XX电子器件公司行政管理制度.doc

XX电子器件公司行政管理制度 行政管理制度第一章总则第二章印信管理第三章证照管理第四章公文管理第五章办公用品管理第六章图书报刊管理第七章档案管理第八章车辆驾驶员管理第九章来宾接待管理第十章保密制度第十一章安全保卫制度第十二章卫生管理制度第十三章电话管理第十四章会议管理第十五章电脑管理制度第十六章差旅费报销制度第十七章工作计划管理第十八章考勤管理制度行政管理制度第一章总则 一、为加强企业行政事务管理，理顺内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高工作绩效，特制定本制度。 二、行政事务管理包括印章使用管理、证照管理、公文管理、档案管理、工作计划管理、车辆及驾驶员管理、来宾接待管理、保密制度、安全保卫制度、卫生管理制度、电话管理、会议管理、电脑管理、办公用品管理、图书报刊管理、差旅费报销管理、考勤管理。 第二章印信管理 一、印章种类 1、公司向主管单位登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。 2、公司董事长或总经理（法定代表人）、股东的备案职章。 3、公司部门印章。 二、印信使用规定 1、对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构的行文，盖公司印章。 2、以公司名义对国家机关、团体、公司核发的证明文件及各类规章等，由总经理（法定代表人）署名、盖印章。 3、在授权范围内，以部门名义对合作单位、客户及内部行文，由部门经理署名、盖部门章。 4、公司印鉴和职章经批准后方可使用，并做好使用记录。 5、需要印鉴的介绍信、说明及对外开具的公文，应统一编号登记存查。 6、一般不允许开具空白介绍信和证明。 如工作或特殊需要时，必须经总经理签字批准方能开出。 空白介绍信的使用情况，事后必须向公司具体说明，未使用的应予交回。 第三章证照管理 一、证照指公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证、劳动执法合格证、社保登记证等，个人的职称证、项目经理证、建造师证、安全员证、岗位资格证等，以及企业合法经营所需要的各种证照。 二、行政部负责公司证照的统一管理。 因公需要借用时，应严格办理借用手续；需要复印的，由行政部统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必要时加注“复印件仅用于办理事使用”。 、 三、行政部应在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年度检审，确保证照的有效性。 四、为保证公司的合法经营，公司以个人名义办理的职称证、资质证、资格证等各种证件的产权属于公司，由行政部统一保管，任何人不得据为己有。 证照检审时，相关部门和人员有责任予以协助，并提供所需的材料。 第四章公文管理 一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。 二、公司行文要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。 三、公司行文的程序为拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、分发、登记、归档、销毁。 四、行文与打印管理 1、公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总经理签字同意后打印发文。 2、经总经理批准签发的文稿交行政部统一编号打印，由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后，及时送交给有关部门和人员，或由行政部发出。 3、打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。 五、发文管理 1、公司发文由行政部统一编号、存档。 有领导批示的，还应附批示件。 2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中签名。 3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。 4、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政部统一收回处理。 六、收文管理 1、公司收文的处理程序为收文、分文、记录、传送、归档。 2、公司收文由行政部统一负责收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。 