大时代软件行政后勤管理制度.doc

大时代软件行政后勤管理制度 大时代软件-行政后勤管理制度西安市高新区大时代软件开发中心行政后勤管理制度GTT-XZ07.20xx版本号:1.0修改号:1.0受控状态:发放编号:xx年07月20日发布xx年07月25日实施西安市高新区大时代软件开发中心标题版本号:1.0作业文件修改号:1.0行政后勤管理制度序号:GTT07.20-xx第1页共10页1.目的为加强公司行政后勤规范化管理理顺公司内部关系使各项管理标准化、制度化提高办事效率给员工创造一个舒适的生活环境公司现制定本规定。 2.适用范围2.1本规定所指行政事务包括会议制度、文书管理规则、公章管理、通讯设备使用、办公用品管理、文件打印管理。 2.2适用于公司全体员工。 3.行政事务管理3.1会议制度3.1.1会议种类:部门会议、全员会议、紧急会议。 3.1.2会议由相关主要领导主持在会议召开前需制定议题、内容、达到的目的等并事先通知与会者避免准备不充分、或重复性。 开会时要认真做好会议记录重要的会议和内容要形成会议纪要。 3.1.3各会议会期必须服从公司统一安排坚持小会服从大会局部服从整体的原则。 3.1.4对于会议讨论和形成意见的相关内容需要上报的应及时上报需要扩大范围应马上传达。 3.1.5对于会后布臵的任务由公司主管和各部负责人带领大家共同完成并把结果及时上报公司。 3.1.6所有会议都应遵守开会按时到会因病或事不能到会需向主管部门请假任何人不得随意扰乱正常的会议计划。 参会人员要遵守会议纪律。 会议期间不准会场上找人总经理工作例会期间手机须调整到震动状态或关机。 涉及保密的与会者须严守保密制度。 3.2文书管理规则3.2.1公司公文种类:函,用于公司与外部进行商务联系,公文,公司正式对外的文件,均按国家公文标准执行。 3.2.2公司办公室是代表公司收发文件的机构任何部门或个人如以公司名义向外发送公文均需经总经理同意由办公室(或受其委托)发出。 3.2.3代表公司所接收的文件均由办公室统一签收开拆、登记编号登记文件名、来文单位、日期、附件及具体事项并分发、归档。 要根据文书类别、经办部门、领导批办由综合办公室按需要传阅。 各部门接到的有关公文须按规定办理有关手续定期送往综合办归档。 3.2.3.1凡重要、保密、有指导意义、要求承办、有保存和查考价值、使用期限较长的公文都要登记。 3.2.3.2来文应及时处理办公室负有催办、检查的责任重要来文应及时呈有关领导批阅。 3.2.3.3来文附件如附有现金、支票、汇票或其他有价证券等经办人应及时缴交财务部门签收不得随意传递。 3.2.3.4每天上网查看相关网站如有相关公文发布即时下载做收发文处理。 西安市高新区大时代软件开发中心标题版本号:1.0作业文件修改号:1.0行政后勤管理制度序号:GTT07.20-xx第2页共10页3.2.4文书的传阅工作由综合办公室办理综合办公室可根据文书的重要性和相关性确定其传阅范围。 所有文书的传阅原则上一律用原件如遇特殊情况可先传真后补原件。 3.2.4.1办公室人员如需发文时应在OA上履行收发文登记审批程序按要求填好项目。 绝密、保密文件由当事人直送以防泄密,急件和密件应指定专人负责随到随送不得积压。 3.2.4.2一般文书必须由综合办经办人收集齐全分类后存档。 3.2.4.3需阅读文件者要认真阅读并在附条上签字文件归档时随文件一同归档。 3.3公章管理3.3.1目的印章是公司经营管理活动行使职权的重要凭据和工具为了加强印章管理规范印章使用避免由于印章管理疏忽、使用不当而造成不良后果特制定本制度。 3.3.2印章的保管及使用3.3.2.1公司现有公章,公司行政章,、公司合同专用章、财务专用章、法人代表章、部门印章及业务专用章。 印章分为一级印章和二级印章一级印章是公司各类业务的法人章及法人代表章二级印章是须经法人授权在一定业务或区域内使用的印章。 