影响较大又感到比较拘束的人们踊跃发表自己的意见 7 第一考题完成 下面我们进入第二考题 8 考题二 20分 便条为答谢公众一年来对我公司事业发展的支持 公司定于10月20日举办一次大型联谊会 会后还将安排宴请 此次活动将邀请工业局的刘局长 税务局的王副局长 利达公司的李经理等 此外还将邀请媒体记者和公众共约150人左右 请你 1 说明选择联谊会场应考虑的因素 2 说明安排宴请的程序 具体说明座位的排定 3 说明如何做好本次联谊会的宣传工作 谢谢行政经理苏明2003年8月21日 9 评分说明第一屏 共两屏 1 本题满分为20分 2 选择联谊会场应考虑的5点因素 满分4分 其中主要因素1分 答出其中4点因素即可给满分4分 3 宴请的程序 满分11分 其中 第 各点1分 第 点满分4分 其中A B C D E各1分 答出任意4点即给满分4分 第 点满分4分 其中A B C D E各1分 答出任意4点 满分4分 10 评分说明第二屏 共两屏 4 联谊会的宣传工作应注意5点 满分5分 其中每点1分 若考生的问答在答案中没有出现 只要阐述符合情理 可酌情给分 但总的给分不超过2分 11 参考答案第一屏 共四屏 1 选择联谊会场应考虑的因素 一是交通要便利 二是场地设备要配备良好 三是应有足够的停车场地 四是场租成本要合理 五是场地的规模要大小适宜 2 本次宴请的程序一是列出宾客名单并确定宴请规格 二是确定宴请时间和场所 本次宴请应安排在高级宾馆 饭店举行 三是确定菜单 12 参考答案第二屏 共四屏 四是确定座位第一 应将工业局的刘局长 税务局的王副局长 利达公司的李经理等排在主桌 第二 将工业局的刘局长排在本公司经理的右侧 第三 将税务局的王副局长排在本公司经理的左侧 第四 其他人按以主人的座位为中心 近高远低 右上左下的原则依次排列 而且尽可能让我方陪同人员与客人交叉而座 第五 将方便 席位确定后 将座位卡和桌次卡放在桌前方 桌中间 13 参考答案第三屏 共四屏 五是宴请开始第一 安排人员迎接宾客 第二 引导入席 第三 如本公司经理致祝酒词 第四 开始就餐并友好交谈 第五 宴会结束时本公司经理带领陪同人员与客人握别 14 参考答案第四屏 共四屏 3 要做好本次联谊会的宣传工作 应注意 一是妥善处理与新闻界的关系 二是注意内外有别 严守公司秘密 三是提供信息时应综合考虑对象 时效 费用等原则 四是为召开记者招待会提供必需的信息资料 五是与新闻媒体沟通时要以礼相待 以诚相待 平等相等 迅速及时 15 第二考题完成 下面我们进入第三考题 16 考题三 10分 便条办公室目前信息资料较多 分类混乱 为了做好信息资料的整理工作 请你列出信息分类的主要方法 谢谢行政经理苏明2003年8月21日 17 评分说明 1 本题满分为10分 2 信息分类方法共5点 每点2分 每点中答出每种分类法给1分 进一步说明清晰准确 每点加1分 若考生的回答在答案中没有出现 只要阐述符合情理 即可酌情给分 但不超过2分 18 参考答案第一屏 共两屏 信息资料进行科学分类 可选择如下适当方法 1 字母分类法 字母分类法是按照字母的排列顺序分类 通常是按作者姓名 信息名称 信息标题等的字母顺序分类组合 2 地区分类法 又称地理分类法 地域分类法 是按信息产生形成所涉及的地区行政区域等特征 将信息分为各个类别 按字母的先后顺序排列 这种分类法适合商业信息往来多的工作特征 19 参考答案第二屏 共两屏 3 主题分类法 主题分类法是按信息内容进行分类的方法 主要根据信息内容的主题和标题分类 4 数字分类法 数字分类法