个人知识管理 DAOchina_KMP.doc

个人知识管理实务指引深圳市国中道经济研究有限责任公司DAO Knowledge Corporation中华人民共和国518003深圳市电话：86-755-2519 1291东门北路1006号怡泰中心C座18楼传真：86-755-2519 1292KM.DAOInfo DAO我们的理想Our Vision构建中国经济及商务的To establish a research and intelligence network研究和智囊网络with focus on the economy and businesses in China我们的使命Our Mission协助我们的用户及合作伙伴To assist our clients and partners to succeed实现理想with our supports of knowledge and solutions我们的理念Our Principles以坦诚待人，以严谨处事；Honest, Straight-forward, Due care以知识敬业，以创意取胜。Knowledge, CreativeDAO Knowledge Corporation个人知识管理的实务指引题目：经理人！注意您的个人知识管理副题：经营个人“无形资产”，提升个人价值和个人竞争力作者：何德勇* 暨 DAO*何德勇先生是DAO Knowledge Corporation的知识总监随着石器时代、铁器时代的远去，农业时代、工业时代和技术时代交融的现代社会已经展开向“知识时代”进发的步伐，尽管不同领域的社会部门向“知识时代”迈进的进程不尽相同，但知识管理对职业经理人已经不再是陌生的字眼。越来越多的企业开始关注机构的专业知识资源管理，有的企业已经采用专业的软件系统进行机构知识管理，其中部分企业在启动机构知识管理的过程中也按国际通行的做法聘请专业的知识管理咨询顾问机构协助规划系统功能和知识库结构、规划知识管理部门的运作模式和制度、提供知识管理相关的培训活动等。石器时代StoneAge铁器时代IronAge农业时代AgriculturalAge工业时代IndustrialAge技术时代TechnologyAge知识时代KnowledgeAge现代社会不平衡的混合发展附图1有关知识管理的理论和专业文章一再强调着机构知识管理对一个机构（尤其是商业机构）在“知识时代”的发展至关重要，在企业经营管理的方方面面均能发挥日益关键的作用（这些内容我们在有关机构知识管理的专题文章中会专门论述）。但是，对职业经理人和专业人士个人而言：4 个人知识管理在其职业生涯和事业发展中到底能起到什么实际作用？4 是否应该从现在开始（甚至从大学时代就开始）规划和开展个人的专业知识管理？4 在实施个人知识管理的过程中一般会遇到哪些难题？4 哪些方法和资源可以辅助解决或缓解个人知识管理实施中的难题？下面让我们一起来探讨一下这些现实的问题。在“信息爆炸”已经发生而“知识爆炸”即将到来的现今社会，个人要确保跟上时代节拍而免于被无情淘汰必须“持续地学习”，以掌握所需的专业知识资源。然而，随着个人已经掌握的以及需要进一步掌握的知识资源的数量不断增多而类型日趋复杂，职业经理人和专业人士必须有效地管理这笔高价值的个人“无形资产”才能在职业生涯规划和职场竞争这两个方面最终达到预期的目标。知识管理对个人的现实意义在于建立专业知识和实践能力不断提高的基石，从而为个人能力和事业的可持续发展打下坚实的基础。个人知识管理的主要作用如下：4 有计划地建立个人专业知识体系；4 有针对性地吸收和补充所需的专业知识资源；4 持续性地学习、更新、提高个人专业知识和工作技能以提升个人价值和竞争力；4 有效率地提取所需的专业知识资源用于实际工作以获得良好的工作绩效；4 更好地展示个人的学习能力和工作能力；4 在所在的机构中成为知识交流的重要元素并获得更好的事业发展机遇。个人知识管理的实施方法因应学习和工作的实际需要，职业经理人和专业人士一般均会“自发地”整理相关的专业知识资源（包括具体资料和知识渠道等）以便使用，也就是进行了“原始的”个人知识管理。