某公司财务档案管理制度.doc

1 财务档案管理制度 1 财务档案是指公司在经营活动中所形成的各种合同 协议 报表 凭证 票据 文件 帐簿等有参考价值的原始资料 它是记录和反映经济业务的 重要史料和证据 包括采用磁带 磁盘 光盘 微缩胶片等介质存储的会 计帐簿 报表和打印输出的书面形式的会计帐簿 报表等 它包括会计档 案和财务文书档案 1 1 会计档案是指会计凭证 会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 具体包括 1 1 1 会计凭证类 原始凭证 记帐凭证 其他会计凭证 1 1 2 会计帐簿类 总账 明细帐 日记账 固定资产卡片 辅助帐 簿 其他会计帐簿 1 1 3 财务报告类 月度 季度 年度财务报告 包括会计报表 附 表 附注及文字说明 预算执行情况报告 审计报告 其他财务 报告 1 1 4 各类税务资料 1 1 5 其他类 银行存款余额调节表 银行对帐单 其他应当保存的 会计核算专业资料 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会 计档案销毁清册 制度名称制度名称财务档案管理制度重要参考文件重要参考文件 制定和解释部门制定和解释部门计划财务中心 主要内容主要内容 规范财务档案内容 归档时间及如何办理财务档案借阅及查询 过程的制度 适用范围适用范围集团及各子公司 制度级别制度级别二级制度编号制度编号 修订人修订人蒋晓兰版本号版本号 颁布时间颁布时间2007 年 12 月 31 日试运行时间试运行时间 有无实施细则有无实施细则无对应流程编号对应流程编号 MG02 02 17 MG02 02 18 MG02 02 19 2 1 2 财务文书档案包括 1 2 1 对外签订的各类合同和协议 1 2 2 上级签发或有关部门转来的各类财会相关文件 1 2 3 集团公司计划财务中心内部所统一制定的各类制度 授权书 预算 决议和规定 1 2 4 各类公司注册 变更及注销资料 1 2 5 与财会事务有直接关系的其他信息性资料和各类统计报表 2 会计档案的整理 2 1 会计凭证的整理 当月打印出的会计凭证连同所附原始凭证 应于次月 10 日前按凭证 的编号顺序加以整理 并加具封面 封底 装订成册 在装订线上加 贴封签 在封面上要写明单位名称 年度和月份 起讫日期和起讫号 数 在封签处加盖单位财务章 在指定的档案柜内摆放整齐 2 2 财务报告的整理 案卷由财务报告封面 编制说明 必要文字说明 材料 财务报告封底构成 季度终了后 将季度财务报告 按会计报 表的编号顺序排列 加封面装订 在保管期限上要标明 永久 保管 2 3 会计帐簿的整理 会计帐簿在年终决算后应于次年 1 月 31 日前 将电脑帐簿装订成册 加上封面 统一编号并在封面加盖单位财务章 与各种订本帐一起收档保管 2 4 财务文书档案的整理 各类财务文书档案 如合同 协议等要在执行完毕后定期整理 另 行存放 在本会计年度结束后 应于次月初 10 日内将其汇编成册 编 上序号 收档保管 2 5 每月 20 日前完成上月账务资料 会计报表及其他资料的电子文档 的备份工作 3 财务档案的保管 3 1 财务档案保管在集团计划财务中心的领导下进行 并实行分类分级 管理的原则 3 2 财务档案由管理员负责管理 管理员的职责为每月末 季末及年末 3 负责对财务档案进行统一编号与保管和提供财务档案使用 借阅服务 3 2 1 管理员于次月初 10 日内将已装订好的凭证登记后归档 登记 的内容为本册序号 总册数 起讫日期 起讫凭证号等 3 2 2 月度会计报表及财务报告每月以电子版形式报送计划财务中心 相关部门及公司总经理 按季打印 签字齐全后于季末 20 日前报 送计划财务中心财务管理部并进行部门归档 计划预算报告及考 核指标表仅上报电子版 3 2 3 管理员于每年 1 月 31 日内将已装订好的上年帐册 财务报告 在登记本上登记后归档 登记的内容为帐册名称 所属期间 各 明细科目名称等 3 2 4 管理员于每年元月 31 日内将已装订好的上年财务文书档案在 登记本上登记后归档 登记的内容为档案序号和档案名称等 