公文写作(应用文写作).ppt

公文写作杨天才二00四年九月九日 叶圣陶 大学毕业生不一定能写小说诗歌 但是一定要能写工作和学习中实用的文章 而且非写得既通顺又扎实不可 苏步青 如果允许复旦自主招生 第一堂就考语文 语文不及格 其它的就不要考了 华罗庚 要打好基础 不管学文学理 都要学好语文 因为语文天生重要 不会说话 不会写文章 行之不远 存之不久 语言学家张志公先生在 两种目的 两种文章 1983年第3期 青年文摘 指出 会写应用性文体的文章 是任何人都需要的 几乎可以说无一例外 每个受过中等教育甚至受过小学以上教育的 都要写他在生活 工作和学习问题上所需要的应用文 这种写作能力是为现代社会的公民必须具备的 社会交际不可能都是口头交际 书面交际占很大比重 占很重要的地位 要完成社会交际的任务 完成各项工作 提高工作效率 从事某项工作的人 就要能够写好和他工作有关的应用文 文艺创作的能力 不是人人都需要的 但可以说 人人都得会写点应用性文章 绝无例外 所以谈写作 应当以应用性文章为主 一 行政公文的性质 特点与种类 一 公文的演变 二 行政公文的性质与作用 三 公文的特点与种类 二 公文的体式 一 一 命令 指示 决定 二 布告 通告 公告 三 通知 通报 三 公文的体式 二 一 批复 函 二 报告 请示 三 决议 会议纪要 简报 四 调查报告 总结 计划 公文写作提要 四 公文的起草与修改 一 公文写作的一般程序 二 公文常见的开头 结尾方法 三 公文的修改的细节与方法 五 公文中常见的问题处理方法 一 标题与文种 二 公文中的用字 三 公文 犯忌 之例及处理方法 公文与应用文 写作 是人类以书面语言为表达方式 来表现事物现象与本质 反映思想感情的一种精神创造活动而文字创作过程 应用文写作 是写作学科的一个分支 它研究的是应用文写作的特点 规则 过程和方式 苏文熟 吃羊肉 苏文生 吃菜羹 应用文 最早出现于宋代 北宋苏轼在其 答刘巨济书 中曰 向在科场时 不得已作应用文 不幸为人传写 深为羞愧 一 行政公文的性质 特点与种类 一 公文的演变 公文 是公务文书的简称 殷商时期 甲骨文卜辞西周时期 誓 诰 盟书 谱牒 政典 等公文形式 五帝之书 尚书 是史存最早 较为系统 完整的公文典籍 尚书 纂集了虞 夏 商 周四个朝代的公文 其体式又分为典 谟 训 诰 誓 命六种 典 五帝之书也 即记录五帝时重大国事的文书 谟 议谋也 即上层管理者的治世谋略记录 训 说教也 即教诲性言辞 诰 告也 即告白天下的训诫性文告 誓 约束也 是一种誓众文告 命 使也 也就是命令 秦汉时期 产生了 制 诏 敕 策 章 奏 表 议 等 唐宋以后 出现了 戕 符 露布 公移 判 国书 谕 疏 剳 等公文样式 明清时期 公文在沿袭唐宋体制的基础上 又产生了 题本 奏本 照会 堂谕 等公文样式 最早的公文总集 尚书 是上古历史文献的总汇 其中的公文体例有典 谟 训 诰 誓 命六体 典 典章制度之文谟 记录议政之言与治国策略说训 教诲 开导的警示之言诰 训诫 勉励之语誓 征战前的誓词命 命令 布告之辞 公文的演变史 一 甲骨文 策书楚简 帛书 钟鼎文 书写的格式 二 公文的文体 结构 格式与稿本 一 公文的文体公文的文体是指公文的表达方式 属应用文体 但它又不同于一般的应用文 具有自身的特殊属性 1 公文被规定以现代汉语的书面形式 即白话文 作为必须使用的符号系统 2 公文兼用说明 叙述 议论三种表达方式 二 公文的结构公文的结构是指公文的组织结构 具有规范性和相对确定性 公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 三 公文的格式 重点内容 公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体 纸张等 上排列的规定 公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g m2 80g m的胶纸印刷纸或复写纸 纸张白度为85 90 横向耐折度 15次 不透明度 85 PH值为7 5 9 5 公文中各要素标识规则组成公文的各要素分为眉首 主体 版记三部分 1 眉首公文份数序号 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行 秘密等级和保密期限 标识秘密等级 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 下行 平行公文首页格式 上报公文首页版式 紧急程度 紧急文件有 特急 急件 紧急电报有 特提 特急 加急 平急 标识紧急程度 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1行 如需同时标识秘密等级与紧急程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行 紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后面加 文件 组成 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm 信函为30mm 命令为20mm 对于上报的公文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm 发文机关标识推荐使用小标宋体字 用红色标识 字号由发文机关以醒目美观为原则酌定 但最大不能等于或大于22mm 15mm 