Excel2002教程(ppt 55页).ppt

电子表格Excel2002 佛山科学技术学院信息中心计算机教学部 启动 退出Excel 启动从 开始 菜单 程序 MicrosoftExcel 运行文件 excel exe退出从 文件 菜单 退出 关闭应用程序窗口Alt F4 认识Excel窗口 标题栏和菜单栏工具栏 常用工具栏和格式工具栏编辑栏 名称框 编辑栏 确认按钮状态栏 就绪 输入 编辑工作区 文档窗口一个文档窗口就是Excel的一个工作簿留意 工作表控制按钮 以及 工作表标签 工作簿 工作表 单元格概念 工作簿 book 一个Excel文档即一个工作簿 启动Excel时建立的缺省工作簿文件名为bookn xls n 1 2 3 工作簿文件的扩展名为 xls新建 保存 另存工作簿文件从 文件 菜单开始一个工作簿中可以包含多个工作表一个工作表由若干单元格组成 工作表 工作簿文档窗口的组成 标题栏 工作表标签 行号区 列号区工作表的操作 Sheet 选择工作表重命名工作表有一个有意义的名字 是一个好的风格插入工作表删除工作表复制和移动工作表对于大规模数据的合并 特别有用多窗口操作 单元格 单元格单元格光标与当前单元格256X65536个单元格单元格地址 列号行号相对地址 A1 C4 IV65536绝对地址 A 1 C 4混合地址 A1A 1 C4C 4完整的单元格地址 工作簿名 工作表名 单元格地址如 Sales xls Sheet1 C4 Sheet3 A 5 区域 区域表示 对角单元格地址之间加 如 A1 C3 C6 A4 Sheet1 C5 E80区域的选定鼠标拖拽用Shift键和Ctrl键单击行号或列号区单元格或区域的命名和使用名字 工作表数据的输入 数据类型 计算机中的数据是一个广义的概念 文本 数字 逻辑值数值 数值中允许出现的符号 表6 1日期或时间格式的数值数值的缺省对齐格式是 右对齐文本除数值和逻辑值之外的其它内容特殊文本 文本数值 如 123 空格 true逻辑值True 1 False 0 语音功能 比word中弱 但有特色 如朗读功能 如何输入下一个数据 是右边的单元格还是下边的单元格 在 工具 选项 中的 编辑 标签项特别提醒 在单元各种输入数据完毕后 一定要按回车键 工作表的编辑 定位鼠标直接定位 在可见范围内 从编辑栏的名称框中定位使用键盘移动单元格光标 Ctrl Home End 定位键 编辑内容从编辑栏中修改直接在单元格中修改 删除原有内容 双击单元格 出现文字光标 可修改个别的内容查找与替换注意 单元格匹配 区域操作 下面所指区域包括 单元格 整行 整列或矩形区域同样 必须先选择区域 然后再考虑作其他的操作区域的清除区域的删除区别 清除 和 删除 区域的移动移动后 原来的区域空白 但并没有被 挖掉 区域的复制特别注意 选择性粘贴 pastespecial 区域的插入 自动填充 序列类型 等差 13579等比 248163264日期 2003 7 12003 8 12003 9 12003 10 1自动填充序列 第1课第3课第5课第7课自定义序列 学号姓名性别出生日期籍贯用菜单填充序列 等差 等比 日期 自动填充序列注意选定要填充的范围或者设置终止值 用填充柄填充 等差 等比 日期 自动填充序列 公式的输入 公式的特点 Excel的计算功能 主要是通过公式来实现的 使用公式进行计算 是一种形式化的表示方法 公式写成后 往往具有通用性 可以应用 复制 到其他的地方 单元格中的公式以 开始 公式的计算结果显示在单元格中 选中该单元格时 公式本身显示在编辑栏中 如 A1 B2 23 IF and A1 A2 B1 B2 100 A1 A2 100 B1 B2 SUM A1 D5 25 ABC XYZ 25 count abc 公式中的运算符 算术运算符 字符运算符 拼接运算 比较运算符 字符串的比较准则 字典顺序 汉字则根据其拼音逻辑函数 andornot优先级 算术运算 字符运算 比较运算 逻辑函数 公式中的运算符 输入公式要注意 公式中可以包括 函数 区域 区域名字 单元格地址 数值和字符不能包含空格字符要用引号 括起来运算符两边应可以转化成相同的数据类型 