3 2 5 审计 评估报告 公司委托会计师事务所 评估师事务所完成公 司的审计 评估工作后 取得的审计 评估报告应与财务报告放在 一起保存 3 2 6 管理员负责档案库的全面管理 除于每月初 年初将有关会计 档案登记归档外 应于每季末对会计档案进行整理 检查会计档 案有无丢失 毁损情况 如发现丢失或毁损应查明原因分清责任 并向主管负责人书面汇报请示处理 3 2 7 管理员调动工作时 要对文件进行清点 办理交接手续 并有 负责人监交 尤其是电脑密码和使用资料 交接过程必须清楚 填制交接清单 交接清单上必须列明档案的名称 交接双方经手 人 时间 地点以及册数 件数或份数 3 3 所有档案必须按规定归类 将分类以后的档案材料装订成册 编排 顺序号 与档案总目录表和分类目录表相对应 写在每页材料的右上 角 3 4 将应存档的材料名称 主要内容 册数 页数等登录上分类目录表 后 装入统一标准制作的案卷内 4 3 5 财务档案原则上应当保持原卷册的封装 个别需要拆封重新整理的 应当由公司计划财务部经理和经办人共同拆封整理 以分清责任 3 6 对财务档案必须进行科学管理 做到妥善保管 存放有序 查找方 便 同时 严格执行安全和保密制度 不得随意堆放 严防毁损 散 失和泄密 3 7 设立 财务档案保管清册 逐月或逐年对已装订成册的财务档案进 行登记 3 8 设立 会计档案查阅 借阅登记本 记载会计档案日常查阅情况和 会计档案借阅及归还情况 3 9 对档案库要采取防火 防盗 防蛀 防强光等措施 对以上设施要 经常检查 发现问题要马上向计划财务中心报告 并及时采取补救措 施 具体保管要求如下 3 9 1 财务档案室应选择在干燥防水的地方 并远离易燃品堆放地 周围应备有适应的防火器材 3 9 2 采用透明塑料膜作防尘罩 防尘布 遮盖所有档案架 3 9 3 财务档案室内应经常用消毒药剂喷洒 经常保持清洁卫生 以 防虫蛀 3 9 4 财务档案室保持通风透光 并有适当的空间 通道和查阅地方 以利查阅 并防止潮湿 3 9 5 设置归档分类目录表 档案借阅登记簿 严防毁坏损失 散失 和泄密 3 9 6 会计电算化档案的保管要注意防盗 防磁等安全措施 3 9 7 采用磁性介质存储的会计档案 要定期进行检查 定期进行复 制 防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失 3 10 对入库档案随时进行更改补充工作 每半年清点一次 检查档案 是否完整 准确 帐目与实物是否相符 对破损或截体 变质的档案 及时修复和区别登记 3 11 每月一次将上月新入档的资料用计算机软盘做出备份 另行保管 如保险柜 该套软盘同样做出编号和内容登记 5 3 12 各种财务档案的保管期限 根据财务档案保管期限表 分为永久 定期二类 定期保管期限分为 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年五种 财务档案的保管期限 从会计年度终了后的第一天算起 4 财务档案的查阅 4 1 财务档案的查阅遵从 财务保密管理制度 4 2 查阅范围 财务档案原则上按查阅人的部门所辖业务范围的规定查 阅 如需查阅非本部门所辖业务范围的会计档案 需经各公司计划财 务部负责人批准 4 3 查阅方法 查阅人查阅财务档案时应填写 财务档案查阅 借阅记 录 然后由档案管理员将需查阅的档案交给查阅人 查阅人应在管理 员的监督下查阅 查阅完后交回档案 由管理员及时放回原处 财务 档案原则上不得带出各公司计划财务部 5 财务档案的借阅 5 1 财务档案原则上不外借 如有特殊情况需借出时 应由借阅人填写 财务档案查阅 借阅记录 财务档案借阅单位由借阅人所在部门的 经理签字 然后由各公司计划财务部经理签字批准后备案 方可将档 案借出 集团总裁 首席财务官调阅档案可直接委派相关人员到财务 部办理借阅 并办理登记手续 非财务部门工作人员需借阅档案时 还需有公司总经理的批示 经财务部经理签字后 方可借阅 5 2 机密档案的借阅 须经集团总裁 首席财务官 公司总经理批准 档案借阅者要做到保密 不得转借他人 不得涂改 损毁档案 5 3 