Excel培训操作手册.docx

Excel培训操作手册主讲：朱江浩整理：杨慧仪目 录一、Excel概述2二、功能2三、具体操作步骤及要点21标题设置22.几个简单的快捷键介绍33.合并单元格内容44.分列45.时间的快速输入66.数据有效性97.冻结窗口118.空值填充129.选择性粘贴1310.高级筛选1511.绝对引用1612.“F4”的作用1713.百分比计算1814.数据透视表19一、Excel概述1. 功能强大，是最好的制表软件2. 普及性非常广，适用于各行各业3. 兼容性非常好二、功能1. 数据录入、收集2. 函数与公式3. 图形图表4. 数据分析功能5. VBA三、具体操作步骤及要点1标题设置大家一般习惯在工作表的首行合并单元格来设置标题，但其实这方法并不科学，因为合并单元格之后往往会影响到后面的数据整理分析不能顺利进行。所以在标题设置方面推荐使用页眉功能。步骤如下：1）在页面设置中选择“页眉/页脚”，然后点击“自定义页眉”。2）在中间的文字框中输入标题，如“中铁物资供应站钢材明细台账”3）点击“确定”后，页眉设置结果如下，标题出现在每一页中。2.几个简单的快捷键介绍1）“Ctrl + N”新建Excel表2）“Ctrl+ Tab”两个或多个工作表之间互相切换3）“Alt+ Tab”多个窗口之间切换4) “Ctrl+ Home”返回到表格的第一行第一列； “Ctrl+”返回到有数据的第一行“Ctrl+”到有数据的最后一行“Ctrl+”到有数据的最左列“Ctrl+”到有数据的最右列 5）填充。“Ctrl+ D”向下填充；“Ctrl+ R”向右填充。 6）“Ctrl+ Shift+”。将光标定在数据第一行后按“Ctrl+ Shift+”可选择连续有效数据列 7）在QQ打开的前提下，“Ctrl+ Alt+ A”截图3.合并单元格内容合并两个单元格的内容用“&”。在空白处输入公式如下：回车后结果如图：4.分列1）选中要进行分列的“规格型号”列，在“数据”版面中选择“分列”2）默认点击“下一步”3）取消勾选“Tab键”，勾选“其他”，在后面的框中输入“*”，点击“下一步”4）将旁边一空白列设置为目标区域，点击“完成”5）分列效果如图：5.时间的快速输入（注：输入日期是应用“/”或“-”作间隔，不要用“.”，否则系统不能自动识别）1） “Ctrl+；”快速输入当天日期2） “Ctrl+ Shift+；”快速输入当前时间 另外在单元格中输入NOW函数也可以表示当前时间 3） 选中日期一列，用“Ctrl+ H”将日期中的“.”替换成“/”，点击全部替换。4） 用“Ctrl+1”将单元格格式设置如下：5） 日期可以加减，在空白处输入公式，用上面的日期减下面的日期，结果如图 6）将鼠标移到单元格右下角，等光标变成十字符号时，按住右键往下拉，选择“以工作日填充”，结果如图。也可根据需要选择其他填充。 7）提取月份。在月份一列空白单元格输入如图公式，回车后自动填充效果如下图。 8）提取年和月。步骤与提取月份相同 提取日的方式与提取年月相同，用Day（）函数即可。6.数据有效性数据有效性可以避免输入错误。1）选中所需设置的单元格，在“数据”面板中选择“数据有效性”2）选择允许“序列”3）来源设置有两种方法。方法一是直接输入。如图所示，在来源处输入“男，女”。注意直接输入时数量不宜超过12个。结果如图：4）方法二是点击图中表示按钮5）将之前在空白单元格中输入好的两个单位名称设为来源后，点击图中表示按钮返回，确定完成。6）最终效果如图。7.冻结窗口此功能可以方便阅读很多行或者很多列的数据。1）鼠标单击E2单元格后，在“视图”面板中选择“冻结窗格” “冻结拆分窗格”2）效果如下图所示。其冻结的窗格为E2单元格的左侧和右侧部分。8.空值填充用于需要填充多个相同日期的情况。1）选定需要填充的数据，按“F5”，弹出如图对话框，单击“定位条件”2）选择“空值”后按“确定”3）在数据第一个空白单元格中输入“=A2”，A2即选中范围的第一个数据。然后按“Ctrl+ Enter”完成。效果如下图所示。 9.选择性粘贴复制带有公式的单元格的数值时可使用此功能。1）选定带有公式单元格的一列，按“Ctrl+ V”复制。用鼠标右击旁边一列的第一行单元格，点击“选择性粘贴”2）在弹出对话框中选择“数值”，点击确定。3）效果如下图，粘贴的一列已经没有了原本的单元格公式10.高级筛选可从一大堆数据中筛选出不重复的唯一值。1)选中需要筛选的数据，在“数据”面板中点击“高级”2）点击“将筛选结果复制到其他位置”，勾选选择“不重复的记录”，然后点击图中表示的按钮。3）选择要复制到的区域后，点击图中标示按钮后确定完成。4）筛选效果如下图。11.绝对引用乘法表快速输入：1）先在第一行和第一列分别输入“1,2，9”2）在B2单元格中输入如图公式。其中“$”是绝对引用符号，把A列和1行固定了，使其在填充时不会因为单元格位置变化而变化。3）回车后，向下和向右填充，结果如图所示。12.“F4”的作用 1）绝对引用 将光标点到需要添加绝对引用的位置，按快捷键“F4”，“C2”两个都添加了绝对引用，再按一次“F4“，只有“C2”中的“2”添加了绝对引用，继续按“F4”，只有 “C”添加了绝对引用 2）重复上一次操作。选择B2单元格将其字体变为红色，若想继续把旁边的C2也变成红色，只需单击C2单元格，按F4即可。 13.百分比计算1）为了计算各原材料消耗占比，在空白列输入如图公式，并按“F4”添加绝对引用2）在工具栏中点击，使其变为百分比样式，再点击增加小数位数。填充后结果如图方框标示所示。由于材料分类太细，为方便阅读，可在首行添加自动筛选后，筛选出编号列的非空白项。3）筛选后最终结果如图。14.数据透视表1）在“插入”面板中选择“数据透视表”2）在弹出对话框中选择“确定”3）根据需要在右边的面板勾选所需的字段，选择一些数据字段拖动到行列位置，并将所需统计的数据拖动到中间的数据区域。生成如图的数据透视表。4）如果想查看不同使用单位的数据透视表，可直接在下拉菜单中选择。