OA-ERP一体化材料.doc

OA-ERP一体化建议稿一、概述ERP系统是对企业能够提供业务数据支持的信息系统，OA系统是实现公文收发、流转、签发、归档等群组化办公作业自动化的信息系统。ERP在企业运用中包含分销、制造、财务三大部分，涉及采购管理、仓库管理、库存控制、生产计划、分销计划、车间控制、质量管理、工资管理、人力资源等近三十个模块；企业经营管理也需要协同OA办公系统，OA主要涉及公文管理、会议管理、档案管理、人事管理、客户信息管理、电子邮件、电子公告以及论坛系统等模块，对于企业的文件、档案、资料、资产、用品等的管理也是必不可少的。可以用这样一个框图示意出企业OA系统与ERP系统之间的关系：从上图中看到，OA系统在企业信息系统中一般起着一个“地基”的作用，实现的是企业最基本的办公功能，如工作流审批、日常办公管理等，它通常被定位为企业信息化建设中的基础工程。ERP各模块，在企业内部不同的业务领域中占领着自己的一席之地，它着重于企业业务数据的处理、分析和挖掘。如果两者可以融合在一起，实现恰当整合，就可以互相弥补，实现整体效益的最佳。二、公司OA-ERP一体化可行性分析以及实用价值分析公司煤炭物流有限公司目前正处于快速发展时期，传统纸质化办公业已无法满足公司发展需求，主要体现在：办公效率低下、办公成本较高、信息无法实时沟通和共享等，所以急需引进OA系统以提高公司公司办公效率和执行力，并规范化、标准化公司内部管理，加强员工之间信息沟通和信息共享以及对员工日常行为的考核，以真正实现无纸化办公，并贯彻企业管理制度的执行，传播企业文化。按照公司未来的发展规划以及发展战略，单纯引入OA系统显然不能充分满足企业的发展要求。由于以煤炭物流贸易业务为主，公司需要对整个业务流程进行有效地管控和优化，即需要对物流，资金流，信息流进行全面一体化管理，并对业务数据进行有效地存储和分析，帮助管理者进行决策。这是OA系统无法实现而ERP系统所擅长的功能。此外公司引入ERP系统的优势还在于以下几点：1.帮助公司明确部门的权责，提高企业管理效率。ERP能对公司内外部资源进行优化配置，并调整公司内部管理体系，明确各个部门权责，以适应ERP的各个管理模块，从而提高整个公司的运营效率。2.建立业务联动、运作高效的运作机制，加快对客户的反应速度，提高客户满意度；管理者通过系统实现整个业务运作状况的监控，使得整个业务协调、有序进行；3.规范采购秩序，堵塞管理漏洞，控制采购价格；降低吨煤成本，控制定额供应，提高企业效益；4.对财务资金运作进行有效地管理，加快资金周转率，保证公司资金高效运转；5.提高市场信息量，及时把握市场价格，掌握采购主动权；提高信息的准确性和领导决策的科学性；保证销售政策的严格执行，包括：价格体系、信用政策、应收帐款等6.对整个供应链实施有效地优化管理，包括上游供应方和下游需求方相关信息，从而优化整个业务流程。总之，若将OA-ERP有效地集成在一起，充分发挥各自的优势，无疑将在很大程度上改善和优化公司的管理体系和业务流程，提高整个公司的运营效率，从而创造更大的收益。三、初步的需求框架1.针对OA(参考总公司OA系统)总体需求大致如下：1）公司和部门公文的发、转、收和档案管理电子化2）形成无纸化办公的高效和授权管理3）领导出差网上审批签字，领导监控工作过程4）各项公告、通知发放、信息发布、内部报刊电子版发布5）月部门的工作计划制定、汇总，掌握工作计划的落实情况6）各部门的信息授权限共享查阅、快速搜索，方便资料、档案的记录和查找7）会议管理通过网上来预定和通知8）提供电子邮件功能9）往来工作能够及时提醒10）党群、党务工作管理11）办公用品的采购需求统计、采购、领用统一管理12）办公设备、办公家具的领用和管理，采购流程2.针对ERP系统总体需求大致如下（需要业务部门的进一步完善，主要需求来自业务部门）：1）供应链管理（采购管理、销售管理、仓库管理、质量管理）2）订单管理4）合同管理5）财务管理（总账系统、资金管理、固定资产、工资管理、出纳管理、总报表平台、定价策略、审核流程）6）人力资源管理7）客户关系管理8）历史数据管理四、目前的问题1需求问题目前针对OA系统的需求目前已提出比较具体的需求要点（参照总公司OA系统），而针对ERP的需求目前只是总体的框架和想法，并不是具体的需求，因为ERP系统主要针对业务部门和财务部门，由他们根据具体的工作内容来提出。目前看来需求的提出和完善需要和软件公司接触后才能进一步的提出和完善，而且ERP系统也需要业务部门和财务部门跟软件公司协商来明确具体的需求。2成本问题从报价和成本来看，OA和ERP的报价是要根据具体的功能和需求来定价，在未明确具体需求前，报价方无法给出具体的价位，目前看来OA系统成本较低，ERP成本较高，而OA-ERP一体化成本最高。具体价位需要进一步接触软件商后进行确定（今天休假所以没办法联系到相关软件商）。一般情况下，大公司报价较高，小公司报价较低，但是大公司售后保障齐全。3时间问题从时间上来看，大公司对于系统的研发上所需时间短，小公司所需时间长（至少三个月）。4OA-ERP选择问题一般资金相对较少，人才相对不足的中小型企业可以先上OA系统。因为OA系统相对操作简单，费用较低，协同管理功能很实用，比较适合中小型企业进行信息化管理。而对于实力相对比较强的中大型企业则可以两者一体化同时上线，将两者的优缺点互补，以达到信息化管理的最佳状态。但目前对于公司公司来