而随着所需管理的知识资源内容增多和类型复杂，有计划的、系统化的个人知识管理将为职业经理人和专业人士的个人成长和事业发展提供最有力和最直接的支持。个人知识管理步骤要点难度1. 分析个人对专业知识资源的需求l 个人所需知识资源的专业分类l 每个知识类别下的知识要素类型2. 选择个人知识管理系统（软件）l 个人建立知识文件夹以收藏资料l 使用机构知识管理系统的个性化平台l 使用个人知识管理平台（如DAO）3. 建立个人知识管理的准则l 知识命名及编码、分类归档l 更新及删除、共享交流4. 建立个人专业知识体系l 系统化地管理专业知识内容l 系统化地管理专业知识渠道5. 维护及提高个人专业知识体系l 不断完善个人的专业知识资源l 不断完善个人知识管理的准则6. 在实际工作中应用专业知识资源l 按知识分类体系的路径检索l 设定搜索范围和关键字进行专题搜索7. 与机构知识管理互动l 为机构知识管理贡献知识资源以创造价值l 从机构知识资源中吸收有价值的内容和渠道一、 分析个人对专业知识资源的需求作为个人知识管理的起点，职业经理人和专业人士需要对个人在工作和学习中所需要掌握和应用的专业知识资源进行具体的分析，以确定相关知识的专业分类和每个知识类别下的知识要素类型。知识的专业分类一般包括商务类（宏观经济、行业经济、商务、企业经营管理等）、技术类（通讯技术、生物技术、航空技术、航天技术等）等，而知识要素类型则包括（a）KnowWhat 事实（即：是什么？）；（b）KnowWhy 规律、原理、规则（即：为什么？）；（c）KnowHow 方法、能力、技艺（即：怎样做？）；（d）KnowWho 专家、人力资源、服务机构（即：谁能做？）；（e）KnowWhere 渠道、来源（即：哪里有？）。以某中国机电设备生产企业的市场部经理为例，其针对中国市场的知识需求一般包括：KnowWhatKnowHowKnowWhyKnowWhoKnowWhere资讯及统计分析/管理方法原理/研究报告专家/专业机构知识/资讯网站行业经济市场及客户PPPPP供应商及服务机构PPPPP竞争对手及替代产品PPPP行业技术PPPP政府主管部门PPPP协会及研究机构PPPP政府政策及指引PPPP法律及法规PPPP宏观经济国内生产PPPP企业生产设备投资PPPP进口 机电设备PPPP出口 机电设备PPPP汇率PPPP商品价格 机电设备PPPP商务公关、会议及展览PPPP广告、设计及印刷包装PPPP企业经营及管理行业性案例PPPPP市场及客户分析PPPP制订经营战略PPPP推广及销售PPPP人力资源管理 部门PPPP知识资源管理 部门PPPP公共关系管理PPPP二、 选择个人知识管理系统（软件）在全面分析个人对专业知识资源的需求后，职业经理人和专业人士可以根据实际情况选择实施个人知识管理的软件平台。结合以下分析，个人可以选择其中的两种或三种同时用于专业知识资源的管理（需要应用相同或相近的知识分类体系），但考虑到个人建立知识文件夹管理专业知识存在较大的困难和缺点，一般这部分管理的内容益少益精，而将大部分的知识内容通过专业的管理工具进行管理。个人建立知识文件夹以收藏资料使用机构知识管理系统的个性化平台使用第三方知识管理平台（如DAO）优点l 完全个性化设置l 个人独立管理，自由调整l 不依附于其他系统，不易受他人监控l 仅跟随个人，独立于机构l 经过专业规划和设计l 知识内容和知识渠道比较丰富，有专人维护l 拥有机构内部知识渠道和专家渠道l 便于机构内共享和交流l 经过专业规划和设计l 知识内容和知识渠道比较丰富，有专人维护l 拥有跨机构的知识渠道和专家渠道（如网上专家群、网上社区）l 便于跨机构的共享和交流l 不依附于特定计算机或储存设备，在线随时使用l 不依附于机构知识管理系统，离职后仍可使用l 独立机构管理，监控有限缺点l 功能简单，仅能满足个人知识管理的初级需要l 前期需要详细分析需求，初始化设置文件夹体系l 依附于特定的计算机或储存设备l 无法完全满足个性化需要l 依附于机构知识管理系统，离职后便无法使用l 必须接受机构系统的管理监控l 机构外部的知识内容和渠道不够丰富l 