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江苏鸿运木业集团有限公司 吴美云 销售团队财务知识培训 前言 管理是企业发展的根基 管理是企业的生命所系 财务管理又是企业管理的基础 是企业内部管理的 中枢 2 前言 为了让财务管理在企业的经营过程中真正的发挥自身的价值 同时更好的为销售工作服务 今天很高兴来与大家共同分享一些由本人总结的基本财务知识 3 财务报销规定及具体要求 财务付款及费用报销是我们平时最简单易做的工作 因为我们缺少统一标准 所以平时操作起来是五花八门 下面我把公司规定的统一格式在这里跟大家一起学习 付款申请及费用报销的控制原则 计划管理 分级负责 层层把关 由部门负责人负责本部门人员费用报销的实质性 合理性的一级审核 由财务部对报销票据的合法性和规范性进行二级审核 由总经理进行最后的审核批准 最终由出纳员进行复核付款 报销程序 4 财务报销规定及具体要求 业务发生过程中的注意点 在业务发生过程中经办人应充分取得相关单据 如合同或协议 尽量取得合法票据 10万元以上费用报销必需附合同或协议 一些特殊支出需要使用替代凭证的 要做到时间合理 摘要明确 金额确切 不能真假混杂 合法票据的单位名称必需开公司全称 什么叫合法票据 也就是税务局认可正式发票 根据公司目前情况 要求各部门所发生的办公费 电话费 差旅费 修理费 招待费 广告费 运输费 保险费 水电费等都必需取得合法票据 单位名称不是人名或车牌号码 而是江苏鸿运木业集团有限公司或者是南通鸿运装饰材料有限公司 5 图片范例 6 财务报销规定及具体要求 原始单据整理要求 经办人在报销前必需事先整理好各类单据 采用公司统一印制的报销凭证规范粘贴 粘贴过程中应区别费用性质 分类粘贴 正式发票与收据必需分开粘贴 单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面 根据不同类型采用不同报销单据 这里讲了有三种类型 第一区别费用性质 比如招待费必需单独报销 因为税前扣除比例根其它费用不一致 第二正式发票和收据分开粘贴 如果一叠合法票据中间夹着一两张收据是做帐的好还是不做帐的好 做了帐税务不认帐 不做帐其余发票也没用 第三不同类型采用不同报销单据 各单据使用范围下面在一一讲解 7 财务报销规定及具体要求 审批及报销流程 严肃审批程序是控制企业风险的重要环节之一 也是为了强化审批责任 公司在OA办公软件中制定了权限表 明确了各职级付款审批权限 我们按OA规定的权限及流程办理 8 财务报销规定及具体要求 各种报销单据的使用说明 9 财务报销规定及具体要求 借款借据 出差借款 出差人凭审批后的 出差申请表 按批准额度办理借款 出差返回七个工作日内办理报销还款手续 其他临时借款 公司员工因工作需要 需要事前预借款的必需填写借款单 写清借款的原因 金额和还款日期 借款人应及时报帐 在预定还款日期到期后不能还款或报销的 原则上不得再次借款 逾期未还转个人借款从工资中扣回 10 财务报销规定及具体要求 付款申请单 11 财务报销规定及具体要求 采用分期付款方式 不作为一次性报销的款项 例如采购付款 包括货款和预付款 广告费 工程维修款等 一律使用付款申请单 付款申请单填写要求 申请部门 日期 客户名称 款项类型 付款方式 合同或协议总额 如为货款必须填写付款前该客户欠款总额 付款比例 实际付款金额 如为分期付款应在备注栏注明余额 并提供客户的汇款信息 有关费用在申请付清末笔款项时 必需根据事先约定取得相应原始发票 12 财务报销规定及具体要求 销售费用报销单 13 财务报销规定及具体要求 销售费用报销单是销售部门支付销售佣金 应收折让 返利 运费 上楼费 安装费等结算凭据 销售费用报销单的填写要求 按客户姓名 申请日期 归集的渠道及品牌 销售单号 销售金额 领款人 业务员 复核人 批准人等要素填写 14 财务报销规定及具体要求 入库单 领料单 15 财务报销规定及具体要求 凡购买办公用品 低值易耗品 活动奖品 修理配件 汽车叉车物耗在报销和领用时必需填写入库单和领料单 办公用品 低值易耗品 活动奖品等物品由办公室统一购买 由专人负责验收 保管 并建立收 发 存台账 月末向财务部提供月耗用情况 购置申请 办公室每月根据需求及库存情况编制预算 实际购置时填写购置申请单报批 报销人填写费用报销单一定要附入库单 按日常审批程序报批 审批后的报销单及原始单据 包括结算小票 交财务部 按日常报销流程付款或冲抵借款 费用归集 财务部按月根据办公室提供的各部门领用金额统计表 附领料单 归集核算各部门本月相关费用 库存物品作为待摊费用 待实际领用时摊销 汽车 叉车耗油 修理配件可视同以上办法进行管理 16 费用报销单 财务报销规定及具体要求 17 财务报销规定及具体要求 费用报销单 除上述款项外属一次性消耗的所有费用 报销时都必需填写费用报销单 费用报销单的填写要求 经办人在填写费用报销单时 应遵循实事求事 准确无误的原则 将费用发生原因 发生时间 费用类别 归集部门 报销金额 附件张数 领款人 经办人 复核人 批准人等要素必需逐一填全 