采购合同标准化在企业中的应用.doc

采购合同标准化在企业中的应用 采购合同标准化在企业中的应用杨雪谢京涛北京起重运输机械设计研究院北京100007摘要根据起重运输机械行业的特点，介绍了采购合同标准化的意义、作用以及如何实施采购合同标准化管理，为规范化企业管理奠定了基础。 关键词起重运输机械；采购合同；标准化管理TH186A10010785 (xx)06007903AbstractThe paperintroduces thesignif icanceand effectof purchasing contract standardizationas wellas howto makeit workon thebasis of the characteristicsofthematerial handlingindustry，which laysthe foundationfor standardized management ofenterprisesKeywordsmaterial handlingequipment；purchasingcontract；standardizedmanagement0引言在商品市场化格局日渐成熟、竞争日趋激烈的今天，采购管理已成为企业健康发展的一个不可忽视乃至重中之重的环节。 采购管理并非只是“花钱”这么简单，如何通过一系列的管理活动，充分挖掘和利用企业成本资源，使其创造出最大的利润与价值，是“花钱者”应该学习与考虑的重要内容，企业的采购管理一般可以归结为以下几个流程1)定制采购计划；2)分配采购任务；3)制定采购方案；4)确定采购方式；5)订立采购合同；6)实施采购。 每个流程看似简单，实际上都是一门值得深思的学问。 定制采购计划可以规划采购行为，有效防止材料用品供应中断，影响工期。 分配采购任务可以有效节省采购时间、提高采购效率，人员上也可以达到取长补短的效果。 制定采购方案(是集中采购还是单独采购，是海外采购还是国内采购等)可以有利于企业根据市场形势和内部条件做分析判断，选择最合适的采购方式、供应商、价格及服务。 本文重点分析探讨订立采购合同流程，采购合同标准化在企业中的应用和为企业带来的益处。 1采购合同标准化相关概念11采购合同采购合同是企业(供方)与分供方，经过双起重运输机械xx (6)方谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件，合同双方都应遵守和履行，此文件是双方联系的共同语言基础，是受经济合同法保护的。 12标准化标准化是指在一定的范围内为获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制订共同的和重复使用的规则的活动。 采购合同标准化可以总结归纳为采购合同文本标准化和采购合同评审标准化两部分，通过文本和评审的合规控制，使企业单位在采购合同管理上拥有统一标杆，实现全员参与，确保合同中规定的产品在质量、技术和安全等方面都达到相关管理体系的要求。 2采购合同标准化的意义现代管理理念体现为上层的企业做标准，中层的企业做品牌，基层的企业做产品。 显然，标准已成为优秀企业的标识，采购合同的标准化作为企业管理标准的一部分，是企业做好采购管理工作的基石和支柱。 21降低企业经营风险采购合同文本标准化能够提示合同双方在合同生效之前筛查出一些未来潜在的风险，降低其发生率，减少合同双方的损失，特别是在当前追一79求快节奏的环境影响下，盲目提高效率，使规范缺失，从而使合同的风险指数增高。 例如一些企业在合同文本中使用一些含糊不规范的词语，如“大致”、“基本上”等，对合同中涉及责任的内容避重就轻，用一些容易产生歧义、表达不明确的语言来撰写合同，加剧了企业的经营风险，从而给合同双方带来不必要的损失。 因此，使合同文本标准化是降低监管成本、提高合同执行效率的行之有效的方法，可以让合同双方提高自身风险意识，防范风险发生。 22提高工作效率与质量在采购合同标准化的前提下，采购合同管理者可以根据合同文本类型的不同将合同快速分类，同类型的采购合同同时审批处理，快速准确掌握合同内容，抓住合同审批重点，根据标准合同模板及时查漏补缺，规避风险，大大缩短采购合同审批时问，提高了工作效率与质量，保证了工期，为企业平稳快速发展提供了积极的保障。 23建立良好合作关系采购合同标准化将会为企业建立良好的合作关系打下坚实的基础，合作关系主要表现在以下几个方面企业内部各部门之间的关系、与合作单位之间的关系以及合作单位与合作单位之间的关系。 