知识分类体系由机构设置，难以自由调整l 无法完全满足个性化需要l 需要上网、付费等l 必须接受独立机构的有限度管理监控l 知识资源内容往往是通用内容，缺乏特定专题或机密内容的知识资源l 知识分类体系由提供商设置，难以自由调整适合管理的知识内容l 不适宜通过机构知识管理系统或第三方管理平台储存和管理的个人专有、机密、不希望共享的特定知识内容和知识渠道l 机构特有、机密、不允许下载的知识资源l 适合通过机构知识管理系统共享和储存的个人知识资源和机构外部知识资源l 除了（a）个人专有、机密、不希望共享的特定知识资源；和（b）机构特有、机密、不允许下载的知识资源以外的所有知识三、 建立个人知识管理的准则在没有专业知识管理系统的支持而需要个人自行建立知识文件夹进行知识管理的情况下，职业经理人和专业人士在开始实施知识管理工作前一般需要建立起个人的知识命名及编码准则（书面文件），以便知识资源在分类存储和提取使用时均有章可循。对于使用机构知识管理系统的个性化功能或应用第三方提供的个人知识管理平台的个人，由于有关系统已经通过软件程序和数据库结构的设置实现了通用知识内容的系统化编码和储存，因此用户仅需就个人添加的特定类别或特定内容进行命名和编码。此外，为了个人知识管理的长期有序实施，还有必要建立起另外一些准则（书面文件）以规范知识内容更新及删除、共享交流等操作的原则、时间安排、操作细则等。这些“准则”虽然看似可有可无，但可以避免随着时间的推移、热情的消退而导致知识“管理工作”不规范、混乱，避免前期花了大量时间和心血建立起来的个人知识体系慢慢变得杂乱无序而失去应有的效果。知识类别的命名准则举例简短明了、单一不重复、辅以数字编码以便按所需的顺序显示KnowWhat的知识命名及编码准则举例命名简短、注明时间、来源等，一目了然l 中国机电设备统计报表_20020316_国中道研究报告.xlsl 中国机电产品关税调整新闻_20020317_人民日报.htmll 中国机电设备出口退税条例_20011122_国家税务总局.docKnowHow的知识命名及编码准则举例命名简短、注明时间、作者或来源等，一目了然l 搜集竞争对手资料的操作指引_20010209_市场部_定稿.docl 制订公关政策的案例分析_20020409_DAOchina_黄颖.htmlKnowWhy的知识命名及编码准则举例命名简短、注明时间、作者或来源等，一目了然l 机电产品消费行为研究报告_20011122_销售部和市场部.docl 人民币与美元汇率分析及预测_20020129_国中道经济研究.docKnowWho的知识命名及编码准则举例命名简短、注明时间、来源等，一目了然l 营销顾问公司清单_20020515_市场部.xlsl 机电设备销售员排行榜_20011231_销售部.docKnowWhere的知识命名及编码准则举例命名简短、注名最后更新日期、来源等，一目了然l 竞争对手公司网址_20020409_市场部.xlsl 机电产品信息网站汇总_20020209_研发部.doc四、 建立个人专业知识体系在选择个人知识管理的软件平台后，职业经理人和专业人士需要初始化设置相关的软件系统，然后将所拥有的知识资源分类纳入个人知识管理体系，以便在实际工作和学习中使用。个人建立知识文件夹以收藏资料使用机构知识管理系统的个性化平台使用第三方知识管理平台（如DAO）初始化设置l 按照前述的知识专业分类和每个知识类别下的知识要素类型设置多级的文件夹体系（见附图2）l 利用系统功能从机构通用知识资源和部门知识资源中定制个人所需的类别l 添加及修改知识类别以满足个人的具体知识需要l 进行其他个性化设置（个人资料、个人偏好等）l 注册个人资料和个人偏好l 利用系统功能从整体知识资源中定制个人所需的专业类别和知识类型l 在提供个性化设置功能的领域添加个人知识类别和个人专业知识档案，以满足个人的具体知识需要，并为知识交流做准备分类纳入知识资源l 按照知识命名及编码的准则，命名及编码后分类保存在相关的文件夹内l 个性化定制内容（机构通用的和部门的知识资源）l 添加个人知识资源到系统供自己使用或提交给部门以及整个机构的知识管理人员以便共享和交流l 个性化定制内容（通用知识资源）l 添加个人知识资源到系统供自己使用或提交给系统管理人员以便共享和交流附图2五、 维护及提高个人专业知识体系在完成个人知识体系的初始设置后，知识管理工作对于职业经理人和专业人士来说的最大难度在于“持之以恒”，即长期有序地按照既定的“准则”和实际的工作及学习需要维护及不断提高个人专业知识体系：4 添加新的知识资源（包括知识类别）；4 更新、修改或删除部分知识资源；4 调整共享的设置；4 与他人进行互动的知识资源交流；4 不断完善个人知识管理的各项准则。