PRC报销流程-NNPPT课件.ppt

报销流程 4 一般注意事项 1 2 3 5 费用报销方式 代垫费用支付流程 产品部主导活动费用批核流程 出差报销 6 借款流程 可编辑 1 1 一般注意事项 可编辑 2 3 2 费用报销方式 费用报销方式 通过填写纸质报销单提交费用申请 走纸质报销单流程 除需要通过电签报销之外的费用 通过电子签核系统提交费用申请 走系统电子签核流程 包括交通费 通讯费 误餐费及会议餐费 非电签 电签 可编辑 3 报销流程 国内差旅费 招待费 其他费用 费用月结日为每月20日 申请人必须最迟于当月最后一工作日申请报支 例如 5 21 6 20之费用 最迟应于6 30下班前书面报支 通讯费可延后一个月报销 否则逾期不予报销 如有特殊情况要延期报销 请按电签操作规范处理 2 费用报销方式 报销流程 非电签 可编辑 4 报销流程 市场或厂家代垫费用 厂家及产品费用 申请人必须在费用发生的两个月内报销 即 Y1110的费用只能在Y1110 Y1111期间内报销 否则将不准予报销 2 费用报销方式 报销流程 非电签 可编辑 5 6 单据填写 非电签 2 费用报销方式 报销流程 非电签 可编辑 A1 2011 10 10 1300 00 100 00 国内差旅费出差XXY11XXXX XX共X天 1300 00其它费用加以文字说明 100 00 入ZC部门的费用注明批复号及对应 PROFITPOOL 11 2011 10 25 肆 壹 零 零 零 零 零 零 4 0 0 0 0 现金报销者在收到报销款时在此处签章 财务部及行政部签章 部门主管签章 费用报销人中文姓名 总经理签章 GZ0043 实际报销收款人 1 在相应的项目前打勾 适用于申请人个人费用报销 所有报支费用必须与提供的票据相符 零用金报支单所填要素 缺一不可 其他费用中不包含误餐费及会议餐费 6 7 11 09 25 1300 00 950 00 出租 300 00 50 00 机场 公司 50 00 400 00 300 00 50 00 900 00 上海北京飞机 申请人在报支差旅费时填列 差旅费明细请填写在报支单背面 票据填写 非电签 2 费用报销方式 报销流程 非电签 可编辑 7 8 例如 费用期间 02 21 03 20电签申请 02 21 03 31纸质凭证提交 02 21 03 31 注 招待费 国内 外 差旅费也即将电签上线 上线后 按照已有电签流程执行 待全部6项主要费用 交通费 通讯费 误餐费 会议餐费 招待费 国内外差旅费 全部电签上线后 电签费用的纸质报销凭证将按人力资源部规范 使用 凭证装订单 2 费用报销方式 报销流程 电签 交通费 通讯费 误餐费 会议餐费 可编辑 8 9 2 费用报销方式 电签单据类型 与非电签的 零用金报支单 相同 暂时仍然在电签费用报销中使用 将来将被 凭证装订单 取代 专门用于电签费用报销的纸质单据 零用金报支单 凭证装订单 可编辑 9 10 票据填写 电签 交通费 通讯费 误餐费 会议餐费 2 费用报销方式 报销流程 电签 可编辑 A1 2010 10 10 100 00 100 00 交通费 100 00通讯费 100 00误餐费 100 00 入ZC部门的费用注明批复号及对应 PROFITPOOL 11 叁 零 零 零 零 零 零 零 3 0 0 0 0 费用报销人中文姓名 适用于申请人个人费用报销 所有报支费用必须与提供的票据相符 因电签单中已经列明相应的费用明细 故在纸质报销单中无须填写明细 只要写明总金额即可 BJ0043 实际报销收款人 在相应的项目前打勾 取自系统电签单中的单号 前两个字母代表不同费用类型 EP 交通费 EC 通讯费 EX 误餐费 EM 会议餐费 100 00 1 EPXXXX XXXXX2 ECXXXX XXXXX3 EXXXXX XXXXX4 EMXXXX XXXXX每张单据只可填写一个号码 10 11 票据填写 电签 交通费 通讯费 误餐费 会议餐费 2 费用报销方式 报销流程 电签 可编辑 申请人所属部门 如 F1 申请人分机号 如 4820 电签系统上的电签单单号 如 EPXXXX XXXXX 在相应的项目前打勾 暂时电签报销项目仅限上面4项 申请人姓名如 张三 申请人员工编码如 GZXXXX 11 产品部 由PPM PD批核活动费用预算 产品部及市场部可以此批核邮件申请借支 预计发生的费用金额与付款方式 市场部 产品推广的市场费用归属的部门别为 ZC 3 代垫费用支付流程 是 否 说明 市场活动费用或相关支出应该由当地市场部门提出及确认 由产品部门主管 PPM PD 批核费用预算及活动内容 活动结束后 