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办公自动化 讲师 马成功 play 1 第3章 文字处理软件 Word2003 2 第3章文字处理软件Word2003 主要内容 退出 3 第一节 WORD概述 WORD精美排版实例 4 3 1概述 办公信息处理系统又称为办公自动化系统 OAS 或办公自动化 OA 以先进的办公设备 智能化的办公工具和管理软件 畅通的网络通信 达到充分利用信息 提高办公效率和质量的目的 办公自动化软件Office2003虽然Office组件越来越趋向于集成化 但各个组件仍有着比较明确的分工 5 3 1概述 Word2003主窗口 标题栏菜单栏 常用 工具栏 格式 工具栏 视图切换按钮 水平标尺 水平滚动条 状态栏 关闭窗口按钮 垂直滚动条 Office助手 编辑区 选定栏 插入点 任务窗格 拆分框 6 操作步骤 1 新建空白文档2 录入和编辑 内容处理 3 排版 格式处理 4 插入其它对象 图片 表格等 5 保存 示例 编制如下文档 楷体 小二号 加粗 宽2磅 居中 插入剪贴画 7 第二节 文档的创建 编辑与保存 8 创建文档 输入文本 保存文档 关闭文档 打开文档1 创建新文档 进入Word时 系统自动打开一个名为 文档1 的空文档 单击 常用 工具栏上的 新建空白文档 按钮 选择 文件 菜单中的 新建 命令 打开 新建文档 任务窗格 用户可以从中选择一个命令来创建新文档模板 文档格式 2 输入文本注意 WORD会自动换行段落标记 换行标记 按Shift Enter 即点即输 word2000以后版本才有的功能 3 2 1文档的创建 9 另存为 换名保存 保存 按原名保存设置好3个参数 保存位置 文件名 保存类型 注 对于一个新文档 还未起名 当点击 保存 命令时 出现的是 另存为 对话框 3 保存文档 保存类型 文件名 保存位置 10 为了防止在输入过程中突然死机造成文件没有保存 可以通过设置让WORD定时自动保存正在编辑的文档 操作 工具 选项 4 设置自动保存 最多为120分钟 11 设置好3个参数 查找范围 文件名 文件类型 3 2 2打开文档 查找范围 文件名 文件类型 可以通过CTRL SHIFT组合键同时打开多个文档 12 为了让文档内容只能被授权用户查看或修改 可以给文档加上密码以保护文档 工具 选项 3 2 3保护文档 13 文档属性包括文件类型 操作时间 作者 摘要等 其中 摘要中的信息供修改 文件 属性 3 2 4查看文档属性 3 2 5关闭文档 14 文档操作命令 15 第3节 文本的输入与编辑 16 3 3 1文本的编辑 1 基本编辑技术插入点的移动使用鼠标 使用键盘 使用菜单命令文本的修改 增 删 改 插入 改写状态 Insert键删除 Delete及Backspace键段落的生成 拆分 合并软回车 Shift Enter 17 2 输入符号和特殊字符 插入 特殊符号插入 符号符号特殊字符定义快捷键 使用汉字输入法提供的软键盘 18 3 文档中插入当前日期和时间 插入 日期和时间 注意此复选框的作用 19 4 文本的选定 复制 移动和删除 先选定 后操作 1 选定文本 20 2 复制文本 利用 常用 工具栏的 复制 和 粘贴 按钮选定文本 复制 移至目标位置 粘贴 Ctrl CCtrl V 利用鼠标拖放方法复制文本 3 移动文本与复制文本基本相同 4 删除文本选定要删除的文本 再按Delete键或单击 常用 工具栏上的 剪切 按钮 21 3 3 2合并文档 在编辑文档的过程中 经常需要引入其他文档中的内容 即所谓的文档合并 合并文档常用以下两种方法 1 使用复制方法合并文档 分别打开需要编辑的文档 称为主文档 和提供内容的文档 称为被合并文档 