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第四节商业银行应用文书写作的格式要求 一 公文格式概述 一 公文格式性质公文格式 指的是公文外在表现形式的各个组成部分及其各自的位置 也包括公文的用纸 留空等 二 公文的格式要求 准确规范完整美观合理适用 三 格式的组成 1 眉首部分2 主体部分3 版记部分 00001 天开 2005 3号 关于加强文书档案工作的通知 各分公司 各处 室 为贯彻瓯江市人民政府 关于进一步加强企业档案工作若干意见 瓯府 2005 2号 的精神 加强本公司及下属单位文书档案工作 附件 1 瓯江市人民政府 意见2 瓯江市档案馆 的通知 二 五年一月二日 主题词 文书档案通知 抄送 市档案局 市经贸委 天开电化有限公司办公室 2005年1月印发 眉首 主体 版记 机密 一年 特急 1 传达行文意图 2 表明文书的生效时间和法律凭据 3 表明行文关系和主送范围 1 提供主题检索标识 2 确定复本送达范围 3 提供公文印制责任者 时间等 天开电化有限公司文件 1 表明文书的法定权威和信息源 2 确定文书的处理缓急和安全要求 3 为文书的科学管理提供分类标识和检索途径 天开 2005 3号 平行文 下行文 至版心上边缘25mm 机密 特急 眉首 天开电化有限公司文件 宋体 高度小于2cm 机密 特急 天开电化有限公司文件 签发人 张国庆天开 2005 1号李国强 上报的公文需标识签发人姓名 眉首 上行文至版心上边缘为80mm 三号楷体 00001 天开 2004 3号 眉首 机密 一年 特急 目的是为了便于统计 登记和回收 领导机关大批下发公文时使用 绝密 机密公文应标明 便于公文查阅 处理 统计 由发文机关代字 年份和序号组成 联合发文时只标注主办机关发文字号 传递和办理的时间限度 平件不必标注 公文分特急 急件 电报分特提 特急 加急 平急 同时在信封上标明 发文机关全称或规范化简称加 文件 红色标识 居中 庄严显示文书的法定性和权威性 文书内容涉及国家秘密的 应表明密级和保密期限 分秘密 机密 绝密 反映机关本质属性 避免与相近机关混淆 通常采用三种方法 1 机关代字 2 机关代字加文种代字 3 机关代字加承办部门代字 年份用全称 用六角括号 不加 第 不编虚号 天开电化有限公司文件 天开公司关于加强文书档案工作的通知 各分瓮 各处 室 为贯彻瓯江市人民政府 关于进一步加强企业档案工作若干意见 沪府 2005 2号 文书精神 加强本公司及下属单位文书档案工作 附件 1 意见2 的通知 二 四年一月二日 此件须在中层干部会议传达 是附属或说明正文的文书材料 是文书的重要组成部分 应标明附件顺序和名称 附件后无标点符号 应与正文一起装订 应使用全称 规范化简称或通称 主送过多导致首页无法显示正文 可置于抄送之上 主体 文书生效标识有加盖印章和签署两种形式 数字 年份不能回行 应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种 结构要完整 一般包括发文机关 主要内容 文种 不同文书成文日期不尽相同 详见书 成文日期中的零写为 需要说明的其它事项加括号标注 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话 第三节主体部分 一 标题 标题三要素 发文机关 事由 文种 标题形式 完整式 银行关于开办黄金进出口业务的通知 省略式 江苏省国家税务局通告 会计人员职权条例 文种式 通告 转文式 批转式转发式 撰写标题的要求 一是准确二是简明三是醒目四是得体 二 主送机关 什么是主送机关即公文的主要受理机关 也就是发文机关要求周知 贯彻执行或研究 答复等负有办文责任的单位名称 主送机关确立原则 一是文件的内容和工作的需要 二是隶属关系和职权范围 主送机关设置的基本形式 一是用全称或者规范简称 二是用同类型机关的统称 确定主送机关时常见的错误 1 党政不分2 多头请示3 超级主送4 主送个人 确定主送机关必须注意的事项 一是要确实能解决问题 做好工作 二是上行文只有一个主送机关党政不交叉向上行文 遇事党政可联合向上行文 三是联合行文主送机关排序与发文机关排序一致 四是普发公文按党 政 军 群 企事业单位排序或按机关级别 企事业单位地位 领导人职级排序五普发公文可用统称 三 正文 正文的逻辑结构缘起 展开 收束 缘起 原因 目的 