3.3.2.2印章由公司指定专人保管印章保管人应将印章存放在保险箱内不得随便放臵。 需要施印时按程序由公司相关领导签字方可施印,施印须由印章保管者亲手施印。 3.3.2.3公司行政章,以下简称公章,是代表公司对外联系的主要印鉴凡属以公司名义发文、介绍信、证明以及以公司名义发出的任何函件均需加盖公章使用时需经总经理(或总经理委托授权)签发,公章管理人员不得委托他人代管、代用。 3.3.2.4公章合同专用章适用于公司与顾客,业主,签订的工程建设监理合同、咨询合同等主要业务合同,凡公司签署的主要业务合同均需使用合同专用章和法人章签订。 3.3.2.5财务专用章是公司对外发生财务关系的唯一印鉴所有财务人员在没有总经理的签字许可下不得私自在支票或各类票据上盖章。 3.3.2.5.1按规范和企业印章使用流程细则除需要总经理审批的用印外均由主管领导审批或相关部门领导会签审批。 3.3.2.6部门印章是代表部门对外联系的主要印鉴凡属以部门名义发文、一般函件,介绍信、各种证明,上加盖部门印章时需由主管或部门负责人签发后方可使用同时管理人要做好用印登记。 3.3.2.7印章,业务章除外,原则上不得外借、外带如需外带必须经总经理批准后办理借用登记手续后方可带出。 市内借出使用不能在工作时间以外市外借出需在一人陪同下方可使用。 3.3.2.8法人代表章一般与财务专用章或公章同时使用。 法人章、财务专用章不得合放必须分人保管。 3.3.2.9使用公章必须由用印人严格履行登记手续由他人代替登记的须做出详细说明。 实行谁用印谁登记谁负责。 3.3.2.10所有加盖印鉴的文书均需留底归档。 西安市高新区大时代软件开发中心标题版本号:1.0作业文件修改号:1.0行政后勤管理制度序号:GTT07.20-xx第3页共10页3.3.2.11在公章使用中如发现欺骗行为和弄虚作假现象一律严肃处理造成的一切经济损失由有关人员承担责任。 3.3.3业务章的领用及管理3.3.3.1业务章的领用:由各地区部根据业务情况并写出详细的书面报告,领用原因等情况,向公司综合办申报由综合办核定后呈报公司主管领导审批方可领用。 3.3.3.2业务章的管理3.3.3.2.1业务专用章适用于工程进度中所发生的往来资料真实性的凭证。 部门经理为公司所授权使用业务章的责任人各项目部经部门经理授权使用的业务章需经项目总监理工程师签字方可使用。 3.3.3.2.2公司授权一枚业务章代表公司行政章在一定范围内使用需由部门经理签字方可使用。 3.3.3.2.3业务章不允许外借。 代表公司行政章的业务章原则上不得外借、外带如需外带需经部门负责人批准后办理借用登记手续后方可借用。 如经部门经理授权管理使用的管理人为责任人其对部门经理负责责任人在使用印章期间不列为外借。 3.3.4不允许在空白文书、支票、合同等上加盖印章特殊情况需经相应审批权限的领导签批。 一级印章由总经理签批,二级印章由部门负责人或相应的主管签批。 3.3.5印章管理人员应做到坚持原则立场坚定严格管理保守秘密。 印章持有人违反管理制度造成印章遗失或使用不当公司将按严重违规处罚并追究相应的经济责任和法律责任。 印章遗失后应及时向分管领导和总经理汇报并在报刊上发表遗失声明。 3.3.6印章申请审批权限及申请流程审核参见公司印章使用流程细则。 3.4通讯设备配备及使用3.4.1通讯设备:根据使用人范围的不同分为公用通讯设备和个人通讯设备。 公用通讯设备:指公司的办公电话、传真和电子信箱E-mail等;个人通讯设备:指小灵通和移动电话。 3.4.2职责:3.4.2.1由公司综合办公室负责对所有公用通讯设备的管理。 各部门负责人为第一责任人具体使用人为直接责任人。 3.4.2.2由公司综合办按照相关规定对各部门的实际通讯费用进行审核。 3.4.2.3公司按规定负责支付员工相应的通讯费用列入绩效工资中。 3.4.3公司和地区监理部根据需要和外部条件配备公用设备(电话、传真E-mail由各部专人设臵等)。 