档案管理制度（试行）.doc

档案管理制度（试行） 公司档案管理制度（试行）第一章总则第一条为了建立和完善公司（以下简称“公司”）档案立卷、归档、保管、利用、销毁等程序，全面提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，特制定本制度。 第二条综合事务部是公司档案的归口管理部门。 第三条本制度适用于公司及各部门档案的收集、分类、利用及归档。 第二章职责第四条公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，综合事务部负责公司档案的总体管理，对各部门资料立卷归档工作进行业务上的指导、监督和检查。 各部门负责人负责本部门资料的立卷归档工作。 第五条鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案（包含各类合同）由计划财务部自行保管。 第六条公司人事档案由综合事务部单独存放，并指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。 第七条流程 1、档案分类文书档案即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。 基建档案即在工程建设过程中形成的专业资料。 财务档案即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业资料。 人事档案即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。 经营销售档案即公司经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如购销合同、招投标文件、市场调研资料等。 客户服务档案即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查与分析记录等。 对外联络档案即公司在项目报批、报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录。 如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。 声象档案即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。 2、具体管理 (1)立卷归档流程示意图，如下各部门将应归档资料，按归档流程办理归档手续。 具体流程1在档案登记员处填表登记；2再将登记表及归档资料一并交档案管理员处验收归档；3然后再将档案登记表交回档案登记员处。 档案管理人员将归档资料登记后上架。 每季度终了，档案登记员应查验在档资料的完好性，并出具报告。 声像档案的归档时间同文书档案。 文书档案每年为一个归档周期。 各部室资料人员，将工作中形成的有保留价值的文件后向档案室移交综合事务部。 基建档案在竣工决算工作完成后两个月内归档，项目前期资料一年后归档。 财务档案在会计年度终了后，由财务部保管。 技术设计图纸在产品定型后一个月内归档。 要求a各部室向综合事务部移交档案时，填写档案移交登记表（附件1），另需附上移交清单一式两份。 移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份（移交清单即文件清单）；b各部室向综合事务部移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接收未经系统的零散文件；c文件在各部室保存阶段，要注意保持字迹清晰，份数完整，防止发生霉变等。 复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档；d各部室可根据实际工作需要保存文件，但向综合事务部移交档案时，则应按规定的归档范围进行；综合事务部收发文类、会议纪要类、董事会文件、合同类、诉讼文书、年度总结与计划、各部门送交的文件、大事记等；人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料内部刊物等；ETC事业部、大数据事业部、市场发展部收发文类、会议纪要类、业务项目类、招投标类、工程类、市场调研类、方案设计图纸和说明、广告宣传资料类等；计划财务部除财务档案以外的文件。 （2）上架流程示意图如下要求a卷内文件的排列应条理系统。 文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后；b不同保存价值的文件应分开组卷；c凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）；d文件材料装订前应剔除金属物；e图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。 （3）保管库房管理a库房应保中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动；库内档案必须按顺号上架，鉴定对各部室移交的档案，档案室档案员要重要审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料组卷通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。 造册制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。 上架案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。 不得错架、乱架；b除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需进库的（如维修库房或设备等），则须有档案员陪同并相伴始终；c随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在14-20，相对湿度50%-65%；d档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动；e每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生；f档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的紧闭性；g公司采用移动式密集架作为档案装具。 档案按部室存放，密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起，从左到右，从上到下。 流动中的安全防护a档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所；b未经许可，利用者不得将所借档案转借他人，以防泄密；c未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印；d尽量减少档案原件在同一作用人手中的泄留时间，以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。 （4）提供利用加强基础工作a编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具；b安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率；c开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。 开展查借服务a借阅公司内部人员借阅档案的，须填写档案借阅登记表（附件2），两周内及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门负责人同意后方可借阅；借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页；借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。 b借出档案使用人如需借出档案，须填写档案借出登记表（附件3），并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。 非公司人员若需借出档案，须持有关单介绍信，并征得公司相关部门负责人同意后，方可借出；借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。 复印档案使用人若需复印图纸资料、档案资料的，须经档案员同意。 并严格控制复印份数。 （5）保存年限a企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。 b.永久保管的企业管理类档案主要包括本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料，本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料。 本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料。 本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料，行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料，本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料。 本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料。 本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料；本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化建设文件材料。 本企业经营管理工作的重要文件材料。 本企业生产技术管理工作的重要文件材料。 本企业行政管理工作的重要文件材料。 本企业党群工作的重要文件材料。 新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道。 11有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料，本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料。 l）本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。 c.定期保管的企业管理类档案主要包括本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料，本企业涉及职工权益的一般性文件材料。 本企业部门工作或专项工作规划，半年、季度、月份计划与总结等文件材料。 本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料，发布的一般性公告。 本企业经营管理工作的一般性文件材料。 本企业生产技术管理工作的一般性文件材料。 本企业行政管理工作的一般性文件材料。 本企业党群工作的一般性文件材料。 本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复，有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件，本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料。 直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料。 本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料，本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。 （6）销毁流程示意图，如下要求a准备销毁的档案材料在未鉴定批准前应单独保管；b批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖；c档案销毁时，须有两人以上监销，并在档案销毁登记表（附件4）上签字以示负责。 第八条未经批准把需要销毁的档案作其他用途或者当废纸出卖造成严重损失的，公司将依法追偿。 借用公司档案预期不归还者，公司予以警告处分并催促其归还，拒不归还的，扣除当月所有奖金，拒不归还给公司造成严重损失的，公司有权直接开除。 档案管理员应妥善保管好档案，不按规定保管档案的或丢失档案者，公司视具体情况进行处罚。 第三章附附则档案管理员每两年对已到保管期限的档案资料进行复查由领导、档案管理员及相关部门人员组成档案鉴定组对销毁档案鉴定档案管理员将确认销毁的档案材料登记在档案销毁清册上，并组织销毁第九条本制度适用贵州省黔通智联科技产业发展有限公司与旗下分支机构。 贵州省黔通智联科技产业发展有限公司旗下的全资、控股子公司据此制定