联合行文时应使主办机关名称在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 如联合行文机关过多 必须保证公文首页显示正文 行政机关之间联合行文 标注主办机关的发文字号 发文字号 由发文机关代字 年份和序号组成 发文机关标识下空2行 用3号仿宋体字 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 1995不能简写成95 2004不能写成04 用六角中括号 括入 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 注意 用直角中括号 茂 2004 10号 用小括号 茂 2004 10号 都是不规范的 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线 签发人 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 如有多个签发人 会签人 主办单位签发人姓名置于第1行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm 2 主体公文标题 红色反线下空2行 用2号小标宋体字 常见的公文标题一般都加粗 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 主送机关 标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 标识方法同抄送 公文正文 主送机关名称下一行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 一个阿拉伯数字 年份不能分成两行 附件 公文如有附件 在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称前后标识应一致 如附件与公文正文不能一起装订 应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件 或带序号 成文时间 以领导人签发的时间为准 联合行文一般由主办机关首先签署意见 协办单位依次会签 一般不使用复印件会签 成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准 电报 以发出日期为准 标法 用汉字将年 月 日标全 零写为 成文时间的标识位置见下 公文生效标识 公文除 会议纪要 和以电报形式发出的以外 应当加盖印章 行政机关联合向上行文 为简化手续和提高效率 由主办单位加盖印章即可 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 A 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文时间 成文时间右空4字 加盖印章应上距正文2mm 4mm 端正 居中下压成文时间 印章用红色 公文末页版式 B 联合行文印章有两种情况 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文时间拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间 印章用红色 只能采用同种加盖印章方式 以保证印章排列整齐 两印章之间不相交或相切 相距不超过3mm 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 排在发文时间和正文之间 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 联合行文末页公文版式 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 附注 公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行 如 此件发至县 团级 传达到全体党员 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 3 版记主题词 公文应当标注主题词 上行文按照上级机关的要求标注主题词 主题词 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号词目用3号小标宋体字 词目之间空1字 抄送 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 应当使用全称或者规范化简称 统称 公文如有抄送 在主题词下一行 左空1字用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 如主送机关移至主题词之下 标识方法同抄送机关 版记示意图 印发机关和印发时间 位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占1行位置 用3号仿宋体字 印发机关左空1字 印发时间右空1字 印发时间以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线 宽度同版心 版记的位置 版记应置于公文最的一页 版记的最后一个要素置于最后一行 印刷份数 格式没有明文规定 根据约定俗成 一般是在最后一条反线下一行 用3号仿宋体字 置于小括号内 右空1字 6 页码用4号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 如 1 2 