从被合并文档中 复制 所需的内容 再 粘贴 到主文档中需要插入内容的位置 2 利用插入命令合并文档 在主文档中把插入点移到需要插入内容的位置 选择 插入 文件 命令 打开 插入文件 对话框 再输入被合并文档的文件名 22 3 3 3文本的查找与替换 1 查找文本先设定开始查找的位置 再选择 编辑 菜单中的 查找 命令 然后在 查找和替换 查找 对话框中输入要查找的文本 2 替换文本例3 4在 照相 文档中 把 照相机 全部替换成 照像机 23 3 3 4撤消与恢复 撤消 取消用户上一次所做的操作也可以撤消前面多项操作恢复 恢复被 撤消 的各种操作 24 3 3 5自动更正 使系统自动更正用户键盘输入时的一些常见错误如将 teh 更改为 the 将 高教厅 改为 教育厅 等先要建立自动更正的词条表另一应用 把那些经常使用的较长的词句定义成一个自动更正的词条 用一个短的缩写码取代它 如把 全国计算机等级考试 定义成缩写码 ncre 这样可以减少输入时击键次数 选择 工具 菜单中的 自动更正选项 命令 25 第4节 文档的排版 格式设置 26 3 4文档的排版 按一定要求设置文档的外观三个层次 页面设置段落格式化字符格式化页面设置 纸张大小 页边距 页码 页眉 页脚等段落格式化 段落缩进 文本对齐方式 行间距 段落间距等字符格式化 选择字体 字号 字形 颜色 字间距等 27 28 3 4 1字符格式化 1 字体 字号及字形中文字体有宋体 仿宋 黑体 楷体 隶书等二十多种字形包括常规 倾斜 加粗 加粗倾斜四种字号用来确定字符的高度和宽度 一般以 磅 或 号 为单位 1磅为1 72英寸 字号从大到小分为若干级 最大字号是 初号 它与42磅字大小相当 而小五号字与9磅字大小相当字符格式设置 可以用 格式 工具栏的有关命令按钮来实现 也可以通过 字体 对话框来完成 29 字体 对话框 30 2 字符的修饰效果 31 3 字符的间距和缩放 字符间距是指相邻两个字符之间的距离缩放是指缩小或扩大字符的宽 高的比值 用百分数来表示缩放值为100 时 字的宽高为系统默认值 缩放值大于100 时为扁形字 小于100 时为长形字位置升降是指字符可以在标准位置上升降 32 3 4 2设置中文版式 选定要设置格式的文字 然后选择 格式 菜单中的 中文版式 再选所需的选项 例如 文字 办公 的 拼音指南 效果是 文 字的 带圈字符 效果是 33 3 4 3段落格式化 每当按下回车键就形成了一个段落段落格式化设置 段落缩进 文本对齐方式 行间距及段间间距等段落格式化操作只对插入点或所选定文本所在的段落起作用 34 1 段落缩进 段落缩进是指段落中的文本到正文区左 右边界的距离包括段落左缩进 右缩进和首行缩进 其缩进的距离可由水平标尺上对应的三个缩进标记来指示 35 段落 对话框 36 2 对齐方式 对齐方式通常有 两端对齐 左对齐 居中 右对齐和分散对齐五种方式设置操作 使用 格式 工具栏上对齐方式按钮使用 段落 对话框 3 设置间距包括段落中的行间距 以及本段落与前段 段前 本段落与后段 段后 的间距的设置 37 3 4 4设置首字下沉 首字下沉是在章节的开头显示大型字符 首字下沉的本质是将段落的第一个字符转化为图形 创建首字下沉后 可以像修改任何其他图形元素一样修改下沉的首字 选择 格式 菜单中的 首字下沉 命令 可以进行 首字下沉 设置 38 3 4 5设置边框和底纹 1 格式 边框和底纹 或 应用于字符 39 页面边框 选项卡 选用艺术型页面边框 可美化文档 底纹 选项卡 可设置背景色 底纹的图案 底纹图案的前景色以及应用范围 设置边框和底纹 40 分栏通常应用在简讯 小册子和类似的文档中 图3 43为三栏式文档的示例 在Word中 用户可以控制分栏栏数 栏宽及栏间距等 选定要进行分栏的文本 