3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。 七、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。 第五章办公用品管理 一、办公用品的购置 1、每月月底，各部门负责人将本部所需要的办公用品计划，以书面形式提交行政部。 2、行政部制定采购计划及预算，经财务部和公司领导审批后购回，按计划分发各个部门。 3、因工作需要由部门自行购买的办公用品，应事先办理申请审批手续，购买后报行政备案。 4、办公用品要做到质优价廉、库存合理、开支适当、保管良好，并建立帐本和入库手续。 二、办公用品领用及管理 1、办公用品通常由部门领导按计划在行政部领回，出库时领取人员签字。 2、新入员工的办公用品，由行政部根据部门负责人提供的名单和用品清单配备。 3、计算器、订书机、打孔机等耐用文具列入移交。 如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人照价赔偿或自购。 第六章图书报刊管理 一、图书、报刊种类公司的报刊指各种报纸和期刊（专业与非专业），图书即各种工具书和专业用书。 二、图书、报刊的订购管理 1、公司根据业务需要和各部门的要求制定年度报刊订阅计划，行政部统一负责办理订阅手续。 2、各部门根据业务需要制定图书购买计划和预算，报行政部预审，经公司领导批准后由所需部门或行政部统一购买。 3、报刊和图书由行政部负责登记、分发、保管、借阅管理。 4、对不遵守规定和损害图书报刊的行为，行政部有权制止，并按照公司规定予以处罚。 第七章档案管理 一、公司档案集团公司的章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、项目方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、工程图纸文件和涉及土地、施工的各类文件、批复、工程竣工档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。 、 二、档案由专人负责管理，并明确具体责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 三、人事档案 1、员工个人档案。 在职员工个人档案由公司负责保管；离职员工档案保存期限为一年；列为储备人才的人员资料，保存期限为半年。 2、其它人事资料。 公司规章制度资料永久保存；有关章程制订的文件保存五年；有关员工任用、岗位变动的文件保存一年；工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。 四、其它档案的保存期限（一）永久保存 1、有关仪式、庆典、纪念的重要文件； 2、建筑物的新建、改建及增建的文件和工程竣工档案资料及图纸、资料； 3、土地取得及处分的重要文件（土地证、土地评估资料）； 4、建筑物取得及处分的重要文件（房产证、房产评估资料）； 5、公司章程。 （二）保存10年 1、有关年度及每月的决算文件； 2、有关账目的决算记录及的重要文件（总决算表、现金收支表）； 3、有关账目传票的记录； 4、有关收入、支出的原始凭证； 5、有关财产的评估及折旧的文件； 6、有关税收方面的文件。 （三）保存五年 1、会议记录、纪要、决议； 2、有关政府法令的文件； 3、有关诉讼的文件； 4、有关政府机关重要的许可申请及报告文件； 5、有关政府机关的指示及各种命令传达书； 6、有关重要的合同、契约、协定及备忘录文件； 7、有关劳动协约及工会协定的文件； 8、有关经营协议及团体联系的文件； 9、有关贷款的重要文件； 10、有关投资及融资的重要文件。 （四）保存三年 1、经营会议、部门会议、办公会议记录； 2、发文薄、收文薄； 3、有关规定的制定，及施行的文件； 4、有关政府机关简易的许可、申请许可及报告的文件； 5、有关安全管理的文件； 6、有关转账的文件。 （五）保存二年 1、有关登记简易的文件； 2、有关和政府机关交涉联络的文件； 3、有关简易的契约协定及备忘录文件； 4、重要的统计资料； 5、有关建筑物及保存物品、火灾保险的文件； 6、有关银行存款及转账存款的文件。 五、档案借阅 1、公司领导借阅非密级档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。 2、公司其他人员借阅档案，经主管领导批准，并办理借阅手续。 3、借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。 