财务档案借阅期不超过三天 如三天借阅期满需续借时应办理续借 手续 重新填写 财务档案查阅 借阅记录 经借阅部门经理和各公 司计划财务部门经理签字批准后方可续借 5 4 借阅人超过借阅期且未办续借手续不归还会计档案的 自借阅期满 后一天起 每超期一天收借阅人 10 元的档案占用罚金 扣个人的占用 罚金从个人的工资中扣收 5 5 借阅及退还时 要当面清点 退还时办理注销登记 借阅人归还会 计档案时 应保证档案完整 整洁 由管理员检查无误后方可归档 6 5 6 如会计档案遗失 由借阅人负责查找 如在确认档案遗失后一个月 内查找不到 或造成会计档案短缺的 将对借阅人及其所在部门进行 经济和行政处罚 根据遗失 毁损档案的重要程度收取借阅人至少 500 元的档案赔偿费 并对借阅人予以通报处分 直至追究刑事责任 6 财务档案的销毁 保管期满的财务档案 除本细则第十条规定的情形外 可以按照以下 程序销毁 6 1 各公司计划财务部提出销毁意见 编制会计档案销毁清册 列明销 毁会计档案的名称 卷号 册数 起止年度和档案编号 应保管期限 已保管期限 销毁时间等内容 6 2 公司计划财务部经理 总经理 首席财务官在会计档案销毁清册上 签署意见 6 2 1 销毁财务档案时 应由各公司计划财务部和计划财务中心共同 派人监销 6 2 2 监销人在销毁会计档案前 应当按照财务档案销毁清册所列内 容清点核对所要销毁的财务档案 销毁后 应当在财务档案销毁 清册上签名盖章 并将监销情况报告财务总监和公司总经理 6 3 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始 凭证 不得销毁 应当单独抽出立卷 保管到未了事项完结时为止 单独抽出立卷的财务档案 应当在财务档案销毁清册和财务档案保管 清册中列明 6 4 正在项目开发期间的房地产公司 其保管期满的财务档案不得销毁 7 财务档案的代管及交接 7 1 公司因撤销 解散 破产或者其他原因而终止的 在终止和办理注 销登记手续之前形成的财务档案 应当由集团计划财务中心代管或委 托相关子公司代管 法律 行政法规另有规定的 从其规定 7 2 各公司分立后原公司存续的 其财务档案应由分立后的存续方统一 7 保管 其他方可查阅 复制与其业务相关的财务档案 各公司分立后 原公司解散的 其财务档案由集团计划财务中心代管 各方可查阅 复制与其业务相关的财务档案 公司分立中未结清的会计事项所涉及 的原始凭证 应当单独抽出由业务相关方保存 并按规定办理交接手 续 7 3 单位因业务移交其他单位办理所涉及的财务档案 应当由原单位保 管 承接业务单位可查阅 复制与其业务相关的财务档案 对其中未 结清的会计事项所涉及的原始凭证 应当单独抽出由业务承接单位保 存 并按规定办理交接手续 7 4 各公司合并后原各公司解散或一方存续其他方解散的 原各公司的 财务档案应由合并后的公司统一保管 公司合并后原各公司仍存续的 其财务档案仍应由原各公司保管 7 5 各公司之间交接财务档案的 交接双方应当办理财务档案交接手续 7 5 1 移交会计档案的公司 应当编制财务档案移交清册 交接会计 档案时 交双方应当按照财务档案移交清册所列内容逐项交接 并由集团计划财务中心派人 交接双方的总经理负责监交 交接 完毕后 交接双方经办人和监交人应当在财务档案移交清册上签 名或者盖章 8 财务档案编号分类管理办法 8 1 财务档案归档文件内容包括凭证 帐本 报表 协议合同以及综合 除前四种之外的各种文件 8 2 财务档案归档文件编号编制方法如下 首先计划财务中心及各子公司财务部根据集团公司规定确定其简称 和代号 其次按照归档文件的类别确定文件代号 最后根据归档文件 的日期 年度取后两位数字 月份按照 01 12 填列 及序号 按照 001 999 填列 进行顺序编号 名称名称简称简称代号代号名称名称 计划财务中心计财 CG 财务管理部 8 CY 计划预算部 CR 融资部 某鸿运财务部鸿财 CW 计划财务部 某房地产财务部房财 CW 计划财务部 某城市财务部城财 CW 计划财务部 其他公司参照上述规定编制 例如 某房地产财务部 2003 年 3 月第 19 册凭证的编号为房财 