PM-C000项目管理流程执行细则20080710.doc

项目管理流程及执行细则（讨论稿）一投标报价流程及执行细则1、 该流程由市场部经理负责，PMO总监领导2、 投标报价前要由销售人员填写投标报价及合同评审单中投标报价申请表部分，讲明项目的基本情况，由区域销售总监加上审核意见后发给市场部应用工程师，市场部经理，PMO总监，主管副总和总经理。3、 市场部应用工程师负责申请付款购买标书，并负责向招标公司或销售人员追回买标书发票销账。4、 应用工程师拿到标书后应立即阅读标书并做标书制作计划报经理批准。A. 仔细阅读标书，摘出重点，拿到标书的第二天组织一次标前会议(特急项目要立即)，参加人员有应用工程师，市场部经理，销售人员，销售总监，PMO，主管副总。重大项目可邀请总经理参加。B. 首先要确定我们是否有合适的投标方案C. 标书中是否有不明确的说法，是否要向招标单位发出澄清函D. 资质条件我们是否满足E. 向所有供货商询确切的价格，不可任意估价F. 先准备那些需要别人提供的文件，如授权，客户证明，投标保函或保证金申请，联合投标协议等G. 标书制作完了后要进行投标报价评审，应用工程师要准备好如下文件：- 招标文件及澄清文件- 投标文件（包括资质，商务，技术）- 投标报价及合同评审单中的投标报价评审表，重点包括报价单，成本分析表，重要偏离由市场部组织主管副总，技术，商务，市场，销售总监评审并最后核定。H. 标书应在投标截止日前一周完成，以免邮寄不及时I. 每次投标应保留一份完全一样的副本， 无论中标与否，销售人员要将副本返回总公司市场部，应用工程师负责追回副本存档J. 销售人员应及时收回投标保证金或保函， 应用工程师负责追踪收回情况K. 无论中标与否，销售人员应及时填写开标记录表并返回市场部。市场部要及时存入电脑信息系统。二合同签订流程及执行细则1、 该流程由市场部经理负责，PMO总监领导。销售人员不可擅自对外签订合同。2、 销售部发出合同申请并同客户协商采用我方或客户草案，如可能尽量采用我方草案。3、 合同编号由市场部向商务部索取统一编号。客户有编号的我方编号亦保留。A 北京公司合同编号：LMC8001流水号B 武汉格瑞拓合同编号：WMC8001流水号C 香港格瑞拓合同编号：MCH8001流水号D 格瑞拓控股合同编号：MCB8001流水号4、 合同一般分为商务和技术两部分，由市场部根据公司合同评审指南制作草案，采用客户版本的要根据公司合同评审指南检查，指导支持销售部的合同谈判。5、 市场部要根据投标情况和合同草案，完成投标报价及合同评审单中的合同评审部分，包括成本分析表，要始终保持与销售总监，技术部和主管副总的沟通，谈论谈判策略。注意成本分析中的非标部分成本不能猜度，要有技术部确认。6、 销售人员在未经公司同意的情况下，不能擅自同意客户的不利于我方的要求或条款。应采取灵活方式，在实在谈不拢的情况下，要征求公司意见和谈判策略。7、 最终形成的合同文本要经过公司内部评审后才能批准签署。合同评审包括商务，技术，财务，法律。 符合公司标准条款的由市场部经理和PMO核准， 存在较大风险， 偏离公司标准的， 由主管副总核准。评审及核准文件要与合同一并存档在商务部。A 商务评审：商务条款，商务文件B 技术评审：技术规格，技术性能，非标成本C 财务评审：毛利指标，付款方式，罚则D 法律评审：法律风险8、 合同章存放在总公司，合同批准后可以按下列方式之一完成签字盖章程序：A 公司盖章后连同公司授权书一并寄给销售总监，由销售总监签字后给客户，然后将客户签字盖章的合同返回。紧急合同也可以授权市场部签字盖章后直接寄客户。B 对于双方同意一致的合同，也可请客户方先签字盖章然后寄公司。或则双方同时签字盖章后互寄。9、 合同一般要签4份，我方和客户各两份。正本合同存财务部两份，副本合同存商务部两份（一份总档，一份专档）， 技术部分交技术部一份。