一字线距离版心下边缘7mm 单页码居右空1字 双页码居左空1字 空白页和空白页以后的页不标识页码 7 公文中表格公文如需附表 对横排A4纸型表格 应将页码放在横表的左侧 单页码置于表的左下角 双页码置于表的左上角 单页码表头在订口一边 双页码表头在切口一边 公文如需附A3纸型表格 大表 且当最后一页为A3纸型表格时 封三 封四 可放分送 不放页码 就为空白 将A3纸型表格贴在封三前 不应贴在文件最后一页 封四 上 8 公文的特定格式信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm 推荐用小标宋体字 字号由发文机关酌定 发文机关全称下4mm处为一条武文线 上粗下细 距下页边20mm处为一条文武线 上细下粗 两条线长均为170mm 每行居中排28个字 首页不显示页码 发文机关名称及双线均印红色 发文字号置于武文线一行版心右边缘顶格标识 如需标识秘密等级或紧急程度 可置于武文线下一行版心左边缘顶格标识 信函式格式与便笺头比较 四 公文的稿本文稿与文本合称稿本 文稿即起草文件过程中形成的历次稿子 包括草稿和定稿 草稿按形成的先后顺序分为初稿 二稿 三稿等 按用途分为修改稿 修正稿 讨论稿 征求意见稿 送审稿 报批稿等 定稿又称正稿 原稿 底稿 它是印刷文件的标准依据 也是日后工作查考凭证 文本可分为正本 副本 存本 暂行本 也叫试行本 各种文字文本 第一讲公文的含义和作用 一 公文的含义广义的公文泛指一切公务文书 即所有的反映公务活动内容 在公务活动中发挥作用的书面材料 狭义的公文则专指在2001年1月1日国务院办公厅修订的 国家行政机关公文处理办法 中所列出的13种文种 行政机关的公文 是行政机关在行政管理过程中所形成的 具有法定效力和规范体式的公务文书 是传达贯彻党和国家的方针和规章施行行政措施 请示和答复问题 指导 布置和商洽工作 报告情况 交流经验的重要工具 二 公文的作用公文的作用可以用一句话加以概括 这就是行政工具作用 这是从总体上说的 公文的具体作用 可归纳为以下几个方面 1 颁布和传达作用为使国家机器正常运转 为维护社会生活的正常秩序 国家各级机关常需要颁布一些法律 法令及规定 有一些公文就是为此而制发的 2 领导和指导作用这上下级机关之间领导与被领导的关系及上级机关对下级机关的指导作用 通常是凭借公文的制发 运转形成和实现的 3 汇报和请示作用在工作中 下级机关经常会有一些问题 情况或意见 要求 需要上级机关了解或给予具体的批示 这些情况的反映 工作的请示 通常都要借助于公文 4 联系和知照作用任何公文的使用都离不开上下左右的联系 因此公文都具有联系作用 通过公文来协调有关机关的工作 处理具体问题 沟通相关问题 与联系作用紧密相关的是知照作用 如公告通告通知 通报等知照性公文 主要是为了把有关事项通知 关照对方 使之了解 5 宣传和教育作用党和国家的方针政策 只有为广大人民群众所了解 所领会 才会被贯彻 落实到各行各业的工作中去 才会对国家的政治 经济及文化生活产生重要影响 而传达贯彻党和国家的方针政策又是公文所负的重要任务 公文在传达某一方针政策 规定人们怎么做的同时 往往还要说明为什么要这样做 这就更增强了它的宣传和教育作用 6 依据和凭证作用各种公文都反映了制发机关的意图 都具有法定的效力 受文机关不仅依据公文内容来安排工作 制定措施 同时还可根据已存档的公文 了解以往的公务活动情况 各项工作的进行才能做到有据可查 有案可考 才能避免采用不讲政策 不讲根据的非正规化的工作方式 防止在工作中犯错误 走弯路 二 公文的特点和种类 一 公文的特点1 法定性公文是由法定机关或组织制发的 代表着法定机关或组织的意图 在法定机关或组织的权限范围内 具有法定的权威性和约束力 2 政策性公文是处理公务问题的工具 它的内容必须完全符合党和国家的方针政策 只有这样 才能借助于公文这一工具 把党和国家的方针 政策切实地贯彻落实到具体工作中去 所以 公文必须要有政策性 3 针对性公文的内容必须针对某个具体问题 因而有较强的针对性 公文的针对性越强 内容就越是明确 具体 实际作用也就越大 4 强制性公文在法定的时间 空间范围内 对受文对象具有强制阅读 强制执行或强制复文等执行效力 5 规范性公文的撰稿人必须按规定正确选用文种 规范运用公文格式 这样才能为拟制和处理公文提供方便 有利于维护公文的权威性 严肃性 有利于提高公文写作质量和公文处理效率 更有效地发挥公文作用 二 公文的种类为了正确地制作和使用公文 有秩序 高效率地搞好公文处理工作 我们常依据不同的标准 从不同角度对公文进行分类 根据行文关系和行文方向的不同 可将公文分为上行文 平行文和下行文 根据公文形成和使用的公务活动领域划分 可分为通用公文和专用公文 根据公文内容涉及秘密的程度划分 可分为对外公开件 限国内公开件 内部使用件 秘密件 机密件 绝密件 根据公文处理时限的要求可分为普通件 急件 特急件 根据公文的来源 可分为收文 发文两类 而发文又分为阅件和办件两类 办文的程序与规则 陕西岐山县周公庙内 有一处非常著名的古泉 润德泉 根据泉旁所立唐碑记载 唐大中元年 847年 忽如一夜大风 久枯绝流的泉水复涌 时任凤翔节度使的崔珙立刻把这一现象赋予瑞意 上报了朝廷 唐宣宗李忱遂赐名 润德泉 取意润泽于民 其一是崔珙的奏状 其二是中书门下签呈 唐代中书省和门下省同为最高政务机构 掌管决策 审议大权 负责审查诏令 签署奏章 崔珙奏状送至唐都长安中央机关 必然要经中书门下签呈 才能到皇帝手中 其三是唐宣宗李忱的答诏 唐宣宗之所以能及时答复并赐名 是因为崔珙所奏的事件有利于维护其统治 其四是崔珙的谢赐诏表 