如不选定 则对整篇文档进行分校 选择 格式 分栏 命令 可以进行 分栏 设置 分为三栏 3 4 6分栏 41 3 4 7项目符号和编号 Word提供了自动建立项目符号和编号的功能选择 格式 菜单中的 项目符号和编号 命令示例 42 3 4 8文档竖排 选择 格式 菜单中的 文字方向 命令示例 43 第5节 文档格式的复制和套用 44 3 5文档格式的复制和套用 减少重复的排版操作 保证格式的一致性 格式刷用格式刷复制格式 字符格式和段落格式 样式用样式名表示的预先设置好的格式可直接套用 模板设置整个文档的格式 45 3 5 1格式刷 当我们设置好某一文本块或段落的格式后 可以使用 常用 工具栏上的 格式刷 工具 将设置好的格式快速地复制到其他一些文本块或段落中 1 复制字符格式 选定已经设置格式的文本 单击 常用 工具栏上的 格式刷 按钮 此时鼠标指针变成 刷子 形状 在要排版的文本区域拖动 即选定文本 2 复制段落格式 选定含有复制格式的段落 或选定段落标记 单击 常用 工具栏上的 格式刷 按钮 若复制到多个段落则双击 鼠标指针变成 刷子 形状 把鼠标指针拖过要排版的段落标记 46 3 5 2 样式 样式是用样式名表示的一组预先设置好的格式 如字符的字体 字形和大小 文本的对齐方式 行间距和段间距等用户只要预先定义好所需的样式 以后就可以对选定的文本直接套用这种样式如果修改了样式的格式 则文档中应用这种样式的段落或文本块将自动随之改变 以反映新的变化 47 1 Word内置样式 先选定要格式化的文本 再打开 格式 工具栏上的 样式 下拉列表框 选择所需的样式名 则所选定的文本将会按照样式重新格式化 48 2 创建新样式 新建段落样式的最简单方法 在 样式 列表框中增添新样式例3 7建立名称为 校名 的段落样式 1 选定某一个校名 如 北京大学 所在段落 2 在 格式 工具栏上选择 幼圆 字体 小四号 加粗 倾斜 蓝色 和 两端对齐 3 单击 格式 工具栏上的 样式 列表框 使之处于反白显示状态 再输入样式名 校名 最后按回车键来结束输入 样式名 49 3 应用样式 创建一个样式 实质上就是定义一个格式化的属性 可以应用它来对其他段落或文本块进行格式化 例3 8利用已建立的 校名 样式 对其他校名进行格式化处理 1 选定要处理的段落 如 中山大学 所在段落 2 单击 格式 工具栏上的 样式 框右端的向下箭头 从列表中选择 校名 样式 50 4 修改样式 可以对系统提供的样式和自定义的样式进行修改 修改了样式以后 所有套用该样式的文本块或段落将自动随之改变 以反映新的格式变化 例3 91对一批校名 添加下划线 5 删除样式选择 格式 菜单中的 样式和格式 命令 打开 样式和格式 任务窗格 然后在 请选择要应用的格式 列表框中选择所要删除的样式名 再单击 删除 按钮 51 3 5 3模板和向导 模板是一种用来产生相同类型文档的标准化格式文件 它包含了某一类文档的相同属性 可用作建立其他相同格式文档的模型或样板每个Word文档都是基于某一种模板建立的向导也是一种模板 可用来帮助用户快速而简便地创建各类文档 用户只需随着向导的一步步引导除了使用系统提供的模板外 用户也可以创建自己的模板创建新模板最常用的方法是利用文档来创建 52 第6节 图文混排 53 图片来源 剪贴画 图形文件中的图片 利用剪贴板插入图形 采用 绘图 工具制作 3 6 1插入图片 54 1 插入剪贴画 Word在自带的剪辑库中提供了大量的图片剪贴画选择 插入 菜单中的 图片 命令 再选 剪贴画 选项 打开 插入剪贴画 任务窗格 再从中选择所需的剪贴画 如选 天气 类中的 raining 下雨 图片 55 2 插入图形文件选择 插入 菜单中的 图片 命令 再选 来自文件 选项 从 插入图片 