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档案工作基础知识 1、档案及其档案基本含义是什么？ 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、声音以及其他各种形式的历史记录。 档案的基本含义有以下四个方面：一、档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的。二、档案是保存备查的历史记录。三、档案的形式是多种多样的。四、档案是直接的历史记录。 2、档案工作的基本原则是什么？ 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。 3、什么是档案工作的内容？ 档案工作的内容极其广泛。它的工作内容，从狭义上说，是指档案业务工作，从广义上说，是指档案事业。这里指从狭义讲档案工作的内容。即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等工作内容。 4、什么是档案的收集工作？ 档案收集工作就是按照党和国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、组织和个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各有关档案室和各级各类档案馆实行统一管理。 5、档案收集工作的要求是什么？ 档案收集工作的要求有以下几点：一、归档和进馆档案应齐全完整；二、加强档案馆、室外的调查和指导；三、保持全宗和全宗群的不可分散性；四、积极推行入馆（室）档案的标准化。 6、档案保管工作的基本任务与基本要求是什么？ 档案保管工作是的基本任务是了解和掌握档案损坏的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的物质安全和政治安全。 保管档案的基本要求：以防为主，防治结合；相互协调，密切配合；加强重点，照顾一般；立足长远，保证当前。 7、档案保管中为何要防有害气体？主要措施有哪些？ 影响档案制成材料耐久性的主要是酸性有害气体和氧化性有害气体。酸性有害气体被纸张吸咐后，与纸张中的水分作用生成酸，使纸张中的酸度增加，纸张材料的强度下降，使耐酸性的差字迹材料退色，氧化性有害气体使纸张材料中的纤维素下降被氧化而强度下降，字迹中的色素被氧化而退色，主要措施有：1、库房选址要得当，应远离工业区、大居民点、繁华商业区，并建在上风处。2、注意密闭，档案存放在密闭的档案柜、档案盒中，库房实行密闭，在通风窗帘或通风孔上，安装过滤装置。3、搞好绿化，库房周围多种树、种草。 8、档案利用工作的概念是什么？ 档案提供利用工作是是档案馆（室）通过一定的方式和方法提供档案为利用者利用，为社会主义各项事业服务的工作，习惯上亦称档案利用工作。 9、档案提供利用的方式有哪些？ 一是提供档案原件，可以设立专门的阅览室，也可以根据规定将原件外借；二是提供档案复制件，包括制发档案复制品，提供缩微胶卷（片），出版或印发档案文件汇编，在报刊上公布档案，举办档案展览；三是根据馆（室）藏档案内容制发档案证明，解答利用者咨询，编写档案参考资料，参予编史修志和撰写科研文章。公文分类 常用的公文分类方法主要有以下三种：（1）从公文的形成与使用范围上划分，公文可分为通用公文与专用公文两大类。通用公文是指各级党政机关、企事业单位和社会团体等在工作活动中普遍使用的文件。如通知、通报、请示、批复等。专用公文是相对通用公文而言的，是指在一定业务范围内由专门机关、组织等因特殊需要专门制定和使用的文件。如司法机关形成的起诉书、判决书等，外交机关形成的国书、照会、备忘录等。（2）从公文的行文关系和运行方向上划分，公文可分为上行文、平行文、下行文三种。上行文是指下级机关向所属上级领导、指导机关报送的公文。平行文是指同级机关或不相隶属的机关之间往来的公文。下行文是指上级机关、指导机关向所属下级机关发送的公文。（3）从公文的机密程度和阅读范围上划分，公文可为公布公文、内部公文、机密公文三大类。公布公文指内容不涉及秘密、可以对外公开发布的公文，主要有对外公开公文和限国内公开公文两种。内部公文指内容不宜对社会公开，只限于机关内部使用的公文。机密公文指内容涉及国家秘密，泄漏出去会使国家的安全和利益遭受损害的公文。根据其内容涉及国家秘密的程度，以及泄漏后将给国家带来的损害程度，机密公文可分绝密、机密、秘密三种。绝密级是指涉及党和国家重要机密的文书，一旦泄漏会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。机密级指涉及党和国家一般机密的文书，一旦泄漏会使国家的安全和利益遭受较大的损害。秘密级是指涉及党和国家一般机密的文书，一旦泄漏会使国家的安全和利益遭受一定的损害。 常用的公文文种 依据国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起正式实施的国家行政机关公文处理办法（国发【2000】23号）的规定，行政机关的公文种类主要有13类，包括：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。依据中共中央办公厅1996年5月3日发布的中国共产党机关公文处理条例（中办发【1996】14号）规定：中国共产党机关现行公文文种14种，其中，决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要与行政机关通用公文名称相同，使用范围也基本相同。决议、公报、指示、条例、规定仅党的机关使用，命令（令）、公告、通告、议案仅行政机关使用，党的机关不使用。文稿和手稿的区别 文稿（Draft;Manuscript）是指文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。手稿（Manuscript）是指由作者用手写或打字等方式制作的原搞。草稿、定稿和正本、副本分别是什么含义 根据一份文书再形成和完善过程中的不同稿本（文稿与文本的统称）形式进行分类，可划分为草稿、定稿、正本、副本。其中，草稿和定稿通称为文稿，正本和副本通称为文本。草稿，又称草案、征求意见稿、送审稿、初稿等，是文书撰拟过程中最初期的原始稿件，供讨论、修改、审批之用。它不属于正式文件，不具备现实执行效用。除少数用于征求意见的文件之外，草稿一般不向外发出，亦毋需归档保存。对于某些特别重要的文件，经反复修改而产生多次草稿，反映了文件的形成过程，具有参考价值，可归档保存。 定稿，又称原稿，是经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿，是缮印正本的依据。草稿一旦经过领导人签发便成为定稿，不经其同意不得再做任何修改更动。定稿反映了文件撰拟、审核、签发的全过程，具有重要的参考价值和凭证作用，因此，凡需保存的文件，其定稿亦应予以保存。 正本，是根据定稿缮印的、用于向外发出的正式文本。如有主送机关与抄送机关之分，则正本用于发往主送机关。正本具有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力。其证据价值得到法律的认可和保护。 副本，指正本的复份或复制本，再形式上与正本完全或部分相同，供抄送、传阅、存档备查之用。其中，用于与定稿一同立卷归档的文本，又可称为存本。什么是发文号？它由哪几部分构成？ 发文号又称文编号，是发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代码。它是由发文机关代字、发文年度、（外加方括号）和发文顺序号构成。发文机关代字是发文机关名称的缩写，一般采用两种编写方法，一种是在发文机关代字中包括文种的代字。另一种是在发文机关中包括承办单位的代字。发文年度应写完整，不宜简写。发文顺序号按年度内发文先后顺序采用大流水的方法一次顺