这四部文件反映了唐代议事公文的整个过程 充分体现了唐代公文的科学性及以皇帝为中心的集权统治之等级森严 机关公文写作与处理的主要法律法规依据 1 中国共产党机关公文处理条例2 人大机关公文处理办法3 国家行政机关公文处理办法4 关于实施 国家行政机关公文处理办法 涉及的几个具体问题的处理意见5 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 6 中国人民解放军机关公文处理条例7 中共中央办公厅公文主题词表8 国务院公文主题词表9 中华人民共和国国家通用语言文字法10 标点符号用法 GB T15834 1995 11 出版物上数字用法的规定 GB T15835 1995 重点掌握公文写作的基本要求 1 要熟悉党和国家的方针政策及有关法规 规定 2 要了解实际情况 3 要遵循各项行文规则 1 文种的选用要正确 2 行文关系的确定要妥当 3 制发程序的安排要合理 制发公文的程序主要包括草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发 等程序 三 公文的格式 国家行政机关公文处理办法 第十条规定 公文一般由发文机关 秘密等级 紧急程度 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 印章 成文时间 附注 主题词 抄送机关 印发机关和印制时间等部分组成 公文的文面格式当指公文上述组成部分在公文纸上的排列规定 公文格式图如下 首页 尾页 1 文头部分 1 公文名称 又叫版头 由发文机关的全称或规范化简称加 文件 二字组成 2 公文用纸幅面及版面尺寸 1 公文用纸幅面尺寸 公文用纸一般采用国际标准 4型 210mm 297mm 2 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头 上白边 为 37mm 1mm公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 A4型公文用纸页边及版心尺寸 版心 3 公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色 4 排版规格与印制装订要求 1 排版规格 文字符号从上至下 自左而右依次横写横排 正文用3号仿宋字 一般每面排22行 每行排28个字 2 制版要求 版面干净无底灰 字迹清楚无断划 尺寸标准 版心不斜 误差不超过1mm 3 印刷要求 双面印刷 页码套正 两面误差不得超过2mm 印品着墨实 均匀 字面不花 不白 无断划 4 装订要求 公文应左侧装订 不掉页 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1 4处 允许误差 4mm 平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm 2 发文字号俗称 文号 是由发文机关编排的文件的代号 依机关代字 年份 用方括弧括入 序号的次序居中标注于文件名称下方 无版头的 标注于标题的右下方 联合行文 只标明主办机关发文字号 3 秘密等级按国家现行规定 保密文件分绝密 机密 秘密三级 以表明文件涉密程度和保密要求 4 紧急程度是公文送达与办理的时限要求 分 特急 急 两种 5 签发人上报的公文 应在发文字号右侧空两格标注 签发人 以示负责 也便上级查询和联系 6 公文编号即份号 机密 绝密公文应在公文名称左上角最上部标明 编号 或者 No 以有利于文件的分发 处理 查找和清退 2 行文主体 1 标题标题一般由发文机关 事由 文种三部分组成 一般称这种完整的标题为 标准式 标题 如 国务院关于提请审议设立海南省的议案 发文机关是 国务院 事由是 提请审议设立海南省 文种是 议案 中间用介词 关于 把发文机关与事由连接起来 用结构助词 的 把事由与文种连接起来 为了阅文和处理的方便 公文标题一般要求 三要素 完整 鉴于公文正本文头上印有发文机关名称 标题有时也可省略发文机关 但重要文件一般不省略发文机关 既显庄重 也便于有关方面引用 发文机关要写全称或者规范简称 有些内容极为简单 篇幅极为短小的公文 标题也可只写文种 但行文中尽可能不省略事由 以方便阅读和办理 如登记 查找等 标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 公文标题位于正本首页横隔线之下 居中排一行或多行 分行书写时匀称 美观 2 主送机关指公文的主要行文对象或受文机关 即对所收公文负实际办理或答复责任的机关 单位或团体的全称 规范简称或统称 主送机关应力求明确具体 上行文尤其是请示 一般只写一个主送机关 普发性下行文可用泛称 但不宜使用 各有关单位 之类不明确的模糊词语 有些周知性 公布性公文 如公告等 可不写主送机关 主送机关位于标题之下左侧顶格书写 回行继续顶格 如不止一个主送机关时 应按其性质 级别 有关规定或惯例依次排列 中间用顿号或逗号分隔 最后用冒号 3 正文这是公文的主体 用来表达公文的具体内容 一般的写法是 先叙述发文的原因 根据 目的或意义 然后说明有关事项 或提出某项主张 最后写上得体的结束语 正文的写作要做到观点明确 逻辑严密 文理通顺 文字简练 标点正确 4 附件指附属于主件的有关文字 图表材料 但不是每份公文都有 只有内容需要 又不便于写入正文的材料才用附件来处理 附件是该公文的一个组成部分 其效用与公文相同 它使正文内容具体化 完整化 或者为受文者正确理解和执行公文提供依据 参考材料 5 