费用核消由产品部向HQ财务提出 并提交批复号 HQ财务批核入到ZC部门 再转发分公司财务付款处理 如必须以费用借支展开活动 必须取得市场部主管及产品部主管批核邮件向当地财务借支 借支规范可参考 借支流程规范 而费用核消程序同上 产品推广的市场费用 可编辑 12 HQ财务组 审批后给出确认邮件 产品PPM PD LOCAL财务 以审批邮件要求并按财务借支流程付款 LOCAL财务 1 审核产品部人员提交的报销资料2 给出批复号码 ApprovalCode 按HQ财务批核入账 产品部PPM PD HQ财务组 审批后给出确认邮件 按照审批的付款式付款并入帐 LOCAL财务 1 审核产品部人员提交的报销资料2 给出批复号码 ApprovalCode 费用借支 批核活动费用预算 产品部可以此批核邮件申请借支 1 厂家支持邮件说明2 活动预算3 活动内容4 付款方式 厂家代收代付费用归属的部门别为 ZC HQ财务组 审批后给出确认邮件 3 代垫费用支付流程 产品PPM PD LOCAL财务 以审批邮件要求并按财务借支流程付款 产品部PPM PD HQ财务组 审批后给出确认邮件 按照审批的付款式付款并入帐 LOCAL财务 LOCAL财务 是 否 说明 由厂家支付费用的活动及费用 包含会议费 招待费 差旅费等 必须由产品部门主管 PPM PD 批核费用预算及提供厂家支持邮件说明 邮件内容必须有提供参加对应活动的费用支持的明确信息及返款方式 属于厂家支付的人员费用 薪金及相应福利费用 必须提供有厂家确认的人员资料及补贴费用的明确安排 如确定属于工资类别的长期固定费用支出 可通知行政部在工资表列示为ZC部门费用 产品部PPM PD 产品部PME PM 1 审核产品部人员提交的报销资料2 给出批复号码 ApprovalCode 3 提交厂家支持邮件 1 审核产品部人员提交的报销资料2 给出批复号码 ApprovalCode 3 提交厂家支持邮件 替厂家代收代付的费用 可编辑 13 按HQ财务批核入账 费用借支 4 产品部主导活动批核流程 总部人员 主导活动人员 区域 产品部 确认活动计划 预计发生的费用及付款方式预算参与部门及人数计划活动内容 参与活动为产品部人员部门主管 PPM PD 批核费用预算批核活动内容费用归属为总部部门 DICKSONLUI最终批核 财务部根据所有批复资料 按财务规范提供借支 有别于 3 代垫费用 类别 由产品部主导的活动 如与厂家合办的研讨会 季度性的销售会议 如涉及产品部以外人员 销售及零售代表 参与 必须经过以下批核流程才可展开 并报支费用 本地人员 参与活动的为销售 渠道部门人员1 分公司经理 批核参与人员名单及其费用上限2 区域总监 RD 如分公司经理不同意必须由RD批核费用归属为本地部门 参与人员自行代垫费用 然后按公司报支费用规范流程申请报支 在其他分公司展开活动 费用由该公司全数代垫 该公司财务部将于费用报支完成后挂回所属分公司 费用明细必须清楚列明该人员产生的明细费用 是 否 否 财务流程 说明 如有特殊费用是牵涉到区域或公司整体的费用 可在取得区域总监 RD 批核后 向财务长JOHNTAO申请特批 如批核接受 HQ财务给出批复号 分公司根据批复号码可将此等费用入账到总部销售部 Z1 Z2 Z3 ZT部门 可编辑 14 费用借支 住宿 交通 出差日程安排需紧凑 超过一天的申请 需附详细日程安排 出差申请经部门主管审批通过后 抄送公司行政部 由行政部同事协助预订交通和住宿 HQ人员在有分公司的地市可以挂帐 非HQ人员凭发票回公司报销 5 出差报销 可编辑 15 规范填写借款单 注明借款原因 归还日期 借支人 部门主管 当地经理或功能主管 区域财务主管 LouisFeng JohnTao 财务部 批核借款的必要性 根据借款金额大小最终审批借款单 详见 现金借支审批流程 根据已批核的借款单 付款 现金或银行卡 给借支人 现金借支需提早2个工作日做出申请 现金借支 个人借支超过30天或以上未核销 不能申请第二笔借支 6 借款流程 可编辑 16 17 现金借支 借支范围 1 出差 2 专项活动 如市场部市场活动租车 外采 交际费预支等等 借支上限 出差借支 原则 公司有协议的酒店及交通工具预订 全部由公司行政负责 不允许员工自行变更及支付 否则不予以借支及报销 若出差费用由公司承担 或由公司先垫付 个人不需承担相关费用 则借支上限及流程参照如下 若出差费用非公司承担或代垫 则不允许现金借支 非出差借支 原则 公司不鼓励现金支付 故在提交现金借支申请时 需清楚列明借支的用途及核销的方式与时间 6 借款流程 可编辑 17 6 借款流程 现金借支审批流程及核销时间 原则 分级管理 逐层审批