移动或复制公式时 公式的调整 公式的复制 公式中单元格的相对地址在公式复制时将自动调整 调整原则是 新的行地址 原来的行地址 行偏移量新的列地址 原来的列地址 列偏移量例如 将A2单元中的公式 SUM C1 D5 复制到B4后 B4中的公式 SUM D3 E7 移动或复制公式时 公式的调整 绝对地址在公式复制时不变 混合地址在公式复制时绝对地址不变 相对地址按原则调整 移动公式 相对和绝对地址都不调整 被公式引用的单元格移动时 公式跟踪单元格被公式引用的单元格复制时 公式不变公式中的错误信息 表6 6 P199 Excel函数 Excel函数共九大类 300多个 什么是函数 函数即预先定义好的公式 类型 数学与三角函数 统计函数 数据库函数 逻辑函数等9大类 每个函数至少返回一个计算得到的值 绝大多数函数只返回一个值 部分函数可返回多个值 要注意函数返回的值的类型 函数的引用格式 函数名 参数1 参数2 没有参数的函数括号不能省略 函数的输入 函数的输入和编辑直接在单元格或编辑栏输入或编辑 强烈推荐 直接写函数时 需要知道该函数有几个参数 以及参数的顺序 忘记了怎么办 使用帮助 及 插入函数 向导使用函数向导 插入 函数 编辑栏中的 fx 插入函数 工具如果函数写错了 则得不到正确的结果 并出错 函数的错误信息 表6 7 几种常用函数 数学函数 int trunc round mod Pi rand sqrt 字符函数Left mid right search find 日期函数date day month year now time 几种常用函数 统计函数 max min average count counta countif countblank sum sumif 财务函数可贷款函数PV偿还函数PMT 几种常用函数 逻辑函数And Or Not And a b c 只有当a b c都为TRUE时 结果才是TRUE Or a b c 只要a b c中有一个为TRUE 结果才是TRUE Not a 真 TRUE 假 FALSE 颠倒 条件函数IF X N1 N2 当X为 T 时 函数返回N1的值 当X为 F 时 函数返回N2的值 嵌套的IF函数 ABand a b or a b not a 11110100100101100001此处 1代表TRUE 0代表FALSE 几种常用函数 查找与引用函数Choose 例 choose 4 a1 a2 b1 b2 c1 c2 不同于choose 4 a1 c2 频度分析函数Frequency 该函数不能用 函数指南 来做 写完函数用Ctrl Shift Enter排名次函数 rank注意相对地址 绝对地址的灵活运用 工作表的格式化 单元格格式的设置选定单元格或区域 选择菜单 格式 单元格 工作表和单元格的保护用格式刷或选择性粘贴复制格式条件格式化调整行高和列宽鼠标操作菜单操作 工作表的格式化 工作表的整体显示控制背景设置网格线vs边框线显示公式vs计算结果样式 格式的组合 创建新样式 有点类似于Word 修改 删除 应用样式 数据库的建立 最好一个工作表中只建立一个数据库 数据库与其它数据间至少空一行和一列 不要在数据库中放置空行和空列 数据库第一行为字段名行 字段名必须唯一 同一列 字段 的数据类型要完全相同 不要任意增加空格 数据库编辑 操作方法与普通工作表相同插入记录 插入行删除记录 删除行插入字段 插入列删除字段 删除列 记录排序 排序指按某些字段的顺序重新排列整个数据库数据库排序后只能使用 撤消排序 恢复原来的记录顺序操作方法 活动单元格置于数据库中选排序菜单指定主 次关键字及顺序对于字符依据什么进行排序 字典顺序 汉字笔画 自定义 如百家姓 观察有无标题行 数据的筛选 筛选是指从数据库中显示出满足某种条件的记录 其它记录暂时隐藏筛选方法自动筛选和高级筛选 自动筛选 步骤 选中条件字段名选菜单 数据 筛选 自动筛选 恢复数据库原有显示方法自动筛选的自定义条件 高级筛选 高级筛选可以实现对更复杂的条件进行筛选要求三个区域 数据区域 数据库所在区域 整个数据库 条件区域 条件输出区域 筛选结果复制到该区域 条件区域 必须包括条件名 字段名或辅助字段名 