CWPZ0303019 某城市财务部 2003 年 12 月第 5 本帐本的编号为城财 CWZB0312005 某鸿运财务部 2003 年 2 月第 10 本报表的编号为鸿财 CWBB0302010 计划财务中心金融资本部 2003 年 4 月第 6 号合同的编号为计财 CRHT0304006 计划财务中心财务部 2003 年 1 月第 22 号综合的编号为计财 CWZH0301022 附 会计档案保管期限表 序 号档 案 名 称 保 管 期 限 备 注 一会计凭证类 1 原始凭证15 年 2 记帐凭证15 年 代号代号名称名称代号代号名称名称 ZH 综合 PZ 凭证 BB 报表 HT 协议 合同 ZB 帐簿 SJ 收据 9 3 汇总凭证15 年 二会计帐簿类 4 总帐15 年包括日记总帐 5 明细帐15 年 6 日记帐15 年 现金和银行存款日记账保管 25 年 7 固定资产卡片 固定资产投资清理后保管 5 年 8 辅助帐簿15 年 三财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报 告 9 月 季度财务报告3 年包括文字分析 10 年度财务报告 决算 永久包括文字分析 四其他类 11 会计移交清册15 年 12 会计档案保管清册永久 13 会计档案销毁清册永久 14 银行余额调节表5 年 15 银行对帐单5 年 附表见财务挡案类表格 1 合同保管 2 记帐凭证保管清册 3 报表及财务分析报告保管清册 4 财务印章保管表 5 税务登记证保管清册 6 财务数据备份记录 7 综合类保管目录 8 查阅及借阅记录 9 销毁清册 10 M MG G0 02 2 0 02 2 1 17 7 财财务务档档案案查查阅阅流流程程 当代集团财务档案查阅流程 查阅部门财务部 查阅人 01 填写财务档案查 阅 借阅登记本 财务档案查阅借阅 登记 02 档案管理员判 断 是否属查阅人 所在部门管辖业务 范围内档案查阅 档案管理员 03A 将档案交予查 阅人 是 03B 财务部经 理审核 通过 结束 不通过 查阅人 04 在管理员监督下 查阅 档案管理员 05 查阅完成时 将 档案收回存档 结束 否 编制说明编制说明 1 1 适用范围适用范围 某集团总部 各子公司 2 2 部门职责部门职责 档案查阅人负责填写财务档案查阅 借阅登记本 财务部门负责审核 监督查阅 过程 并将查阅完毕的档案归档 3 3 流程输入 输出流程输入 输出 输入 查阅要求 输出 查阅完成 4 4 流程步骤流程步骤 11 流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单 01 查阅人填写财务档案查阅 借阅登 记本 查阅要求 查阅人填写财务 档案查阅 借阅登 记 财务档案查阅 借阅登记本 02 档案管理员判断 是否属查阅人 所在部门管辖业务范围内档案查 阅 查阅内容判断决策 03A 如所查档案属于查阅人所在部门 管辖业务范围内 管理员将档案 交予查阅人 判断决策档案文件 03B 如所查档案不属于查阅人所在部 门管辖业务范围内 则需财务部 经理审核签字 判断决策审批意见 04查阅人在管理员监督下查阅档案档案文件查阅实现 06 查阅完成时 档案管理员将档案 收回存档 查阅完成档案存档 5 5 相关制度相关制度 财务档案管理制度 12 M MG G0 02 2 0 02 2 1 18 8 财财务务档档案案借借阅阅流流程程 当代集团财务档案借阅流程 借阅部门财务部 通过 是 借阅人 01 填写财务档案查 阅 借阅登记本 档案管理员 06 借阅完成时 将 档案收回存档 借阅人 05 借阅人借阅 三 日内归还 档案管理员 04 将档案交予借阅 人 财务档案查阅 借阅 登记本 结束 否通过 02 部门经理审 核 03 财务经理审 核 结束 不通过 结束 不通过 编制说明编制说明 1 1 适用范围适用范围 某集团总部 各子公司 2 2 部门职责部门职责 借阅人负责填写财务档案查阅 借阅登记本 在借阅三日内将档案归还财务部 财务部负责审核 跟踪借阅过程 并将归还档案及时存档 3 3 流程输入 输出流程输入 输出 输入