如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。 六、档案的销毁 1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。 2、按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经主管领导批准后方可销毁。 3、经批准销毁的档案，由档案管理员填写销毁清单，专人监督销毁。 第八章车辆、驾驶员管理 一、车辆的调度与管理 1、公司车辆的调度、维护、审验、缴费以及办理有关证照、保险等由行政部统一管理。 各部门公务用车须按公司车辆使用规定办理有关手续，向行政部申请派遣，行政部按规定严格控制车辆的使用。 2、车辆按统一调配、急用优先、保证重点、兼顾一般的原则进行使用管理。 3、车辆与驾驶人员相对固定，驾驶人员对分配给自己的车辆负有日常管理、保洁、养护，及时发现问题、及时维修保养，保持性能良好的责任。 4、公务用车按规定收取使用费。 出车须有行政部签字的派车单，出车过程中不得用于私人事务，返回后驾驶员填写派车单有关内容交用车人签字后交回行政部。 二、办公事能骑自行车的尽量不派车；能合并用车的就不重复派车，合并乘车的费用共同分摊。 三、车辆派遣条件与使用范围 1、派车条件。 接送公司来宾，公司领导公务用车，财务提取现款和远距离的转账、进帐、办理贷款等公务，提、送或购置个人携带困难的公物，办理紧急公务，参加体现公司形象的活动，以及目的地离公司（始发地）四公里以上的公务办理。 2、长途用车。 公务长途用车，应提前一天报行政部，经总经理批准后安排出车。 3、借车。 外单位借车原则上谢绝。 重要关系单位借车需经总经理批准，并办理借车手续，退还时当面查验车况。 4、私人用车。 公司车辆原则上不得私用，员工若出现家庭重要事件急需用车，应报经总经理批准，并根据情况收取相应费用。 5、车辆停放。 车辆归来后停放在公司指定地点，未经行政部门同意不得驶离停放地点。 四、车辆维修 1、车辆维修须到公司指定的修理厂进行。 进厂维修或购买配件，本车驾驶员提出书面申请，行政部审核后报总经理批准施行。 修理过程发现需增加的报修项目或更换零部件，须请示行政部同意。 2、车辆行驶途中，发生故障急需修复或更换零件视实际需要酌情处理，但要尽可能先与行政部取得联系通报情况。 3、驾驶人员应爱护车辆，精心驾驶。 由于驾驶员操作不当或疏于保养而造成车辆损坏或机械故障，所需维修费用视情况由驾驶员承担一定比例。 五、车辆油耗与费用 1、车辆加油由公司统一办理加油证定点加油。 加油时凭证核对车号，严禁牌证不符或另备其他容器加油。 2、行车过程中所产生的停车费由使用部门人员签字，按实报实销；过路费单据须注明何时、何地、过何收费站、办什么事，经相关人员签字证明后给予报销。 3、驾驶人员应厉行节约、反对浪费，降低行车油耗和费用。 行政部严格审核驾驶人员填报的各种单据，不合理的费用一概不予签字报销。 六、车辆保养与检查 1、定期保养。 原则上每行驶一万公里送指定的修理厂定期保养，由行政部办理。 2、每星期洗车2次，车内每季度全面清洗一次。 平时由驾驶员随脏随洗，保持车容车貌整洁。 3、车辆一周未使用时，由驾驶员发动一次，预热5-10分钟。 七、车载量严格按规定限制，不得超载 八、注意车内卫生、保持车内清洁 九、违规的处理 七、车载量严格按规定限制，不得超载 八、注意车内卫生、保持车内清洁 九、违规的处理 1、车辆因驾驶员驾驶、管理不当失窃或损坏，除保险公司的赔偿外，剩余部分按交警裁决的责任比例由驾驶员承担相应责任。 2、超速、超载、任意停车及其他违反交通规则的一切罚款由驾驶员自行负责。 3、如把车随便交由他人驾驶而发生违规、车辆损坏等罚款或损伤，除保险公司负责赔偿部份外，其余均由驾驶员承担相应赔偿。 4、驾驶员如将车交与无证照人员驾驶，造成车损或人伤，立即解雇，并承担所有经济责任。 5、驾驶中如系本身操作不当发生车祸，除保险公司负责赔偿的部份外，剩余部分按交警裁决的责任比例由驾驶员承担相应责任。 十、下属公司管理的车辆，由该公司根据自身实际情况，参照本制度制定管理办法，自行管理。 十一、安全行车 1、出车前，驾驶员应先检查车况（车灯、水箱、刹车系统、轮胎、油料等），发现损坏及不良情况应及时采取措施并向行政部报告。 行车过程，要谨慎驾驶，严格遵守交通规则，集中精力确保行车安全。 车辆停放时要选择合适地点，采取必要的防损防盗措施。 2、严禁无证开车、酒后开车，凡因违章、违规肇事，当事人应负全部法律责任和经济责任。 3、行车途中不幸发生交通事故，应首先抢救受伤人员，保护现场并向交警部门报案，及时与行政部联系协助处理。 