合同属公司重要文件，必须存放在公司，任何个人和分公司不要存放合同，包括副本。10、 内部订单在合同评审单中生成，合同签订后要销售人员进行确认（合同签订后一天内完成）。然后由商务部打印后发给技术部（1），商务部（1），财务部（2），工程与服务部（1）， 其中技术部和工程与服务部的不含价格。A 内部订单的编号要与合同号一致，填写内容要完整明确;B 将所有可能涉及的联系人及联系方式列明;C 其他特别要求必须完整填写, 例如销售员与客户商议的零件价格， 虽然可能在合同上没有体现，但是必须在内部订单上加以标注，作为我们再次向客户报零件价格的参考。如没有零件报价，则在“无”中打钩。D 内部订单两式，一式填价格，一式不填价格，制作保存为电子版格式。11、 此流程的输出文件：A 招标文件（商务部1，技术部电子档）B 投标报价文件（商务部1，技术部电子档）C 合同（商务部2，财务部2，技术部技术部分1）D 内部订单（商务部带价格1，财务部带价格2，技术部服务部各1不带价格）E 成本分析表（商务部1）F 合同评审单（商务部1）G 供货商报价文件（商务部1，技术部1）上述文件由市场部收集后交给商务部(包括电子档), 商务部检查后分打印/复印分发给相关部门.12、 带有正式编号的合同草案如果一个月内未完成正式签约，则该合同编号由其他后续合同占用，销售员和客户重谈此合同时，应该重新申请新的合同号。商务部应在合同草案过期时主动通知市场部。13、 请注意合同的移交和存档必须完整，不要仅存商务部分，技术附件不可忘记。三合同执行准备流程及细则1、 该流程由技术部和商务部负责，PMO总监领导2、 技术部在收到新的执行合同后，要立即指定项目负责人进行合同的技术分解工作，制作技术分解单。分出境内采购和境外采购，优先确定境外采购部分。3、 技术分解分为两个步骤， 第一步明确所有供货范围，确定需要几个采购订单，每个订单包括的内容以及标准件的供货商。第二步确定非标件的供货商。第一步要在收到合同后一周内完成，第二步要在4-6周内完成并及时交商务部。4、 技术分解单要求达到规范的标准，货物的描述按公司规定统一命名，规格，型号，清楚明白，以便入库，出库，转库相关单据填写方便，将来查找也快。5、 技术部应建立每个项目的纸质专档和电子转档，项目结束时纸质专档和商务部的项目专档合并存档。6、 对于交货紧急的合同，境外部分供货清单必须在收到合同的当天，最迟第二天上午完成后交商务部执行。可要求市场部对于这样的合同提前提供相关资料，提前准备。7、 商务部在接到技术部的技术分解单后，应立即制作采购计划。完整的采购计划要在2周内完成。采购计划要依公司核准的标准格式，内容必须准确。经批准的采购计划要及时交财务部一份。8、 商务部在确定采购订单下出时间时要对交货期留有提前量，预防意外延迟产生罚款损失。9、 商务部在收到合同文件后要立即存总档，并建立项目专档。专档内容要分类存放，每类前面要有扉页，注明此类文件的具体内容。10、 合同主要信息要马上输入到销售合同执行管理表，项目经理管理分表，部门经理管理总表四合同执行采购流程及细则1、 该流程由商务部项目经理负责，部门经理督导，PMO领导2、 原则上要等财务部收到客户定金或预付款后才能向国内外供应商下正式订单，否则需有销售总监提前执行合同申请和主管副总的批准。申请和批准都可以采用电子邮件的形式。3、 紧急合同要在当天完成境外订单制作及评审，普通合同要在一周内完成境外订单。 境内订单可根据交货期一一安排，但不可延误交期甚至遗忘。4、 采购订单均要技术确认后再由分管领导签字后才能发出。采购订单在拿给领导签字前要对照不同产品的订单要点检查并填写采购订单CHECK LIST交货期要事先洽询原厂，并积极跟进，及时让原厂确认，签字回传，如不能按照合同所要求的交货期交货者，要及时通知部门主管和销售总监知晓。5、 非标采购订单要经过严格的评审核准后才可签发。6、 收到供应商的订单确认后，将签字过的订单交财务两份。