3.4.4根据公司的管理规定本部除不参与考核的领导层人员给予按月报销一定的通讯费用外其他人员通讯费用全部在绩效工资中体现。 3.4.5公司下设监理部安装的公用通讯设备除传真机可报市话、长途费用以外其他均只报销市话费用按财务管理规定的通讯费报销方法执行。 3.4.6公司本部与下设监理部,指定,均配备传真机和电子信箱公司指定专人管理,任何人不得私自操作。 3.4.7传真和电子邮件内容均属于公司往来文件管理人员需编号归档。 西安市高新区大时代软件开发中心标题版本号:1.0作业文件修改号:1.0行政后勤管理制度序号:GTT07.20-xx第4页共10页3.4.8公司员工应自觉节约公用通讯设备的通讯费用在工作地不论上下班无特殊情况都不得拨打与工作无关的私人电话拨打公务电话也要言简意赅。 3.4.9综合办公室需掌握公用通讯设备的通话清单以便及时掌握费用的实际发生情况对公用通讯设备的使用进行必要的监督。 3.4.10综合办公室根据每月掌握的公用通讯设备的通话清单对发现有违反3.4.8条规定的员工除按价赔公司损失通讯费用外并视情节轻重予以不同的行政处罚。 3.4.11个人通讯设备费用管理程序3.4.12对于因岗位调换而导致通讯费用补贴人员或标准调整的由部门提出申请报公司综合办呈递总经理审核批准按新的岗位绩效工资和岗级工资执行。 3.4.13公司领导层不参与考核的对通讯费用按财务规定报销。 3.4.14公司员工通讯补贴已在绩效工资中体现公司员工应指定一部通信设备号码做为常用联系应用。 3.4.15公司员工必须保证公司在任何时间都能与其保持畅通的联系否则公司有权在绩效工资中扣减通信费用补贴。 3.4.16公司员工在出差期间因正常工作需要所发生的移动电话费金额较大的当月通讯费用补贴不足以弥补其正常实际发生的费用时可另行按照公司出差及费用程序核销。 3.5办公用品的管理3.5.1各部根据办公需要按领用标准每月将计划使用物品集中到综合办各部到办公室领取基本的办公用品。 远离公司本部的监理部如需自行购买时须由地区监理部经理签字、综合办审核后,无地区监理部的由项目总监签字,按标准自行购买、自行监督并将购买后的发票报经办公室审核。 3.5.2除正常配备的办公用品外若还需要用其它用品的须经总经理,或主持工作的副总经理,批准后方可购买。 如因工程特殊要求来不及报经办公室同意员工自行购买的办公用品补办好相关手续后方可报销否则费用自理。 3.5.3负责购买办公品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。 负责购买人要建立账本办好入库、出库手续出库时须领用人员签字。 3.5.4责任3.5.4.1公司办公用品均由综合办公室统一管理。 3.6办公设备的管理3.6.1办公设备的范畴办公设备是指公司各部室在日常工作中用于办公和服务的各类设备和设施。 具体为专业生产及检测设备,电脑及相关附属设备,影视摄录及播放设备,办公用具,交通工具,后勤及宿舍用具及其他被公司认定为办公设备的器具。 3.6.2办公设备的购臵3.6.2.1办公设备由综合办整体计划按标准统一配臵各部门可根据工作实际需要提出设备购臵申请计划经综合办、财务部审定报总经理批准后由综合办组织相应人员进行采购。 西安市高新区大时代软件开发中心标题版本号:1.0作业文件修改号:1.0行政后勤管理制度序号:GTT07.20-xx第5页共10页3.6.2.2专业性办公设备经批准后可由综合办行政主管人员委托技术部门或使用部门自行购买购臵完毕应交综合办行政人员处登记验收。 3.6.2.3办公设备由综合办行政人员建立使用台帐各地区部配合综合办进行。 部门的办公设备由领用人负责保管并办理领用手续。 3.6.2.4办公设备建立使用责任制度部门负责人为第一责任人使用人为具体责任人。 每季度办公设备要进行一次盘点由盘点双方签字后确认。 