发文机关指制发公文并对文件负全责的法定作者 写在正文的右下方 发文机关应写全称或规范化简称 联合行文 主办机关应当排列在前 以便于联系工作 6 成文时间也称发文时间 指公文形成的时间 这是公文生效的时间标志 若无专门说明 公文即从成文时间起生效 成文时间以领导人签发的日期为准 联合行文 以最后签发机关领导人的签发日期为准 会议通过的文件 以会议通过日期为准 法规性文件以文件批准日期为准 成文时间位于发文机关名称右下方 应用汉字书写 年月日要写全 7 印章印章是证实公文作者合法性及公文效力的标志 公文除会议纪要外 应加盖印章 联合上报的非法规性文件 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 联合发文机关都应加盖印章 用印位置在成文时间上侧 要求上不压正文 下要骑年盖月 并且要盖得端正清晰 3 文尾部分 1 附注主要用以标注秘密文件的阅读 传达范围 以适应工作和保密需要 也用于对正文中确需解释的名词术语或有关事项的解释说明 2 主题词它是公文主要内容的标准化概括 由反映公文主要内容的标准化名词或名词性词组组成 标引主题词时 顺序是先标类别词 再标类属词和文种词 在标类属词时 先标反映文件内容的词 后标反映文件形式的词 每份文件的主题词 最多不超过5个词组 3 抄送机关指需加了解 掌握公文有关内容或需要协助承办的机关或组织 要防止对有关的机关漏抄漏送 以免造成工作脱节与被动 不利于协调一致 同时 又要防止对文件滥抄滥送 造成人财物的浪费 影响机关的工作效率 在 抄送栏 内 起首顶格写 抄送 然后按机关或组织的性质 级别 有关规定或惯例依次排列抄送机关单位名称 中间用标点分隔 4 印发机关 日期 份数又称印刷标记 这是对公文印制发出情况的说明 位于抄送栏下 划一条与抄送栏细线平行等长的细线 形成 印发说明栏 承制单位即印发机关印在左边顶格处 印发日期一般写送印之日 印在右边顶格处 印数则加圆括号写在栏下右边 以上所说的各个部分与各部分的项目 是一份文件最完备的格式 使用时可视具体情况省去一些项目 公文的体式 一 第二节命令决定 一 命令 令 命令 令 是法定的领导机关或领导人对下级发布的一种具有强制执行效力的指挥性公文 一 种类 特点1 种类根据命令 令 的具体用途 可把常见的命令划分为公布令 行政令 嘉奖令等 2 特点 1 有法定的发令机关 除军事部门外 并不是所有领导机关都可以发布命令 2 有法定的权威性 发布命令是以法律 法令为依据的 有些命令本身就是为颁布和执行法规文件而发布的 因而有强烈的权威性和指挥性 3 有强制的执行效力 受令方面必须无条件执行 做到令行禁止 各类公文的写作要领 一 命令1 了解命令的用途 国家行政机关公文处理办法 规定命令适用于依照有关法律发布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 2 了解命令的特点 命令的权威性和强制性极强 3 了解命令的分类 命令主要包括发布令 行政令 嘉奖令三种 4 了解命令的写法 二 决定 1 掌握决定的用途 国家行政机关公文处理办法 规定决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤消下级机关不适当的决定事项 2 了解决定的特点 决定是一种重要的指挥性和约束性公文 党政机关 社会团体和企事业单位对某些重要事项或者重大行动作出安排 都可以用决定 3 了解决定的分类 按照具体用途和内容的不同 可将决定分为两类 一类是对重要事项作出的决定 一类是对重大行动作出安排的决定 4 了解决定的一般写法 命令格式 命令标识由发文机关名称加 命令 或 令 组成 用红色小标宋体字 字号由发文机关酌定 命令标识上边缘距版心上边缘20mm 下边缘空2行居中标识令号 令号下空2行标识正文 正文下一行右空4字标识签发人签名章 签名章左空2字标识签发人职务 联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称 在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间 分送机关标识方法同抄送机关 其他要素参照相关要素说明 命令 令 格式 第三讲公告通告 一 公告公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 一 公告的种类以内容和目的来划分 可将公告分为两种 1 事项性公告 知照性公告 如公布国家领导人的出国访问 国家领导人的选举结果等 2 祈使性公告 这类公告除告知公众某事外 还要求遵守公告的规定 如 招商局蛇口工业区一九九二年第二期建设债券付息公告 公布了1994年付息的办理时间 网点和方法 要求有关客户按公告规定前往办理 二 公告的写法公告一般由标题 正文 发文机关和成文时间三部分组成 1 标题 标题有三种写法 1 发文机关 事由十文种 如 中共中央 全国人大常委会 国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告 2 发文机关 文种 如 中华人民共和国全国人民代表大会公告 3 只标出文种 公告 2 正文 公告正文一般比较简短 直陈其事 简明扼要地写明发布依据和公告事项 3 写明发文机关和成文时间 三 公告的写作要求公告的写作 行文应庄重 用语要简洁明了 内涵清晰 切忌滥用公告 例文4 最高人民法院最高人民检察院关于不再追诉去台人员在中华人民共和国成立前的罪犯行为的公告 阳谷县示 为景阳冈上 新有一只大虫 伤害人命 现今杖限各乡里正并猎户人等行捕 未获 