由于传真件往往不清晰，最好先把订单发邮件给供货商，请供货商打印签字盖章后传回，我们也打印签字传真给对方。对于长期合作伙伴，要签订正式框架协议，而每次的订单可以简单一些，传真进行。对于偶尔合作的供货商，必须每次都签正式合同。7、 采购订单的编号：A北京公司采购订单编号：LMP8001流水号，对境外原厂LMP8001AB武汉格瑞拓采购订单编号：WMP8001流水号，对境外原厂WMP8001AC香港格瑞拓采购订单编号：MPH8001流水号D格瑞拓控股采购订单编号：MPB8001流水号8、 如果货物系国外进口则需准备委托进口单A、 委托进口公司直接从原厂采购的订单，均为Excel格式，如果给原厂的订单交货条款与报关不一致，另起一页将原厂订单复制过来，将交货条款改成到岸价成为报关订单， 订单编号不变。给进口公司的委托单号LMP不带A，写在右下角，以此号为文档名存档。委托单的右上角填进口合同号带A，向税务备案。B、 委托进口公司从香港公司进货时，委托单号LMP写在右下角，以此为文档号存档。右上角写进口合同号MCH， 向税务备案。C、 通过香港转口国内的报关价格，由财务部经理确定。D、 委托进口单中文一式四份，英文一式两份交财务部备案及帐务处理E、 委托进口单必须在货物到港前10天交财务备案9、 订单下出后要及时跟踪，无论是供货商交期延迟还是客户通知延期交货，都要及时报告主管，商量对策。对于供货商提出的技术问题，要向技术部澄清。商务问题向部门主管反映。项目经理对项目执行的质量负责，无论商务或技术有问题影响订单执行，均要紧跟进展，发现不能解决的问题要及时报告公司领导。10、 项目经理要根据项目的进展情况每月末制定下月的付款计划及信用证开证计划，以便财务部制定公司整体的资金计划。商务部经理负责汇总并报给财务部。11、 对于境外货物，一般要提前6-8周询问生产情况，具体还要视每个供货商的特点以及合同的具体要求而定。A 法国IR，交期往往不是很准，一定要有余量，跟踪要紧。原厂往往根据订单要求我们付款或开证，而实际情况可能不能满足交货期，可能造成反复改证。B 德国Sauer，交期预报一般是准的，除非特别状况。但凡开证项目，都要确认清楚。C 德国Boge，确认较慢，一般确认后还是比较准的。D 德国Zander，交期预报一般较准。E 奥地利LMF，除非特别状况，交期预报一般是准的。F 加拿大Hibon，离心风机交期较长，对紧急项目往往延迟，要特别注意信用证开证时间，一旦确认交期，对客户要求很急的项目，要尽早开证。12、 对于信用证付款的，要特别注意开证时间及信用证开证申请的要求：A如果是我们给供货商开立独立信用证，要提前6周向原厂确认最后装船期，紧急项目要提前8周，确认后填写信用证申请单并开出Draft LC给原厂确认。避免开出正式LC后改证。B如果是根据客户的信用证开背对背信用证，要提前8-9周与客户协商信用证事宜，客户暂时不想开证的，要解释先商量开证细节，同原厂沟通，避免将来改证。客户的Draft LC或开证申请来了后必须仔细审查，千万不能遗漏。凡属不能接受的条款要耐心同客户解释， 直到客户给出满意的Draft LC或开证申请， 然后填写背对背信用证申请单， 开出Draft LC给原厂确认。C给原厂的交单日期最长为14天，最好为12天。信用证的有效期截止到交单期最后一天， 截止地点为开证行柜台。要求客户给我们的交单期为21天，有效期为装船后30天。D装船通知要求客户给72小时F对于背对背信用证，很多条款及文件要求与主证一致，但有些是可以不必要求原厂的， 如发票，装箱单的具体要求，由于这些文件是由我们香港公司自己出的，我们按照客户主证要求做就行，不必要求原厂。G开证视同对外付款，故开证申请要取得财务部批准。