3.6.3办公设备的维修3.6.3.1设备出现故障由设备专业维修公司进行检修并做好设备维修记录台帐。 3.6.3.2维修费超过设备原值10%的需通知综合办按使用年限、损坏程度确定是否需要维修。 3.6.3.3由个人损毁的应由当事人酌情赔偿。 3.6.4办公设备的报废3.6.4.1设备出现故障无法维修成本过高且符合报废条件的由设备使用者提出申请填写设备报废申请表部门主要负责人签字后报综合办。 3.6.4.2公司综合办会同有关专业技术或主要使用人员对设备使用年限、维修情况等进行鉴定并报主管财务、总经理审批后将报废设备交综合办有关管理人员处理如报废设备能出售的将收回的款项交财务入帐。 同时对报废设备登记备案、审批表存档。 3.7文件打印管理3.7.1目的为规范打字、复印程序节约办公资源特制定本制度。 3.7.2程序3.7.2.1复印红头文件必须经有关领导审批。 对违禁材料及工作以外的材料一律不予以复印。 3.7.2.2禁止利用公司设备打印、复印或传真私人文件禁止私自为外单位打印或传真文件资料。 特殊情况需经公司领导批准。 3.7.3复印费、打印费只为公司人员办公支出每次复印后需对复印材料的日期、内容、页数、份数等进行登记。 公司员工因私需要复印时则按市场价格收费。 3.7.4在外打字、复印等所发生的费用须做出详细登记,登记内容:日期、页数、金额、用途,报经办公室根据公司标准给予报销。 3.7.5不得利用公司办公设备进行与公司无关的商务活动。 3.8图书管理制度3.8.1目的为规范图书的管理工作体现公司的良好形象特制定本制度。 3.8.2图书的申购3.8.2.1部门经理依据本部门业务开展需要提出购书申请经办公室根据图书目录检查若没有相同的图书再经公司领导同意后方可购书。 3.8.2.2图书购买工作原则上由申请人执行事后将购买的图书报综合办公室图书管理人员登记加盖公司藏书章。 西安市高新区大时代软件开发中心标题版本号:1.0作业文件修改号:1.0行政后勤管理制度序号:GTT07.20-xx第6页共10页3.8.3图书的管理3.8.3.1图书的日常管理工作由办公室设专人负责将图书进行编号然后登记在图书目录中内容包括:编号、书目名称、册数、出版社、单价等栏目。 每次新购图书均需进行编号登记后再办理借阅手续。 3.8.3.2办公室每季度对图书进行一次清点每半年将清点结果记录于图书目录。 3.8.3.3办公室每季末将图书目录提供给各部门供各部门选择借阅。 3.8.4图书的借阅3.8.4.1图书出库一律办理借阅手续否则不准出库。 3.8.4.2借阅人借书时应填写借阅登记表后方可将书借走。 3.8.4.3图书借阅一般最多同时三本一次借阅时间不得超过一个月到期可办理续借登记手续如需继续借用须向综合办公室图书管理人员办理续借手续。 3.8.5责任3.8.5.1借阅人应爱惜公司财产不得在图书中勾画、涂改、撕毁、损坏,因不慎丢失图书照价赔偿。 3.8.5.2借阅人应按时归还图书。 经办公室两次催交不还的视为丢失将安图书原价两倍价款进行罚款。 3.8.5.3借阅人将图书归还应在借阅登记表上登记。 3.9报刊及邮发管理3.9.1公司指定专门人员管理报刊报刊管理人员负责做好年度订阅计划办理有关手续。 3.9.2对于有价值的报刊要及时归档。 3.9.3办公室负责所有邮件的邮发工作所有公发邮件、信函一律不封口由各部办公室登记编号后寄发月底汇总综合办公室。 3.9.4私人邮件和信函一律自费。 4、后勤管理4.1用餐管理4.1.1员工用餐时在各自工作岗位用餐禁止在会议桌用餐用餐后及时清洗各自餐具禁止随意向水池倒入残渣并及时清理干净各自位臵。 4.1.2员工用餐根据各自喜好自行用餐每人午餐补助120元/月与当月工资一起发放。 4.1.3员工餐具请各自自行妥善保管遗失后公司不负任何责任。 4.1.4客户来公司关于项目事情中午必须就餐者需提前通知经理经理安排客户中午用餐。 