如有过往客商人等 可于巳 午 未三个时辰 结伴过冈 其余时分及单身客人 不许过冈 恐被伤害性命 各宜知悉 最高人民法院最高人民检察院关于不再追诉去台人员在中华人民共和国成立前的罪犯行为的公告王桂鑫台湾同胞来祖国大陆探亲旅游的日益增多 这对于促进海峡两岸的 三通 和实现祖国和平统一大业将起到积极的作用 为此 对去台人员中在中华人民共和国成立前在大陆犯有罪行的 根据 中华人民共和国刑法 第七十六条关于对犯罪追诉时效的规定的精神 决定对其当时所犯罪行不再追诉 来祖国大陆的台湾同胞应遵守国家的法律 其探亲 旅游 贸易 投资等正当活动 均受法律保护 二 通告通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 一 通告的种类1 规定性通告 一般由行政机关使用 如 市国家税务局关于1995年税务登记验证的通告 这类通告突出规定性 用于在一定范围内公布应当遵守执行的事项 2 周知性的通告 用于在一定范围内公布应当周知的事项 任何机关 单位 团体都可使用这类通告 如 市公交公司关于16路公共汽车实行无人售票的通告 二 通告的写法1 标题规定性通告的标题通常要写明事由 文种 重要通告还要写出发文机关 以示庄重严肃 2 正文通告的正文通常由通告原由 通告事项 通告结语三部分组成 通告原由通常用 为了 根据 特通告如下 的句式写明发布通告的目的 依据和原因并引出下文 也有些针对存在问题作出相应规定的通告 开头这部分简要说明存在问题的情况 严重性和紧迫感 再引出下文 通告事项是正文的主体 写明需要有关方面和有关人员周知或者遵照办理的事项 要写得具体明确 简洁明白 若是周知性通告 事项通常比较单一 篇幅就很简短 若是规定性通告 一般都分条文写明应当遵守的有关事项 见例文 通告常用 特此通告 作结语 有的也以提出希望或执行要求作结 有的通告事项写完即结束全文 可不再写结语 无论是张贴的或者登报的通告 落款处都应写明发文单位和成文时间 内容简单 篇幅简短的通告常采用篇段合一式结构 内容稍多的通告则常用总分条文式结构 三 通告和公告的区别二者也有明显的区别 1 内容适用范围不同 公告用于向国内外宣布重要事项 公布某些法定专门事项 通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的事项 重要事项或一般事项 2 发文机关级别不同公告由权力机关 各级人民代表大会及其常务委员会 较高级别的国家行政机关发布 通告可由各级行政机关 企事业单位制发 3 发送对象范围不同公告可向国内外有关方面公布 公布范围广 而通告则限于向一定范围的有关方面和人员公布 4 发布方式不同公告和通告都可制成文件下发 或通过新闻媒介发布 但通告可张贴 公告则不能张贴 例文1 黑龙江省人民政府关于坚决制止非法种植罂粟收缴罂粟种子和毒品的通告 例文2 市公安局关于启用公安专用车辆号牌的通告 黑龙江省人民政府关于坚决制止非法种植罂粟收缴罂粟种子和毒品的通告黑政发 1993 29号近年来 我省各地不同程度地出现了非法种植罂粟 吸食 注射毒品和贩卖毒品的违法犯罪活动 为了认真贯彻中共中央关于禁毒的一系列指示 严厉打击非法种植罂粟 加工制造毒品 扎吸 贩卖毒品的违法犯罪活动 坚决遏制毒品的蔓延 从根本上消除毒品的祸害 保护公民身心健康 保障社会主义市场经济顺利发展 根据全国人大常委会 关于禁毒的决定 和国务院有关禁毒的法规 文件以及麻醉药品 精神药品管理的规定 特做如下通知 一 各级公安和政法机关必须坚决查禁和打击非法种植罂粟等毒品原植物 教唆 容留他人吸食 注射毒品和贩卖毒品违法犯罪行为 二 三 凡包庇种植 制造 走私 贩卖 运输毒品的犯罪分子 为犯罪分子窝藏 转移 隐瞒毒品或犯罪所得财物的 引诱 教唆 欺骗 强迫 容留他人吸食 注射毒品和非法提供毒品及麻醉药品 精神药品的 必须在一九九三年四月三十日前 到当地公安机关坦白交待和检举揭发毒品犯罪活动 争取从宽处理 对逾期不自首的或有意隐瞒包庇的 依法从严惩处 四 五 公民对毒品违法犯罪行为有监督 检举揭发 制止的义务 各级公安 政法机关对检举揭发非法种植罂粟 走私 贩卖 运输 制造 吸食 注射毒品等违法犯罪行为的公民 要依法予以保护 对有功人员 要给予表彰奖励 市公安局关于启用公安专用车辆号牌的通告根据公安部 关于启用公安专用车辆号牌的通知 精神 为加强公安专用车辆的管理 便于群众识别 保证公安专用车辆顺利执行任务 决定本市公安系统 包括公安部 的公安专用车辆自1988年1月1日开始换发并启用公安专用车辆号牌 号牌式样分汽车 不分大 小型 和摩托车两种 均为白 红色GA 汉语拼音 公安 缩写 字头 黑色的反光牌 汽车号牌每副两面 尺寸为 430毫米 125毫米 须安装在汽车前后指定位置 摩托车号牌每副一面 尺寸为 220毫米 120毫米 须安装在摩托车尾部号牌架上 已领地方号牌车辆的换牌工作自1988年1月5日至3月30日止 特此通告 一 通知通知是适用于以下情形的一种公文 批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项 任免人员 一 通知的种类 特点1 种类 1 指挥性通知凡是上级机关对下级机关 单位就某项工作 某方面工作发出指示 提出要求 作出安排 又不宜采用命令和指示行文时 就可以使用这种通知 第四节通知通报 通知种类及其写作要求印发类通知和转发类通知都是复合式公文 一是通知本身 即印发语 转发语 二是被印发的规章或被转发的文件 二者合二为一 成为一份完整的公文 被发布的规章 被转发的文件不得列为该通知的附件 通知的写作要求有 1 针对性强 2 