13、 收货付款文件：财务部在付款前要确认已收到下列文件A境外直接交货：供货商发票，装箱单，客户的收货单或给客户的提单副本B境内交货：供货商发票，入库单C境外转境内交货：报关发票，正本报关单，提单，关税增值税发票，入库单14、 对境内外收货前按采购订单约定付款的，由项目经理提出申请，审批后付款。15、 对境内外长期按信用额度付款的供货商项目，由财务部根据与供货商的约定及公司资金状况及时付款，但付款前仍应确认所付项目收货文件齐全。16、 采购订单付款管理表必须及时更新，每周上报主管。部门经理负责合并成总表五合同执行物流管理流程及细则1、 该流程由商务部项目经理负责，部门经理督导，PMO领导2、 要选择合格的FORWARDER，在其网络状况、价格及结算方式、相互协调性好的前提下，选择至少两家固定的合作伙伴。换FORWARDER前要分管领导同意。每票货物运输前要提前询价，为了确保我们能拿到一个比较合理的价格，最好咨询两到三家货运公司，价格确认后填写运输委托书并交给货代，货运公司的报价单要做为结款时的参考文件。3、 大订单须提前8周，小订单须提前4周向原厂查询交期情况。交期较紧而客户要求严格的，需紧盯原厂不放，必要时请上级主管协助，具体状况灵活掌握。4、 交货期延迟时需及时通知分管领导和销售代表，商订对策并采取合适方式在合适时机通知客户。5、 对于每一笔进口的货物，要先了解其报关税号，是否需办理机电审，如需要要及时办理并选择合适的报关名称。6、 货物装船后，应敦促原厂应马上提供提单，发票，箱单，熏蒸证明等其他必须的报关文件，如装船后一周仍不能拿到文件副本，则要盯紧不放并及时报告主管， 10天还没有拿到要报告总经理。7、 从香港转口的货物要从香港公司出具发票和箱单，依香港格瑞拓国际发票开具规定办理。8、 要选择专业可靠的报关行，提前安排好换单，关税的交纳事项；更换报关行时要分管领导同意。详细的报关程序参见报关流程。9、 要与长期合作的货代和报关行签订正式协议，规定双方的责任和义务。10、 保险要采用海陆联保（门到门），但切记FORWARDER提货前必须先把保险安排好。保险费用要比较国内外费用。长期合作的保险公司也要签订框架合作协议。需要在国内安装马达隔音罩的项目，要事先确定安装地点，保险就保到这个地点。如果货到国内后先到仓库存放一时再发货的，保险至少要保到这个仓库。对于国外货物在运输前往往要预保险，得到运输细节后才能出正式保单。11、 报关后及时收集相关单据，如海关关税票，增殖税发票，报关费及代理费用发票交财务部；将正本报关单，报关发票，提单转交财务部，并由财务部门签收。12、 货物到货后要立即办理入库手续。货物不实际入库而直接发给客户的也要办理入出库手续。13、 发货给客户前要办妥发货手续，出库单要有财务部批准，库管根据批准的出库单出库。对于必须要在发货前收到一笔款的项目，一定要提前通知客户付款，以免延误。14、 发货前必须再次与客户确认收货的准确地址，收货人及联络资料。要了解客户方货到后是否存放于室内，明确户外存放是不行的。发货后要传真客户发货与签收单，告知预计到达时间、单件货物的毛重和体积以及货物箱数。特殊要求的客户，须根据合同制作每箱的详细装箱单。15、 国内发货前要重新确认已办理保险。16、 发货前还要确认包装适合长途运输以及符合合同要求。对于进口货物原厂采用简单包装的，要在国内进行木箱包装后才能发货。在各地均要找到长期合作的包装公司，签订合作协议，确定价格标准和责任义务。17、 不带详细装箱清单的发货与签收单是需要客户签字并由货运公司带回的，正本要交给我们公司。尽量要求客户在货到时立即开箱清点，无法立即开箱验货的要求在一周内开箱验货，如有需要，我公司派专人前往，协助客户开箱验货。开箱验货后要签署开箱验货单，客户签字的开箱验货单正本要交财务部，副本存商务部。18、 与运输公司建立长期合作关系，建立送完货付款的机制。由运输公司送的货，将发货与签收单传真给运输公司，运输公司凭客户签收的发货与签收单正本领取运输款；由服务工程师送货时，由服务工程师带回客户签收的发货与签收单正本。