1)企业内部关系采购合同审批流程标准化使企业内部上下无论哪个部门、哪个级别都共同使用一套流程，每个部门都有行使审理流程的权力，严格遵守，互相监督，可有效避免单位内部凭借人情关系越级越步骤操作现象的发生。 2)与合作单位之间的关系采购合同模板标准化将供方单位的意见考虑其中，双方共同参与商讨，供应商不再为了多签订单“委曲求全”，而是可以行使供应商拥有的“真实权利”，真正达到双方互利共赢的局面。 3)合作单位与合作单位之间的关系供方单位之间关系平等，不存在“走后门”一80一现象，将所有采购合同模板标准化，杜绝关系近的供方单位的采购合同文本可以一切从简的情况，避免采购合同审批流程越级情况发生。 使供方单位之间能够“和平共处”，良性竞争，促进市场平稳发展。 3采购合同标准化的实施31编制合同标准模板并实施采购合同标准模板须本着通用性、全面性、公平性的原则，通过供方与需方单位共同参与的方式，实现预先防范、双方互利共赢的目标。 首先，合同应根据单位采购产品进行类别分解，针对不同类型的采购特点编制不同的采购合同模板。 目前，每个企业制造与经营的产品与服务不再单一化，多元化已成为各个企业单位追求的目标，所以企业也就越来越重视采购合同分类，有效的合同分类不仅有利于让市场上合作的企业更加明确本单位经营范围，也有助于企业实现标准化管理，迈向国际化管理水平。 企业在进行采购合同分类时，由于企业发展阶段和经营特点的不同会存在一些差异，但万变不离其宗，以机械运输等工程类采购管理为例，采购合同基本上可以按照合同性质分为标准件采购合同、非标准件制造采购合同、安装合同、服务合同、运输合同、国外产品采购代理合同等，每种合同根据自身条款、要求、注意事项等不同编制不同的采购合同标准模板。 其次，成立各个模板工作小组进行调研考察，拟定初稿。 在此成立的每个工作小组，都必须是集法律人员、质量管理体系人员、技术人员、财务人员等为一体的有效组织，组织对企业业务领域进行全面的考察了解，对企业的产品、技术和供方能力等一一斟酌考量，形成一个涵盖双方采购需求并且符合各方管理要求的合同初稿。 各专业人士聚集到一起参与合同编制，可以有效帮助企业最终撰写出来的标准合同能避免因一些违约条款、起重运输机械xx (6)质量技术等要求表述不明确而导致的合同无效或其他损失。 第三，与供应商单位商讨，确保条款内容得到双方认可。 拟定好的初稿，需在企业内部采购相关部门进行意见收集工作，沟通交流并整改，同时也要将初稿交到供应商代表手中，听取意见，适当调整，保证签订的采购合同得到供方与需方双方的签字确认，使合同受到国家经济法、合同法的保护，因此，取得供应商对采购合同中的条款的充分认可也是十分必要的。 最终，修改定稿，编制标准模板并实施。 采购合同标准版本需文字准确、表达严谨、格式规范、前后逻辑一致。 在采购合同标准版本的实施过程中，采购实施部门应根据每份合同的特殊性，在采购管理部门认可的范围内对合同进行调整，对于经常性的问题，采购管理部门应及时汇总，更新合同模板，避免墨守成规，使其在不断发展变化的市场环境中，与时俱进，保持实用性和有效性。 32规范采购合同评审流程采购合同评审的目的是为了使生产单位确保其合同中所涉及的内容条款符合国家标准，符合企业采购需求，是一项预防供方违约的重要措施，也可以视为一项补偿违约损失的重要措施。 合同评审标准化可分为评审内容标准化和评审流程标准化两个部分。 321评审内容1)供方是否在企业的合格供方范围内；2)合同中各项条款是否存在表述含糊、语义不清的情况；3)与合同标准模板不一致之处是否存在潜在危险，是否进行有效的风险防范；4)涉及安全施工类型的合同是否签署安全生产协议；5)合同价格是否为双方共同商讨的最终价格；起重运输机械207 (6)6)合同争议解决处理办法；7)合同期限的表述是否准确且前后一致；8)其他合同条款。 合同审批人员必须清楚了解合同内容，注重资料的收集，对合同实施情况进行跟踪，及时将实际情况与合同内容进行对比分析，找出差异，寻求原因，及时更改，督促采购实施部门签订补充条款等。 322评审流程标准化企业应拥有一套统一的合同评审流程，每个部门都严格执行，流程设置可按照合同金额大小进行划分，分层审批，见图1。 各部17提交部门负责采购部初审采购部领导财务确认采购合同申请人审核审核图1合同评审流程4结论企业标准化管理是与企业经营成败密不可分的，企业应根据社会发展与形势变