有效会议管理(PPT 49页).ppt

有效会议管理 行政管理专业化标准化系列教材 调查发现 在浪费时间的事情列表上 会议总居于首位 因为会议通常都没有很好的组织和召开 会议是一种管理的手段 会议是管理沟通的方式 会议体现了团队管理能力 会议是人际交往的平台 会议是一种非程序化解决方案 一夫当关的英雄时代已经过去 我们必须与他人愉快合作才能顺利成事 会议是团队合作最常用的沟通协调方式 会议的能力是现代人必备的团队工作能力 90 以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多开会频率越来越高每天都在开会 您会开会吗 本课程学习的目标 1 了解会议的目的 种类和体系2 掌握会议操作流程3 了解会议效率不高的原因及对策4 掌握有效为会议做准备的要领5 掌握会议中的沟通和反馈技巧6 掌握会议主持人的会议管理技巧7 学会提高会议效率和质量的技巧 课程结构 会议常识 会议是一个集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在 会议是一种群体沟通的方式 是群体成员间思想 情感 信息和行为的交流过程 算算看 你一周内总共 开了几个会 为会议花掉多少时间 因为开会达成几项共识 因为开会完成几个结论 因为开会加了多久的班 因为开会失去多少关键时刻 因为开会耽误多少工作 人际交往的主要形式是沟通管理的过程控制依赖于沟通沟通是解决问题的手段问题的产生来自于沟通的障碍 为什么要开会 开会的目的 开展有效沟通传达重要资讯协调员工矛盾项目执行追踪达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气 管理者必须尽早有效的进行沟通 他们必须对组织的未来发展方向产生共识 如果他们不能在这些 计划 上统一步调 那么他们就会向不同方向用力 团队 组织就会垮台 明兹伯格 为什么要开会 会议的基本模式 包括六个基本要素 传递者 接受者 沟通内容 通道 干扰和反馈 为什么要开会 会议分类与频率 无论是对危机作出反应 还是制定长期计划 有效沟通来自于对听众激情的敏锐洞察力 开会让您 小组面对面沟通 众多讯息一次交流 融合意见凝聚共识 分派工作 公平合理 但开会也让您 工作时间被分割 人多口杂 讨论耗时 晚上加班 没有产能 别人发言比自己开口多 耽误重要工作或客戶 会议成本 会议成本的计算 1 会议的时间成本 会议成本的计算 2 会议的直接成本 3 效率损失成本 会议成本的计算 思考 会议低效的原因 现实中 仅有49 称得上是有效率的会议 会议浪费了经理人1 3还多的时间 什么是必要的会议 高效会议的特征 高效会议的八大特征 只有必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和有才能的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定 建议和负责人 会议低效的原因 会议信息传递的歪曲 沟通中的参考框架 过去的经验和期望的影响传递者和接受者差异性知觉的选择性语义上的差异对沟通内容价值的判断多层次的组织过滤沟通的时机沟通信息太多 太集中否定反面的意见和先入为主沟通技能沟通气氛沟通双方的信任程度 会议管理流程 有效 借助团队的集思广益 解決个人无法完成的问题 达到会议目标 和谐 营造和谐的气氛 使成员对团队有安全感 信任感 认同感 发挥个人才能 参与 参与的人用心关注 才能让会议得到健全发展 效率 当一个会议成功的要素具备后 能在预定的时间內完成开会 这就是效率 学习 在参与开会的同时有更多学习的机会 1 明确会议举行的目的2 合理安排会议时间3 邀请适当的人出席4 准备背景资料5 设定会议议程 会前准备 明确举行会议的目的 信息传播共享 动员激励 问题解决和决策制定 准备背景资料 有用的信息提前发布到公告栏里 提前发放会议资料 让与会者做好准备 会议结束2 3天内 所有与会者应拿到会议记录 会前准备 合理安排会议时间 不要迟到浪费时间等于浪费生命 浪费别人的时间等于谋财害命 不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排 有些人可能因此不能出席会议 还会导致召集部门 人 的威信下降 严格按照议程进行 不要超时 会前准备 邀请适当的人参会 参会人员的选择 知情者 决策参与者 执行者 重大关系人 预约参会人员 找出最适宜所有参会人的开会时间 会议通知 目的 时间 地点 制定议程 列出团队会议的目标 为会议制定规则 确定与会者名单 确定会议召开的时间 