19、 发货与签收单客户签字的正本存财务部，副本存商务部。20、 货到客户工地后先要确认是否应收到货款，收到到货款后要将交货文件发货与签收单，开箱验货单复印件及经财务审批过的工程服务通知单交给工程与服务部。需要预先准备的，商务部要尽早通过工作联络单通知工程与服务部。21、 对于非正常交货，如迟交，漏交，坏损或客户不满意等情况要文字通知服务部。22、 不按合同规定要求提前安装指导和试车的，必须有销售总监的申请和主管副总的批准。23、 在发货给客户的同时，要把事先准备好的根据合同要求的交货文件也发给客户，合同有规定的按规定办，没有规定的同客户协商，是随机，是邮寄，还是由服务工程师带去都可。无论哪种方式，需要有文件交接清单，客户应在清单上签收。这个有客户签收的清单除了商务部存档外，要复印给一份服务部。24、 在整个物流过程中，项目经理要切记保留所有记录，尽量是正本记录。所有随货物流动的文件，如果正本文件要转给第三方时，必须留下副本。六合同执行工程与服务流程及细则1、 该流程由工程与服务部总监指定项目负责人，技术部支持，工程与服务部总监领导2、 需要出具安装配管建议图的，由工程与服务部了解，拍照和测绘现场情况，技术部出图纸，事先要拿到客户设计院的图纸。技术部在设计时，对于没有把握的事，要组织包括服务部有经验的人开会讨论。3、 在客户安装前要传真我们标准的特别要求的安装注意事项和相关图示。4、 服务部在收到内部订单后，立即建立客户专档并排列计划，对客户随机器一起订购的零件要做登记。对有安装配管特别要求的，要预先准备。5、 收到货到客户工厂后的通知后，要主动与客户联络，了解其安装试车计划。但正式的安装指导及试车必须要根据内部订单注明的合同约定并收到商务部的工程服务通知单后才能进行。6、 对每个项目的工程执行工作，工程与服务部要组织商务部项目经理，技术部参加的协调会，进行安排。工程与服务部的项目负责人要完全了解项目的特点，收款情况，客户关系状况，货物状况。7、 对于直接执行人员要进行行前交待，对于不止一人参与的项目，要指定现场负责人。8、 试车前要传真试车通知单给客户填写传回，确认具备试车条件，避免白跑一趟。9、 现场工作必须严格遵守安全规范，服从客户方的安全管理。10、 必须选派合格人员负责现场工作，经验不足的人员只能作为助手。11、 对于每一种产品，要制定专门的试车程序。现场工程师要严格按照程序试车，并认真填写试车报告。试车报告在完成试车后要请客户代表签字。12、 每种产品要准备专门的客户培训教材，培训后要请参加培训的人员在事先准备的客户培训记录中签字。这个表要包括时间，地点，培训内容，参加者签名。13、 试车报告和客户培训记录正本各一份副本各一份交给商务部项目经理并办理签收手续。商务部据此确定保修期，催收试车款或保修款。正本转交财务部。14、 工程与服务部也要根据试车时间和内部订单确定保修期并记录在客户专档。在今后的服务中对于保修期内的客户机器使用状况要尤为关注，每次派遣工程师时都要确认客户是否是在保修期内。七合同执行收款流程及细则1、 该流程由商务部项目经理组织，销售代表负责，销售总监支持，销售会计汇总及敦促，财务经理领导。2、 每个项目的收款直接责任都是销售代表，商务部项目经理组织及时跟催及协调与控制。3、 收到合同后要立即同客户联络确认签约预付款的批准情况， 以免延误采购下单。4、 对于期中有进度款的，必须事先准备好需要的文件，及时同客户沟通收款。5、 交货前要收款的，要提前同客户报告预计的交货期，请客户提前安排付款，以免延期交货。6、 交货后要收款的，在交货后应尽快收集交货文件，尽快同客户协商付款。不要等到客户快试车了才收，那样我们不去试车客户不高兴，我们去试车又存在延期收款的风险。7、 试车验收后要及时收款，不然客户没有了预算收款就难，或者机器有点小毛病客户也延迟付款。8、 质保期要根据合同及试车验收时间确定。到期要及时收款。9