对话框中选取要插入的图片例如 插入现成图形文件 我的文档 图片收藏 示例图片 Sunset jpg 3 插入 自选图形 在 绘画 工具栏上单击 自选图形 按钮 打开 自选图形 菜单 从菜单中选择所需的一个形状形状图形 4 利用剪贴板插入图片利用剪贴板来 剪切 或 复制 其他应用程序制作的图片 如拷贝当前屏幕的内容 然后 粘贴 到文档的指定位置 56 1 设置文字环绕方式所谓文字环绕 是指图片周围的文字分布情况刚插入的图片为嵌入式 即不能在其周围环绕文字 要在图片的周围环绕文字 必须设置环绕方式打开 图片 工具栏 按需要从环绕方式列表中选择一种选项 如 四周型环绕 紧密型环绕 等设置文字环绕后 图片为浮动式 3 6 2 图片格式设置 57 浮动式 四周环绕 嵌入式 浮动式 紧密环绕 58 2 移动图片 3 缩放 4 剪裁 5 改变图片的背景颜色和填充色 6 设置图片边框 59 剪裁和拼合示例 60 绘图 点击绘图工具上的相应图形按钮在屏幕上拖动鼠标可绘制出矩形 椭圆 按住Shift拖动鼠标可画出正方形和圆形 箭头 直线 按住Shift拖动鼠标可取消锯齿 自选图形 包括爆炸形 笑脸 心形 标注等各种图形 在自选图形中 选中某些图形后 会在图形上出现一个黄色菱形标志 调节这个标志可改变线条形状 如 笑脸变哭脸 对自绘图形的编辑方法和剪贴画相同 注 选中自绘图形后 击右键 添加文字 或 编辑文字 可在绘制的图形上加文字说明 设置阴影和三维效果 选择 绘图 工具栏上的 阴影 和 三维效果 按钮改变图形方向 绘图 旋转和翻转 改变图形之前放置次序 绘图 叠放次序 61 示例 62 3 6 3插入艺术字 选择 插入 菜单中的 图片 命令 从级联菜单中选择 艺术字 选项 打开 艺术字 库 对话框 从中选择一种艺术字 再 编辑 艺术字 文字 利用 艺术字 工具栏 可以编辑艺术字 63 3 6 4 使用文本框 可以独立处理的矩形区域 其内容可随框架移动而移动 1 基本操作 一般 选定 编辑三种操作 插入点 64 2 文本环绕方式环绕方式有嵌入型 四周型 紧密型 浮于文字上方 衬于文字下方等 3 链接文本框多个文本框的文本可以链接起来 65 第7节 表格处理 66 3 7 1建立表格 插入表格框菜单命令 选择 表格 菜单中的 插入 命令 插入表格 按钮利用 表格和边框 工具栏绘制表格把文本转换成表格输入数据移动 使用 移动控点 缩放 使用 缩放控点 删除 67 选定单元格 行及列行 列的插入与删除行高及列宽的调整单元格的合并与拆分表格的合并与拆分 3 7 2 调整表格 68 文本排版字体及对齐方式 水平 垂直 表格自动套用格式重复表格标题 选定表格第一行 表格 标题 设置斜线表头表格边框的设置 3 7 3 设置表格格式 69 1 引用符号如 A3 B2 C3 A2 C4 LEFT 左 RIGHT 右 2 公式以等号 开头 后跟公式的式子如 SUM A1 C4 AVERAGE LEFT A1 2 B2 3 3 数字格式如 1 234 45 采用格式 4 数据的排序以某一列的内容作为排序依据 3 7 4 公式计算和排序 C2 D3 70 第8节 文档版式的设置 71 插入 分隔符 分节符设置之后 在文档中显示为带有 分节符 字样的两条虚线 强制分页 新节内容从下一页开始 不强制分页 新节内容紧接上一节 强制分页 新节内容从下一个偶数页或奇数页开始 3 8 1分页和分节 72 分隔符 插入 分隔符 分栏符 分栏符插入前后的效果示例 在最后一段正文前插入分栏符 人工插入分栏符 73 3 8 2页眉和页脚 格式设置在 文件 菜单中选择 页面设置 命令 然后在 页面设置 对话框中设置 页眉 值和 页脚 值 以及按需选择 奇偶页不同 和 首页不同 选项内容设置在 视图 菜单中选择 页眉和页脚 命令 