4.2交通管理4.2.1各员请自觉遵守交通规则。 西安市高新区大时代软件开发中心标题版本号:1.0作业文件修改号:1.0行政后勤管理制度序号:GTT07.20-xx第8页共10页4.2.2市场部每月进行专项交通补助。 补助额度根据个人当月业绩按照相关标准进行补助。 4.2.3市场部以外其他部门交通补助需工作满半年及以上可给予30元/月交通补助。 4.3个人物品管理4.3.1个人物品实行个人自行管理。 现金首饰手机相机笔记本电脑等贵重物品请勿在公司存放如临时不得不存放应嘱咐相关人员代其临时保管。 否则发生遗失公司及其他员工概不负责。 4.4低值易耗品管理4.4.1为求公司低值易耗品节约集中管理统一规格特制定本规定。 4.4.2适用于公司办公文具用品、打字,复印,用纸、印刷纸张,信封、信纸、工程表格、会计用表,待客物品等。 4.4.3公司办公室指定专人制定办公用品计划经总经理批准后负责将办公用品购回根据实际工作需要有计划的分发或个人领用。 负责购发办公用品人员要做到办公用品齐全量足质优库存合理开支适当用品保管好,并建立帐簿办好入库、出库手续。 4.4.4公司员工因公领用的低值易耗品都应遵守节约的原则每次领用办公室管理人员应做好领用记录。 4.5库房管理4.5.1库房指定专人管理物资入库必须履行验收入库手续财务人员负责入库物资的验收要认真核对型号、规格、数量、质量。 发现与物资采购要求不符的可不受理。 仓库保管人负责入库并建立台帐。 采购人员购入物资、办理验收入库手续后应及时向财务部报帐。 4.5.2库房物资必须按分类、品种、规格等建立帐卡。 4.5.3物资须凭领用人签字领用不能凭空出库否则由仓库管理人负责。 4.5.4未经保管员同意其他人员不得进入库房。 4.6固定资产管理4.6.1适用于公司固定资产的购臵及其他方式增加财产的管理。 4.6.2公司各种固定资产的购臵应事先向总经理或主持工作的副总经理请购因急需来不及申请者事后一定要补办手续否则不予报销。 4.6.3固定资产管理人员对于使用的财产如需整修或修缮的应请示总经理批准批准后及时通知厂家议价修缮或保养。 4.6.4固定资产变卖、报废、销毁或其他减损财产价值的应由管理人员作出详细登记报总经理批示。 4.7劳保用品发放管理4.7.1劳保用品包括:劳保用鞋、安全帽、毛巾等。 4.7.2劳保用品的配给由综合办公室根据各部的实际工作需要按年度在适当时发放。 4.7.3劳保鞋根据实际情况制作。 西安市高新区大时代软件开发中心标题版本号:1.0作业文件修改号:1.0行政后勤管理制度序号:GTT07.20-xx第9页共10页4.7.4办公室人员需对公司的劳保用品建帐登记公司员工在试用期满后可领用公司发放的当年度的劳保用品。 4.8工作服管理规定为树立和保持公司良好的公众形象体现企业的文化内涵,规范视觉、行为管理特制定本规定。 4.8.1所有员工必须按照公司规定着装保持良好的精神风貌树立良好的公司形象。 4.8.2工作时间须按公司要求穿着工作装,注意仪容仪表穿着整洁、得体、大方。 4.8.3着工作装时应搭配与工作装颜色、款式得当的衬衣、袜子和鞋类,鞋应保持清洁光亮无破损并符合工作要求,在工作场所不得赤脚、不得穿拖鞋、拖鞋式凉鞋等。 4.8.4着西装时须着衬衣系打领带,衬衣束腰不得挽袖或不系袖扣。 4.8.5工作装应经常换洗不得出现掉扣、错扣、脱线现象。 4.8.6工作时间应保持口腔清洁、双手整洁,勤剪指甲指甲不得留的过长不得涂指甲油。 4.8.7工作时间必须佩戴公司统一发放的工作牌。 4.8.8男员工着装要求4.8.8.1头发梳理整齐、大方,头发前不过眉旁不过耳后不盖衣领,不得剔光头,不得留胡须。 4.8.8.2工作时间不得光膀子或穿挎拦背心及大短裤。 4.8.9女员工着装要求4.8.9.1工作时间着装以保守为宜。 4.8.9.2头发梳理整齐发型,包括发式、颜色,不得太夸张,提倡化淡妆金银首饰或其