商丘职业学院档案查借阅制度.doc

商丘职业学院档案查借阅制度 商丘职业学院档案查借阅制度为使档案资源更好服务于学院管理和教学工作，发挥档案应有的作用，特制定本办法。 一、查阅、借阅档案实行登记制度，利用效果明显的要填写利用效果登记表。 二、凡借阅档案者，应确保档案的保密、完好与安全，严禁在档案上批注、涂改、圈点、折叠、污损。 如有发生视情节轻重予以处罚。 三、外单位人员查阅档案，必须持单位介绍信，经分管领导批准后查阅。 四、摘录或复制档案，须经档案人员校对无误后，加盖印章，以资证明。 对重要密级的档案需要复制时，经领导签字同意。 五、借出档案原则上要在一周内归还，保密档案一律不外借。 如有特殊情况，应在借阅单上注明原因，并经领导批准方可。 六、借出后归还的档案，档案人员要认真检查，核对无误后，办理注销手续，如发现有损坏、丢失情况，要依法查处。 以上制度望全体干部、职工共同遵守，以维护档案资料的完整与安全。 档案工作保密制度为了做好档案的安全保密工作，根据档案法、保密法和上级有关保密的规定，特制定本制度 一、档案工作人员应严守党和国家秘密，认真执行国家保密法及有关保密法规。 二、一切密级档案，都应当存放在有保密设施的保密柜中。 三、查阅党委会、校务会记录等密级档案，必须履行批准手续，在档案室阅览室查阅。 一般情况下，不允许摘抄、借阅密级档案。 四、档案库房与阅览室必须分隔，严禁借阅者进入库房，未经许可一律不摘抄、复制、拍照档案原件。 五、档案与资料密级划分，变更和解密必须按照国家有关规定，正确处理好保密与利用的关系。 六、坚决杜绝失密、泄密现象，如有发现，应及时报告，并采取措施。 档案保管制度为了保护延长档案的使用寿命，不使档案遭到人为破坏，从而使档案做到保管有序，查阅便利，特规定如下 一、库房内的档案资料，要按门类载体进行科学的分类、排列、编号，柜架排列有序。 二、档案库房每天检查一次，做到门、窗、橱柜牢固无损，非工作时间将库房门、窗关严锁好，并切断库房电源。 三、库房内严禁吸烟，禁放易燃物品，注意清洁卫生，消防器材定期检查，努力做到“九防”防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染。 三、非本室工作人员，未经批准，一律不得进入档案库房，以确保安全。 五、库房内备有温度计，每天按时记载库内温度，并选择有利时机通风。 六、档案管理人员调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，以减少档案机械磨损。 七、管理人员工作调动时，要严格执行交接手续，在没有交接前，不得离职。 档案鉴定销毁制度为保证案卷质量高、数量精、使用方便，根据档案法决定销存，使学院销毁工作制度化、经常化。 特制定本制度。 一、按时根据利用价值鉴定各类档案。 二、根据国家有关要求，结合学院（校）实际制定档案保管期限，并定期销毁到期各类档案。 三、档案的销毁工作由鉴定小组负责进行鉴定并销毁。 四、销毁档案必须编造销毁清册，手续完备后方可销毁。 五、销毁档案时，要防止档案遗失和泄密，二人在场监销。 六、禁止将销毁档案出售给废品回收单位，必须焚烧或化为纸浆。 “三密”文件管理规定为了加强学院“三密“管理制度，结合我院实际，特制定如下规定 一、严格“三密”、文件的登记、传递、保管、清退手续，三密文件的领取、拆封、登记、传递、清退等工作，一律由学院机要人员专门负责，不得失密、泄密、丢失。 二、“三密”文件的传阅，严格按保密工作规定和程序办理，不得横传，任何人不得私自携带文件外出。 三、“三密”文件坚持“专夹、专柜、专簿，当日传阅，当日收交机要室存放制度。 四、办理完毕的“三密”文件要认真进行回收，并按时清退，办理清退手续。 五、“三密”文件不准擅自翻印，复制保密文件，确因工作需要的必须办理审批，登记手续，并要同原件一样登记、使用、保管。 六、凡上报的保密文件资料，应在文件或信封注明，通过机要渠道邮寄或专人负责递送。