地点和持续时长 指定会议角色 会前准备 5W1H法 Where Who When What Why How 由重要到不重要 会议开始时即讨论重要议题 以免延误时影响到后面重要议题 由不尖锐到尖锐 将尖锐议题挪后 让与会人员建立默契和信任感 再接触尖锐议题 使气氛不尴尬 由容易到困难 让大家渐渐融入会议进行的节奏 不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感 会前准备 会议议程设计 会中控制 会中控制 会议基本规则与注意事项 会议基本规则1 参会者要将工作安排交给会议主席2 超过1小时的会议要有书面的通知3 所有参会者都要有准备发言的心态4 会议要能准时开始 准时结束5 负责人对决议能否达成负主要责任6 在会上要维护别人的尊严7 要有人提出不同的意见8 会后要能拿到书面的记录9 参会者要履行反馈职责10 要请第三方监控会议质量 会议注意事项1 要守时 坚持到底2 要做事前准备3 针对主题发言 简短扼要4 对事不对人5 予以真诚的肯定及赞美6 倾听他人发言7 用积极的话代替消极发言8 以探询 谦虚代替主观论断 会中控制 开场白 欢迎词 讲明会议背景及目的 除了会议召开的背景 也可让与会人员自我介绍 并说明对会议的期待 以促进与会人员及会议气氛的融洽 宣布会议议程 会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间 制定纪律规则 与会者行为守则 会前充分准备 会后总结 会中全情投入 贡献创意与意见 以解决问题为己任 保持开放心态 摒除部门之见 耐心聆听 尊重他人意见 尽可能获取信息 勇于发言 言之有物 不进行人身攻击 避免出现不当肢体语言 会中控制 会议主持 掌握与控制会议节奏 会中控制 会议中的常见问题 会中控制 会议常见问题的对策 人身攻击 对双方进行安抚 重申议事规则 重提主体进行讨论 离题 兜一圈切回主题 给予肯定再切断话题 将离题的议题留置最后再做讨论 请他做归纳或替他做归纳 事先请将规则讲清楚 发言限定时间 争议 暂停该项议题 容后再议 参与第三者的意见 将双方意见列表比较 进行不记名投票 重整双方意见提出新的方案 重申共同利益 抱怨 同情其不满的情绪 归纳其不满的原因 寻求解决的方法 独占发言 主持人制止其行为 说明规则强制执行 唠唠叨叨 清楚其具体的想法 不要粗鲁打断 对发言予以认可 争功诿过 主持人应制止不当发言 并给予其适当肯定 引导组织成员彼此说出对方的优点 让大家都能受到适当的肯定 时间不足 选择重要的议题进行讨论 限制发言人数 可事先登记 限制发言时间 征求与会人意见 是否挪到下次会议 为反对而反对 请他提出更好的对策 引导他思考是否有考虑周全 不断施压 不参与发言 设置暗桩 带动与会人员的热烈参与 有抛砖引玉的效果 主动出击 适时发问 塑造发言机会 且予以正向肯定与鼓励 有效倾听与良好沟通 会中控制 会议常见问题的对策 会中控制 会议常见问题的对策 与 cicada蝉 相遇 讲故事 和讨论的主题无关 讲了很长才进入主题 讲的太模糊 没有具体事例 拒绝倾听别人的主要观点对于 cicada蝉 的解决 可用话语或非语言的暗示 事先提醒关于会议的程序和时间限制 用总结的方式结束与 shark鲨鱼 相遇 有攻击别人的倾向 总是给予消极的 否定的意见对付 shark鲨鱼 型发言者的办法 非语言性打断 重申会议规范 反问法 与 donkey驴 相遇 过于敏感 防卫性很强 心中有面墙 不能站在别人的立场看问题对付 donkey驴 型发言者的办法 点名发言 重复问题 突出他的贡献与 crab螃蟹 跑题者 相遇 开会的同时一并做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 瞌睡 其他 以笔敲桌 背对发言者 故意看别处对 crab螃蟹 型发言者的办法 强调时间压力 重申会议规范 带入别人 短暂沉默 会中控制 与会者的倾听责任 发言内容要有组织 适时发言 一次只讨论一个重点 口齿清晰 陈述有力 一针见血 音量适当 解释方式让人易懂 口吻要自信 在要点处可稍加大音量 倾听是暂时忘掉自我的思想 期待 成见和愿望 全神贯注的理解谈话者的内容 与他一起去体验 感受整个过程 这是一种管理技巧 可以通过学习和锻炼得到提高 会中控制 会议沟通 沟通的漏斗 沟通的金三角 沟通的冰山模式 会中控制 会议沟通 有效沟通原则 有明确的沟通目标 有明确的时间约束 重视每一个细节 积极倾听 努力达成目标如何建立信任 找共同点 适当展示自己的能力和水平 适当暴露自己脆弱的地方 不必说出所有的真相 造成沟通困难的因素 