物业办公室职责.doc

办公室工作职责一、部门建设1、做好本部门的档案管理工作，对日常工作档案定期进行整理并建立电子台账。2、做好与本部门相关的合同签订工作，以及各系统与本部门有关的各类合同的签订。3、做好本部门人员配置工作，完善本部门职责、岗位职责、工作流程、公司相关制度的制定。4、负责召集部务会，部署及分解工作任务，并进行跟踪落实和反馈，传达上级有关工作要求，检查、总结、汇报工作成果，提出改进方案和工作建议。5、做好本部门日常的培训工作，对所属员工定期进行培训，提升业务水平。二、业务职责（一）负责党建、团委、工会工作1、负责传达公司党委的指示精神和工作部署，围绕中心工作，做好党支部在开展思想建设、组织建设、作风建设和制度建设过程中具体事务的落实工作。2、负责党支部日常工作，组织召开党支部会议、民主生活会等相关会议，并做好会议记录，形成纪要。3、负责党员和入党积极分子相关教育培训和人员档案的管理。4、负责党宣工作，组织开展各类主题实践活动。建立健全基层党组织思想政治教育、引导、凝聚干部职工。营造积极向上的工作氛围，推进学习型党组织建设。5、负责团支部日常工作，做好公司团委开展各项活动的组织、安排和协调，充分调动广大团员青年投身工作的热情和积极性。6、负责组织开展送温暖、慰问等活动，做好公司工会部署的各项工作。（二）负责行政协调及对外沟通联络1、负责做好对公司相关部室及各单位关系协调、信息沟通和反馈。2、负责及时跟进各事项、制度的落实和执行情况，督办、催办领导交办工作。3、负责进行分公司与物业管理项目所辖社区的沟通交流工作。（三）负责信息管理与宣传工作1、负责建立信息有效沟通机制，积累、收集、分析相关信息，为领导决策提供依据。2、负责做好分公司门户网站信息发布，及时更新内容。3、负责及时上报信息简报，通过多种媒介加强宣传。4、负责做好往来信函的登记、交换、发送等工作。5、负责编制和更新通讯录。（四）印章管理1、负责制定分公司印章使用管理制度。2、负责做好印章刻制、保管、使用、审核、盖印等工作。根据印章的管理规定进行文件盖印前后的审批、转阅、归档等相关工作。（五）资质、证照管理1、负责制定分公司年度资质管理的工作计划。2、负责组织做好证照的年检、变更以及资质升级、增项等工作。3、负责做好各类证照领用、借用的管理工作。（六）档案管理1、负责制定各类档案的保管、保密、使用、授权管理等制度。2、负责执行档案管理制度，进行档案日常使用、借用、备案、归档等事务性工作。（七）行政文秘工作1、负责起草分公司全年、半年工作总结和计划，拟写汇报材料等综合性文字材料，并对制度执行、工作完成情况进行检查。2、负责做好文件资料的复印、传真。3、做好办公用品的申报、领取、购置等管理工作。4、负责做好值班管理、车辆管理以及后勤服务等工作。5、负责订阅和保管相关的期刊和书籍。（八）会议组织与会务服务1、负责组织相关会议，并做好会务服务。起草发布通知，准备会场，准备会议资料。2、负责整理公司例会及其他会议的相关纪要，及时将相关信息反馈给有关领导。（九）公务车管理1、负责制定车辆管理办法