并要保持大小写金额一致 涂改无效 18 财务报销规定及具体要求 粘贴单 19 费用报销单正确粘帖图例 20 财务报销规定及具体要求 粘贴单是附在费用报销单后面 是对原始单据进行整理 分类 汇总 适用于原始单据较多 票面较小 费用类型烦杂的一种单据 粘贴单的粘贴标准 原始单据必需分类粘贴整齐 勿仲出粘贴单外 遇单据纸面过大时可折小后粘贴其一端 如一张不够可用多张 并标明费用类型 张数 合计金额 21 财务报销规定及具体要求 注意事项 填写报销单时要根据费用性质填写对应单据 严格按单据要求项目认真填写 根据财务做帐的及时性和配比性要求掌握好各项报销时间 原则上各项单据或费用必需在发生结束后按照正常规定的流程操作 当月发生当月取得并当月报销 经办人有及时催收票据的义务 22 销售发票管理 目前我公司涉及的税费有增值税 所得税 城市建设维护税 印花税 教育费附加 综合基金 残疾人保障基金 防洪保安基金 职工教育经费 工会经费等 其中增值税属主要税种 增值税的通常计算是用当月销项税额减去当月进项税额和上月留底的未抵扣进项税额 增值税计算较为简单 但是控制起来非常复杂 企业要同时考虑到本月销售开票情况和进项发票的到达 认证情况 还要考虑税务机关对企业的税负要求 要做好这项工作必须要得到采购部门和销售部门的大力配合 为了进一步规范管理 本人根据企业实际情况提出如下建议 23 销售发票管理 必需建立比较完整的价格体系 工程部每月月底前将下月开票计划报财务部 便于公司统筹安排 财务部将销售部门的计划及时反馈到采购部 由采购部根据需要组织票源 零售客户审请开票需附销售单 销售单时间最长不得超过三个月 工程部审请开票必需凭购销合同 公司必需遵守先保证直接客户 然后根据本月票源情况再考虑间接客户的原则 批发户代开发票由业务员申请 销售总监审批 凭交款收据到财务部开票 但金额超过伍万元以上需事先和财务沟通 征得财务同意后方可办理交款手续 业务员不得把货款先汇入对公帐户而索取发票 财务部按月统计开票数据 按部门 渠道 品牌汇总 把开票金额以规定税率减去已收税款后的余额列入考核 24 应收款管理 我们来分析一下应收款的投资成本 应收款的投资成本主要由 管理成本 资金占用成本 坏账损失成本 三项构成 25 应收款管理 管理成本 制订信用政策的成本 对客户信用调查的成本 应收款记录和监管的成本 应收款正常收回和催收的成本等 比如电话费 差旅费等 26 应收款管理 应收款的资金占用成本是指占用在应收款资金上的利息等费用 如果企业有足够的流动资金的话 可以拿这笔钱投资或者购买理财产品 取得效益 如果企业本身缺少流动资金 就必须到银行融资 增加利息支出 坏账损失成本是指企业发生呆账 死账 企业应收款数额越大 坏账损失的可能性越大 27 应收款管理 因此 我们在做每笔赊销业务时都必须考虑以上各项成本因素 否则就是看起来有米 熟来没饭 到头来白忙一场 甚至有可能连本都亏掉 28 应收款管理 资金是企业的血脉 加速资金周转 合理调配资金有利于企业的发展 加大力度回收货款是公司的当务之急 目前公司应收款呈逐步上升趋势 而且账龄超过了六个月 甚至一年以上的占相当比例 因为时间是欠款者的保护伞 时间越长 追收成功率就越低 所以我们要引起重视 不仅要加大平时的控制力度 而且要集中精力对六个月以上的欠款进行一次清理 具体从以下几个方面着手 29 应收款管理 进一步规范应收款管理 制定切实可行的控制额度 不断完善合法手续 及时反馈欠款信息 这部份工作现在我们虽然在做 但力度不够 跟公司要求还有一定距离 定期进行财务对账 避免双方财务上的差额像滚雪球一样越滚越大 而造成呆账死账的现象 同时对账之后要形成具有法律效应的文书 而不是口头承诺 30 应收款管理 建立信用评定审核制度 采用信用政策意味着放弃一定资金时间价值 信用规模越大 期限越长 失去的资金时间价值就越多 变现的不确定性风险就越大 可能出现的坏账就越多 代价就越高 因此我们要建立信用评定审核制度 对不同的客户给予不同的信用额度和期限 对客户的信用管理要采取动态的管理办法 即每季度或半年根据前期合作情况 对客户信用重新进行评定 实行销售奖励政策 销售人员为了迅速占领市场 或为了完成销售目标而采取赊销运作模式 这种销售模式是客户拖欠货款的土壤 我们要制订相应的销售奖励政策 鼓励客户采取购销现款现货等方式合作 尽量减少赊销 这种方法不包括零售客户 31 应收款管理 建立赊销审批制度 在每一笔赊销业务中 应建立按信用额度大小进行层层审核批准制度 即在企业内部要分别规定销售人员 销售部门负责人 可批准的赊销金额和期限 超限额以上的赊销业务报请总经理审批 制定有效的考核方案 以赊销作为提高竞争能力 扩大市场份额的手段是借助商业信用来增加销售收入 企业要通过实现销售并取得货币资金来补偿经营中的各种费用开支 以确保企业营业资金的循环周转 我们在制定营销考核方案时 要将应收款的管理纳入销售人员考核项目之中 即个人利益不仅要和销售业绩挂钩 也要和应收款的管理联系在一起 制定合理的应收款奖罚条例 使应收款处在合理安全的范围之内 32 应收款管理 特别讨论 如何审核支票 如何承兑汇票 33 量本利分析 我们从利