缺乏自信 主要因为知识和信息掌握不够 重点强调不足或条理不清 不能积极聆听 有偏见 先入为主 判断错误 按自己的思路思考 忽略他人的需求 失去耐心 造成争执 准备不充分 没有慎重思考就发表意见 时间不充分 情绪不好 语言不通 大脑过滤 记忆力差 会中控制 会议沟通 如何让大家发言 塑造会议欢乐 和谐的气氛 建立包容 安全的讨论环境 保持客观 对事不对人 不以言立人 不以言废人 带动与会人员的参与 主动 适时发问 塑造发言机会 予以正向肯定与鼓励 有效倾听与良好沟通 提问的技巧 封闭性问题 要求进行简单的回答 开放性问题 鼓励自由发挥 假设性问题 用于应变 解决问题能力和思维能力 连串性提问 主要在压力情景下的反映能力 引导性提问 主要用于引发面试人的思考 提问题时常见问题 问题过于宽泛 开始的问题太难 问引导性问题 可能是最封闭的问题 提问之前已经表示不赞同 找不到提问的内容 主持会议的原则 以人为本 停止操控 目标与过程兼得 对事不对人 感觉与理性兼顾 解決问题也处理情绪 会中控制 会议决策 如何达成决议 彼德 德鲁克决议法 用足够多的时间检视困难所在 并是参会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论 客观比较各提案的优劣 避免意气之争 估计各提案之获益律 估计有无采集更多参考资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各提案之认同 对提案做适当的修正与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督单位 影响群体决策的因素 心理定势 自尊 自信 从众行为 合理化动机 权威效应 责任扩散 风险转移 会中控制 会议记录 会议记录要点 时间 地点 与会人 议题 重要发言 行动方案 会议决策或结论 完成时限 执行追踪检验 会议记录技巧 活用5W2H 即what where when who why how howmuch 掌握主词 动词 形容词 明确数字 运用关键词 列点说明 可了解发言重点 归纳出主题方向 一言以蔽之 反应快 写字快 知识面广 记忆力特别强 组织能力强 倾听能力强 总结能力强 记录者能力 会后追踪 会议记录发放 执行督促 按会议决议追踪检验 准备下阶段会议 会议的结束 讨论的主题要有结论 形成会议记要 形成执行文件 明确未决议的问题 明确下一次议题 注意处理未被尊重的意见 感谢与会者 参会者会后跟进 拿到会议记录以后要细读 分析不同参会者的众生相 考虑自己任务的完成方法 会议是一项新任务的开始 主持人的会后跟进 请大家填写会议评估表 针对意见做出改进措施 询问和联络缺席的同事 制定跟进计划 负责跟进 如有需要找高层协助 如计划进行顺利 取消下次会议 会议之后检讨得失 有效会议的方法 只有必要时才开会 会前要做准备 事先颁发议程 准时开会准时结束 有意识把握会议的方向 注意力集中在政策和行动上 会议记录应阐明最后的结论 会议成功只有用结果衡量 强调实施所有的决定 鼓励沉默人发言 阐明糊涂观点 删除重复话题 有效的团队 Team 会议 七种会议陷阱 员工会议太频繁 会议时间太长 会前缺乏准备 主持人话说得太多 讨论结构松散 发言内容重复 会议常流于形式 团队式工作会议指引 有效召开会议的规则 会议时间安排不超过30分钟 除非是关键的检讨会或者季度 月度经营分析会 所有会议应有清晰书面的议程和明确的目标 如 会议结束时我们应已完成 决定了什么事情 会议主持人应控制进度 议程和需要时调整小组的进度 主持人应总结每个议程项目的重点或就各项目作出决策 带领小组讨论另一题目 会议结束时 应有清晰的决策 列出应采取的行动 分配好的职责和时间表 以及后续步骤计划 有效召开会议的规则 减少会议阻力的方法 验证 根据我的理解 你的意见是 是吗 站在同一阵线 让我从你的角度去看 试探 告诉我多一点你关注的事项 针对某方面 我们如何努力做好 达到 发问 如要 需做些什么 会议纠纷的处理 验证基本的假设 列出有共识和意见不一致的观点 根据可取和不可取的地方进行辩论 找出调解纠纷所需的事实 把重点放在什么解决方案是不行的 把问题重新交予小组处理 有效会议的预防措施 提高会议效率的清单 会议准备 会议目的明确 与会人选合适 会议地点确定 所需会议资料已经准备就绪并可用 已按时发出会议通知 会议通知应包括如下要点 会议目的 待讨论的日程要点 会议地点 会议开始 结束时间 与会者应作的准备 提高会议效率的清单 会议主持人 主持会议 与会议安排在时间上保持一致 鼓励与会者 让与会者充分交流他们