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文档简介

Environment Management System DocumentationSubject：環境管理記錄作業程序Document No： EM-010Issued Date：2005/3/8Reviewed by： Approved by： 1.0 目 的 (Purpose) 2.0 範 圍 (Scope) 3.0 作 業 程 序 (Procedure) 4.0 名 詞 定 義 (Definitions) 5.0 权 责 (Responsibility) 6.0 相 关 文 件 (References) 1.0 目的為確保本公司環境管理系統之執行符合 ISO 國際標準之要求，故制定本作業程序以為記錄執行鑑定、維護及處理之依據。2.0 範圍環境管理系統執行之相關部門。3.0 作业程序3.1 記錄之管理3.1.1 所有列管之環境管理記錄由各執行單位自行保管。3.1.2 各執行單位於執行過程分別蒐集、整理必要資訊，以提供評估系統執行績效。3.1.3 已採行電腦化管理之記錄，可經電腦列印出報表或存在軟碟或硬碟中，亦得參考此程序辦理。3.1.4 其他單位若工作需要參考，借閱記錄時，須經執行單位主管許可。3.2 記錄之鑑定3.2.1 各執行單位主管應對記錄之內容的完整性及正確性加以鑑定審核。3.2.2 鑑定的內容應包括記錄的名稱、內容、結果及記錄者。3.3 記錄之歸檔3.3.1 各部門之檔案管理人員依據記錄的性質予以分類，依次歸檔。3.3.2 歸檔之記錄應保持其完整性、整潔及標示清楚，以便日後查閱及追溯。3.4 記錄之維護3.4.1 為防止資料損壞、變質或遺失應選擇適當的場所或檔案櫃予以妥善保管。3.4.2 記錄保存期限參考“環境管理記錄彙總表”之規定辦理。3.5 記錄之處理3.5.1 在達到保存期限後，由各記錄之執行單位視實際需求自行決定是否銷毀。3.5.2 若因工作需求而決定不予以銷毀之文件應明確加以標示或區隔，以避免誤用。4.0 名詞定義：無。
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