行不能包含空行或空列不能包含没有引号的空格可以使用通配符 条件区域 简单比较条件用字段名与条件值直接比较的条件 这种比较包括 可以省略等号 同行的不同列之间AND运算行与行之间OR运算计算条件在条件区域中使用公式 将字段名通过公式计算后与辅助字段进行比较 辅助条件字段名由用户自定 但不能与原数据库中的任何字段名相同在计算条件的公式中可以使用各种函数 条件示例 筛选语文与数学成绩之和大于160分的记录筛选出生月份是7月或5月或10月的记录筛选非姓张的男生记录筛选出生日期在1977 6 1至1978 6 31之间的记录 特殊筛选 无条件筛选不包含重复记录的筛选输出区域是部分字段 数据频度分析 频度分析指计算出一组数据在各数值区间内的个数 即出现的频率 方法 数据分析工具 直方图统计函数 FREQUENCY 使用数据分析工具 三个区域输入区域 要进行分析的数值区域 纯数值 接收区域 数据间距上限值 上限 输出区域 步骤 准备接收区域选菜单 FREQUENCY 准备接收区域选定输出区域输入函数 不要用粘贴函数 frequency 原数据区域 接收区域 按 结束输入 分类汇总和数据透视表 分类汇总 根据一个字段进行汇总数据透视表 对多字段进行汇总 数据频度分析 频度分析指计算出一组数据在各数值区间内的个数 即出现的频率 方法 数据分析工具 直方图统计函数 FREQUENCY 使用数据分析工具 三个区域输入区域 要进行分析的数值区域 纯数值 接收区域 数据间距上限值 上限 输出区域 步骤 准备接收区域选菜单 FREQUENCY 准备接收区域选定输出区域输入函数 不要用粘贴函数 frequency 原数据区域 接收区域 按 结束输入 分类汇总 分类汇总指将数据库按某个已排序的字段分类进行某种计算 计算方式包括求和 求平均值 最大值或最小值等 步骤 排序数据库选菜单 数据 分类汇总 在对话框中指定分类字段 汇总方式单击 确定 按钮 数据频度分析 按用户自定义的要求对数据库进行分类汇总 数据透视表向导步骤1步骤2步骤3步骤4 数据库统计函数 问题 求成绩表中男生语文成绩的平均成绩 统计成绩表中有一门以上 含一门 不及格的人数数据库统计函数 DCOUNT按条件计算指定字段的数值记录数DCOUNTA按条件计算指定字段的非空记录数DAVERAGE按条件计算指定字段的平均值DMAX按条件计算指定字段的最大值DMIN按条件计算指定字段的最小值DSUM按条件计算指定字段的和 数据库统计函数的格式 函数名 数据库区域 要计算的字段 条件区域 数据库区域 要统计的整个数据库区域要计算的字段 可以是字段名 字段的列序号 字段名所在单元格地址 如 语文 或6或F1条件区域 与高级筛选条件区域的构造相同 例题 DCOUNT a1 g22 a24 b25 DCOUNTA a1 g22 a24 b25 DAVERAGE a1 g22 f1 a24 b25 DMAX a1 g22 7 a24 b25 DMIN a1 g22 语文 a24 b25 DSUM a1 g22 g1 a24 b25 图表 图表类型 柱形图 条形图 折线图 饼图 XY图等嵌入图表和图表工作表图表的特点图表的数据源是数据库或工作表 图表与数据源之间是动态关联的从工作表或图表修改系列数据 与它关联的图表或工作表自动更新 图表元素介绍 图表的建立 图表向导1 选定用来绘图的数据区域 可以是多个区域 2 选择 插入 图表 菜单 弹出图表向导对话框3 在之一对话框中选定图表类型4 在之二对话框 数据区 卡片中校对绘图数据区并指定 系列产生在 系列 卡片中指定X轴标志 并可增加或删除绘图的系列数据5 在之三对话框中给定 标题 坐标轴 网格线 图例 数据标志 数据等图表元素6 在之四对话框中给定图表的位置 图表元素的修改 图表的三大部分 图表区域绘图区坐标轴 分类轴X 数值轴Y 图表格式化的基本方法 1 选中对象并右击用鼠标单击要格式化的元素 选中 也可从图表工具栏的 图表对象 列表框中选定 2 选择适当的右击菜单在快捷菜单中选择格式化菜单 图表区域的右击菜单最完整绘图区的右击菜单包含常用的主要菜单项 修改图表 更改图表类型在图表区右击 选择 图表类型 菜单更改数据系列增加或删除系列