以介词 为 为了 领起 现有政策或上级精神 生活实际情况 缘起要求 一是开门见山 开宗明义 二是与正文有直接的关系 展开部分不同的文体表达的内容不同 写法也不同 结尾 提出解决问题的方法表明自己的愿望指出事情的实质以习惯语收束 正文写作要求 一是符合党和国家的法律法规 符合党和政府的方针政策 配合中心工作 二是要有针对性 有的放矢 三是措施和意见要具体 可行 逻辑严密 层次清楚 轻重分明 四是语言简洁规范而准确 四 公文附件说明 什么是附件 附件即附属于公文正文的文件材料 附件的种类 帮助说明问题的补充材料 或随文报送的报表 资料等 公文附件说明的位置 正文之末空一行 成文日期之上的左边 前空两格标注附件说明 附件与批准 发布 印发 转发 批转的文件的不同 一些批准 发布 印发 转发 批转的文件后面所附公务文书 不应视为公务文书的附件 五 印章 印章的作用 印章是公文生效的标志 是公务文书的法律依据 是公务文书行文过程中的重要环节 加盖印章的方法 会议纪要 电报形式的公文可不加盖印章联合上报的公文 由主办机关加盖印章联合下发的公文 发文机关都应加盖印章 印章使用特殊情况 以机关领导人名义发文的 必须由签发文件的领导人亲笔在落款处签字或加盖签名章 签名前必须有其职务单位和职务 用印的基本原则 骑年压月 上大下小 注意 联合行文 主办机关印章在前 若两个单位联合行文 两个印章均压成文时间 三个或三个以上单位联合行文 每排最多排3个印章 多出的均居中排列 印章不得落白 需先标注发文机关代全称 然后用印 六 成文日期 成文日期的位置 成文日期一般位于正文末尾右下方 有部分公务文书的成文时间还可以放在公务文书标题的下方或发文字号同行右首 成文日期确定的标准 一般以机关单位负责人签署的日期为准 凡属会议通过的文件 以会议通过的日期为准 凡属一般例行的公文 如请示 批复 函等 可以以实际发出的日期为准 联合行文 以最后一个机关领导人签署的日期为准 电报 以实际发出的日期为准 重要的法规性文件 除标明会议通过的时间外 还应注明文件生效的时间 成文日期的撰写方法 成文日期必须用汉字书写 成文日期应当写明年 月 日 且必须写全 七 附注 什么是附注 公文的附注是指公文需要说明的其他事项 包括阅读范围 印发传达范围 可否登报 刊等内容 附注的位置 附注一般置于 落款 下方的左边 主题词之上 注意 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话 第四节文尾部分 一 主题词 主题词的性质 主题词是用以揭示公文主要内容并经规范化处理的名词术语 主题词表的构成 现行公文主题词表共分三层 第一层是对主题词区域的分类 第二层是类别词 即对主题词的具体分类 第三层是类属词 即类别词下所属的各个词汇 第二层和第三层统称为主题词 用于文件的标注 主题词的标引方法及注意事项 主题词的标引数量最多不超过5个 主题词的标引顺序是 类别词 类属词 若文件的内容涉及到两个类别 则应先集中对一主题内容进行标引 再对第二个主题内容进行标引 可标为 类词1 类属词1 类别词2 类属词2 在标引主题词时 先标反映文件内容的主题词 再标反文件形式的主题词 根据需要 可将同一区域或不同区域中不同类别的主词进行组配标引 当主题词表中找不出准确反映文件主题内容的类属时 可只标类别词 如果在整个主题词表中都找不到能准确反映件主题内容的类属词时 可自定词目代之 但要在自定的类属词标注 符号 但是上行文不得使用自定词目 主题词的标注形式 主题词 三个字 后点冒号 然后由左向右排列主题词 词与词之间空一格 不用标点符号 二 抄送机关 抄送机关的性质 抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 抄送机关应当使用全称或规范化简称 统称 抄送机关顺序 如果抄送的机关 领导人较多 可按党政机关的级别 领导人的职级排列 其他情况下一般按党委 人大 政协 法院 检察院 军队 政府部门 群众团体 企业的顺序排列 用规范化简称 三 印发机关及印发日期 印发机关一般是制发公文的机关里的秘书机构 标出这项内容以示对印制公文负责 印发时间是指印发该份公务文书的时间 可以是成文时间 也可以与成文时间不一致 稍晚些 第五节公文格式病误例释 一 版头 方面常见的病误 一 不同作用的版头相互混淆使用 二 版头中的括弧用来标注部门名称 二 成文日期 方面常见的病误 一 把成文日期当作发