理由充分 3 规定具体 这主要是指规定性通知 因为要 遵照执行 就必须有执行的理由和如何执行的规定 2 批转 转发有关文件和发布行政规章的通知上级机关转发下级的文件 可用批转性通知 下级机关照转上级文件 同级或不相隶属的机关之间文件 均可用转发性通知 发布行政规章的通知根据不同情况 可以分为颁发 发布 印发 公布 三种 一般说来 发布比较重要的规章用颁发 发布 公布一般性的 暂行或试行的规章用印发 3 召开会议的通知这是通知中应用广泛 内容单一 格式简单的一类 以下行文为主 也可平行 4 任免或聘用通知用于授命 免职或聘用干部 5 知照性通知这类通知主要用于公布某些专门事项 如设置机构 启用印章 更正文件 迁址办公等等专门事项 均用这类通知 2 特点 1 应用广泛 使用频率高通知不受发表机关级别高低的限制 通知的行文路线限制不严 通知写作灵活 自由 使用比较方便 2 有一定的权威性大多数通知对受文对象总是有所要求 提出需要执行或办理的事项 有一定的指挥 指导作用 3 有明显的时效性通知的事项一般是要求立即办理 执行或知道的 不容拖延 有的通知如会议通知等 只在指定的一段时间里有效 二 通知的写法1 标题除极简单的事情 标题可只写 通知 二字外 一般说来 应在 通知 前加上发文机关名称和事由 便于人们通过标题尽快掌握通知的意向 根据工作需要和行文目的 有的标题还要写明是紧急通知 重要通知或补充通知等 如 省人民政府关于进一步抓好农村劳务开发的通知 2 正文正文是通知的主要内容 起草时要交待清楚发文原因 意图和目的 通知什么事情 有哪些具体要求和意见 受文单位应如何办理 正文的结构有三种写法 总分条文式 引言之后将通知事项分为几点 用顺序号分条拟写 这样写的好处是条理清楚 一目了然 归纳式 按性质将正文分为几大部分 如原因 要求 具体措施等等 每一部分集中说明一方面的事情 使受文者易于掌握和遵照办理 篇段合一式 有些内容简单的通知 正文不再分条分部分 通篇就一段话甚至一句话 1 工作通知这类通知的正文包括通知原由 通知事项 通知要求 通知原由可以介绍背景 分析形势 可以肯定成绩 指出问题 通知事项是这类通知的主要部分 要写明做什么 怎么做的 即写明工作任务 原则规定 执行要求 具体措施 注意事项等 通知要求是通知的结语部分 2 批转 转发或发布性通知这类通知是针对被批转 转发的文件或发布的行政规章而发的 通知成了正件 原文件或规章成了附件 正件 附件一起 组成了完整的通知 这类通知应注意行文的完整性 被批转或转发的文件的标题将作为事由列入此类通知的标题中 因此被层层转发或批转的公文的标题往往会出现两个以上的 关于 和 通知 显得结构累赘 应尽量注意标题的简洁 如 转发全国加强企业领导小组 国家经委关于印发 关于企业升级若干问题的说明的通知 的通知 全标题不包括标点符号已达39个字 使人看了不得要领 可改为 转发 企业升级若干问题的说明 的通知 批转 转发性通知的正文包括两个部分 转发对象和批注意见 转发对象要写明文件名称及原发文单位 批注意见要写明对所转发文件的态度 意见和执行要求 发布行政规章的通知正文写法比较简单 一般写上 现将 规章名称 印发给你们 望认真贯彻执行 即可 有的还要写明批准 通过的依据 时间 形式或生效日期 有的简要写明规章的基本精神和贯彻执行的原则性意见 3 会议通知一种是通过文件传递渠道发出的会议通知 这种通知一般应写明召开会议的原因 目的 会议名称 主要议题 到会人员 会议及报到时间 地点 需要准备的材料等 4 任免聘用通知 这类通知事项单一 一般应写明任免聘用根据 内容 有的还写明任聘期和待遇 写这类通知要注意内容的合法性 5 知照类通知这类通知内容单一 格式简单 大都篇段合一 直陈其事 简明扼要 3 发文机关在正文右下方注明发文机关和成文时间 例文1 省人民政府关于进一步抓好农村劳务开发的通知 例文2 黑龙江省人民政府关于转发国发 1992 63号文件的通知 例文3 关于召开全省普通高校教学经验交流暨先进集体个人表彰大会的通知 省人民政府关于进一步抓好农村劳务开发的通知各市 州 县人民政府 各地区行政公署 省府各部门 近年来 我省农村劳务开发不断发展 开发领域逐步拓宽 就地转移步伐加快 异地从事劳务的人次不断增加 劳务收入明显上升 劳务输出正在全省形成一项重要的产业 为了充分利用我省劳动力资源 进一步搞好农村劳务开发 特作如下通知 一 进一步提高认识 把劳务开发作为我省经济发展的一项战略任务目前 全省转移到乡镇企业的农业劳动力已达1000万人 转移到多种经营和其他非农产业的有300多万人 季节性或常年转移到异地从事各种劳务的上1000万人次 但我省农村剩余劳动力仍占相当比例 城镇还有不少待业劳动力 随着人口增长 城乡每年新增60至70万个劳动力 要搞好剩余劳动力的转移是十分艰苦的 农村剩余劳动力不转移 农村经济就难以发展 农民致富奔小康目标就难以实现 因此 各级政府及有关部门 要进一步提高对劳力开发重要性 紧迫性的认识 坚定不移地把农村劳务开发作为一项发展农村经济 稳定农村 稳定全局的战略任务抓紧抓好 抓出成效 二 从实际出发 继续坚持从两个方面抓好转移我省农村剩余劳动力的开发要继续从两个方面抓好转移 一是决不放松粮食生产 积极发展多种经营 大力发展乡镇企业 向生产的深度 广度进军以及抓好小集镇建设的就地转移 二是根据国外 省外和城市劳务的需求 有组织的搞好外出务工的异地转移 实践证明 近年省委 省政府强调要搞好的这两个转移 是符合我省实际情况的 也是行之有效的 城市近郊和交通沿线及经济比较发达的地区 前者应当成为主导模式 其他地区 则应因地因时制宜 扬长避短 面对现实 