六、 在实际工作中应用专业知识资源个人知识管理体系的应用主要是为了在实际工作及学习中获得良好的绩效，而利用系统或平台所提供的软件功能从知识库中提取所需的知识资源，利用系统提供的知识渠道去提取系统以外的知识资源，利用系统提供的知识交流平台与相关的专家及其他用户进行知识交流。对于利用自建的知识文件夹来进行知识管理的职业经理人和专业人士，一般仅能利用操作系统提供的路径检索和简单搜索功能去查找所需的知识资源，而专业的知识管理系统则可以提供更为高级的应用功能：4 定制搜索功能：设定较为复杂的搜索条件、多关键字、全文检索4 路径检索功能：标准化且便捷的知识路径、知识路径可收藏以便再次查找4 知识交流平台：协助通过机构内部或跨机构的专家渠道和专业社区与他人进行专业知识交流、记录交流的过程和重要内容、在交流中形成新的知识资源七、 与机构知识管理互动个人知识管理可以辅助职业经理人和专业人士提高专业知识水平和工作能力，直接创造理想的绩效和事业发展机会。此外，有效的个人知识管理还能够间接地创造许多有形和无形的价值及事业发展机遇：4 通过在所属机构内和跨机构的网上社区中展示个人知识管理的成果，可以更好地展示个人的学习能力和工作能力，取得认同和发展机遇；4 如果可以在所属机构中成为知识交流的重要元素，更将取得在知识和能力方面的权威、专家以至领导地位，从而获得更好的事业发展机遇；4 通过参与网上知识管理平台（含专家网络和专业社区）的知识交流，还可以协助职业经理人和专业人士在更广阔的空间内展示个人才能、结识同道同行，进而获得更好的事业发展平台和商业发展机会。因此，在实施个人知识管理的同时，职业经理人和专业人士还应该积极地参与以及推动所属机构的机构知识管理，以及参与跨机构的网上专业知识交流。通过以下的知识互动，既可以实现对个人知识管理体系的必要补充，也能够为个人事业发展和人际网络扩展争取更多的机会：4 从机构知识管理系统和网上专业知识管理平台提取所需的专业知识资源，补充个人知识体系；4 从机构知识管理系统和网上专业知识管理平台获得专家咨询意见和同行同道的经验交流，满足个人学习和工作的特殊需要；4 将个人所掌握的专业知识资源，尤其是独有的专业研究和实践经验（包括成功经验、失败教训和创意构想等）推荐给所属机构和网上专业知识管理平台；4 通过机构知识管理系统和网上专业知识管理平台协助他人获得专业知识资源、解决实际难题；4 为机构知识管理系统和网上专业知识管理平台的运作提供有益的建议，协助其提高运作水平，同时展示个人的知识和才能。附文：DAO的个人知识管理工具中国经济及商务专业知识库专业网站研究报告专家高手专业机构同道同行专业服务交易平台经济及商务企业经营及管理IT技术专家证券分析高手个人兴趣及需要专业知识交流平台知识管理工具个性化定制知识库个性化内容提供专业简历个性化管理平台个人/机构业务管理工具业务推广业务进程管理财务管理中国经济及商务的专业知识库提供中国宏观经济、中国行业经济、中国商务、企业经营及管理领域的通用知识库，知识库下设三至四级的专业知识分类，而每个具体的知识类别下分设专业网站、研究报告、专家高手、专业机构、同道同行（社区）五个子知识库。用户可以按知识分类体系进行路径检索、设定范围和关键字等进行定制搜索、还可以自由地将所需的知识类别和知识内容进行个性化定制和个性化管理。专业知识交流平台 / 专业服务交易平台在中国宏观经济、中国行业经济、中国商务、企业经营及管理、IT技术、证券分析、个人兴趣及需要等专题类别下，用户可以与专家高手或同道同行进行专业知识交流（寻求协助或提供协助），以至进行专