然后在 页眉和页脚 工具栏上 利用 插入页码 插入日期 插入时间 在页眉 页脚间切换 等按钮 进行内容设置也可以在页眉 页脚编辑区中输入有关内容 74 在页眉和页脚间切换 显示 隐藏文档文字 页面设置 设置页眉 页脚 75 设定 奇偶页不同 76 3 8 3 页面设置 设置页面格式 诸如纸张大小 页边距 页码 页眉 页脚等纸张大小和页边距决定了正文区的大小正文区宽度 纸张宽度 左边距 右边距 正文区高度 纸张高度 上边距 下边距 77 纸张高度 纸张宽度 上边距左边距右边距下边距 正文宽度正文高度 页眉 页脚 正文区右边界 正文区左边界 正文区 78 1 设置纸张大小 选择 文件 菜单中的 页面设置 命令 系统弹出 页面设置 对话框 选择 纸型 选项卡 在 纸型 下拉列表框中选择一种纸张规格 79 2 设置页边距 页边距是指正文区与纸张边缘的距离 在纸张大小确定以后 正文区的大小就由页边距来决定 80 3 插入页码 执行选择 插入 菜单中的 页码 命令如果文档已设有页眉或页脚 则页码将被添加到已有的页眉或页脚中 删除页码 选择 视图 菜单中的 页眉和页脚 命令 81 3 9预览及打印文档 打印预览预先浏览一下文档的打印效果打印文档 82 第10节 其它高级应用 83 3 10 1 自动更正功能 工具 自动更正选项 自动更正 选项卡 例如将 川农大 自动更正为 四川农业大学 如图所示 单击 添加 按钮 可将定义的新词条添加到下面的自动更正词条列表中 84 插入 引用 索引和目录 目录注 目录项的格式必须是 标题 格式 3 10 2自动建立目录 85 在希望进行更新操作的目录区单击 将其选定 单击鼠标右键 选择快捷菜单中的 更新域 命令 打开 更新目录 对话框 3 10 3自动更新目录 只更新目录中的页码 保留目录的格式 重新编制目录 86 插入 对象 Microsoft公式3 0 3 10 4插入复杂数学公式 87 公式输入过程示意 插入数学公式示例 88 把主文档和数据源中的信息合并在一起 生成主文档的多个不同的版本 可以提高工作效率 3 10 5邮件合并 主文档 数据源文档 邮件合并 邮件合并文档 部门姓名计算机系罗保列数学系林业成电子系江培华 合并域 正文 89 邮件合并过程主要分四步 创建数据源 建立主文档 插入合并域 合并以下以发放一份开会通知为例 1 建立数据源建立数据源文档 如 参加会议的名单 doc Word表格 90 2 建立主文档在Word编辑窗口中输入主文档的正文内容 也可以打开一个要作为主文档的文档 选择 工具 信函与邮件 邮件合并 Word2002为 邮件合并向导 命令 屏幕右侧会出现 邮件合并 任务窗格 主文档 邮件合并 任务窗格 91 3 在主文档中插入合并域 邮件合并 任务窗格为用户详细介绍了邮件合并过程的每一步 使用户无需离开文档就可以进行操作 按照 邮件合并 任务窗格的提示完成1 6项操作 在步骤3中单击 选择另外的列表 选择数据源文件 参加会议的名单 doc 在步骤4中将合并域插入主文档 其中每个合并域都被 括起 如果插入数据源文件中的域名 单击 其他项目 将数据源文件中的域名插入到主文档中合适的位置 合并域 被 括起 92 4 合并主文档与数据源 在步骤5中单击 下一步完成合并 就完成了邮件合并工作 将数据源中的可变数据 即参加会议的教师的部门及姓名 和主文档的正文 即通知内容 进行合并 生成一个合并文档 此时 可以选择 编辑个人信函 将信函合并到一个Word自动创建的新文档中 如下图所示 93 在文档中建立 超链接 通过这些 超链接 可以快速地跳转到超链接所指定的目标位置 如Internet某一网站 本机某一文档等 向宇宙空间进军科学工作者有这样一种说法 在包围着地球的大气层里航行 叫航空 在地球大气层以外 太阳系以内的范