轻微事故未造成人员及车辆损害的由驾驶人员酌情处理。 十二、驾驶人员行为规范 1、遵纪守法，遵守交通规则和公司有关规定。 2、有良好的职业道德和技术水平，服从管理，听从调度，对工作认真负责，恪尽职守。 3、服装整洁、讲究卫生、注意言谈举止，保持良好的个人形象，维护公司形象。 4、对乘车人应热情接待、优质服务，乘车人下车办事时一般不得离车，乘车人带有大件物品时应提供帮助。 5、遵守保密规定，不得随意泄露乘车人的个人隐私或谈论的商业机密。 第九章来宾接待管理 一、来宾的接待工作由行政部负责安排。 二、一般来宾由行政部协同有关部门人员，在会客室、会议室接待。 、 三、贵宾来访，按公司领导通知的方式招待，并协助公司领导安排陪同人员。 四、外来协助作项目的人员，由相关部门负责接待。 五、未经核准的来宾，行政部有权拒绝接待、谢绝参观；员工擅自带人来公司参观，行政部有权制止。 第十章保密制度 一、集团公司全体员工都有保守公司秘密的义务，在对外的交往与合作中，不得泄露公司秘密，更不允许出卖公司秘密。 二、公司秘密关系公司的利益和发展，在一定时间内只限一定范围的员工知悉。 公司秘密包括下列秘密事项 1、公司经营发展决策中的秘密事项。 2、人事决策中的秘密事项。 3、专有技术。 4、招标项目的标底、合作条件、贸易条件。 5、重要的合同、客户与合作渠道。 6、公司未向公众公开的财务情况、银行帐户帐号。 7、董事会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。 三、属于公司秘密的文件、资料应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准不得复印、摘抄。 四、接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露；非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。 五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。 如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。 六、文件、资料对外使用规定 1、因公需要对外使用公司的文件、资料，必须先申请说明原因，报总经理批准后方可使用。 2、公司的所有与项目、工程、物业管理、商场租赁等有关的文件、资料，如需复制刻录时，必须先申请说明原因，报总经理批准后方可进行。 3、对外使用的文件、资料必须在公司行政部备案。 各部门的业务资料，由各部门登记归档自行管理。 4、未经总经理批准，任何人不得对外使用公司文件或资料，泄露公司的商业机密。 违反者，公司将视情况给予警告、罚款、降职、降薪、留用察看、开除直至追究其法律责任，造成经济损失的由责任人负责赔偿。 第十一章安全保卫制度 一、集团公司各单位均要落实安全保卫工作责任制。 公司行政部负责企业日常的防火、防盗等各种安全防范工作。 二、行政部负责定期向员工进行安全防范的宣传工作，保证员工在岗期间避免可能对安全造成危害的因素。 三、行政部可随时检查各单位或员工个人的安全防范措施，有权对违反各种安全条例的行为进行制止，并按公司规定予以处罚。 四、落实防火措施。 会议中心等重要场所设置的消防栓不得他用，专人定期检查；配备的灭火器要按规定期限及时更换灭火药物；保持防火通道畅通，严禁堆放物品堵塞通道。 五、抓好安全用电。 电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换；严禁擅自私接电源和使用额外电器，不准在办公场所使用电炉。 六、落实防盗措施 1、财务部和档案室要安装防盗门窗和自动报警器。 2、公司财物不得随便放置，重要文件及贵重物品必须锁好，专人负责保管。 3、下班或外出办公室无人时，要关闭电源和门窗。 4、车辆停放时应采取必要的防盗措施。 第十二章卫生管理 一、卫生管理的范围为办公室、会议室、卫生间、走道、门窗等办公场所及其设施的卫生。 二、卫生清理的标准是门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；厕所墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味。 三、卫生清理实行部门责任制，部门负责人为责任人。 各部门办公室的卫生，由各部门负责日常保洁。 公共卫生由专人负责。 第十三章电话管理 一、移动电话 1、公司的全体管理人员都必须持有移动电话，电话由员工自行购置。 2、公司高层领导、部门负责人、项目部管理人员、驾驶员等，24小时开机（或公告家庭座机电话）；其他人员的移动电话每天7302230开机。 