实现自己的重点 三 加强小集镇建设 为农村剩余劳动力就地转移开辟途径 略 四 抓好职业培训 提高劳务素质 略 五 建立和完善劳务市场 促进劳动力合理流动 略 六 加强劳动管理 提高管理水平和服务质量 略 七 加强领导 把劳务开发工作抓紧抓好 略 根据我省省情和农村劳务开发工作的需要 省委 省政府决定从上到下 都要切实加强对这项工作的指导 省委确定 同志分管 省劳力开发领导小组办公室设在省农工委 任务是组织指导 统筹协调 要进一步充实加强办公室力量 更有成效地开展工作 各级建设 劳动 外经外贸 公安 乡镇企业等有关部门和有关劳务公司 均应通力配合 为劳务开发作出新的努力 农村劳务开发任务较重的市 地和丘陵大县及人多地少 经济不发达的贫困县 政府部门应确定一位领导分管这项工作 并确定相应的部门负责统筹 协调 管理 服务 总之 要从我省省情出发 增强农村劳务开发的紧迫感和责任感 把此项工作列入议事日程 确保劳务开发工作得到落实 并坚持不懈地抓下去 力争农村劳务开发在数量上有大的增长 质量上有较大提高 促进全省农村经济不断向前发展 省人民政府一九九四年五月九日 黑龙江省人民政府关于转发国发 1992 63号文件的通知一九九三年五月六日黑政发 1993 45号现将 国务院批转国家语委关于当前语言文字工作请示的通知 国发 1992 63号 转发给你们 并结合我省实际情况 提出以下要求 请一并贯彻执行 一 各地要加强对语言文字工作的领导 建立健全地 市级语言文字工作委员会 其机构设在地 市教育委员会 不增加编制 所需基本业务经费由原开支渠道解决 二 各地 各部门要广泛宣传国务院文件精神 使新时期语言文字工作的方针 任务和政策深入人心 增强人们的语言文字规范化 标准化意识 宣传形式要灵活多样 特别是报刊 广播 影视等新闻媒介 不仅应积极配合宣传工作 而且要在正确使用祖国语言文字方面发挥示范作用 三 在各级政府的领导下 语委 教委 新闻出版 文化 工商 市政 公安 商业 邮电 交通 精神文明建设等有关部门和单位 要密切配合 齐抓共管 继续做好社会用字的综合治理 整顿工作 消除滥用繁体字 生造简化字 随意写错别字的现象 四 各地要于一九九三年七月底之前将贯彻落实意见和情况书面报送省语言文字工作委员会办公室 地址 哈尔滨市南岗区和兴路75号 邮政编码 150080 电话 335372 关于召开全省普通高校教学经验交流暨先进集体个人表彰大会的通知各项测试任务完成 星上仪器完好 瑞星 运行良好各普通高校 全省普通高校教学经验交流暨先进集体和个人表彰大会定于12月下旬在哈市召开 现就会议具体安排通知如下 1 会议时间 1996年12月24日 25日 2 会议地点 黑龙江交通高等专科学校专家公寓 3 参加人员 各高校主管教学工作的副校 院 长 教务处处长 外地院校各选派一位教师代表 市内高校各选派两位教师代表 集体 个人各1位 参加 4 报到时间 外地院校代表23日报到 本市院校代表24日早8 30前报到 5 会议内容 总结与交流各高校近年来在教学工作中取得的先进经验 对在教学工作中做出突出成绩的先进集体和个人予以表彰 6 会议期间代表食宿费自理 市内代表不安排住宿 通知评析某省纪委和省监察厅于2004年12月20日联合发出通知 通知要求 各级领导干部要坚决禁止违反规定收送钱物 要在元旦 春节期间采取有力措施 坚决刹住违反规定收送钱物的腐败风气 坚决禁止岁末年初突击花钱 严禁以各种名义乱发奖金 补贴和实物 严禁用公款购买 发放各种代币物 卡 要坚决禁止用公款大吃大喝 支付高消费娱乐活动和进行旅游 不准下级机关以拜年名义到上级机关所在地宴请领导机关工作人员 不准下级单位向上级单位或领导赠送土特产品或其他礼品 通知指出 严禁挪用支付国有企业下岗职工基本生活费和企业离退休人员养老金的专项资金 通知还说 各级纪检监察机关届时将进行明查暗访 对违反规定收钱送钱的 查实后一律先行免职 再按规定处理 这是一份规定性通知 第一 这是专指 两节 期间 两节 期外就不受此规定约束 就可以 收送钱物 吗 第二 收送钱物 以多少为准 是不是只要 收送钱物 就 一律先行免职 给领导干部的小孩送了100元的压岁钱 免职吗 到领导干部家拜年 走时把吸了两根烟的一盒烟留在了桌上没带走 也免职吗 第三 春节期间请领导干部的配偶 子女全家欧洲十国游 既没有送钱 也没有送物 算不算违规 第四 通知说 先行免职 再按规定处理 可见 先行免职 不在 规定 之内 那 先行免职 凭的是什么法律 法规 条例 办法 如依法无据 则 先行免职 是否是违法 违规呢 一份省级机关的正式行文 一经 吹毛求疵 瑕疵竟然这么多 公文质量堪忧 公文质量的优劣体现了公文撰稿人 公文审核人 公文签发人以文辅政 以文行政能力的高低 也从一个小侧面反映了机关执政能力的强弱 撰写公文 一定要有高度的政治责任心 从中也可看出 有好的写作意图不一定就能写出好文章 有好的写作意图 还要有缜密的思考 准确的表达 严格的把关 关于进一步做好 两项治理 工作加强元旦 春节期间党风廉政建设的通知各地不准借节日之名到上级机关拜年 请客送礼或单位之间相互走访宴请等活动 严禁公车私用和公车旅游 不准接受下属单位或地方 部门及企事业单位用公款安排的私人旅游活动 严禁参与用公款支付的高消费娱乐活动 不准借操办婚丧喜庆等事宜敛财 对违反规定的严肃查处 任何单位不得巧立名目滥发奖金 补贴和实物 制止年终突击花钱和滥发钱物 此外 各级领导干部不但要管好配偶子女和身边的工作人员 而且要对本地区 本单位 双节 期间的党风廉政建设负起领导责任 对有禁不止 顶风违纪的 一经查实 给予党政纪处分 并按照有关规定追究有关领导的责任 河