持机人在规定的开机时间内关闭手机，导致公事联系不上者，每次给予10元的处罚；当月累计三次联系不上者，加倍处罚。 二、固定电话公司根据对外联系量的大小，核定各部门办公室固定电话的话费使用额度。 若超过额度，其超额部分由该部门员工共同分摊。 第十四章会议管理 一、公司例会（计划工作会） 1、每月5号下午200正在公司大会议室召开，若遇节假日顺延。 2、出席人员集团公司总经理、副总经理、分公司经理、副经理，部门经理（负责人）、负责人、主要业务负责人，项目经理、副经理和相关人员。 3、主持人副总经理或行政部主任 4、会议内容 （1）、各分公司、部门负责人汇报上月工作计划，特别是重点工作完成情况。 （2）、总经理、副总经理对分公司和各部门上月工作计划完成情况进行检查、点评。 （3）、行政部主任或人力资源主管报告上月工作绩效考评情况。 （4）、副总经理（总经理助理）或行政部主任布置本月重点工作，对各部门本月的工作计划提出修改意见或要求。 （5）、公司内部信息交流和通报，进行相关事务的协调。 5、会议记录。 行政部负责记录，办公会议所做的决议、决定，必要时行文下发会议记要。 6、督促检查。 行政部对会议的工作安排进行分解、督促和检查。 7、会议纪律。 出席会议人员应按时到会，并在签到本签到。 （1）开会迟到者机关人员每次扣款10元，基层人员每次扣款6元。 无故缺会者每次扣款50元。 不做会议记录者每次扣款10元。 （2）会议期间不得打、接手机。 （3）扣款从本人当月薪金中扣除。 二、其他会议参照公司例会执行 三、会议汇报外出参加各种会议须认真记录、领会精神，返回后向主管领导和相关部门负责人汇报会议内容和要求，否则将承担相应责任。 造成不良后果的视为工作重大失误，按制度考评扣除当月绩效工资。 第十五章电脑管理 一、电脑属公司资产，操作者应精心爱护，规范操作程序，不断提高电脑操作及维护水平。 二、对机器出现的故障，操作者应及时报告电脑维护管理员，由管理员进行故障处理并填写解除情况表。 三、上班时间可上网查资料、学习专业知识、交流工作信息，但严禁聊天、玩游戏、看VCD和电视、电影，一经发现处以当事人每次50元罚款。 四、公司的专职电脑维护管理人员，每月应对公司所有电脑进行一次日常维护和资料备份。 第十六章差旅费报销制度 一、各部门人员出差前，须做出费用开支预算，经主管领导、财务部、总经理三级审批后予以预支。 往返途中的交通费和到达目的地后的餐费、住宿费按审批的限额标准，凭发票报销，超额自负，节余不补。 中途绕道办私事发生的费用不得报销。 二、公司派车出差，不报销出差人员的交通费（路桥费按实际产生数报销）。 到达目的地后须出面招待或被招待，均扣除当餐的餐费补贴，招待费用按事先批准的额度凭发票报销。 三、出差返回后两周内冲账。 出差费用列出清单并作说明、附发票审批后冲帐。 其中餐费、住宿费、交通费在标准范围内凭正式票据报销。 无发票、发票与出差地不符、发票与工作任务不符的不得报销，所发生费用由个人自行承担。 报销费用一般不得超出预算，特殊原因超出预算时须作详细文字说明，经部门领导、财务部、总经理审批。 四、出差返公司后两周仍未冲帐或者发票审核未通过，当事人拒绝将不合格发票剔除后冲帐的，由财务部上报总经理批准后，从当月起扣除当事人应发薪金，直至将其借支冲帐完毕。 五、外出参加会议，按会议安排的餐饮、住宿标准报销。 第十七章考勤管理制度 一、工作时间 1、集团公司机关夏季工作时间（4至9月）上午800分1200分，下午1400分1800分；冬季工作时间（10月至次年3月）上午830分1200分，下午1400分1800分。 2、下属各有关单位的工作时间根据本单位的工作需要自行确定。 二、签到制度员工每天上班时必须签到并由值班人员进行监督。 未签到、不请假按旷工处理；如代他人签到，每次扣除双方薪金各10元；特殊情况不能签到，须提前一天或事后及时向行政部提交免签证明。 三、迟到、早退、旷工 1、工作时间开始10分钟后到班者为迟到，工作时间终了前15分钟内下班者为早退。 2、迟到或早退者，分别按每10分钟扣款5.00元，拨入福利基金；迟到2小时以上者，按旷工半天处理。 因公外出或请假经主管批准者除外。 当月累计迟到三次（含）以上的，加倍处罚。 扣款累计总额从当事人月薪中扣除。 3、下班无正当原因提前半小时以上者，按旷工半日处理。 4、不上班、不签到又未请假者为旷工，旷工一天扣两天薪金。 连续旷工超过三天，或一年内累计旷工超过十天者，作自动离职处理。 四、请假制度 1、事假须填送请假报告单，一般员工一天内由所在部门经理批准，三天以上由总经理批准；部门以上负责人一天内由上一级领导批准，一天以上由总经理批准。 获准并安排好工作后，当事